Zitting van Vast bureau van 29 NOVEMBER 2023

C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 22 november 2023 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 22 november 2023.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 22 november 2023 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 29 NOVEMBER 2023

C.2. W13 - verwerkingsovereenkomst - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd de nieuwe verwerkingsovereenkomst met W13 goed te keuren.

Motivering

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. In de volledige Europese Unie geldt dezelfde privacywetgeving onder de internationale naam GDPR. Dit gaat over Europese regelgeving om databeveiliging te versterken en te uniformiseren.

Sindsdien moeten zowel W13 alsook de lokale besturen kunnen aantonen welke persoonsgegevens zij verzamelen en hoe deze data worden gebruikt en beveiligd. W13 zette reeds stappen in functie van deze wetgeving. Daarnaast dient er ook een verwerkingsovereenkomst afgesloten te worden met de deelgenoten van W13.

Op 12 oktober 2022 werd een eerste algemene verwerkingsovereenkomst goedgekeurd door het vast bureau en vervolgens overgemaakt aan W13.

Een aantal lokale besturen verkozen echter dat de overeenkomst van de VVSG zou worden gebruikt en kort daarna vertrok de toenmalige DPO van W13, waardoor het dossier niet verder gefinaliseerd kon worden.

Ondertussen stelde W13 een nieuwe DPO aan. Op 6 oktober 2023 vroeg W13 de nieuwe algemene verwerkingsovereenkomst (in bijlage), opgesteld volgens de richtlijnen van de VVSG en in samenspraak met de nieuwe DPO, opnieuw goed te keuren en over te maken aan W13.

Deze nieuwe verwerkingsovereenkomst met W13 werd voorgelegd aan de DPO van het lokaal bestuur Deerlijk en deze gaf gunstig advies (compliancegraad: 95 % - document kan ondertekend worden).

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid: Art. 84 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de nieuwe verwerkingsovereenkomst met W13 goed te keuren.

Artikel 2

Een ondertekend exemplaar van de verwerkingsovereenkomst wordt digitaal verzonden aan W13 (axel.vandenheede@welzijn13.be).

Zitting van Vast bureau van 29 NOVEMBER 2023

C.3. Maatschappelijk werker - ontslagname - kennisname

Zitting van Vast bureau van 29 NOVEMBER 2023

D.1. Karweidienst - toekomstige werking - goedkeuring

Aanleiding en context

Aan het vast bureau wordt gevraagd om de toekomstige werking van de karweidienst goed te keuren.

Aan het vast bureau wordt gevraagd de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met vzw Poerderie te agenderen op de eerstvolgende OCMW-raad.

Aan het vast bureau wordt gevraagd de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken de goedkeuring van het tariefreglement klusdienst te agenderen op de eerstvolgende OCMW-raad.

Motivering

Sinds geruime tijd beschikt het OCMW Deerlijk binnen haar thuiszorgdienstverlening over een karweidienst. Op 1 december 2023 gaat de laatste karweiman met pensioen en met het oog daarop werd de toekomstige werking van de dienstverlening voorbereid. Door impact en prioriteit van de dagelijkse werking en andere dossiers, kon dit dossier niet eerder worden voorgelegd.

1. Situatieschets

De karweidienst van het OCMW Deerlijk staat in voor het uitvoeren van kleine karweien in en rond de woning.

De karweidienst van OCMW Deerlijk bestaat op basis van het huidige organogram uit twee voltijds equivalent karweimannen (D1-D3). Door ernstige ziekte en overlijden van één van beide karweimannen was sinds eind 2020 nog één medewerker binnen de karweidienst aan de slag. Deze karweiman was door ziekte van eind juni 2023 tot eind september 2023 afwezig en gaat op 1 december 2023 met pensioen.

Volgende gegevens rond de werking van de karweidienst zijn relevant:

●        Overzicht aantal extern gepresteerde / gefactureerde uren + aantal klanten

●        Vergelijking inkomsten en uitgaven (jaarrekening):

Naar aanleiding van de pensionering van de medewerker die instaat voor de karweidienst en rekening houdend met voormelde cijfers, werd nagedacht over de toekomstige werking van de dienstverlening.

Hierbij stelden we vast dat de OCMW's in de regio in de praktijk de uitrol van een karweidienst voor hoofdzakelijk externe, maar ook interne taken niet meer in eigen beheer en met eigen personeel doen, maar hiervoor samenwerken met sociale economie-initiatieven (thans: Aanvullend Lokaal Dienstenaanbod, voorheen Lokale DienstenEconomie (LDE)). Via dergelijke samenwerking worden kansen tot opleiding en tewerkstelling geboden aan mensen met een afstand tot de reguliere arbeidsmarkt. Bovendien hebben dergelijke initiatieven ook de expertise en de middelen voor de taakinhoud in huis.

2. Samenwerking met vzw Poerderie

Concreet voor Deerlijk werd contact opgenomen met vzw Poerderie. vzw Poerderie is in het voorjaar 2023 ontstaan door de samensmelting van vzw 't Alternatief en vzw Effect en  is de enige aanbieder voor aanvullende dienstverlening in Zuid-West-Vlaanderen. Vanuit vzw Poerderie werd dan ook een samenwerkingsovereenkomst overgemaakt (zie bijlage), die ter goedkeuring aan de OCMW-raad dient te worden voorgelegd.

De samenwerkingsovereenkomst omvat twee luiken: enerzijds het binnen het kader van het individueel maatwerk uitvoeren van klusjes en taken ten behoeve van kwetsbare inwoners van Deerlijk, anderzijds taken in opdracht van het lokaal bestuur zelf.

Qua tarifering wordt voor het sociaal en extra sociaal tarief, aan het lokaal bestuur een opleg tot het uurtarief van 29,48 euro gefactureerd. Voor opdrachten in opdracht van het lokaal bestuur wordt het standaardtarief van 29,48 euro aangerekend. De samenwerkingsovereenkomst is niet gevat door BTW.

3. Retributie

In het kader van de gewijzigde werking en de af te sluiten samenwerking met vzw Poerderie dient ook de retributie aangepast te worden.

In zitting van 14 december 2022 besliste het vast bureau tot principiële goedkeuring van volgende basis voor het bepalen/berekenen van de tariefschalen voor de karweidienst:

●        normaal tarief;

●        tarief op basis van recht op verhoogde tegemoetkoming;

●        tarief op basis van inkomensgarantie voor ouderen (IGO) of leefloon.

Binnen de regio W13 is ook de oefening lopende om de gehanteerde categorieën en tarieven op elkaar af te stemmen. Voormelde basisopdeling ligt al in die lijn en ook qua tarieven is een duidelijke lijn zichtbaar. Vandaar wordt volgende tariefbepaling per uur in dit kader voorgesteld:

●        normaal tarief: 31 euro (= particulier tarief);

●        tarief op basis van recht op verhoogde tegemoetkoming: 20 euro (= sociaal tarief);

●        tarief op basis van inkomensgarantie voor ouderen (IGO) of leefloon: 10 euro (= extra sociaal tarief).

Dit komt bijgevolg neer op volgende opleg per uur door het lokaal bestuur:

●        tarief op basis van recht op verhoogde tegemoetkoming: 9,48 euro;

●        tarief op basis van inkomensgarantie voor ouderen (IGO) of leefloon: 19,48 euro.

De doelgroep voor de dienstverlening zijn kwetsbare inwoners van Deerlijk, zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst, meer bepaald:

●        60-plussers die voor specifieke taken niet of onvoldoende kunnen terugvallen op een sociaal netwerk;

●        personen met een beperking;

●        personen die door ziekte of lichamelijke ongeschiktheid definitief of tijdelijk niet meer kunnen instaan voor het uitvoeren van taken;

●        cliënten Sociaal Huis (sociale dienst en zorg).

Voor mensen jonger dan 60 jaar is een goedkeuring van het bijzonder comité voor de sociale dienst vereist.

4. Technisch ondersteuner

Door de samenwerking met vzw Poerderie zal de uitvoering van klussen bij externe gebruikers, vanaf de start daarvan, door medewerkers van vzw Poerderie gebeuren en niet langer door medewerkers van het lokaal bestuur.

Echter nam/neemt de karweidienst ook heel wat interne taken voor zijn rekening:

●        (groen)onderhoud doorgangswoningen, crisiswoningen en LOI;

●        ophalen levensmiddelen voor en onderhoud van locatie voedselverdeelpunt;

●        ophalen warmhoudkasten buur(t)tafel en terugbezorgen aan WZC;

●        facilitair-logistieke taken Sociaal Huis;

●        facilitair-logistieke taken Kind en Gezin.

Dit is een menging van zowel facilitytaken als taken eigen aan specifieke werkingen binnen de cluster.

Ook voor deze taken dient een oplossing voorhanden te zijn. Vandaar wordt voorgesteld om binnen de werking van de cluster Burger en Welzijn een halftijds technisch ondersteuner te voorzien die, in nauwe samenwerking met de coördinator facility en de uitvoerende technische dienst van de cluster ruimte, voormelde taken opneemt. Op langere termijn kan dan een verdere integratie van deze functie binnen de ploeg facility van de uitvoerende technische dienst worden uitgewerkt, afhankelijk van de verhouding facilitaire - werkingspecifieke taken.

In afwachting van de invulling van deze functie worden bepaalde taken thans niet of tijdelijk door andere collega's of vrijwilligers opgenomen. Ook bij vzw Poerderie werd gepolst of zij hierin tijdelijk ondersteuning kunnen bieden, wat tot de mogelijkheden behoort.

Advies

Deze beslissing werd afgetoetst met de algemeen directeur, de financieel directeur, het clusterhoofd ruimte en het clusterhoofd interne zaken.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft positieve financiële gevolgen, in die zin dat er een beperktere uitgave zal zijn.

De voltijdse tewerkstelling van twee eigen karweimannen, zoals voorzien in het huidige organogram, wordt geraamd op 110.000 euro. Thans wordt de uitgavekost nog op 28.250 euro geraamd, wat een verminderde uitgave van bijna 82.000 euro betekent.

Wanneer op basis van de prestaties in 2022 de kosten voor een samenwerking met de Poerderie voor externe taken worden gesimuleerd, komt dit op ruim 750 euro. Evenwel werden door de beperkte bezetting en interne taken ook heel wat mensen niet door de karweidienst geholpen, maar zelfs bij een verdrievoudiging, gaat het nog steeds maar om het beperkte bedrag van 2.250 euro voor een dienstverlening, waar kwetsbare mensen die dit zelf niet (meer) kunnen en waarvoor op de private markt niet altijd oplossingen zijn, sterk mee gebaat zijn. Binnen het voorziene budget, dat bij de bespreking aanpassing AMJP op basis van onvolledige informatie en naar analogie met een omliggend bestuur werd geraamd, is er daarnaast nog ruimte om taken van het lokale bestuur te laten opnemen.

Daarnaast heeft ook de aanwerving van een halftijds technisch ondersteuner een financiële impact.

Samenwerking vzw Poerderie:

Aanwerving halftijds technisch ondersteuner:

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de toekomstige werking, zoals toegelicht in voormelde motivering, met inbegrip van de aanstelling van een halftijdse technisch ondersteuner, principieel goed te keuren en akkoord te gaan met de verdere uitwerking hiervan.

Artikel 2

Het vast bureau besluit de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met vzw Poerderie te agenderen op de eerstvolgende OCMW-raad.

Artikel 3

Het vast bureau besluit de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken de goedkeuring van het tariefreglement klusdienst te agenderen op de eerstvolgende OCMW-raad.