Zitting van Vast bureau van 18 DECEMBER 2024

C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 11 december 2024 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 11 december 2024.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 11 december 2024 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 18 DECEMBER 2024

C.2. Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn - verlenging (afname via Poolstok) - gunning - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd de verlenging van de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau keurde in zitting van 27 maart 2024 de strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn via Poolstok goed. De opdracht werd toegewezen aan Poolstok, die voor de uitvoering van de opdracht, via haar raamcontract beroep doet op Mondea bv, Jozef II straat 40 bus 1 te 1000 Brussel. Het dagtarief bedraagt 1.081,00 euro excl. btw en incl. kosten.

De gemeenteraad besliste in zitting van 30 januari 2020 vennoot te worden van Poolstok. De gemeente oefent, samen met de andere vennoten van Poolstok, in-house-toezicht uit op Poolstok, waarbij aan al de voorwaarden zoals gesteld in art. 30, § 3 van de wet van 17 juni 2016 is voldaan. Bijgevolg kan de gemeente, overeenkomstig art. 30, § 3 van de wet van 17 juni 2016, een opdracht plaatsen bij Poolstok zonder die wet toe te passen.

Het lokaal bestuur Deerlijk kan als vennoot van Poolstok beroep doen op de raamcontracten die Poolstok heeft afgesloten.

Poolstok beschikt over raamcontracten op basis waarvan zij een onderaannemer kan aanstellen die de nodige expertise en ervaring heeft om dergelijke opdrachten uit te voeren.

Poolstok werkt voor de uitvoering van projecten inzake organisatieontwikkeling, samen met externe organisaties waarmee een raamovereenkomst werd afgesloten op basis van een mededingingsprocedure met onderhandeling, gegund op 28 mei 2021 (overheidsopdracht voor het uitvoeren van diensten inzake organisatieontwikkeling (plstk-2020/6-oo).

Het vast bureau keurde in zitting van 22 mei 2024 en 25 september 2024 telkens de verlenging van de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” goed.  De verlengingen liepen telkens via Poolstok.

De huidige verlenging en strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn loopt op 31 december 2024 ten einde.

Ondertussen werd een coördinator sociale dienstverlening en welzijn aangesteld maar is het hoofd burger & welzijn nog steeds afwezig.  Om de afwezigheid van het hoofd burger & welzijn op te vangen werd een procedure opgestart voor de tijdelijke vervanging van het hoofd burger & welzijn (contract van bepaalde duur).

Rekening houdend met het voorgaande wordt voorgesteld om de lopende opdracht voor de strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn, te verlengen voor januari (5 dagen/week), februari (4 dagen/week) en maart (3 dagen/week).

De uitgave voor de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn - verlenging (afname via Poolstok)” wordt geraamd op 54.050,00 euro excl. btw of 65.400,50 euro incl. 21 % btw.

De deskundige aankoop, contracten & verzekeringen stelt voor om, rekening houdend met het voorgaande, de opdracht inzake de verlenging van de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” via Poolstok te gunnen aan Mondea bv, Jozef II straat 40 bus 1 te 1000 Brussel tegen het nagerekende offertebedrag van 54.050,00 euro excl. btw of 65.400,50 euro incl. 21 % btw.

Juridische gronden

●   Algemene basisbevoegdheid: Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 84, § 3, 4° betreffende de bevoegdheden van het vast bureau.

●   Andere:

○        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen

○        Het Bestuursdecreet van 7 december 2018

○        Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht

○        De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen

○        De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 143.000,00 euro niet), en meer bepaald artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale

○        Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen

○        Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°

○        Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

Krediet wordt voorzien bij de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de verlenging van de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” goed te keuren.

De opdracht wordt verlengd voor 3 maanden (januari (5 dagen/week), februari (4 dagen/week) en maart (3 dagen/week)).

Artikel 2

De verlenging van de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” wordt via Poolstok gegund aan Mondea bv, Jozef II straat 40 bus 1 te 1000 Brussel, tegen het nagerekende offertebedrag van 54.050,00 euro excl. btw of 65.400,50 euro incl. 21 % btw.

De kostprijs per dag bedraagt 1.081,00 euro excl. btw en incl. kosten.

Artikel 3

De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2024, op jaarbudgetrekening 0900-00/61310000/OCMW/VB/IP-GEEN (actie GBB).

Bijkomend krediet wordt voorzien bij de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.

Zitting van Vast bureau van 18 DECEMBER 2024

D.1. Huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen en van het vast bureau - 2025-2031 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het huishoudelijk reglement van het vast bureau voor de periode 2025-2031 goed te keuren.

Motivering

De artikelen 83 en 54 van het Decreet Lokaal Bestuur bepalen dat het vast bureau bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement aanneemt waarin het de regels vaststelt over zijn werking.

Het huishoudelijk reglement regelt minstens of het vast bureau digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop. De Vlaamse Regering bepaalde hieromtrent de minimale voorwaarden in het Besluit van 10 september 2021 van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van lokale besturen.

Een ontwerp van huishoudelijk reglement, in bijlage bij huidig besluit gevoegd, ligt voor aan het schepencollege.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 83 Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Besluit van 10 september 2021 van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van lokale besturen

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het huishoudelijk reglement van het vast bureau voor de periode 2025-2031, in bijlage bij huidig besluit gevoegd, goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 18 DECEMBER 2024

D.2. Data zittingen vast bureau en OCMW-raad - 2025 - vaststelling

Aanleiding en context

Aan het vast bureau wordt gevraagd de data van de zittingen in 2025, van het vast bureau, vast te stellen.

Aan het vast bureau wordt gevraagd, in onderling overleg met de voorzitter van de OCMW-raad, de data van de zittingen in 2025 van de OCMW-raad, vast te stellen.

Motivering

Het vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.

De OCMW-raad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.

Het is de voorzitter van de OCMW-raad die beslist tot bijeenroeping van de OCMW-raad.

De voorzitter van de OCMW-raad stelt voor dat de OCMW-raad in 2025 (telkens na de gemeenteraad) zal zetelen in de raadzaal van het gemeentehuis op volgende data:

●        Donderdag 30 januari 2025

●        Donderdag 27 februari 2025

●        Donderdag 27 maart 2025

●        Donderdag 24 april 2025

●        Donderdag 12 juni 2025

●        Donderdag 10 juli 2025

●        Donderdag 11 september 2025

●        Donderdag 23 oktober 2025

●        Donderdag 27 november 2025

●        Donderdag 18 december 2025

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere: Art. 18, 19, 74, 83 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit om in 2025 iedere woensdag te zetelen, na het CBS, behoudens op:

●        Woensdag 1 januari 2025 (nieuwjaarsdag)

●        Woensdag 5 maart 2025 (krokusvakantie)

●        Woensdag 9 april 2025 (paasvakantie)

●        Woensdag 30 juli 2025 (zomervakantie)

●        Woensdag 6 augustus 2025 (zomervakantie)

●        Woensdag 29 oktober 2025 (herfstvakantie)

●        Woensdag 24 december 2025 (kerstvakantie)

●        Woensdag 31 december 2025 (oudejaarsavond)

Artikel 2

Het vast bureau besluit, in onderling overleg met de voorzitter van de OCMW-raad, dat de raad voor maatschappelijk welzijn in 2025 (telkens na de gemeenteraad en in de raadzaal van het gemeentehuis),  zal zetelen op volgende data:

●        Donderdag 30 januari 2025

●        Donderdag 27 februari 2025

●        Donderdag 27 maart 2025

●        Donderdag 24 april 2025

●        Donderdag 12 juni 2025

●        Donderdag 10 juli 2025

●        Donderdag 11 september 2025

●        Donderdag 23 oktober 2025

●        Donderdag 27 november 2025

●        Donderdag 18 december 2025