Zitting van Vast bureau van 16 OKTOBER 2024
D.1. Toelichting stappenplan optimalisatie dienstverlening Sociaal huis - kennisname
Aanleiding en context
De leden van het Vast Bureau worden gevraagd kennis te nemen van het stappenplan voor de optimalisatie voor de dienstverlening van het sociaal huis
Motivering
Naar aanleiding van de vaststelling van de lacunes in de procedures van de sociale dienst en op basis van de evaluaties van de procesanalyse vanuit de POD-mi dringt een overzicht van de aan te pakken procedures, processen en checklijsten binnen het sociaal huis zich op.
Gezien de steeds toenemende bevoegdheden die aan een sociaal huis worden toegewezen met de daaraan verbonden middelen moeten opportuniteiten benut worden en risico's beperkt.
Sinds enkele maanden worden er stapsgewijs procedures uitgewerkt en in kaart gebracht, worden nieuwe werkafspraken vastgelegd, wordt er gezocht naar verlaging van de werkdruk en efficiënte methoden gezocht om het administratieve luik van de dienstverlening uit te werken.
Dit zorgt ervoor dat er op veel vlakken actief gewerkt wordt door verschillende werkgroepjes.
Om dit vlot in kaart te brengen is gezocht naar een mogelijk opvolgdocument, nl. het stappenplan voor de dienstverlening van het sociaal huis.
Er wordt gebruik gemaakt van een Excelbestand die op een eenvoudige wijze de opvolging van de verschillende acties weergeeft. Deze wordt op een publieke locatie bijgehouden en wordt op regelmatige basis aangevuld met de huidige stand van zaken.
Dit Excelbestand dient als opvolgdocument voor de interne medewerkers en als rapportering voor de bestuursorganen.
Naast het stappenplan is het noodzakelijk te zoeken naar een éénduidige efficiënte tool om uitgeschreven procedures in kaart te brengen op een unieke locatie waartoe medewerkers toegang hebben indien zij procedures willen nakijken.
Op het Managementsteam van 2 oktober werd door het lokaal bestuur van Zwevegem een demonstratie gegeven van het door hen ontwikkelde ProcesPunt. Aan de hand van de toepassing Visio van MicroSoft worden alle processen op één portaal in kaart gebracht. Medewerkers kunnen op het portaal via een duidelijk overzicht het gewenste proces opzoeken wat tot een grote efficiëntie leidt.
De webversie van Visio is inbegrepen in het huidige licentiepakket van Microsoft 365. Daarnaast is er een licentie die een web- en desktop app. omvat, ideaal voor gespecialiseerde diagrammen, met een prijs van 14,00 euro per gebruiker per maand.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal bestuur
● Andere:
○ Recht op maatschappelijke integratie, wet van 26 mei 2002
○ Wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
Financiën
De financiële impact wordt geschat op 504,00 euro exclusief BTW per jaar wanneer 3 licenties web- en desktop app. voor het sociaal huis worden aangekocht.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van het stappenplan optimalisatie dienstverlening Sociaal huis.
Artikel 2
Het vast Bureau geeft de goedkeuring om voor het sociaal huis 3 Licenties Visio web- en desktop app. van Microsoft 365 aan te kopen.
Zitting van Vast bureau van 16 OKTOBER 2024
C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 9 oktober 2024 - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.
Motivering
Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 9 oktober 2024.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 9 oktober 2024 goed te keuren.
Zitting van Vast bureau van 16 OKTOBER 2024
C.2. Personeel - werk- en verlofregeling 2025 - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau dient het schema inzake werk- en verlofregeling voor volgend jaar goed te keuren.
Motivering
De werk- en verlofregeling voor 2025 is opgemaakt rekening houdend met de feestdagen en collectieve verloven in 2025.
Het MAT nam hiervan akte en dit werd positief geadviseerd op het syndicaal overleg van 10 oktober 2024.
Het schema is te vinden in bijlage.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau keurt de werk- en verlofregeling 2025, die ne varietur wordt toegevoegd, goed.
Zitting van Vast bureau van 16 OKTOBER 2024
C.3. Personeel - aankondiging vakbondsacties - kennisname
Aanleiding en context
Het vast bureau neemt kennis van het schrijven van ACV openbare diensten van 7 oktober 2024 waarbij ze een actiedag aankondigen.
Motivering
ACV openbare diensten meldt in hun schrijven van 7 oktober 2024 dat er op donderdag 7 november 2024 een nationale manifestatie georganiseerd wordt voor alle sectoren in zorg en welzijn/non-profit door het gezamenlijk vakbondsfront privé/publiek.
Donderdag 7 november 2024 wordt als stakingsdag beschouwd waarbij elk personeelslid dat afwezig is wegens deelname aan de actie, zal gedekt worden door deze stakingsaanzegging.
Er zijn geen adviezen nodig.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van het schrijven van ACV openbare diensten, waarbij ze laten weten dat er op 7 november 2024 een nationale manifestatie wordt georganiseerd.
Personeelsleden die deelnemen aan deze actie zijn met deze stakingsaanzegging ingedekt.
Louis Vanderbeken Philip Ghekiere Matthias Vanneste Karel Bauters Bert Schelfhout Regine Vanwynsberghe-Rooryck Claude Croes Louis Vanderbeken Philip Ghekiere Matthias Vanneste Bert Schelfhout Regine Vanwynsberghe-Rooryck Claude Croes aantal voorstanders: 6 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van Vast bureau van 16 OKTOBER 2024
C.4. Poetsmedewerker sociaal huis en aan huis (E1-E3) - aanstelling - goedkeuring
STEMMINGEN
bij geheime stemming
Het vast bureau besluit met 6 ja-stemmen
Zitting van Vast bureau van 16 OKTOBER 2024
C.5. Coördinator sociale dienstverlening en welzijn (B4-B5) - datum indiensttreding - kennisname
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.