Zitting van Vast bureau van 20 FEBRUARI 2019

Vast bureau - verslag van de zitting van 13 februari 2019 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 13 februari 2019.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 13 februari 2019 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 20 FEBRUARI 2019

Woonwijs - samenwerkingsovereenkomst - aanpassing - verzoek tot agendering - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn te verzoeken de aanpassing van de ‘Samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht betreffende de oprichting van de Interlokale Vereniging Wonen Deerlijk-Harelbeke-Kuurne-Lendelede' te agenderen op de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn.

Motivering

De raad voor maatschappelijk welzijn besliste op 10 mei 2010 tot de oprichting en goedkeuring van de overeenkomst met statutaire draagkracht betreffende de interlokale vereniging wonen Deerlijk, Harelbeke, Kuurne en Lendelede.

De samenwerkingsovereenkomst werd opgemaakt voor onbepaalde duur en ondertekend door 8 deelnemers aan de interlokale vereniging: de gemeentebesturen en OCMW’s van Deerlijk, Harelbeke, Kuurne en Lendelede.

In de samenwerkingsovereenkomst is ondermeer de samenstelling van de stuurgroep als volgt opgenomen:

•          Een lid van het college van burgemeester en schepenen van elke deelnemende gemeente, bij voorkeur bevoegd voor wonen, huisvesting, ruimtelijke ordening of welzijn.

•          De OCMW-voorzitter van elk deelnemend OCMW.

•          1 vertegenwoordiger van de provincie West-Vlaanderen.

Door de inwerkingtreding van het ‘Decreet Lokaal Bestuur’(DLB) bestaat ‘OCMW-voorzitter’ sinds 1 januari 2019 niet langer als rechtsfiguur waardoor de rechtstreekse vertegenwoordiging van het ‘OCMW’ in de stuurgroep wegvalt.

Om een verdere vertegenwoordiging van het OCMW mogelijk te maken werd geopteerd om de samenwerkingsovereenkomst opnieuw aan te passen. Hierdoor kan een lid van het vast bureau van elk deelnemend OCMW (bij voorkeur bevoegd voor welzijn of sociale zaken) het OCMW in de stuurgroep vertegenwoordigen. Bijkomende voorwaarde is dat het lid van het vast bureau niet hetzelfde mag zijn als het lid van het college van burgemeester en schepenen.

De samenwerkingsovereenkomst dient bijgevolg voor wat betreft de samenstelling van de stuurgroep als volgt gewijzigd te worden: De zinsnede ‘de OCMW-voorzitter van elk deelnemend OCMW’ wordt vervangen door ‘Een lid van het vast bureau van elk deelnemend OCMW bij voorkeur bevoegd voor welzijn of sociale zaken. Het lid van het vast bureau mag niet hetzelfde zijn als het lid van het college van burgemeester en schepenen’.

Aangezien de samenwerkingsovereenkomst aangepast wordt, zal van de gelegenheid gebruik gemaakt worden om ook volgende aanpassingen door te voeren, naar aanleiding van de inwerkingtreding van het ‘Decreet Lokaal Bestuur’:

•          de term ‘secretaris’ dient vervangen te worden door de term ‘Algemeen directeur’.

•          bij de term 'stuurgroep' zal verduidelijkt worden dat deze hetzelfde is als het beheerscomité zoals beschreven in het Decreet Lokaal Bestuur.

•          de verwijzingen naar het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking gezien het decreet van 6 juli 2001 werd opgeheven bij en opgenomen in het Decreet Lokaal Bestuur.

De aanpassingen worden aan de raad voor maatschappelijk welzijn ter goedkeuring voorgelegd. Omwille van de leesbaarheid wordt, met behoud van de niet te vervangen bepalingen van de overeenkomst, de overeenkomst integraal opnieuw ter goedkeuring voorgelegd.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          Besluit van de Vlaamse Regering over het Lokaal Woonbeleid van 16 november 2018 houdende de subsidiëring van intergemeentelijke projecten ter ondersteuning van het lokaal woonbeleid

◦          Samenwerkingsovereenkomst Woonwijs van 11 mei 2010 en 1 oktober 2017

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn de aanpassing van de 'Samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht betreffende de oprichting van de Interlokale Vereniging Wonen Deerlijk-Harelbeke-Kuurne-Lendelede' te agenderen op de raad van maatschappelijk welzijn van 28 februari 2019.

Zitting van Vast bureau van 20 FEBRUARI 2019

Wonen - verlenging noodopvang - goedkeuring

Zitting van Vast bureau van 20 FEBRUARI 2019

Levering van warme maaltijden in het kader van huis-aan-huisbedeling en het Mobiel Lokaal Dienstencentrum - 2019-2020-2021-2022 - aanpassing bestek - kennisname

Aanleiding en context

Het bestek voor de levering van warme maaltijden in het kader van de huis-aan-huisbedeling en het Mobiel Lokaal Dienstencentrum - 2019-2020-2021-2022 werd aangepast.  Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van deze wijzigingen.

Motivering

Het vast bureau keurde in zitting van 13 februari 2019 de agendering van het dossier "levering van warme maaltijden in het kader van huis-aan-huisbedeling en het Mobiel Lokaal Dienstencentrum - 2019-2020-2021-2022" voor de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 februari 2019 goed.

In het bestek werd de weging van de gunningscriteria en het proefpannel gewijzigd.

Het aangepaste bestek is terug te vinden in bijlage.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau neemt kennis van het aangepaste bestek.

Zitting van Vast bureau van 20 FEBRUARI 2019

Financieel deskundige - samenstelling selectiecommissie - goedkeuring

Zitting van Vast bureau van 20 FEBRUARI 2019

Huurovereenkomst - Wiekeplein 5 - vervroegde beëindiging - goedkeuring

Zitting van Vast bureau van 20 FEBRUARI 2019

Sociaal Huis - opzet van een gestructureerde vrijwilligerswerking - goedkeuring

Aanleiding en context

Aan het vast bureau wordt gevraagd het voorstel van de interne werking en organisatie van de vrijwilligerswerking goed te keuren.

Motivering

Binnen het OCMW wordt ervoor gekozen om tot een meer centrale werking en organisatie van de vrijwilligerswerking te komen.

Waar voorheen de visie, het onthaal, de vorming, enz. concreet werden ingevuld binnen de betrokken diensten, wil men nu meer inzetten op een uniform kader, werking en inzet van de vrijwilligers.

Een ééngemaakte werking en organisatie zal de betekenis van het vrijwilligerswerk, het opzet en de plaats binnen het lokale bestuur verduidelijken. Dergelijke duidelijkheid werkt verhelderend, zowel voor het personeel en het bestuur als voor de vrijwilligers en burgers. Daarnaast maakt duidelijkheid over de rol en taken van vrijwilligers een meer gerichte en betere werving van vrijwilligers mogelijk. Tevens vermindert het de kans op conflicten tussen bijvoorbeeld bestuur, betaalde krachten en vrijwilligers, en zorgt het bijgevolg voor prettige werkomstandigheden.

Tevens is het wenselijk om in het kader van de verdere uitbouw van de vrijwilligerswerking, een dossier tot aanvraag van erkenning en subsidiëring in te dienen, gericht op een verdere verankering van de vrijwilligerswerking in het lokaal bestuur.

De afdeling Welzijn en Samenleving staat in voor de erkenning en subsidiëring van autonome vrijwilligersorganisaties. Dit zijn organisaties wiens hoofddoelstelling de organisatie van vrijwilligerswerk is. Organisaties die een aanvraag willen doen om erkend te worden in het kader van autonoom vrijwilligerswerk, moeten daarvoor een aanvraagdossier indienen.

Het jaarlijks forfaitair subsidiebedrag wordt bepaald op basis van:

•          het beschikbare begrotingskrediet;

•          het aantal organisaties dat voor een subsidie in aanmerking komt;

•          de subsidiecategorie (aantal ingezette vrijwilligers met ondertekende afsprakennota).

Bedrag per vrijwilliger:

•          1 t/m 50 vrijwilligers: 30 euro;

•          51 t/m 100 vrijwilligers: 29 euro;

•          101 t/m 200 vrijwilligers: 28 euro;

•          201 t/m 500 vrijwilligers : 27 euro.

Cf. indexeringsformule in art. 13 van BVR 26.02.2010 (infra).

Er zijn geen adviezen nodig.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

Er is geen budget voorzien. Dit budget wordt voorzien via een budgetwijziging.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de interne werking en organisatie van de vrijwilligerswerking als volgt vorm te geven:

Selectie van de vrijwilligers

Elke kandidaat-vrijwilliger wordt uitgenodigd voor een eerste verkennend gesprek met de vrijwilligerscoördinator.

Tijdens dit oriënteringsgesprek worden zijn professionele verleden, vaardigheden en drijfveren bevraagd alsook gepolst naar de verwachtingen en mogelijkheden van de kandidaat-vrijwilliger en de haalbaarheid ervan binnen de vrijwilligerswerking. De diverse taken van vrijwilligers binnen het OCMW worden toegelicht. De visietekst wordt samen met de kandidaat-vrijwilliger overlopen.

De nodige afspraken worden gemaakt en vastgelegd in een afsprakennota, die door de vrijwilliger en de coördinator namens het bestuur wordt ondertekend. Tevens wordt toelichting gegeven bij de informatienota.

In voorbereiding van de opstart van het vrijwilligerswerk wordt een afspraak gemaakt met de verantwoordelijke van de groep waar de nieuwe vrijwilliger zal meewerken. Deze verantwoordelijke geeft verdere uitleg bij de concrete taakinhoud.

Introductie

Jaarlijks wordt een algemeen onthaal georganiseerd voor nieuwe vrijwilligers. Daarin wordt bijkomende toelichting gegeven over de werking en de diverse diensten binnen de vrijwilligerswerking van het bestuur. Tevens biedt deze activiteit gelegenheid om andere vrijwilligers te ontmoeten.

Begeleiding

Na een aantal maanden wordt de nieuwe vrijwilliger gecontacteerd voor een opvolgingsgesprek. Tijdens dit gesprek wordt o.a. gepeild naar het welbevinden van de vrijwilliger, het zich thuis voelen binnen de vrijwilligerswerking, de integratie in de groep van vrijwilligers, de afstemming van de inhoud en de taak aan de verwachtingen van de vrijwilliger, eventuele bijkomende wensen van de vrijwilliger,…

Inspraak

Indien de vrijwilliger opmerkingen, suggesties of ideeën heeft, dan kunnen deze te allen tijde meegedeeld worden aan de verantwoordelijke van die groep.

Vorming

Jaarlijks wordt er een vormingsactiviteit georganiseerd. Dit kan een algemene vorming zijn voor alle vrijwilligers of een vorming op maat gericht op de specifieke behoeften van een bepaalde groep vrijwilligers.

Vergoeding

•          De vrijwilligers ingeschakeld in het kader van Kind en Gezin en Donah krijgen een reële onkostenvergoeding van 0,35 euro per kilometer met de wagen of 0,15 euro met de fiets.

•          De vrijwilligers van Donah krijgen eveneens een wachttijdvergoeding van 2,50 euro per begonnen half uur.

•          Alle vrijwilligers van het OCMW kunnen in het mobiel lokaal dienstencentrum een maaltijd verkrijgen aan een vrijwilligerstarief van 5,50 euro. Dit tarief wordt voor de komende 3 jaren vastgelegd.

•          Elke vrijwilliger kan een griepvaccin laten plaatsen via de gemeente.

Waardering

•          Elke vrijwilliger krijgt bij de aanvang van zijn engagement een verwelkomingspakket.

•          Tijdens de week van de vrijwilliger wordt een bedankingsfeest georganiseerd, met enerzijds een informatieluik en anderzijds ruimte voor een gezellige babbel met de groep vrijwilligers.

•          Alle vrijwilligers krijgen voor hun verjaardag een verjaardagskaartje.

•          Jaarlijks wordt een zomerbarbecue georganiseerd.

•          Op het einde van het jaar worden alle vrijwilligers bedankt tijdens een pré-nieuwjaarsdrink.

•          Elke vrijwilliger ontvangt een origineel kerstkaartje.

•          Wanneer een vrijwilliger langer dan vier weken ziek is, wordt een attentie voorzien ten bedrage van 10,00 euro.

•          Wanneer een vrijwilliger stopt met zijn vrijwilligerswerk wordt er een geschenkmand voorzien ten bedrage van 25,00 euro.

Beëindiging van het engagement

Wanneer een vrijwilliger zijn vrijwilligerswerk beëindigt, wordt met de betreffende vrijwilliger een exitgesprek gehouden. Daarbij  wordt gepraat over de reden van vertrek, de ervaring van de vrijwilliger omtrent zijn inzet. Tevens wordt onder meer gepeild naar wat goed was, welke suggesties hij heeft om het nog beter te doen.

Artikel 2

Het vast bureau geeft de vrijwilligerscoördinator de opdracht om voor deze vrijwilligerswerking een aanvraag te doen tot erkenning als 'autonome vrijwilligerswerking'.

Zitting van Vast bureau van 20 FEBRUARI 2019

Bestelbonnen en te betalen bedragen - goedkeuring

Aanleiding en context

Deze goedkeuring kadert binnen de reguliere uitgavenprocedure.

Motivering

Het vast bureau is hoofdbudgethouder en dient de bestelbonnen goed te keuren vooraleer men de verbintenissen kan aangaan.  De lijst met bestelbonnen bevindt zich in bijlage.  Eveneens dient men de te betalen bedragen goed te keuren.  De lijst met te betalen facturen kan men terugvinden in bijlage, of via de 'we transfer'-link, ook in bijlage.  Wanneer deze link na 7 dagen niet meer actief is, blijft de lijst raadpleegbaar op de server, onder de drive van de dienst financiën.  De individuele facturen zijn altijd raadpleegbaar via het programma foxboek.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3° Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere: Organisatiebeheersysteem

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de bestelbonnen op de goedkeuringslijst bestelbon O/2019/8 goed te keuren.

Artikel 2

Het vast bureau besluit de te betalen bedragen op de goedkeuringslijst aanrekening O/2019/12 goed te keuren.