Zitting van Vast bureau van 24 NOVEMBER 2021

C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 17 november 2021 - goedkeuring -

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 17 november 2021.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 17 november 2021 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 24 NOVEMBER 2021

C.2. Reglement inzake delegatie van bevoegdheden voor overheidsopdrachten  - goedkeuring -

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd akkoord te gaan met het reglement inzake delegatie van bevoegdheid in het kader van overheidsopdrachten.

Motivering

Aanleiding

1)      Bestelaanvragen

Op heden

•          maken diensten bestelaanvragen met betrekking tot hun materie,

•          keuren de betrokken clusterhoofden deze al dan niet goed,

•          maakt de financiële dienst er na controle bestelbonnen van,

•          keurt het schepencollege deze uiteindelijk formeel (al dan niet) goed.

Het goedkeuren van bestelbonnen betreft echter niet de grote beleidslijnen.

Daarnaast kunnen bestelbonnen slechts eenmaal per week goedgekeurd worden door het vast bureau. Dit kan de vlotte werking verstoren wanneer een bestelling snel moet gebeuren. Bovendien kunnen geen nieuwe bestelbonnen gemaakt worden of facturen goedgekeurd worden indien er een periode geen zittingen van het schepencollege of het vast bureau doorgaan.

Onze organisatie streeft er naar om verantwoordelijkheden bij de juiste mensen te leggen zodat het beleid meer ruimte heeft om beleid te voeren. Het invoeren van delegatie van bevoegdheden in het kader van overheidsopdrachten (hierna verkort: 'delegatie overheidsopdrachten') kan daartoe bijdragen. Tegelijk kan efficiënter gewerkt worden.

Versterken van het beleid is dus de rode draad doorheen de voorgestelde delegatie overheidsopdrachten voor gemeente en OCMW.

2)      Leidend ambtenaarschap

Een leidend ambtenaar is diegene die het toezicht en de controle doet op de werken / leveringen / diensten. Op heden worden meerwerken telkens ter goedkeuring voorgelegd aan het schepencollege of het vast bureau.

Ook hier wordt voorgesteld om te werken via de bestelbonprocedure zoals hieronder omschreven.

Wetgevend kader en voorstel

Het budgethouderschap als voorgedefinieerde decretale vorm werd geschrapt in het Decreet Lokaal Bestuur. Er werd immers gekozen om de specifieke vormen van delegatie, waarvan de delegatie omtrent overheidsopdrachten één is, te vervangen door een meer algemene regeling die het mogelijk maakt om bepaalde taken te delegeren naar of de uitvoering ervan toe te vertrouwen aan bepaalde personeelsleden. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur om daarover zelf de nodige regels op te nemen in hun organisatiebeheerssysteem.

Het Decreet Lokaal Bestuur stelt in de artikelen 57 en 85 dat het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau bevoegdheden kunnen delegeren naar de algemeen directeur. De algemeen directeur kan deze bevoegdheid verder delegeren naar andere personeelsleden van de gemeente of het OCMW.

Een vlot bestuur vereist dat het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau bepaalde bevoegdheden toevertrouwt aan de algemeen directeur, mits de nodige rapportering over het gebruik van deze bevoegdheden naar het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau toe te voorzien.

In deze optiek wordt voorgesteld de delegatie in het kader van overheidsopdrachten in te voeren, onder volgende cumulatieve voorwaarden:

•          het betreft bestelaanvragen tot 8.500 euro exclusief BTW (exploitatie en investering)

•          voor werken / leveringen / diensten

•          voor de materie met betrekking tot het domein van het betreffende personeelslid.

Voor wat betreft meerwerken moet de wijziging in waarde kleiner zijn dan 10 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht bij leveringen en diensten en 15 % bij werken. Bij opeenvolgende wijzigingen moet rekening gehouden worden met de netto-cumulatieve waarden (min- en meerwerken) van de opeenvolgende wijzigingen.

Een wijziging mag de algemene aard van de opdracht niet veranderen.

Deze delegatie gebeurt door het schepencollege en door het vast bureau naar de algemeen directeur.

De delegatie omvat ook de bevoegdheid om documenten, zoals contracten, en briefwisseling te ondertekenen die verband houden met de gedelegeerde bevoegdheden, en de betaling van de facturen goed te keuren.

Alle rechten en plichten verbonden aan deze delegatie worden samengevat in deze beslissing die als afsprakennota geldt.

Er wordt voorgesteld aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau de hierboven omschreven delegaties in het kader van overheidsopdrachten te delegeren naar de algemeen directeur.

De algemeen directeur kan bepaalde bevoegdheden delegeren aan andere personeelsleden conform artikel 57 en 85 van het Decreet Lokaal Bestuur. De delegatie van taken moet opgenomen worden in het organisatiebeheerssysteem.

De algemeen directeur regelt deze delegatie via een besluit van de algemeen directeur. Bij het besluit van de algemeen directeur wordt huidig reglement gevoegd.

Rapportering

Eenmaal per maand mailt de financiële dienst de dagelijkse goedkeuringslijst door naar de schepen van financiën.

Eenmaal per kwartaal agendeert de financiële dienst een overzichtslijst via een rapport op het vast bureau.

Een jaarlijks rapport met algemene conclusies wordt opgenomen in de jaarlijkse rapportering omtrent organisatiebeheersing.

Clusterhoofden kunnen steeds een steekproefsgewijze controle doen.

Het managementteam geeft hieromtrent positief advies.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3) Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere: Art. 85, 218 en 220 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau gaat akkoord met onderstaand reglement inzake delegatie van bevoegdheid in het kader van overheidsopdrachten:

DELEGATIE OVERHEIDSOPDRACHTEN

Er wordt een delegatie inzake overheidsopdrachten naar de algemeen directeur ingevoerd voor het aanmaken van bestelaanvragen, onder volgende cumulatieve voorwaarden:

het betreft bestelaanvragen tot 8.500 euro exclusief BTW (exploitatie en investering)

voor werken / leveringen / diensten

voor de materie met betrekking tot het domein van het betreffende personeelslid.

Voor wat betreft meerwerken moet de wijziging in waarde kleiner zijn dan 10 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht bij leveringen en diensten en 15 % bij werken. Bij opeenvolgende wijzigingen moet rekening gehouden worden met de netto-cumulatieve waarden (min- en meerwerken) van de opeenvolgende wijzigingen.

Een wijziging mag de algemene aard van de opdracht niet veranderen

De delegatie omvat ook de bevoegdheid om documenten, zoals contracten, en briefwisseling te ondertekenen die verband houden met de gedelegeerde bevoegdheden.

De algemeen directeur kan bepaalde bevoegdheden delegeren aan andere personeelsleden conform artikel 85 van het Decreet Lokaal Bestuur. De delegatie van taken moet opgenomen worden in het organisatiebeheerssysteem.

De algemeen directeur regelt deze delegatie via een besluit van de algemeen directeur. Bij het besluit van de algemeen directeur wordt huidig reglement gevoegd, dat geldt als afsprakennota, waarin de minimale rechten en plichten verbonden aan de delegatie zijn omschreven. De algemeen directeur kan in zijn besluit bijkomende afspraken vastleggen.

Rapportering

Eenmaal per maand mailt de financiële dienst de dagelijkse goedkeuringslijst door naar de schepen van financiën.

Eenmaal per kwartaal agendeert de financiële dienst een overzichtslijst via een rapport op het vast bureau.

Een jaarlijks rapport met algemene conclusies wordt opgenomen in de jaarlijkse rapportering omtrent organisatiebeheersing.

Artikel 3

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2022.

Zitting van Vast bureau van 24 NOVEMBER 2021

C.3. Bestelbonnen en te betalen bedragen - goedkeuring -

Aanleiding en context

Deze goedkeuring kadert binnen de reguliere uitgavenprocedure.

Motivering

Het vast bureau is hoofdbudgethouder en dient de bestelbonnen goed te keuren vooraleer men de verbintenissen kan aangaan. De lijst met bestelbonnen bevindt zich in bijlage. Eveneens dient men de te betalen bedragen goed te keuren. De lijst met te betalen facturen kan men terugvinden in bijlage. De individuele facturen zijn altijd raadpleegbaar via het programma foxboek.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3° Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere: Organisatiebeheerssysteem

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de bestelbonnen op de goedkeuringslijst bestelbon O/2021/31 goed te keuren.

Artikel 2

Het vast bureau besluit de te betalen bedragen op de goedkeuringslijst aanrekening O/2021/72 goed te keuren.