Zitting van Vast bureau van 14 APRIL 2021

C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 31 maart 2021 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 31 maart 2021.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 31 maart 2021 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 14 APRIL 2021

C.2. Opzeg verzekeringspolissen door Belfius - kennisname

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van het schrijven van Belfius Insurance van 29 maart 2021 omtrent de opzeg van de polissen materiële schade .

Motivering

In hun brief van 29 maart 2021 deelt Belfius Insurance mee dat de polissen materiële schade worden opgezegd eind 2021.

Het betreft volgende polissen:

In samenwerking met stad Harelbeke en AON Belgium is de dienst aankoop en contractbeheer momenteel bezig met de voorbereidingen om een nieuwe overheidsopdracht te lanceren zodoende nieuwe polissen af te sluiten. De opgezegde polissen zijn reeds opgenomen in het nieuwe lastenboek.

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau neemt kennis van het schrijven van Belfius Insurance van 29 maart 2021 omtrent de opzeg van de polissen materiële schade.

Zitting van Vast bureau van 14 APRIL 2021

C.3. Aanpassing organogram- agendering OR - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken om de aanpassingen aan het organogram te agenderen op de OCMW-raad van 29 april 2021.

Motivering

In 2020 werden binnen de organisatie twee audits uitgevoerd, zijnde op de technische uitvoeringsdiensten, en de vrijetijdsdiensten. Op basis van een begeleid traject met ruimte voor inbreng van alle betrokken partijen, werd voor beide diensten een nieuwe structuur vooropgesteld die de organisatie moet klaarmaken voor de toekomst.

Binnen de vrijetijdsdiensten wordt genavigeerd naar een geïntegreerde vrijetijdswerking zowel voor als achter de schermen, die nog meer klantgericht moet kunnen opereren en inspelen op de evolutie naar een shop-and-go-vrijetijdsbeleving. Er komt een nieuw samenwerkings- en dienstverleningsmodel tot stand waarbij deskundigen de ruimte krijgen om hun expertise verder uit te diepen en in te zetten in een doelgroepgericht vrijetijdsbeleid.

Zij worden daarin ondersteund door een administratieve motor die de overkoepelende processen efficiënt, effectief en kwalitatief moet doen lopen.

Aan de voorkant wordt geëvolueerd naar één vrijetijdspunt, dat dienst moet doen als onthaal en eerste contact voor de klant. Techniekers en poetsdames krijgen dan weer een gecentraliseerde aansturing, met een expert facility vanuit de cluster ruimte, die zal instaan voor de opvolging en planning van het gebouwenbeheer,

Wat de technische uitvoeringsdiensten betreft, wordt een nieuwe structuur gecreëerd met drie inhoudelijke domeinen:

•          Wegen & Water

•          Groen & Proper

•          Facility (zie supra)

Elk van deze inhoudelijk domeinen zal worden opgevolgd door een expert. Daarnaast wordt ook een planner voorzien die de de operationele planning zal opnemen. Binnen Wegen & Water en Groen & Proper wordt ook voorzien in meer aansturing op het veld, door het voorzien van een technisch expert of meewerkend ploegbaas.

Om de nieuwe werkplaats van de technische diensten te voorzien van een goeie fundering voor de toekomst, wordt tot slot een magazijnbeheerder voorzien, een rol die door de huidige ploegbaas ter harte zal worden genomen.

De uitrol van deze nieuwe geïntegreerde structuren en de invulling van het nieuwe organogram zal stapsgewijs verlopen door een combinatie van bevorderingsmogelijkheden voor eigen medewerkers en nieuwe aanwervingen.

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid: Art 40 § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau neemt kennis van de aanpassingen aan de rechtspositieregeling en het organogram en verzoekt de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn om dit te agenderen op de raad van 29 april 2021.

Zitting van Vast bureau van 14 APRIL 2021

C.4. Bestelbonnen en te betalen bedragen - goedkeuring

Aanleiding en context

Deze goedkeuring kadert binnen de reguliere uitgavenprocedure.

Motivering

Het vast bureau is hoofdbudgethouder en dient de bestelbonnen goed te keuren vooraleer men de verbintenissen kan aangaan. De lijst met bestelbonnen bevindt zich in bijlage. Eveneens dient men de te betalen bedragen goed te keuren. De lijst met te betalen facturen kan men terugvinden in bijlage. De individuele facturen zijn altijd raadpleegbaar via het programma foxboek.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3° Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere: Organisatiebeheersysteem

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de bestelbonnen op de goedkeuringslijst bestelbon O/2021/12 goed te keuren.

Artikel 2

Het vast bureau besluit de te betalen bedragen op de goedkeuringslijst aanrekening O/2021/29 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 14 APRIL 2021

C.5. Deelname project 'Dak- en thuislozentelling' in de regio Zuid-West-Vlaanderen in samenwerking met W13, KU Leuven, Koning Boudewijnstichting - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd om de deelname aan het project 'Dak- en thuislozentelling in de regio Zuid-West-Vlaanderen in samenwerking met W13, KU Leuven, Koning Boudewijnstichting' goed te keuren.

Motivering

Om een gericht beleid te kunnen uitwerken rond dak- en thuislozen is een monitoring essentieel. Dergelijke monitoring ontbreekt alsnog op Vlaams en Federaal niveau. Een goede uniforme methodiek ontbreekt.

In afwachting tot een beleid op nationaal vlak wil de Koning Boudewijnstichting en LUCAS Leuven een positieve impuls geven aan dataverzameling en aan de bestrijding van dak- en thuisloosheid in het algemeen. Hiervoor organiseerde Koning Boudewijnstichting en LUCAS KU Leuven en ULiege in 2020 vier tellingen in de steden Gent, Luik, Aarlen en de provincie Limburg.

Het project bestond uit twee luiken: enerzijds werd een handleiding uitgewerkt die in maart 2021 ter beschikking gesteld wordt van alle Belgische gemeenten en steden om dak-en thuisloosheid op een uniforme manier te monitoren. Anderzijds werd deze handleiding getest in vier steden/regio’s om zo tot de eerste concrete resultaten te komen.

In 2021 wensen de onderzoekers en de Koning Boudewijnstichting deze oefening verder te zetten en uit te breiden naar vier bijkomende steden/regio’s: twee in Vlaanderen en twee in Wallonië.

Gezien de bovenlokale samenwerking vormt W13 een interessante casus, omdat het de mogelijkheid biedt aan te tonen dat dak- en thuisloosheid een niet louter stedelijk fenomeen is. Bovendien biedt het de mogelijkheid het belang van bovenlokale samenwerkingen in de verf te zetten.

De problematiek van dak-en thuisloosheid situeert zich niet meer alleen in grote steden of centrumsteden. Ook in onze regio wordt men hiermee geconfronteerd.

Om een goed beleid te voeren, moeten we een zicht hebben op de grootte en de diversiteit van de doelgroep. Door mee in te stappen in het project maken we kennis met een uniforme meetmethode en worden we hiermee wetenschappelijk begeleid en ondersteund door de KU Leuven.

Deze daklozentelling is een belangrijke basis om verder beleid en acties op maat van wonen en welzijn te ontwikkelen en op elkaar af te stemmen. Zowel op lokaal als bovenlokaal niveau kunnen we vanuit een dergelijke meting aan de slag.

Op de Raad van bestuur van W13 eind februari en het regio overleg van diensthoofden in maart 2021 is het traject voorgesteld door de onderzoekers. Op beide fora werd dit positief onthaald en was er een principiële goedkeuring.

Vanuit W13 wordt een regionale coördinator aangesteld die het hele proces in goede banen moet leiden en dit in tandem met de onderzoekers.

Eerste timing :

•          April : eerste voorbereidend overleg met regiocoördinator W13, lokale coördinator Kortrijk en onderzoekers KU Leuven

•          Mei-juni : installatie stuurgroep met kernpartners

•          Juni-september : Kick off met informatiesessies naar verschillende diensten (zeer breed)

•          Oktober : point in telling door alle betrokken diensten

•          Februari 2022 : presentatie resultaten door onderzoekers

Verwachtingen en tijdsinzet personeel lokaal bestuur

•          De tijdsinzet voor effectieve meting voor bijv. sociale diensten wordt geschat op een twee uur per maatschappelijk werker. Op het meetmoment moeten de maatschappelijk assistenten alle lopende dossiers screenen en hiervoor een vragenlijst invullen. Ook aan andere organisaties actief in de gemeente wordt hetzelfde gevraagd.

•          Bezorgen van lijst van diensten/organisaties aan regiocoördinator die moeten betrokken worden. Hierbij is er zowel betrokkenheid van de OCMW als stads-/gemeentediensten.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit om de deelname aan het project 'Dak en thuislozentelling' in samenwerking met W13, KU Leuven en de Koning Boudewijnstichting goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 14 APRIL 2021

D.1. OCMW-raad van 29 april - agendapunten - verzoek agendering - goedkeuring

Aanleiding en context

De agenda van de OCMW-raad bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld.

Het vast bureau wordt gevraagd de agenda voor de komende OCMW-raad te overlopen.

Motivering

Het vast bureau overloopt de voorziene punten voor de OCMW-raad van 29 april 2021.

Er zijn geen adviezen nodig.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 77 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          Art. 19 en 74 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken om volgende punten te agenderen op de OCMW-raad van 29 april 2021:

OPENBARE ZITTING

•          Raad voor maatschappelijk welzijn - 25 maart 2021 - notulen en audiovisuele opname - goedkeuring

•          Personeel - aanpassing organogram - goedkeuring

•          Woonwijs – werkjaar 10 – jaarverslag/jaarrekening – kennisname

BESLOTEN ZITTING