Zitting van Vast bureau van 29 MEI 2024
C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 22 mei 2024 - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.
Motivering
Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 22 mei 2024.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 22 mei 2024 goed te keuren.
Zitting van Vast bureau van 29 MEI 2024
C.2. Kennisname rapport organisatiebeheersing 2023 - verzoek agendering raad voor maatschappelijk welzijn - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2023.
Daarnaast wordt het vast bureau gevraagd de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken dit punt te agenderen op de OCMW-raad van 4 juli 2024.
Motivering
Voor het Decreet Lokaal Bestuur is organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1°de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Onze organisatie wil haar doelstellingen op een zo kwaliteitsvolle, efficiënte en effectieve manier nastreven. Daarom werd een kader omtrent organisatiebeheersing goedgekeurd tijdens de gemeente- en OCMW-raadszitting van respectievelijk 13 juli 2017 en 3 juli 2017.
Het kader werd aangepast tijdens de gemeente- en OCMW-raad van 19 december 2019.
Het opmaken en laten goedkeuren van dergelijk kader is bovendien verplicht volgens artikel 219, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur.
Ons kader bepaalt dat we werken volgens de PDCA-cyclus:
● In de plan-fase brengen we in kaart aan welke aspecten van onze organisatie we willen werken. Dit doen we aan de hand van een zelfevaluatie waarbij we onze risico’s in kaart brengen en de daaraan gekoppelde verbeteracties vastleggen. Dit kan geïntegreerd worden in het meerjarenplan.
● Op het moment dat de plannen effectief worden uitgevoerd, bevindt onze organisatie zich in de do-fase. De verbeterprojecten worden gerealiseerd.
● De check-fase is de fase waarin door monitoring, evaluatie en rapportering de stand van zaken wordt opgemaakt. In die fase wordt nagezien wat is verwezenlijkt en waar we het plan moeten bijsturen.
● Het is mogelijk dat naar aanleiding van deze ‘check’ een bijsturing van het plan noodzakelijk is. De actfase zorgt voor deze bijsturing.
Met huidig rapport, in bijlage gevoegd, zitten we in de check-fase. We denken na waarover we willen rapporteren. De gegevens die we vervolgens verzamelen moeten ons nuttige info opleveren om daarna al dan niet actie te ondernemen. Het is mogelijk dat hierbij geoordeeld wordt dat het meerjarenplan moet aangepast worden (act-fase).
Er dient hierbij opgemerkt te worden dat dit rapport een ‘work in progress' is. Het is een levendig document dat verfijnd wordt en aangepast aan de huidige omstandigheden. .
Het managementteam merkte op heden op dat de rapporten organisatiebeheersing van de vorige jaren te zwaarlijvig waren. Er werd te weinig nagedacht of we wel de juiste gegevens verzamelden. Bijgevolg gebeurde er weinig met de verzamelde gegevens. Daarentegen werden echter gebreken in bepaalde processen ontdekt die eerder niet in de rapportering naar boven kwamen.
Er wordt bijgevolg voorgesteld bondig te rapporteren over de lopende acties rond organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2023. Vervolgens kan er in 2024-2025 een zelfevaluatie gebeuren, waaruit acties zullen vloeien die op hun beurt zullen moeten opgevolgd worden. De opvolging van deze acties kan geïntegreerd worden in de flow van de opvolging van het nieuwe meerjarenplan 2026-2031, dat zal opgemaakt worden in 2025.
Daarnaast zal nagedacht worden welke data we (consequent) willen bijhouden om de opvolging van de acties in het meerjarenplan enerzijds en de acties omtrent organisatiebeheersing anderzijds goed te kunnen opvolgen.
Artikel 219, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.
Het rapport organisatiebeheersing 2023 werd besproken door het managementteam op 8 mei 2024 en werd positief geadviseerd.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 219, tweede lid Decreet Lokaal Bestuur
● Andere:
○ Art. 217-220 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2023.
Artikel 2
Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de OCMW-raad dit punt te agenderen op de OCMW-raad van 4 juli 2024.
Bert Schelfhout Regine Vanwynsberghe-Rooryck Matthias Vanneste Philip Ghekiere Louis Vanderbeken Karel Bauters Bert Schelfhout Regine Vanwynsberghe-Rooryck Matthias Vanneste Philip Ghekiere Louis Vanderbeken aantal voorstanders: 5 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van Vast bureau van 29 MEI 2024
C.3. Aanstelling jobstudent OCMW - zomer 2024 - goedkeuring
STEMMINGEN
bij geheime stemming
Het college van burgemeester en schepenen besluit met 5 ja-stemmen
Zitting van Vast bureau van 29 MEI 2024
C.4. Personeel - aankondiging vakbondsacties - kennisname
Aanleiding en context
Het vast bureau neemt kennis van het schrijven van ACOD Lokale en Regionale Besturen van 21 mei 2024 waarbij ze een actiedag aankondigen.
Motivering
ACOD Lokale en Regionale Besturen meldt in hun schrijven van 21 mei 2024 dat het ABVV een actiedag in het kader van de Europese bezuinigingsmaatregelen organiseert.
Ook de werknemers in de publieke dienstverlening zijn betrokken partij. De ACOD neemt hetzelfde standpunt in als het ABVV en kondigt in alle sectoren van het openbaar ambt een stakingsdag af.
Maandag 3 juni 2024 wordt als stakingsdag beschouwd waarbij elk personeelslid dat afwezig is wegens deelname aan de actie, zal gedekt worden door deze stakingsaanzegging.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van het schrijven van ACOD Lokale en Regionale Besturen, waarbij ze laten weten dat er op 3 juni 2024 een actiedag wordt georganiseerd.
Personeelsleden die deelnemen aan deze actie zijn met deze stakingsaanzegging ingedekt.
Zitting van Vast bureau van 29 MEI 2024
C.5. Harelbekestraat 47-49- huurovereenkomst - beëindiging - goedkeuring
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.