Zitting van Vast bureau van 27 MAART 2024

C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 20 maart 2024 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 20 maart 2024.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 20 maart 2024 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 27 MAART 2024

C.2. Doorgangswoning Paanderstraat 53 D - tijdelijke bezettingsovereenkomst - verlenging - goedkeuring

Zitting van Vast bureau van 27 MAART 2024

C.3. Sociale dienstverlening - verlenging inschakeling tijdelijke interim-consultants - gunning - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd de verlengingen van de tijdelijk ingeschakelde interim-consultants goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau keurde in zitting van 12 juli 2023 de gunning van de opdracht “Sociale dienstverlening - inschakeling tijdelijke interim-consultant” goed. De opdracht werd gegund aan A&S Solutions BVBA, Kokerstraat 2a te 9750 Kruisem en loopt tot en met eind januari 2024.

Het vast bureau keurde in zitting van 20 december 2023 de verlenging van de opdracht “Sociale dienstverlening - inschakeling tijdelijke interim-consultant” goed. De opdracht werd gegund aan A&S Solutions BVBA, Kokerstraat 2a te 9750 Kruisem en loopt tot en met eind april 2024.

In dezelfde zitting van 20 december 2023 keurde het vast bureau de inschakeling van een bijkomende interim-consultant tot einde april 2024 goed. 

Er wordt voorgesteld om de inschakeling van beide tijdelijke interim-consultants telkens per maand te verlengen gedurende 4 dagen per week en dit in overeenstemming met de toezegging van de kandidaten op de selectie 'vacature maatschappelijk werker'.

Voor de verlengingen van de twee tijdelijk ingeschakelde interim-consultants werd een offerte gevraagd bij A&S Solutions.

De kostprijs per dag, per tijdelijk ingeschakelde interim-consultant, bedraagt 608,08 euro excl. btw of 735,78 euro incl. 21 % btw.

Per maand bedraagt de verlenging voor beide interim-consultants 19.458,56 euro excl. btw of 23.544,86 euro incl. 21 % btw.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid

○        Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 84, § 3, 5°, waarbij wordt bepaald dat het vast bureau bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

●        Andere:

○        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen

○        Het Bestuursdecreet van 7 december 2018

○        Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht

○        De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen

○        De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten

○        Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen

○        Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 2

○        Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit beide contracten van de tijdelijk ingeschakelde interim-consultants per maand te verlengen, in overeenstemming met de startdatum van de kandidaten uit de wervingsreserve "procedure maatschappelijk werker". Er wordt voorzien in een periode van overlapping voor de overdracht van de dossiers, van minimaal twee weken en maximaal een maand.

Artikel 2

De kostprijs per dag, per tijdelijk ingeschakelde interim-consultant, bedraagt 608,08 euro excl. btw of 735,78 euro incl. 21 % btw.

Artikel 3

De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2024, op jaarbudgetrekening 0900- 00/61310000/OCMW/VB/IP-GEEN (actie GBB).

Artikel 4

Krediet wordt voorzien bij de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.

Zitting van Vast bureau van 27 MAART 2024

C.4. Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn - aanstelling - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd de aanstelling voor strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn, via Poolstok, goed te keuren.

Motivering

Het lokaal bestuur Deerlijk, de samensmelting van het gemeentebestuur en het OCMW, wenst aan de hand van strategische begeleiding, ondersteuning te zoeken voor de cluster welzijn. Binnen de cluster welzijn is er in de loop van 2022 een grondige doorlichting van de werking gebeurd. Er werd een visie voor de toekomst uitgewerkt en een transformatieplan voor de toekomst voorzien, dat nu wordt uitgerold. Het clusterhoofd welzijn is in januari 2024 uitgevallen wegens ziekte. De verwachting is dat dit verlengd wordt tot eind juni 2024, met een deeltijdse tewerkstelling vanaf dan. Hierdoor komt de realisatie van het veranderingsproject in het gedrang. Nochtans is de realisatie essentieel om een kwalitatieve dienstverlening aan de burger te kunnen blijven aanbieden. Het plan voor de toekomst werd ook met de medewerkers en het beleid vormgegeven, voor wie het dan ook van belang is om de verwachtingen van het toekomstbeeld effectief in de praktijk te brengen. Daarom wordt er iemand gezocht die het project onmiddellijk kan oppikken opdat de implementatie niet stil komt te vallen.

Om de opdracht uit te voeren wordt beroep gedaan op de “Raamovereenkomst voor het uitvoeren van diensten inzake organisatieontwikkeling” van Poolstok. Een dergelijke begeleiding dient voor het lokaal bestuur Deerlijk, minstens volgende zaken te bevatten:

●        De opvolging van de implementatie door een externe partij, van de omvorming van de poetsdienst van Deerlijk tot een dienstenchequebedrijf.

●        Begeleiding en ondersteuning van de coördinator sociale dienstverlening. Dit specifiek met de uitwerking en implementatie van de procedures om de goede werking van de dienst te waarborgen. In eerste instantie wordt er gestart met de inventarisatie van de informatiedoorstroming bijzonder comité voor de sociale dienst - maatschappelijk werkers - boekhouding en het bewaken van de financiële stromen.

●        Inzetten van de eigen expertise binnen de sociale dienstverlening om verbetervoorstellen uit te werken en te implementeren.

●        Op basis van de werklastmetingen voorstellen doen en uitwerken om de last te herverdelen en te verminderen. Onderzoeken welke dienstverlening beter op andere niveaus/partners wordt opgenomen.

●        Bewaken van de werking van de zorgdiensten (Thuiszorg en Buurtzorg).

●        Eerste ambtelijk contact voor externe partners zoals W13, eerstelijnszone, kinderopvang.

●        Overleg met bevoegde schepen en algemeen directeur om de goede werking te verzekeren.

Er wordt een opdracht uitgestuurd voor twee dagen in de week gedurende 4 maanden, eventueel verlengbaar afhankelijk van de evolutie van het ziekteverlof van het clusterhoofd welzijn.

Deze opdrachten kunnen geprioriteerd worden in samenspraak met de kandidaat. De eerste twee doelstellingen zijn prioritair op te nemen.

Voor de uitvoering van het project ondersteuning cluster welzijn, wordt geopteerd om een externe partner in te schakelen om het project te begeleiden.

Bij besluit van 30 januari 2020 besliste de gemeenteraad om vennoot te worden van Poolstok.

De gemeente oefent, samen met de andere vennoten van Poolstok, in-house-toezicht uit op Poolstok waarbij aan al de voorwaarden zoals gesteld in art. 30, § 3 van de overheidsopdrachtenwet 2016 is voldaan.

Bijgevolg kan de gemeente, overeenkomstig art. 30, § 3 van de overheidsopdrachtenwet 2016, een opdracht plaatsen bij Poolstok zonder die wet toe te passen.

Het lokaal bestuur Deerlijk kan als vennoot van Poolstok beroep doen op de raamcontracten die Poolstok heeft afgesloten.

Poolstok beschikt over raamcontracten op basis waarvan zij een onderaannemer kan aanstellen die de nodige expertise en ervaring heeft om opdrachten uit te voeren, zoals hierboven toegelicht.

Poolstok werkt voor de uitvoering van projecten inzake organisatieontwikkeling samen met externe organisaties waarmee een raamovereenkomst werd afgesloten op basis van een mededingingsprocedure met onderhandeling, gegund op 28 mei 2021 (overheidsopdracht voor het uitvoeren van diensten inzake organisatieontwikkeling (plstk-2020/6-oo).

De uitgave voor de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” wordt geraamd op 40.000,00 euro excl. btw of 48.400,00 euro incl. 21 % btw.

De aanstelling behelst een periode van 4 maanden en dit 2 dagen per week.

Door bemiddeling van Poolstok werden volgende bureaus gevraagd een profielvoorstel in te dienen op basis van de opdrachtomschrijving:

●        Mondea bv, Jozef II straat 40 bus 1 te 1000 Brussel;

●        Probis bv, Winkelom 83B bus 1 te 2440 Geel.

Zowel van Mondea bv als Probis bv ontvingen we een profielvoorstel voor de strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster Welzijn.

Het dagtarief voor beide voorgestelde profielen bedraagt 1.081,00 euro excl. btw en incl. kosten.

De totale kostprijs bedraagt 34.592,00 euro excl. btw of 41.856,32 euro incl. 21 % btw.

Overwegende dat het projectvoorstel van Mondea bv, meer dan het voorstel van de andere inschrijver, voldoet aan volgende kenmerken en het best aansluit bij de verwachtingen zoals opgenomen in de opdrachtomschrijving:

●        De inzetbaarheid. Door de afwezigheid van het clusterhoofd sinds eind 2023 en de verwachte verlening van deze afwezigheid is een snelle invulling aangewezen.

●        De affiniteit met de materie, in eerste instantie werking sociale dienst, en in tweede instantie zorg en kinderopvang.

●        Het hebben van een netwerk binnen de regio voor de contacten met de samenwerkingsverbanden en snelle kennisdeling binnen de regio.

●        Kennis van procedures en verbeteringstrajecten binnen de sociale dienst.

●        Kennis van de werking van een lokaal bestuur en de bevoegdheden binnen een lokaal bestuur.

De verantwoordelijke aankopen en contractbeheer stelt voor om, rekening houdend met het voorgaande, de opdracht “Strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster welzijn” te gunnen aan Mondea bv, Jozef II straat 40 bus 1 te 1000 Brussel tegen het nagerekende offertebedrag van 34.592,00 euro excl. btw of 41.856,32 euro incl. 21 % btw.

Juridische gronden

●   Algemene basisbevoegdheid: Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 84, § 3, 4° betreffende de bevoegdheden van het vast bureau.

●   Andere:

○        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

○        Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

○        Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

○        De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

○        De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 143.000,00 euro niet), en meer bepaald artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale.

○        Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

○        Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

○        Besluit van de gemeenteraad van 28 mei 2020 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau beslist om het voorgestelde profiel voor de strategische begeleiding en ondersteuning van de cluster Welzijn van Poolstok, goed te keuren. De opdracht wordt toegewezen aan Poolstok, die voor de uitvoering van de opdracht via haar raamcontract beroep zal doen op Mondea bv, Jozef II straat 40 bus 1 te 1000 Brussel. 

De kostprijs per dag bedraagt 1.081,00 euro excl. btw en incl. kosten.

De totale kostprijs voor een looptijd van 4 maanden gedurende 2 dagen per week  34.592,00 euro excl. btw of 41.856,32 euro incl. 21 % btw.

Artikel 2

De betaling zal gebeuren overeenkomstig de bepalingen voorzien in de offerte en met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2024, op jaarbudgetrekening 0900-00/61310000/OCMW/VB/IP-GEEN (actie GBB).

Artikel 3

Krediet wordt voorzien bij de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.

Zitting van Vast bureau van 27 MAART 2024

C.5. Poetsdienst OCMW (E1-E3) - aanstelling bepaalde duur - goedkeuring

STEMMINGEN

bij geheime stemming

Het college van burgemeester en schepenen besluit met 5 ja-stemmen