Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
Vast bureau - verslag van de zitting van 28 oktober 2020 - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.
Motivering
Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 28 oktober 2020.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 28 oktober 2020 goed te keuren.
Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
Doorlichting verzekeringsportefeuille stad Harelbeke en deelnemende entiteiten - gunning - kennisname
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 27 oktober 2020 van stad Harelbeke betreffende de gunning van de opdracht "Doorlichting en eventuele begeleiding nieuwe overheidsopdracht verzekeringen verschillende besturen".
Motivering
Het vast bureau keurde in zitting van 24 juni 2020 de deelname met betrekking tot de doorlichting van de verzekeringsportefeuille, georganiseerd door stad Harelbeke, goed.
In het kader van de doorlichting werd een bestek met nr. NH-20.011 opgesteld door mevrouw Naira Harutjunjan, Departement Facility-Aankoop van stad Harelbeke.
De opdracht bestaat uit volgende gedeelten:
• vast gedeelte: deelopdracht 1 - doorlichting van risico's en verzekeringen;
• voorwaardelijk gedeelte: deelopdracht 2 - voorbereiding, begeleiding en coördinatie bij de gunningsprocedure, onderhandelen met kandidaat-verzekeraars, opmaak gunningsvoorstel en controle van nieuwe polissen aan de hand van het bestek en toewijzing.
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 7.272,73 euro excl. btw of 8.800,00 euro incl. 21 % btw voor alle deelnemende entiteiten samen.
Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke keurde in zitting van 14 juli 2020 het bestek, de gunningswijze en de raming goed.
Het vast bureau keurde in zitting van 12 augustus 2020 het bestek, opgemaakt door stad Harelbeke, voor de doorlichting van de verzekeringsportefeuille van stad Harelbeke en de deelnemende entiteiten, goed.
Volgende ondernemers werden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:
• Vanbreda Risk & Benefits, Plantin en Moretuslei 297 te 2140 Borgerhout;
• AON Belgium bvba, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem;
• Marsh sa, Avenue Herrmann-Debroux 2 te 1160 Oudergem;
• Risksolutions bvba, Interleuvenlaan 62 te 3001 Heverlee.
De offertes dienden het bestuur ten laatste te bereiken op 15 oktober 2020 om 12.00 uur.
De verbintenistermijn van 90 kalenderdagen eindigt op 13 januari 2021.
Er werd 1 offerte ontvangen van AON Belgium bvba, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem (7.900,00 euro incl. btw (0 % btw)).
De opdracht werd door het college van burgemeester en schepenen van de stad Harelbeke op 27 oktober 2020 gegund aan de enige inschrijver, zijnde AON Belgium bvba, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem, tegen het nagerekende offertebedrag van 7.900,00 euro incl. BTW (0 % btw).
Het gunningsbedrag is als volgt verdeeld:
• Deelopdracht 1: 3.900,00 euro incl. btw (0 % btw);
• Deelopdracht 2: 4.000,00 euro incl. btw (0 % btw).
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 84, § 3, 4° betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
• Andere:
◦ Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
◦ Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
◦ De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
◦ De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
◦ De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
◦ Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
◦ Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Financiën
De financiële impact van de beslissing is nog niet gekend.
Budget is voorzien op jaarbudgetrekening 0190-00/61310000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN, actie GBB.
Het gedeelte ten laste van het OCMW wordt door de dienstverlener rechtstreeks gefactureerd aan het OCMW.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 27 oktober 2020 van stad Harelbeke om de opdracht "Doorlichting en eventuele begeleiding nieuwe overheidsopdracht verzekeringen verschillende besturen" te gunnen aan AON Belgium bvba, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem, tegen het nagerekende offertebedrag van 7.900,00 euro incl. btw (0 % btw).
Het gunningsbedrag is als volgt verdeeld:
• Deelopdracht 1: 3.900,00 euro incl. btw (0 % btw);
• Deelopdracht 2: 4.000,00 euro incl. btw (0 % btw).
Artikel 2
Het gedeelte ten laste van het OCMW wordt door de dienstverlener rechtstreeks gefactureerd aan het OCMW.
Artikel 3
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget, op jaarbudgetrekening 0190-00/61310000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN, actie GBB.
Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
Innovator burger en welzijn - datum indiensttreding - kennisname
Louis Vanderbeken Hans Piepers Sandra De Leeuw-Goussey Bert Schelfhout Regine Vanwynsberghe-Rooryck Matthias Vanneste Claude Croes Louis Vanderbeken Sandra De Leeuw-Goussey Bert Schelfhout Regine Vanwynsberghe-Rooryck Matthias Vanneste Claude Croes aantal voorstanders: 6 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
Poetsdienst - technisch beambte - verlenging aanstelling - goedkeuring
STEMMINGEN
bij geheime stemming
Het college van burgemeester en schepenen besluit met 6 ja-stemmen
Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
Beslissingen algemeen directeur - oktober 2020 - kennisname
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van de besluiten van de algemeen directeur van de maand oktober 2020.
Motivering
De algemeen directeur staat in voor de algemene leiding van de diensten van de gemeente en van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, aan het vast bureau en aan het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Er zijn geen adviezen nodig.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 170 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van de besluiten van de algemeen directeur van de maand oktober 2020.
Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
Huurovereenkomst - Vichtesteenweg 12 - beëindiging - goedkeuring
Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
Tussenkomst in de begrafenis- en crematiekosten van een behoeftig persoon - reglement - verzoek agendering OCMW-raad - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn te verzoeken de goedkeuring van het reglement inzake de tussenkomst in de begrafenis- en crematiekosten van een behoeftig persoon te agenderen op de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 november 2020.
Motivering
Als iemand komt te overlijden wordt in eerste instantie verwacht dat de nabestaanden zich over de uitvaart bekommeren.
Als een behoeftig persoon komt te overlijden en geen nabestaanden nalaat of nabestaanden dit niet opnemen, moet hij wettelijk op een behoorlijke en menswaardige manier begraven worden. Sinds het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen is de lijkbezorging een taak van de gemeente. In Deerlijk staat het OCMW hiervoor in.
Het OCMW werd in het verleden al meermaals geconfronteerd met een begrafenis of crematie van behoeftigen. Voor iedere situatie moet er steeds een sociaal en financieel onderzoek gebeuren. Met het oog op een dergelijke begrafenis of crematie en het voeren van het sociaal en financieel onderzoek, is het opportuun gebruik te maken van een reglement waarin alle modaliteiten zijn opgenomen die van toepassing zijn voor de gemeente Deerlijk.
Bij de opmaak van dit reglement werd het advies ingewonnen van de dienst burgerzaken.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 84 Decreet Lokaal Bestuur
• Andere:
◦ Organieke OCMW wet van 8 juli 1976
◦ Decreet op de begraafplaatsen van 16 januari 2004
Financiën
De beslissing heeft financiële gevolgen.
Raming of bedrag | afhankelijk van het betreffende dossier |
Actie | gelijkblijvend beleid |
Jaarbudgetrekening | 2020/GBB/0900-00/64810000/OCMW/RVMW/IP-GEEN |
Visum | geen visum vereist |
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn te verzoeken de goedkeuring van het reglement inzake de tussenkomst in de begrafenis- en crematiekosten van een behoeftig persoon, zoals hieronder omschreven, te agenderen op de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 november 2020.
Reglement inzake de tussenkomst in de begrafenis- en crematiekosten van een behoeftig persoon
Algemeen principe
Artikel 1
§ 1. Als iemand komt te overlijden wordt in eerste instantie verwacht dat de nabestaanden zich over de uitvaart bekommeren en deze bekostigen.
§ 2. Als dit niet mogelijk is, verleent het OCMW van Deerlijk, onder de voorwaarden van dit reglement, een tussenkomst in de kosten van begrafenis of crematie van een behoeftig persoon.
Gerechtigden
Artikel 2
§ 1. Als een behoeftig persoon komt te overlijden en geen nabestaanden, meer bepaald bloed- of aanverwanten in opgaande en/of neergaande lijn of een (wettelijk) samenwonende partner nalaat, moet hij wettelijk op een behoorlijke en menswaardige manier begraven worden.
Sinds het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen is de lijkbezorging een taak van de gemeente. In Deerlijk staat het OCMW hiervoor in.
§ 2. De bevoegde gemeente is de gemeente waar de overledene op het moment van overlijden staat ingeschreven in het bevolkings-, wacht- of vreemdelingenregister. Die gemeente draagt dan ook de kosten (art. 1, 2° wet betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn - 2 april 1965).
§ 3. Als de overledene nergens meer was ingeschreven, is de gemeente van de plaats van overlijden bevoegd (art. 1, 1° wet betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn - 2 april 1965).
§ 4. Als een nabestaande van de overledene de uitvaart van de behoeftige persoon wenst te regelen maar onvermogend is, kan hij de hulp inroepen van het OCMW van zijn gewoonlijke verblijfplaats in toepassing van de algemene regel van de wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van steun.
Het OCMW doet een sociaal en financieel onderzoek naar de situatie van de nabestaande die de aanvraag tot tussenkomst stelt.
§ 5. Als een behoeftige op het ogenblik van het overlijden gedomicilieerd staat in een instelling, maar voor zijn opname in deze instelling gedomicilieerd stond in de gemeente Deerlijk, worden de begrafenis- en crematiekosten na een sociaal en financieel onderzoek ten laste genomen door het OCMW Deerlijk (art. 2 § 1 wet betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn - 2 april 1965).
Procedure
Artikel 3
§ 1. De aanvraag tot tussenkomst in de begrafenis- en crematiekosten moet gebeuren voorafgaandelijk aan de begrafenis of crematie.
§ 2. De aanvraag wordt zo snel mogelijk gericht aan het OCMW en uiterlijk binnen de 48 uren of op de eerstvolgende werkdag na het overlijden van de behoeftige persoon. Van deze termijn kan uitzonderlijk worden afgeweken mits gemotiveerde reden.
§ 3. De nabestaande die de begrafenis regelt met de begrafenisondernemer, zonder het OCMW vooraf te verwittigen, wordt zelf verantwoordelijk gesteld voor de kosten.
§ 4. De aanvraag tot crematie aan het crematorium gebeurt door de begrafenisondernemer.
§ 5. De crematie moet steeds plaatsvinden in het dichtstbijzijnde crematorium. Mits gemotiveerde reden kan hiervan uitzonderlijk afgeweken worden.
§ 6. De beslissing om tussen te komen in de begrafenis- en crematiekosten wordt, als mogelijk, voorafgegaan door een sociaal en financieel onderzoek. Er zal steeds nagegaan worden of de nabestaanden bereid zijn om de begrafenis te regelen en de kosten te betalen. In eerste instantie zullen de beschikbare gelden van de overledene worden aangewend om de kosten te betalen.
§ 7. Als de erfenis verworpen wordt door de erfgenamen, dient dit aangetoond te worden met een attest uit het register der akten van aanvaardingen en verzakingen aan nalatenschappen en gemeenschappen, gehouden ter griffie der rechtbank van eerste aanleg. Bij het ontbreken van dit attest zullen de kosten alsnog op de erfgenamen verhaald worden.
§ 8. Als de overledene geen beschikbare gelden heeft en de nabestaanden niet in staat zijn om de kosten te dragen of als, bij gebrek aan nabestaanden, niemand de regeling van de begrafenis of crematie opneemt, worden volgende stappen gevolgd :
• Het OCMW contacteert de begrafenisondernemer die door de overledene en/of nabestaanden werd aangeduid. Als er geen begrafenisondernemer is gekozen, zal het OCMW zelf een begrafenisondernemer contacteren.
• Het OCMW brengt de betrokken begrafenisondernemer per e-mail op de hoogte van dit reglement.
• De begrafenisondernemer maakt een offerte op van de onkosten en bezorgt deze aan het OCMW.
• Het OCMW bevestigt, na goedkeuring door de voorzitter van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst, de offerte via e-mail.
• Binnen de dertig dagen na de begrafenis/crematie maakt de begrafenisondernemer de factuur en het overlijdensattest over aan het OCMW.
• De factuur wordt na ontvangst gecontroleerd door het OCMW. Als de factuur overeenkomstig het reglement is, wordt ze ter goedkeuring voorgelegd aan het eerstvolgende Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst.
• Na goedkeuring wordt de factuur voor betaling overgemaakt aan de financiële dienst. De betaling gebeurt rechtstreeks aan de begrafenisondernemer.
• In geval van crematie, richt het OCMW een schrijven aan het crematorium met de melding dat het OCMW is tussengekomen in de betaling van de kosten en vraagt terugbetaling van de crematiekosten.
De tussenkomst
Artikel 4
§ 1. Volgende zaken kunnen deel uitmaken van de tussenkomst:
• overbrenging naar het mortuarium
• 1 bloemstuk ter waarde van 30 euro
• opbaring overledene
• lijkwade
• mortuariumkosten
• eenvoudige lijkkist of urne (goedkoopste model)
• formaliteiten
• drukwerk: maximaal 100 rouwbrieven + omslag en 100 rouwprentjes
• crematie (gebeurt in het crematorium Kortrijk)
• uitvaartdienst
• vervoerskosten naar uitvaartdienst
• onkosten gemeentelijke begraafplaats
• een (voorlopig) kruis / opschrift op het graf
§ 2. Volgende zaken worden niet ten laste genomen:
• maaltijden en koffietafels
• andere bloemen en kransen
• zangkoor
• rouwberichten in kranten
• grafsteen
• extra drukwerk
§ 3. De tussenkomst, inclusief BTW, bedraagt maximum:
• voor een traditionele begrafenis met uitvaartdienst: maximaal 1.800 euro
• voor een crematie (met attest van behoeftigheid) met uitvaartdienst: maximaal 2.000 euro
Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd (te koppelen aan de gezondheidsindex).
§ 4. Er wordt geen enkele andere uitbreiding voorzien door het OCMW Deerlijk, noch door de nabestaanden. Als er een uitbreiding van de begrafenis wordt gevraagd door de nabestaanden en dit zelfs op hun eigen kosten, dan zal dit door het OCMW worden beschouwd als een aanvaarding van de erfenis. Hierdoor zullen alle gedane kosten voor de begrafenis worden teruggevorderd van de betrokken nabestaanden.
Terugvordering
Artikel 5
Het OCMW zal alles in het werk stellen om het volledige bedrag van de verleende tussenkomst, terug te vorderen door:
• Het invorderen van de begrafenisvergoeding(en) die word(t)en verleend door de mutualiteiten en andere instanties (bijvoorbeeld verzekeringsmaatschappijen, sociale kassen,…).
• Het instellen van een vordering tot verhaal op roerende goederen (bijvoorbeeld kapitalen uitgekeerd op grond van een levensverzekering) en onroerende goederen, die behoren tot het actief van de nalatenschap.
• Te verhalen op de erfgenamen wanneer achteraf blijkt dat er toch roerende en/of onroerende goederen aanwezig zijn in de nalatenschap.
• Te verhalen op de onderhoudsplichtigen overeenkomstig artikel 98 § 2 van de organieke wet van 8 juli 1976.
Inwerkingtreding
Artikel 6
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2021.
Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
Bestelbonnen en te betalen bedragen - goedkeuring
Aanleiding en context
Deze goedkeuring kadert binnen de reguliere uitgavenprocedure.
Motivering
Het vast bureau is hoofdbudgethouder en dient de bestelbonnen goed te keuren vooraleer men de verbintenissen kan aangaan. De lijst met bestelbonnen bevindt zich in bijlage. Eveneens dient men de te betalen bedragen goed te keuren. De lijst met te betalen facturen kan men terugvinden in bijlage. De individuele facturen zijn altijd raadpleegbaar via het programma foxboek.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3° Decreet Lokaal Bestuur
• Andere: Organisatiebeheersysteem
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit de bestelbonnen op de goedkeuringslijst bestelbon O/2020/35 goed te keuren.
Artikel 2
Het vast bureau besluit de te betalen bedragen op de goedkeuringslijst aanrekening O/2020/86 goed te keuren.
Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
OCMW-raad van 26 november 2020 - agendapunten - verzoek agendering - goedkeuring
Aanleiding en context
De agenda van de OCMW-raad bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld.
Het vast bureau wordt gevraagd de agenda voor de komende OCMW-raad te overlopen.
Motivering
Het vast bureau overloopt de voorziene punten voor de OCMW-raad van 26 november 2020.
Er zijn geen adviezen nodig.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 77 Decreet Lokaal Bestuur
• Andere:
◦ Art. 19 en 74 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken om volgende punten te agenderen op de OCMW-raad van 26 november 2020:
OPENBARE ZITTING
1) Aanpassing meerjarenplan 1 - 2020-2025 - vaststelling - goedkeuring
De openbare zitting van de OCMW-raad wordt geschorst, om te hernemen voor het laatste punt van de openbare zitting van de gemeenteraad, namelijk 'Vragen gesteld door raadsleden'.
2) Raad voor maatschappelijk welzijn - 29 oktober 2020 - notulen en audiovisuele opname - goedkeuring
3) Tussenkomst in de begrafenis- en crematiekosten van een behoeftig persoon - reglement - goedkeuring
4) Kader interimarbeid - goedkeuring
5) Kader flex- en telewerk - goedkeuring
Zitting van Vast bureau van 12 NOVEMBER 2020
Aanpassing meerjarenplan 1 - 2020-2025 - finaal ontwerp - verzoek agendering gemeenteraad - goedkeuring
Aanleiding en context
Aan het vast bureau wordt gevraagd om het finaal ontwerp van de aanpassing meerjarenplan 1 - 2020-2025 goed te keuren zodat dit kan voorgelegd worden aan de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 november 2020.
Motivering
Het finaal ontwerp van de aanpassing meerjarenplan 1 - 2020-2025 bevindt zich in bijlage. Het vast bureau overloopt en bespreekt dit finaal ontwerp, zodat dit kan voorgelegd worden aan de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 november 2020 ter vastlegging.
De gemeenteraadscommissie financiën gaf op 10 november 2020 gunstig advies.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur
• Andere :
◦ Art. 171, § 4, 3° Decreet Lokaal Bestuur
◦ Art. 176, 1° Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit het finaal ontwerp van de aanpassing meerjarenplan 1 - 2020-2025 voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 november 2020.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.