Zitting van Vast bureau van 03 JULI 2019
Vast bureau - verslag van de zitting van 26 juni 2019 - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.
Motivering
Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 26 juni 2019.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 26 juni 2019 goed te keuren.
Sandra De Leeuw-Goussey Louis Vanderbeken Bert Schelfhout Hans Piepers Claude Croes Regine Vanwynsberghe-Rooryck Matthias Vanneste Sandra De Leeuw-Goussey Louis Vanderbeken Bert Schelfhout Claude Croes Regine Vanwynsberghe-Rooryck Matthias Vanneste aantal voorstanders: 6 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van Vast bureau van 03 JULI 2019
Administratief medewerker - verlenging aanstelling - goedkeuring
STEMMINGEN
bij geheime stemming
Het college van burgemeester en schepenen besluit met 6 ja-stemmen
Zitting van Vast bureau van 03 JULI 2019
Beslissingen algemeen directeur - juni 2019 - kennisname
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van de besluiten van de algemeen directeur van de maand juni 2019.
Motivering
De algemeen directeur staat in voor de algemene leiding van de diensten van de gemeente en van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, aan het vast bureau en aan het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Er zijn geen adviezen nodig.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 170 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van de besluiten van de algemeen directeur van de maand juni 2019.
Zitting van Vast bureau van 03 JULI 2019
Bestelbonnen en te betalen bedragen - goedkeuring
Aanleiding en context
Deze goedkeuring kadert binnen de reguliere uitgavenprocedure.
Motivering
Het vast bureau is hoofdbudgethouder en dient de bestelbonnen goed te keuren vooraleer men de verbintenissen kan aangaan. De lijst met bestelbonnen bevindt zich in bijlage. Eveneens dient men de te betalen bedragen goed te keuren. De lijst met te betalen facturen kan men terugvinden in bijlage. De individuele facturen zijn altijd raadpleegbaar via het programma foxboek.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3° Decreet Lokaal Bestuur
• Andere: Organisatiebeheersysteem
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit de bestelbonnen op de goedkeuringslijst bestelbon O/2019/24 goed te keuren.
Zitting van Vast bureau van 03 JULI 2019
Sierra 2.0 - software sociale dienst - omschakeling - goedkeuring
Aanleiding en context
Aan het vast bureau wordt gevraagd om de omschakeling van de software voor de sociale dienst naar Sierra 2.0 goed te keuren.
Motivering
De sociale dienst van het OCMW werkt voor het beheer van de dossiers op vandaag met de software Sierra van leverancier Schaubroeck. Daarnaast worden ook nog WinSoc en DossierAssistent van dezelfde leverancier gebruikt. Bij de opstart was gesteld dat Sierra WinSoc en DossierAssistent op termijn zou vervangen, maar die vervanging bleef uit en de programma's moeten nog steeds naast elkaar gebruikt worden. Na hun fusie kozen Schaubroeck en Cipal er voor om voor de sociale diensten Sierra 2.0 uit te rollen.
Cipal Schaubroeck liet enige tijd terug weten dat de software zal omgezet worden en de Schaubroeck-klanten bijgevolg moeten omschakelen naar Sierra 2.0. Daaraan zijn bijkomende kosten verbonden.
Om een gefundeerde beslissing in dit kader te kunnen nemen werd een uitgebreide adviesnota opgemaakt door het clusterhoofd burger en welzijn ad interim in overleg met de hoofdmaatschappelijk werker en de maatschappelijk werkers van de sociale dienst.
In zitting van 13 maart 2019 werd het punt 'aankoop software voor de sociale dienst - kennisname adviesnota/inname standpunt - goedkeuring' geagendeerd, maar uitgesteld naar een volgende zitting.
Thans wordt deze adviesnota opnieuw aan het vast bureau voorgelegd. Uit de nota volgt dat de sociale dienst verkiest om verder met Sierra 2.0 van Cipal Schaubroeck te werken.
Eind april 2019 ontvingen we een aangepaste offerte voor de omschakeling van Sierra naar Sierra 2.0. De offerte bevindt zich in bijlage. Deze werd grondig bekeken en zowel intern als extern bij collega-besturen werd het nodige advies gevraagd.
In de offerte wordt ook de optionele module Digitaal Sociaal Dossier aangeboden. Het is aangewezen dit ook mee te nemen, omdat dit immers perfect past in de verdere digitalisering van de sociale dienst.
De kostprijs is als volgt:
• eenmalige kost (installatie en opleiding): 17.272,73 euro
• jaarlijkse kost:
◦ jaar 1: 13.803,49 euro
◦ jaar 2: 15.224,29 euro
◦ jaar 3: 17.647,62 euro
◦ jaar 4 en verder: 18.650,16 euro
Voor de jaarlijkse kost van Sierra 2.0, exclusief Digitaal Sociaal Dossier, is er een kortingregeling voorzien voor de eerste drie jaar.
Omdat Cipal Schaubroeck de enige aanbieder is van de opvolger van Sierra, meer bepaald Sierra 2.0, is mededinging om technische redenen niet mogelijk.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 4° Decreet Lokaal Bestuur
• Andere: Art. 42, § 1, d, ii Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
Financiën
De beslissing heeft financiële gevolgen.
Raming of bedrag | eenmalige kost: 17.272,73 euro
jaarlijkse kost: • jaar 1: 13.803,49 euro • jaar 2: 15.224,29 euro • jaar 3: 17.647,62 euro • jaar 4 en verder: 18.650,16 euro |
Er is geen budget voorzien, gezien er bij de laatste budgetwijziging nog geen duidelijkheid was over het kostenplaatje. Dit budget wordt voorzien bij budgetwijziging.
De financieel directeur gaf hiervoor al een voorwaardelijk visum met nummer 3.2019.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit over te gaan tot de omschakeling van de software voor de sociale dienst van Sierra naar Sierra 2.0, met inbegrip van de module Digitaal Sociaal Dossier, volgens de offerte in bijlage.