Zitting van Vast bureau van 25 SEPTEMBER 2024

C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 18 september 2024 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 18 september 2024.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 18 september 2024 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 25 SEPTEMBER 2024

C.2. Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn - uitbreiding bestaande opdracht en verlenging - gunning - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd de uitbreiding van de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” met 2,5 dagen per week en de verlenging van de opdracht voor de maand december, goed te keuren.

Motivering

Gelet op het uitvallen van de coördinator sociale dienstverlening en welzijn en de afwezigheid van het hoofd burger en welzijn, wordt voorgesteld om de huidige opdracht voor de begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn, uit te breiden naar 5 dagen per week.  Verder wordt ook voorgesteld om de opdracht met 1 maand te verlengen, tot 31 december 2024.

Het vast bureau keurde in zitting van 27 maart 2024 het voorgestelde profiel voor de strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn van Poolstok goed. De opdracht werd toegewezen aan Poolstok, die voor de uitvoering van de opdracht via haar raamcontract beroep doet op Mondea bv, Jozef II straat 40 bus 1 te 1000 Brussel.  Het dagtarief bedraagt 1.081,00 euro excl. btw en incl. kosten.

De gemeenteraad besliste in zitting van 30 januari 2020 vennoot te worden van Poolstok. De gemeente oefent, samen met de andere vennoten van Poolstok, in-house-toezicht uit op Poolstok, waarbij aan al de voorwaarden zoals gesteld in art. 30, § 3 van de wet van 17 juni 2016 is voldaan.  Bijgevolg kan de gemeente, overeenkomstig art. 30, § 3 van de wet van 17 juni 2016, een opdracht plaatsen bij Poolstok zonder die wet toe te passen.

Het lokaal bestuur Deerlijk kan als vennoot van Poolstok beroep doen op de raamcontracten die Poolstok heeft afgesloten.

Poolstok beschikt over raamcontracten op basis waarvan zij een onderaannemer kan aanstellen die de nodige expertise en ervaring heeft om dergelijke opdrachten uit te voeren.

Poolstok werkt voor de uitvoering van projecten inzake organisatieontwikkeling, samen met externe organisaties waarmee een raamovereenkomst werd afgesloten op basis van een mededingingsprocedure met onderhandeling, gegund op 28 mei 2021 (overheidsopdracht voor het uitvoeren van diensten inzake organisatieontwikkeling (plstk-2020/6-oo).

Het vast bureau keurde in zitting van 22 mei 2024 de verlenging van de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” goed. De opdracht werd verlengd met 4 maanden en loopt tot en met november 2024. 

De kostprijs voor de uitbreiding, startend op 1 oktober, van de bestaande opdracht van 2,5 dagen per week naar 5 dagen per week bedraagt 24.322,50 euro excl. btw of 29.430,23 euro incl. btw.

De kostprijs voor de verlenging van de opdracht voor de maand december bedraagt 23.782,00 euro excl. btw of 28.776,22 euro incl. btw.

De totale kostprijs voor de uitbreiding en verlenging van de opdracht bedraagt 48.104,50 euro excl. btw of 58.206,45 euro incl. btw.

De deskundige aankoop, contracten & verzekeringen stelt voor om, rekening houdend met het voorgaande, de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn - uitbreiding bestaande opdracht en verlenging” te gunnen aan Mondea bv, Jozef II straat 40 bus 1 te 1000 Brussel tegen het nagerekende offertebedrag van 48.104,50 euro excl. btw of 58.206,45 euro incl. 21 % btw.

Juridische gronden

●   Algemene basisbevoegdheid: Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 84, § 3, 4° betreffende de bevoegdheden van het vast bureau.

●   Andere:

○        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

○        Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

○        Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

○        De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

○        De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 143.000,00 euro niet), en meer bepaald artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale.

○        Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

○        Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

○        Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

Krediet wordt voorzien bij de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de uitbreiding van de huidige opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” goed te keuren. 

De begeleiding en ondersteuning wordt uitgebreid van 2,5 dagen per week naar 5 dagen per week, startend op 1 oktober 2024 en dit tot en met 30 november 2024.

Artikel 2

Het vast bureau besluit de verlenging van de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” goed te keuren.  De opdracht wordt verlengd met 1 maand, startend op 1 december 2024 en dit tot en met 31 december 2024.

De begeleiding en ondersteuning bedraagt gedurende deze periode ook 5 dagen per week.

Artikel 3

De uitbreiding en verlenging van de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn ” wordt gegund aan Poolstok, die voor de uitvoering van de opdracht via haar raamcontract beroep zal doen op Mondea bv, Jozef II straat 40 bus 1 te 1000 Brussel, tegen het nagerekende offertebedrag van 48.104,50 euro excl. btw of 58.206,45 euro incl. 21 % btw.

De kostprijs per dag bedraagt 1.081,00 euro excl. btw en incl. kosten.

Artikel 4

De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2024, op jaarbudgetrekening 0900-00/61310000/OCMW/VB/IP-GEEN (actie GBB).

Bijkomend krediet wordt voorzien bij de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.