Zitting van Vast bureau van 14 MEI 2025

C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 7 mei 2025 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 7 mei 2025.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 7 mei 2025 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 14 MEI 2025

C.2. Rapport organisatiebeheersing 2024 - kennisname + verzoek agendering OCMW-raad - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2024.

Daarnaast wordt het vast bureau gevraagd de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken dit punt te agenderen op de OCMW-raad van 12 juni 2025.

Motivering

Voor het Decreet Lokaal Bestuur is organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1°de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;

2° wetgeving en procedures naleeft;

3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Onze organisatie wil haar doelstellingen op een zo kwaliteitsvolle, efficiënte en effectieve manier nastreven. Daarom werd een kader omtrent organisatiebeheersing goedgekeurd tijdens de gemeente- en OCMW-raadszitting van respectievelijk 13 juli 2017 en 3 juli 2017.

Het kader werd aangepast tijdens de gemeente- en OCMW-raad van 19 december 2019.

Het opmaken en laten goedkeuren van dergelijk kader is bovendien verplicht volgens artikel 219, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur.

Ons kader bepaalt dat we werken volgens de PDCA-cyclus:

●        In de plan-fase brengen we in kaart aan welke aspecten van onze organisatie we willen werken. Dit doen we aan de hand van een zelfevaluatie waarbij we onze risico’s in kaart brengen en de daaraan gekoppelde verbeteracties vastleggen. Dit kan geïntegreerd worden in het meerjarenplan.

●        Op het moment dat de plannen effectief worden uitgevoerd, bevindt onze organisatie zich in de do-fase. De verbeterprojecten worden gerealiseerd.

●        De check-fase is de fase waarin door monitoring, evaluatie en rapportering de stand van zaken wordt opgemaakt. In die fase wordt nagezien wat is verwezenlijkt en waar we het plan moeten bijsturen.

●        Het is mogelijk dat naar aanleiding van deze ‘check’ een bijsturing van het plan noodzakelijk is. De actfase zorgt voor deze bijsturing.

In bijlage zit een schema met de opvolging van de huidige acties. Met deze opvolging zitten we in de check-fase.

Naast het opvolgen van acties, werden in 2024 verdere voorbereidingen getroffen ter voorbereiding van het nieuwe meerjarenplan, de plan-fase.

Er gebeurde een interne omgevingsanalyse (zelfevaluatie) met volgende aanpak:

●        Medewerkers over de hele organisatie kregen een opfrissing over wat organisatiebeheersing betekent.

●        Er kwamen 10 werkgroepjes samen rond elk thema uit de 'leidraad organisatiebeheersing', opgemaakt door Audit Vlaanderen. Medewerkers over alle clusters van de organisatie namen deel. Volgende 10 thema's kwamen aan bod:

○        Doelstellingen, proces- en risicomanagement

○        Belanghebbendenmanagement

○        Monitoring

○        Organisatiestructuur

○        Personeelsbeleid

○        Organisatiecultuur

○        Informatie en communicatie

○        Financieel management

○        Facilitaire middelen

○        ICT

●        Per thema werden de mogelijke risico's overlopen waar lokale besturen tegenaan kunnen lopen. Deze risico's werden ingeschat voor onze organisatie.

In de loop van 2025 komen dezelfde werkgroepjes opnieuw samen om de mogelijke risico's in te schatten en te prioritiseren (grootte risico x de kans dat het zich voordoet). Na het prioritiseren van de risico's zullen acties geformuleerd worden met een bijhorende timing en trekker, net zoals bij de overige acties in het meerjarenplan.

De opvolging van deze acties zal voor het eerst geïntegreerd worden in de evaluatiecyclus van het meerjarenplan zodat dit samen kan gebeuren met de opvolging van de acties die geformuleerd werden op basis van (onder andere) de externe omgevingsanalyse (beleidsinsteek).

Vermeldenswaardig in het kader van organisatiebeheersing is tenslotte dat er in 2024 een werkgroep rond processen werd opgestart. Deze werkgroep komt maandelijks samen en deed tot nu toe volgende zaken:

●        verkennen van de aanpak van processen in andere organisaties, waaronder lokaal bestuur Zwevegem en Ubuntu;

●        het volgen van een opleiding 'Visio', een programma waarin je processen overzichtelijk kan oplijsten en uitwerken;

●        oefenen met enkele reeds bestaande processen in de organisatie.

In 2025 zal het management de bestaande processen inventariseren en prioritiseren, rekening houdend met het resultaat van de zelfevaluatie rond organisatiebeheersing en de beslissingen die gemaakt worden voor het nieuwe meerjarenplan in het algemeen. Het is de bedoeling dat er beslist wordt welke processen de komende jaren eerst moeten uitgewerkt worden door de 'werkgroep processen'.

Artikel 219, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.

Het rapport organisatiebeheersing 2024 werd besproken door het managementteam op 7 mei 2025 en werd positief geadviseerd.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 219, tweede lid Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere

○        Art. 217-220 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2024.

Artikel 2

Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de OCMW-raad dit punt te agenderen op de gemeenteraad van 12 juni 2025.

Zitting van Vast bureau van 14 MEI 2025

C.3. Deskundige maatschappelijk werk (B1-B3) - datum indiensttreding - kennisname

Zitting van Vast bureau van 14 MEI 2025

C.4. EthiasCo cvba - gewone algemene vergadering - 12 juni 2025 - goedkeuring

Aanleiding en context

EthiasCo bv nodigt het OCMW uit voor hun gewone jaarlijkse algemene vergadering die plaatsvindt, in digitale vorm, op donderdag 12 juni 2025 om 10.00 uur.

Motivering

Het OCMW is lid van EthiasCo bv met 1 aandeel, gelijk aan één stem, en wordt bijgevolg, bij schrijven van 23 april 2025, uitgenodigd tot het stemmen op afstand, aangaande volgende punten van de gewone algemene vergadering:

1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2024
2. Goedkeuring van de jaarrekening op 31 december 2024 en bestemming van het resultaat (inclusief de toekenning van het dividend);
3. Kwijting aan de bestuurders;
4. Kwijting aan de commissaris;
5. Statutaire benoemingen - Client Board;

In de OCMW-raadszitting van 27 februari 2025 werd de heer Yves Vande Wiele aangesteld als effectief vertegenwoordiger in de algemene vergaderingen van EthiasCo bv voor de legislatuur 2025-2030.

Financieel directeur Arne Desmet is aangeduid als administratief beheerder voor de algemene vergaderingen van EthiasCo bv.

In voormelde uitnodiging tot de algemene vergadering, werd de administratief beheerder gevraagd om vóór 23 mei 2025 het profiel van de vertegenwoordiger op de algemene vergadering, te verifiëren op het digitale platform https://ethiasco.spreds.pro/.

Vanaf 26 mei 2025 zullen de vertegenwoordigers alle praktische instructies ontvangen om te stemmen, ofwel vooraf tussen 26 mei 2025 en 11 juni 2025, ofwel tijdens de algemene vergadering op 12 juni 2025 om 10.00 uur.

De financieel directeur heeft hieromtrent geen opmerkingen om reden dat er geen financiële link is.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de agenda goed te keuren en verzoekt de heer Yves Vande Wiele zijn stemgedrag af te stemmen op de beslissing genomen in onderhavig besluit en als dusdanig de op de agenda geplaatste punten waarvoor een beslissing moet genomen worden, goed te keuren aan de hand van de hem overgemaakte identificatie- en toegangscode tot het onlineplatform van EthasCo bv.

Zitting van Vast bureau van 14 MEI 2025

C.5. Crisiswoning - Lisstraat 13 - offerte TV- en internetaansluiting - goedkeuring

Dit punt werd uitgesteld naar een volgende zitting.