Zitting van Vast bureau van 26 NOVEMBER 2025
C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 19 november 2025 - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.
Motivering
Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 19 november 2025.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 19 november 2025 goed te keuren.
Zitting van Vast bureau van 26 NOVEMBER 2025
C.2. Overheidsopdracht verzekeringen - gunning door aankoopcentrale stad Harelbeke - kennisname
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van het verslag van nazicht, opgesteld door mevrouw Elke Matthys van Aon Belgium bv en van de gunning van de opdracht “Overheidsopdracht verzekeringen” door stad Harelbeke.
Motivering
Het vast bureau keurde in zitting van 19 juni 2024 de deelname aan de opdracht van stad Harelbeke goed met betrekking tot de doorlichting van de verzekeringsportefeuilles en begeleiding bij het plaatsen van een nieuwe overheidsopdracht. Deze opdracht werd gegund aan Aon Belgium BV, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem.
Op 7 mei 2025 nam het vast bureau kennis van het verslag van doorlichting van onze verzekeringsportefeuille en keurde de verderzetting van de overheidsopdracht inzake verzekeringen goed. Hierbij werd stad Harelbeke aangeduid als aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 6° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
De opdracht is als volgt opgedeeld:
● Perceel 1 (Personenverzekeringen);
● Perceel 2 (Verzekeringen materiële schade);
● Perceel 3 (Verzekeringen aansprakelijkheid);
● Perceel 4 (Verzekeringen auto);
● Perceel 5 (Reisverzekering);
● Perceel 6 (Gezondheidszorgen).
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 4.277.218,98 euro incl. btw (0 % btw) voor de gehele periode van 6 jaar en dit voor alle deelnemende entiteiten.
Het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke verleende in zitting van 13 mei 2025 goedkeuring aan de selectievereisten, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de mededingingsprocedure met onderhandeling.
De aankondiging van opdracht werd gepubliceerd op 14 mei 2025 in het Publicatieblad van de Europese Unie.
De aankondiging van opdracht in dossier 1077253 werd gepubliceerd op 14 mei 2025 op nationaal niveau.
Het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke verleende in zitting van 8 juli 2025 goedkeuring aan de selectie van volgende kandidaten:
● Alan Insurance SA, Quai de Valmy 117 te FR-75010 Parijs;
● DKV BELGIUM, Rue de Loxum 25 te 1000 Brussel;
● ETHIAS, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt;
● AXA BELGIUM, Place du Trône 1 te 1000 Brussel.
De offertes dienden het bestuur ten laatste op 2 september 2025 om 12.00 uur te bereiken.
De ontwerper, mevrouw Elke Matthys van Aon Belgium bv, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem, stelde op 14 november 2025 het verslag van nazicht van de offertes op voor Perceel 1 (Personenverzekeringen), Perceel 2 (Verzekeringen materiële schade), Perceel 3 (Verzekeringen aansprakelijkheid), Perceel 4 (Verzekeringen auto), Perceel 5 (Reisverzekering) en Perceel 6 (Gezondheidszorgen).
De ontwerper stelt voor om, rekening houdend met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding) bieders, zijnde:
● Perceel 1 (Personenverzekeringen): ETHIAS, KBO nr. 0404484654, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt tegen het nagerekende offertebedrag van 278.576,56 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 2 (Verzekeringen materiële schade): ETHIAS, KBO nr. 0404484654, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van 122.705,28 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 3 (Verzekeringen aansprakelijkheid): AXA BELGIUM, KBO nr. 0404483367, Place du Trône 1 te 1000 Brussel tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van 65.407,58 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 4 (Verzekeringen auto): ETHIAS, KBO nr. 0404484654, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van 77.711,74 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 5 (Reisverzekering): ETHIAS, KBO nr. 0404484654, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt tegen het nagerekende offertebedrag van 206,00 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 6 (Gezondheidszorgen): Alan Insurance SA, KBO nr. FR09908311103, Quai de Valmy 117 te FR-75010 Parijs tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van 212.956,98 euro incl. btw (0 % btw), waarvan 54.011,70 euro incl. btw (0% btw) ten laste van de deelnemende besturen en de rest van de verzekerde privépersonen.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2026 op jaarbudgetrekening xxxx-xx/61200000, xxxx-xx/61200002, xxxx-xx/61200003, xxxx-xx/62300004, xxxx-xx/62210010 en xxxx-xx/62220010 en in het budget van de volgende jaren.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 84 betreffende de bevoegdheden van het vast bureau
● Andere:
○ De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
○ Het Bestuursdecreet van 7 december 2018
○ Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht
○ De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen
○ De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36 en artikel 57 Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
○ Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen
○ Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur
Financiën
De beslissing heeft financiële gevolgen.
Raming ● perceel 1 (personenverzekering) ● perceel 2 (verzekering mat. schade) ● perceel 3 (verzekering aansprakelijkheid) ● perceel 4 (verzekering auto) ● perceel 6 (gezondheidszorgen) |
10.112,75 euro incl. btw (0 % btw); 501,08 euro incl. btw (0 % btw); 1.673,27 euro incl. btw (0 % btw); 2.595,48 euro incl. btw (0 % btw); 3.397,31 euro incl. btw (0 % btw) |
Actie | Verrichtingen zonder beleidsdoelstelling |
Jaarbudgetrekening ● perceel 1 (personenverzekering) ● perceel 2 (verzekering mat. schade) ● perceel 3 (verzekering aansprakelijkheid) ● perceel 4 (verzekering auto) ● perceel 6 (gezondheidszorgen) |
xxxx-xx/62300004; xxxx-xx/61200002; xxxx-xx/61200000; xxxx-xx/61200003; xxxx-xx/62210010 en xxxx-xx/62220010 |
Visum | O-2026-1 dd. 21/11/2025 |
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van het verslag van nazicht van de offertes van 14 november 2025 voor Perceel 1 (Personenverzekeringen), Perceel 2 (Verzekeringen materiële schade), Perceel 3 (Verzekeringen aansprakelijkheid), Perceel 4 (Verzekeringen auto), Perceel 5 (Reisverzekering), Perceel 6 (Gezondheidszorgen), opgesteld door de ontwerper, mevrouw Elke Matthys van Aon Belgium bv, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem.
Artikel 2
Het vast bureau neemt kennis van het besluit van stad Harelbeke om de opdracht “Overheidsopdracht verzekeringen” te gunnen aan de economisch meest voordelige (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding) bieders, zijnde:
● Perceel 1 (Personenverzekeringen): ETHIAS, KBO nr. 0404484654, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt tegen het nagerekende offertebedrag van 278.576,56 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 2 (Verzekeringen materiële schade): ETHIAS, KBO nr. 0404484654, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van 122.705,28 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 3 (Verzekeringen aansprakelijkheid): AXA BELGIUM, KBO nr. 0404483367, Place du Trône 1 te 1000 Brussel tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van 65.407,58 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 4 (Verzekeringen auto): ETHIAS, KBO nr. 0404484654, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van 77.711,74 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 5 (Reisverzekering): ETHIAS, KBO nr. 0404484654, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt tegen het nagerekende offertebedrag van 206,00 euro incl. btw (0 % btw);
● Perceel 6 (Gezondheidszorgen): Alan Insurance SA, KBO nr. FR09908311103, Quai de Valmy 117 te FR-75010 Parijs tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van 212.956,98 euro incl. btw (0 % btw), waarvan 54.011,70 euro incl. btw (0 % btw) ten laste van de deelnemende besturen en de rest van de verzekerde privépersonen.
De financiële vertaling voor het OCMW is als volgt:
● Perceel 1: 10.112,75 euro per jaar incl. btw (0 % btw);
● Perceel 2: 501,08 euro per jaar incl. btw (0 % btw);
● Perceel 3: 1.673,27 euro per jaar incl. btw (0 % btw);
● Perceel 4: 2.595,48 euro per jaar incl. btw (0 % btw);
● Perceel 5: / (nemen niet deel aan dit perceel);
● Perceel 6: 3.397,31 euro per jaar incl. btw (0 % btw) (enkel gedeelte ten laste van het bestuur).
Artikel 3
Voor het OCMW zal de betaling gebeuren met de kredieten ingeschreven in het exploitatiebudget van 2026 op jaarbudgetrekening xxxx-xx/61200000, xxxx-xx/61200002, xxxx-xx/61200003, xxxx-xx/62300004, xxxx-xx/62210010 en xxxx-xx/62220010 en in het budget van de volgende jaren.
Zitting van Vast bureau van 26 NOVEMBER 2025
C.3. Huldigingen en attenties personeelsleden en mandatarissen - goedkeuring
Aanleiding en context
Aan het vast bureau wordt gevraagd de principes vast te leggen rond attenties voor personeelsleden en mandatarissen bij huldigingen of andere specifieke gebeurtenissen.
Motivering
Het vast bureau keurde in zitting van 10 mei 2023 de principes goed rond attenties voor personeelsleden en mandatarissen bij huldigingen of andere specifieke gebeurtenissen.
Gelet op de evoluerende sociale wetgeving en de input van de adviseur van de FOD Sociale Zekerheid is het zinvol om deze principes een update te geven en hieraan te conformeren.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 846, § 1 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De financiële impact van de beslissing is vooraf niet gekend en hangt jaarlijks af van het aantal personen die zich in een bepaalde situatie bevinden. Daarom wordt er jaarlijks een budget voorzien om deze attenties te kunnen aanbieden.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit om de beslissing van 10 mei 2023 rond attenties voor personeelsleden en mandatarissen bij huldigingen of andere specifieke gebeurtenissen te vervangen door artikel 2 van onderhavig besluit.
Artikel 2
Het vast bureau besluit volgende principes te hanteren betreffende attenties voor personeelsleden en mandatarissen bij huldigingen of andere gebeurtenissen:
Interne afsprakennota voor huldiging en attenties personeelsleden
Personeelsleden vanaf 10 jaar dienst worden om de 5 jaar gehuldigd op de nieuwjaarsreceptie.
Aantal jaren dienst | Geschenk
| |
10 |
| Bij elke huldiging wordt een bedanking voorzien in de vorm van een bos bloemen, fles wijn of pralines (naar keuze)
+
Vanaf 20 jaar dienst: uitnodiging voor etentje met CBS (met partner). |
15 |
| |
20 |
| |
25 | Ontvangen een anciënniteitspremie zoals voorzien in de rechtspositieregeling | |
30 |
| |
35 |
| |
40 |
| |
45 |
| |
Van personeelslid | ● Verwittigen raad/BCSD/personeel ● Kaart vanuit de organisatie ● Krans twv 75 euro |
Van partner / kind personeelslid | ● Verwittigen raad/BCSD/personeel ● Kaart vanuit de organisatie ● Krans twv 75 euro |
Van (schoon-) ouder / (schoon-) broer / (schoon-) zus / Ander familielid (in geval van ontvangst overlijdensbericht) | ● Verwittigen raad/BCSD/personeel ● Kaart vanuit de organisatie
|
Van gewezen personeelslid (in geval van ontvangst overlijdensbericht) | ● Verwittigen raad/BCSD/personeel ● Kaart vanuit de organisatie ● Krans twv 75 euro |
Huwelijk / wettelijk samenwonen (indien opvolgend bij één van beide) | Deerlijkbon twv 50 euro |
Geboorte of adoptie van een kind | Kaartje vanuit de organisatie |
Langdurige ziekte (> 6 weken) (1x binnen dezelfde ziekteperiode – indien opeenvolgende ziekteperiodes moet er min. 6 maanden tussen de ziekteperiodes zijn) | Geschenkmand |
Pensionering | Premie bij pensionering in de vorm van Deerlijkbonnen zoals voorzien in de rechtspositieregeling + Uitgebreide receptie (incl. broodjes) voor dichte familie en dichtste collega’s OF een bedanking in de vorm van een bos bloemen, fles wijn of pralines (naar keuze).
|
Sinterklaas | Chocoladefiguur voor elk personeelslid (te leveren op alle locaties |
Dag van de medewerker | Ontbijt voor alle personeelsleden |
Van raadslid / lid van het BCSD | ● Verwittigen raad/BCSD/personeel ● Kaart vanuit de organisatie ● Krans twv 75 euro |
Van partner/kind van raadslid/lid van het BCSD | ● Verwittigen raad/BCSD/personeel ● Kaart vanuit de organisatie ● Krans twv 75 euro |
Van (schoon-) ouder/(schoon-) broer /(schoon-) zus / Ander familielid (in geval van ontvangst overlijdensbericht) | ● Verwittigen raad/BCSD/personeel ● Kaart vanuit de organisatie
|
Van gewezen personeelslid (in geval van ontvangst overlijdensbericht) | ● Verwittigen raad/BCSD/personeel ● Kaart vanuit de organisatie ● Krans twv 75 euro |
Huwelijk / wettelijk samenwonen (indien opvolgend bij één van beide) | Deerlijkbon twv 50 euro |
Geboorte of adoptie van een kind | Kaartje vanuit de organisatie |
Langdurige ziekte (> 6 weken) (1x binnen dezelfde ziekteperiode – indien opeenvolgende ziekteperiodes moet er min. 6 maanden tussen de ziekteperiodes zijn) | Geschenkmand |
Aantreden mandatarissen bij het begin van de legislatuur | Passend geschenk, te overhandigen tijdens de installatievergadering |
Uittredend mandatarissen in de loop van de legislatuur | Bedanking (bloemen of fles wijn) |
Uittredende mandatarissen op het einde van de legislatuur | Passend geschenk, te overhandigen op de laatste zitting van de betreffende raad |
Bekomen ere-titel | Uitgebreide receptie voor ere-mandatarissen en partner + passend aandenken (in de loop van het eerste jaar van een nieuwe legislatuur) |
Huwelijk/wettelijk samenwonen (indien opvolgend bij één van beide) | Kaart vanuit de organisatie |
Overlijden (in geval van ontvangst van een overlijdensbericht) | Kaart van uit de organisatie |
Zitting van Vast bureau van 26 NOVEMBER 2025
C.4. Personeel - werk- en verlofregeling 2026 - aanpassing - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau dient het schema inzake werk- en verlofregeling voor volgend jaar opnieuw goed te keuren.
Motivering
De werk- en verlofregeling voor 2026 is opgemaakt rekening houdend met de feestdagen en collectieve verloven in 2026.
Het MAT nam hiervan akte en dit werd voorgelegd op het syndicaal overleg op 12 november 2025.
Er werd nog een sluiting op zaterdag 3 januari 2026 van burgerzaken en de bibliotheek toegevoegd.
Deze werd reeds in de werk- en verlofregeling van 2025 meegenomen en goedgekeurd, maar werd bij de opmaak van de werk- en verlofregeling 2026 niet meegenomen..
Het schema is te vinden in bijlage.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau keurt de werk- en verlofregeling 2026, die ne varietur wordt toegevoegd, goed.
Marleen Prat Jo Tijtgat Karel Bauters Louis Vanderbeken Lies De Witte Claude Croes Regine Rooryck Marleen Prat Jo Tijtgat Louis Vanderbeken Lies De Witte Claude Croes Regine Rooryck aantal voorstanders: 6 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van Vast bureau van 26 NOVEMBER 2025
C.5. Doelgroepmedewerker - aanstelling art60§7 en individuele weddevaststelling - goedkeuring
STEMMINGEN
bij geheime stemming
Het vast bureau besluit met 6 ja-stemmen
Marleen Prat Jo Tijtgat Karel Bauters Louis Vanderbeken Lies De Witte Claude Croes Regine Rooryck Marleen Prat Jo Tijtgat Louis Vanderbeken Lies De Witte Claude Croes Regine Rooryck aantal voorstanders: 6 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van Vast bureau van 26 NOVEMBER 2025
C.6. Deskundige financiën (B1-B3) - uitslag/bevordering - goedkeuring
STEMMINGEN
bij geheime stemming
Het vast bureau besluit met 6 ja-stemmen
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.