Zitting van Vast bureau van 13 MEI 2020

Vast bureau - verslag van de zitting van 6 mei 2020 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 6 mei 2020.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 6 mei 2020 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 13 MEI 2020

Doorgangswoning- Paanderstraat 53A - huurovereenkomst - goedkeuring

Zitting van Vast bureau van 13 MEI 2020

Aankoop foodtrailer - gunning - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd de gunning van de aankoop van een foodtrailer goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau verleende in zitting van 1 april 2020 goedkeuring aan de lastvoorwaarden en de raming van deze opdracht, met name de aanvaarde factuur (overheidsopdracht van beperkte waarde).

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 6.000,00 euro excl. btw of 7.260,00 euro incl. 21 % btw.

Volgende ondernemers werden uitgenodigd om deel te nemen aan deze opdracht:

•          Foodtrailer.be, Schoorstraat 26A blok 5 te 2220 Heist-op-den-Berg;

•          Food & Event Trailers, Theo Coertjenslaan 5B te 2960 Brecht;

•          Affomo Foodtrailers (MSG Concept bvba), Rue des Goélands 1 te 1480 Tubize.

Er werden 3 offertes ontvangen:

•          Foodtrailer.be, Schoorstraat 26A blok 5 te 2220 Heist-op-den-Berg (4.500,00 euro excl. btw of 5.445,00 euro incl. 21 % btw);

•          Food & Event Trailers, Theo Coertjenslaan 5B te 2960 Brecht (4.100,00 euro excl. btw of 4.961,00 euro incl. 21 % btw);

•          Affomo Foodtrailers (MSG Concept bvba), Rue des Goélands 1 te 1480 Tubize (6.645,00 euro excl. btw of 8.040,45 euro incl. 21 % btw);

De verantwoordelijke aankopen en contractbeheer stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de prijs), zijnde Food & Event Trailers, Theo Coertjenslaan 5B te 2960 Brecht, tegen het nagerekende offertebedrag van 4.100,00 euro excl. btw of 4.961,00 euro incl. 21% btw.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 84, § 3, 4° betreffende de bevoegdheden van het vast bureau.

•          Andere:

◦          Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

◦          Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

◦          De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 92 (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van 30.000,00 euro niet).

◦          De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

◦          De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

◦          Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

◦          Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Goedkeuring wordt verleend aan het gunningsvoorstel, opgesteld door de verantwoordelijke aankopen en contractbeheer.

Artikel 2

De opdracht “Aankoop foodtrailer” wordt gegund aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de prijs), zijnde Food & Event Trailers, Theo Coertjenslaan 5B te 2960 Brecht, tegen het nagerekende offertebedrag van 4.100,00 euro excl. btw of 4.961,00 euro incl. 21 % btw.

Artikel 3

De betaling zal gebeuren overeenkomstig de bepalingen voorzien in de offerte en met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2020 op jaarbudgetrekening 0900-00/61310000/OCMW/CBS/IP-GEEN (actie A-4.03.1).

Zitting van Vast bureau van 13 MEI 2020

COVID-19 - terugbetaling telefoniekosten - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan de uitbetaling van kosten eigen aan de werkgever.

Motivering

Een aantal medewerkers van de organisatie maken tijdens de coronacrisis gebruik van een privaat telefoontoestel om burgers op te bellen ikv "Deerlijk Belt", het initiatief waarbij ouderen uit Deerlijk worden opgebeld om hun zorgnoden te detecteren en te bekijken op welke manier er kan hulp geboden worden. Ook de sociale dienst maakte intensief gebruik van een privaat toestel gedurende anderhalve maand om in contact te blijven staan met cliënten, in afwachting van een toestel van de organisatie.

Er wordt voorgesteld deze kosten op forfaitaire basis te vergoeden, gezien het uitpluizen van alle individuele telefoonrekeningen disproportioneel, weinig efficiënt en administratief log is.

De forfaitaire vergoeding kan vastgesteld worden op het bedrag dat standaard voorzien wordt als telefonieabonnement binnen de organisatie, zijnde 23 euro.

Van dit bedrag kan indien nodig gemotiveerd afgeweken worden door het clusterhoofd indien de gemaakte kosten het forfaitaire bedrag aantoonbaar overschrijden.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit een forfaitair bedrag van 23 euro te vergoeden als kost eigen aan de werkgever voor medewerkers die omwille van de coronacrisis gebruik maakten van een privaat toestel om voor "Deerlijk Belt" ouderen op te bellen, en voor de medewerkers van de sociale dienst (23 euro maal anderhalve maand) die met een eigen toestel het contact onderhielden met hun cliënten.

Van dit bedrag kan indien nodig gemotiveerd afgeweken worden door het clusterhoofd indien de gemaakte kosten het forfaitaire bedrag aantoonbaar overschrijden.

Zitting van Vast bureau van 13 MEI 2020

Bestelbonnen en te betalen bedragen - goedkeuring

Aanleiding en context

Deze goedkeuring kadert binnen de reguliere uitgavenprocedure.

Motivering

Het vast bureau is hoofdbudgethouder en dient de bestelbonnen goed te keuren vooraleer men de verbintenissen kan aangaan. De lijst met bestelbonnen bevindt zich in bijlage. Eveneens dient men de te betalen bedragen goed te keuren. De lijst met te betalen facturen kan men terugvinden in bijlage. De individuele facturen zijn altijd raadpleegbaar via het programma foxboek.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3° Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere: Organisatiebeheersysteem

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de bestelbonnen op de goedkeuringslijst bestelbon O/2020/15 goed te keuren.

Artikel 2

Het vast bureau besluit de te betalen bedragen op de goedkeuringslijst aanrekening O/2020/36 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 13 MEI 2020

Dagelijks bestuur - hervaststelling - verzoek agendering OCMW-raad - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn te verzoeken de hervaststelling van de definitie van het begrip "dagelijks bestuur" te agenderen op de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020.

Motivering

Artikel 78, 9° van het Decreet Lokaal Bestuur stipuleert dat het vaststellen van wat onder het begrip “dagelijks bestuur” moet worden verstaan, tot de uitsluitende bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn behoort.

Artikel 85, § 3, 5° van het Decreet Lokaal Bestuur stipuleert dat het vast bureau bevoegd is voor de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip “dagelijks bestuur” vermeld in artikel 78, 9°.

In de raad voor maatschappelijk welzijn van 4 maart 2013 werd het begrip “dagelijks bestuur” vastgelegd als volgt:

•          Onder begrip “dagelijks bestuur” zoals opgenomen in artikel 52, 10° van het OCMW-decreet van 19 december 2008 wordt verstaan:

◦          Alle beheersdaden die geboekt worden op het exploitatiebudget voor elk beleidsdomein en die in normale omstandigheden het OCMW voor niet meer dan één jaar binden.

◦          Alle beheersdaden die geboekt worden op het investeringsbudget voor elk beleidsdomein en die in normale omstandigheden binnen het jaar gerealiseerd of geleverd worden, beperkt tot een bedrag van 7.500,00 euro exclusief BTW.

◦          Beslissingen tot het vaststellen van de wijze van gunnen en het vaststellen van de voorwaarden van gunning voor opdrachten van aannemingen van werken, levering en diensten voor alle exploitatieuitgaven binnen het goedgekeurde exploitatiebudget en voor alle investeringsuitgaven met een waarde kleiner of gelijk aan 7.500,00 euro exclusief BTW binnen het goedgekeurde investeringsbudget.

◦          De goedkeuring van de te betalen werkingsuitgaven waarvoor de raad budgethouder is, opgenomen in het exploitatiebudget, zoals de lonen, wedden en pensioenen aan personeel en mandatarissen; sociale uitkeringen aan cliënten zoals leefloon, steun, e.a. financiële tussenkomsten beslist door de raad of de voorzitter; financieringskosten zoals aflossingen en interesten van opgenomen leningen; andere…

•          Deze beslissing heeft uitwerking vanaf heden en is geldig tot 6 maand na de algehele vernieuwing van de raad voor maatschappelijk welzijn, behoudens intrekking of wijziging door de raad voor maatschappelijk welzijn.

In de nieuwe wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016 werd het grensbedrag van de aanvaarde factuur verhoogd van 8.500 euro naar 30.000 euro (art. 92 wet overheidsopdrachten 17 juni 2016).

Audit Vlaanderen adviseert om geen administratief zware procedures te kiezen die niet realistisch zijn. Kleine aankopen, die snel en flexibel moeten kunnen gebeuren, dienen vaak een hele administratieve weg af te leggen vooraleer de aankoop kan plaatsvinden.

Om een soepele en efficiënte werking te behouden is het aangewezen om de definitie dagelijks bestuur aan te passen naar analogie met het nieuwe drempelbedrag van de aanvaarde factuur, zijnde 30.000 euro. Bij wijziging van het bedrag in dit wetsartikel, zal dit wijzigen zonder dat hiervoor onderstaande beslissing dient aangepast te worden.

Op 1 januari 2019 trad het Decreet Lokaal Bestuur in werking.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn te verzoeken de hervaststelling van de definitie van het begrip "dagelijks bestuur" te agenderen op de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020.

Zitting van Vast bureau van 13 MEI 2020

OCMW-raad van 28 mei 2020 - agendapunten - verzoek agendering - goedkeuring

Aanleiding en context

De agenda van de OCMW-raad bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld.

Het vast bureau wordt gevraagd de agenda voor de komende OCMW-raad te overlopen.

Motivering

Het vast bureau overloopt de voorziene punten voor de OCMW-raad van 28 mei 2020.

Er zijn geen adviezen nodig.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 77 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          Art. 19 en 74 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken om volgende punten te agenderen op de OCMW-raad van 28 mei 2020:

OPENBARE ZITTING

1)      Raad voor maatschappelijk welzijn - '30 april 2020 - notulen en zittingsverslag - goedkeuring

2)      Dagelijks bestuur - hervaststelling - goedkeuring