Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
Vast bureau - verslag van de zitting van 10 maart 2021 - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.
Motivering
Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 10 maart 2021.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 10 maart 2021 goed te keuren.
Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
Doorlichting verzekeringsportefeuille - kennisname doorlichting - verderzetting procedure - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen verslag van doorlichting van onze verzekeringsportefeuille door AON Belgium bvba en de verderzetting van de overheidsopdracht verzekeringen goed te keuren.
Motivering
Het vast bureau keurde in zitting van 24 juni 2020 de deelname met betrekking tot de doorlichting van de verzekeringsportefeuille, georganiseerd door stad Harelbeke, goed.
Het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke keurde in zitting van 14 juli 2020 het bestek, de gunningswijze en de raming met betrekking tot de doorlichting goed.
Het vast bureau keurde in zitting van 12 augustus 2020 het bestek, opgemaakt door stad Harelbeke, met betrekking tot doorlichting van de verzekeringsportefeuille van stad Harelbeke en de deelnemende entiteiten goed.
De opdracht werd door het college van burgemeester en schepenen van de stad Harelbeke
op 27 oktober 2020 gegund aan de enige inschrijver, zijnde AON Belgium bvba,
Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem, tegen het nagerekende offertebedrag van 7.900,00 euro
incl. BTW (0 % btw).
Het vast bureau nam in zitting van 12 november 2020 kennis van het besluit tot gunning door de stad Harelbeke.
1. Huidige stand van zaken
Alle polissen, met uitzondering van de personenverzekering van gemeente en OCMW Deerlijk en de aansprakelijkheidsverzekeringen van OCMW Deerlijk en de BA/LO- polissen van gemeente Deerlijk, werden vanaf 1 januari 2018 afgesloten voor een duurtijd van 1 jaar, met stilzwijgende verlenging van opeenvolgende periodes van 1 jaar, met een totale duurtijd van 4 jaar. Momenteel valt de eindvervaldag op 1 januari 2022.
De wetgeving overheidsopdrachten vereist dat verzekeringen om de 4 jaar aan concurrentie worden onderworpen (zie omzendbrief KB/ABB 2019/1 van 25.01.2019 betreffende de verplichte toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten bij verzekeringscontracten).
De verzekeringnemers behouden zich het recht voor de polissen op het einde van de verzekeringsperiode op te zeggen per aangetekend schrijven, mits inachtname van een opzegtermijn van 3 maanden.
De verzekeraars behouden zich het recht voor de polissen op het einde van de verzekeringsperiode op te zeggen per aangetekend schrijven, mits inachtname van een opzegtermijn van 6 maanden.
De toepasselijke hiërarchie van voorwaarden in de overheidsopdracht uit 2017 stelt dat in geval van tegenstrijdigheid tussen de bijzondere voorwaarden, de speciale voorwaarden en de algemene voorwaarden van de verzekeraars met de clausules van het bestek en de resultaten van de onderhandelingen, deze laatste zullen primeren. De bijzondere voorwaarden vullen de algemene voorwaarden aan. In het geval van een verschil in interpretatie tussen de bijzondere en algemene voorwaarden, zijn alleen de meest voordelige voorwaarden van toepassing voor de verzekeringsnemer.
Er is op vandaag bepaald dat er geen opzeg na schade toegepast mag worden door de verzekeraars.
De verzekeraars garandeerden ook de premievoet voor een periode van 4 jaar.
De polis arbeidsongevallen voor gemeente Deerlijk werd vanaf 1 januari 2014 afgesloten voor een duurtijd van 3 jaar, met opeenvolgende periodes van 3 jaar. Momenteel valt de eindvervaldag volgens de Bijzondere Voorwaarden op 1 januari 2023. Deze polis kan niet worden meegenomen in de verdere opdracht.
De polis arbeidsongevallen voor OCMW Deerlijk werd vanaf 1 januari 2019 afgesloten voor een duurtijd van 3 jaar en wordt stilzwijgend verlengd met opeenvolgende periodes van 3 jaar. Momenteel valt de eindvervaldag volgens de Bijzondere Voorwaarden op 1 januari 2022.
Alle polissen lichamelijke ongevallen werden afgesloten voor een duurtijd van 1 jaar, met stilzwijgende verlenging van opeenvolgende periodes van 1 jaar. Momenteel valt de eindvervaldag op 1 januari 2022.
De polis algemene burgerlijke aansprakelijkheid voor OCMW Deerlijk werd vanaf 1 januari 2014 volgens de algemene voorwaarden afgesloten voor een duurtijd van 3 jaar, met opeenvolgende periodes van 3 jaar. Momenteel valt de eindvervaldag op 1 januari 2023. De polis kan opgezegd worden daar het niet in de bijzondere voorwaarden is opgenomen, maar in de algemene voorwaarden.
De polis objectieve aansprakelijkheid voor OCMW Deerlijk werd vanaf 1 maart 1992 volgens de algemene voorwaarden afgesloten voor een duurtijd van 10 jaar, met opeenvolgende periodes van 10 jaar. Momenteel valt de eindvervaldag op 1 januari 2023. De polis kan opgezegd worden daar het niet in de bijzonder voorwaarden is opgenomen, maar in de algemene voorwaarden.
De polissen BA mandatarissen, schoolongevallen, BA & LO en BA Privéleven (OCMW Deerlijk) werden afgesloten voor een duurtijd van 1 jaar met opeenvolgende periodes van 1 jaar. Momenteel valt de eindvervaldag op 1 januari 2022, behalve voor de polis BA & LO van OCMW Deerlijk, waar de vervaldag werd bepaald op 1 september 2021. De polis kan opgezegd worden tegen 1 september 2022. De nieuwe polis zal ook pas vanaf dan in voege gaan. Hiervoor wordt een specifieke melding gemaakt in het lastenboek.
2. Opzeg
De polissen uit de aanbesteding van 2017 en de verzekeringen die niet in de aanbesteding uit 2017 werden meegenomen zijn zullen tijdig moeten worden opgezegd. Dit dient te gebeuren uiterlijk drie maand voor de vervaldag.
Tijdens het overleg van 15 februari 2021 deelde AON Belgium bvba mee dat het daartoe tijdig een model van opzegbrief en Excel met per maatschappij de op te zeggen polissen zal bezorgen. Het vast bureau neemt daarvan akte.
3. Schadestatistiek en loss ratio
De schadestatistiek geeft een beeld van de rendabiliteit van de verzekeringscontracten, uitgedrukt via de Loss Ratio.
Elke verzekeraar maakt jaarlijks de schadestatistieken op voor zijn klanten. Deze statistieken worden gebruikt om na te gaan of de resultaten van de individuele polissen niet te veel (negatief) afwijken van het gemiddelde resultaat van de verzekeraar. De contracten die te veel afwijken of die zwaar verlieslatend zijn komen in aanmerking voor sanering (lees: opzeg). Meestal gebeurt dit bij de eindvervaldag, maar het kan ook tegen de jaarlijkse vervaldag gebeuren.
De maatschappij zal echter vaak negatieve resultaten van bepaalde polissen combineren met de gunstige resultaten van de andere polissen binnen de portefeuille.
De interne schadestatistieken (met vermelding van de premies en de schadelast) mogen enkel in het kader van het auditrapport gebruikt worden en mogen niet gepubliceerd worden bij het lastenboek (daar gelden de externe statistieken zonder vermelding van de premies).
4. Conclusies auditrapport gemeente
4.1. Tak personenverzekering
De globale schadestatistiek over de laatste 5 jaar en 9 maanden is erg gunstig met een gemiddelde loss ratio van 10,71%. AON Belgium bvba is van mening dat de loss ratio erg gunstig is en een premiedaling te verwachten is.
Gezien de contractuele eindvervaldag van de polis is vastgesteld op 1 januari 2022 en mede omwille van de gunstige schadestatistiek, raadt AON Belgium bvba het OCMW aan om deze polis op te nemen in de overheidsopdracht.
De polis 'lichamelijke ongevallen' is schadevrij de afgelopen 5 jaar en 9 maanden.
4.2. Tak materiële schade
AON Belgium bvba is van mening dat de premievoeten, niettegenstaande reeds zeer laag, behouden kunnen blijven of mogelijkerwijze nog lichtjes kunnen verlaagd worden gezien de zeer gunstige schaderesultaten voor de verzekeraar.
4.3. Tak aansprakelijkheidsverzekeringen
AON Belgium bvba stelt vast dat de polissen een gunstig resultaat opleveren voor de verzekeraar.
Hieruit kan geconcludeerd worden dat de resultaten voor de aansprakelijkheidsverzekeringen gunstig zijn en er een premiedaling te verwachten is.
4.4. Tak autoverzekeringen
Zowel voor wat betreft het wagenpark als de omnium dienstverplaatsingen is de schadestatistiek gunstig.
AON Belgium bvba is van mening dat de premies verminderd kunnen worden gezien de gunstige schaderesultaten.
4.5. Hospitalisatieverzekering
Op vandaag zijn gemeente Deerlijk (inclusief OCMW en Gaverdomein vzw) verzekerd bij DVV. Deze polis werd afgesloten voor een duurtijd van 3 jaar vanaf 1 januari 2012, vervolgens wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd voor telkens een periode van 1 kalenderjaar. Momenteel valt de eindvervaldag op 1 januari 2022.
De GSD bezorgde op 1 februari 2021 een brief aan gemeente en OCMW waarin een nieuwe gezamenlijke overheidsopdracht wordt aangekondigd. Er moet worden beslist tegen 31 maart 2021. Wie als bestuur beslist mee te doen moet ook afnemen. Wie als bestuur tegen de aangehaalde datum niet heeft laten weten deel te nemen, kan niet meer deelnemen.
AON stelt voor om de huidige hospitalisatieverzekering stilzwijgend te laten verlengen.
5. Voorstel
In gevolg het overleg met AON Belgium bvba en het auditrapport wordt voorgesteld alle polissen, met uitzondering van de polis arbeidsongevallen voor de gemeente en de hospitalisatieverzekering, mee te nemen in de verderzetting van de overheidsopdracht verzekeringen.
Alle eventuele suggesties van verbetering van voorwaarden en bedingen blijkend uit het rapport van AON Belgium bvba, mogen in het op te maken bestek worden opgenomen.
Juridische gronden
Algemene basisbevoegdheid: Art 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van het verslag van doorlichting van de verzekeringsportefeuille van het OCMW door AON Belgium bvba.
Artikel 2
Het vast bureau sluit zich aan bij de bevindingen van de deskundige van AON Belgium bvba en beslist, gezien het evidente belang voor het OCMW, de overheidsopdracht verzekeringen in zijn geheel verder te zetten.
Artikel 3
In gevolg het overleg met AON Belgium bvba en het auditrapport worden alle polissen, met uitzondering van de polis arbeidsongevallen voor de gemeente en de hospitalisatieverzekering, meegenomen in de verderzetting van de overheidsopdracht verzekeringen.
Alle eventuele suggesties van verbetering van voorwaarden en bedingen blijkend uit het rapport van AON Belgium bvba, mogen in het op te maken bestek worden opgenomen.
Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
FIN - Dwangbevel - invordering terug te betalen steun SD - visum en uitvoerbaarverklaring - invorderingprocedure - Nr 2656 004 - goedkeuring
Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
FIN - Dwangbevel - invordering terug te betalen steun SD - visum en uitvoerbaarverklaring - invorderingprocedure - Nr 1746 001 - goedkeuring
Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
FIN - Dwangbevel - invordering terug te betalen steun SD - visum en uitvoerbaarverklaring - invorderingprocedure - Nr 3658 001 - goedkeuring
Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
FIN - Dwangbevel - invordering terug te betalen steun SD - visum en uitvoerbaarverklaring - invorderingprocedure - Nr 3839 001 - goedkeuring
Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
FIN - Dwangbevel - invordering terug te betalen steun SD - visum en uitvoerbaarverklaring - invorderingprocedure - Nr 3756 - goedkeuring
Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
FIN - Dwangbevel - invordering terug te betalen steun SD - visum en uitvoerbaarverklaring - invorderingprocedure - Nr 3653 001 - goedkeuring
Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
FIN - Dwangbevel - invordering terug te betalen steun/huurwaarborg SD - visum en uitvoerbaarverklaring - invorderingprocedure - Nr 3627 001 - goedkeuring
Zitting van Vast bureau van 17 MAART 2021
Bestelbonnen en te betalen bedragen - goedkeuring
Aanleiding en context
Deze goedkeuring kadert binnen de reguliere uitgavenprocedure.
Motivering
Het vast bureau is hoofdbudgethouder en dient de bestelbonnen goed te keuren vooraleer men de verbintenissen kan aangaan. De lijst met bestelbonnen bevindt zich in bijlage. Eveneens dient men de te betalen bedragen goed te keuren. De lijst met te betalen facturen kan men terugvinden in bijlage. De individuele facturen zijn altijd raadpleegbaar via het programma foxboek.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3° Decreet Lokaal Bestuur
• Andere: Organisatiebeheersysteem
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit de bestelbonnen op de goedkeuringslijst bestelbon O/2021/10 goed te keuren.
Artikel 2
Het vast bureau besluit de te betalen bedragen op de goedkeuringslijst aanrekening O/2021/21 goed te keuren.