Zitting van Vast bureau van 04 OKTOBER 2023

C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 27 september 2023 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 27 september 2023.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 27 september 2023 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 04 OKTOBER 2023

C.2. Beslissingen algemeen directeur - september 2023 - kennisname

Zitting van Vast bureau van 04 OKTOBER 2023

C.3. Doorgangswoning - Paanderstraat 53B - in tijd beperkte ingebruikgeving - verlenging - goedkeuring

Zitting van Vast bureau van 04 OKTOBER 2023

D.1. Poolstok cvba - buitengewone algemene vergadering van 25 oktober 2023 - goedkeuring

Aanleiding en context

Poolstok cvba nodigt het OCMW uit tot het bijwonen van haar buitengewone algemene vergadering die plaatsvindt op woensdag 25 oktober 2023 om 19.00 uur (de registratie start om 18.30 uur) in zaal Arendt in Het Predikheren (Goswin de Stassartstraat 88, 2800 Mechelen).

Motivering

Het OCMW is in de gemeenteraadszitting van 30 januari 2020 toegetreden tot Poolstok cvba, met 9 aandelen, voor ondersteuning inzake het P&O-beleid.

De buitengewone algemene vergadering vindt plaats met het oog op het doorvoeren van een statutenwijziging. De statutenwijziging stond initieel gepland op de bijzondere algemene vergadering dd. 26 mei 2023. Aan het begin van de vergadering moest vastgesteld worden dat er niet voldoende vennoten aanwezig waren om rechtsgeldig te beraadslagen over de wijzigingen. Artikel 35 van de huidige statuten bepaalt namelijk het volgende: "De Algemene Vergadering kan slechts beraadslagen over statutenwijzigingen wanneer het doel van de voorgestelde wijzigingen speciaal in de oproeping werd vermeld en wanneer minstens de helft van de vennoten aanwezig of vertegenwoordigd is, en wanneer zij die aan de Vergadering deelnemen ten minste de helft van het maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigen."

Datzelfde artikel bepaalt eveneens het volgende: "Indien aan deze voorwaarde niet is voldaan, is een nieuwe bijeenroeping vereist en zal de nieuwe Algemene Vergadering geldig beraadslagen

ongeacht het aantal vertegenwoordigde aandelen." De Raad van Bestuur van Poolstok beroept zich op dit artikel voor een nieuwe bijeenroeping van haar vennoten. De buitengewone algemene vergadering van 25 oktober 2023 zal bijgevolg zonder het vooraf vereiste aanwezigheidsquorum plaatsvinden. Een overzicht van de voorgestelde wijzigingen, een duiding bij de voorgestelde wijzigingen en de actuele statuten d.d. 25 mei 2018 kan u raadplegen in de bijgevoegde documenten.

Het vast bureau overloopt de agenda van de buitengewone algemene vergadering met volgende punten:

1. Samenstelling van het bureau van de vergadering.
2. Samenstelling van de vergadering - aanwezigheidslijst.
3. Kennisname van het verslag van het bestuursorgaan waarbij een omstandige verantwoording van de voorgestelde wijziging van het voorwerp, de doelen, de finaliteit of de waarden van de Vennootschap wordt gegeven, opgesteld in toepassing van artikel 6:86 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
4. Wijziging van het voorwerp, de doelen, de finaliteit of de waarden van de Vennootschap en vervanging van artikel 4 van de statuten.
5. Omvorming van de statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening in een beschikbare eigen vermogensrekening.
6. Wijziging van de statuten op diverse punten teneinde de leesbaarheid te verhogen, een algehele inhoudelijke update door te voeren onder andere voor wat betreft de bepalingen inzake (i) de naam, (ii) aandelen, (iii) aandeelhouders (toetredingsvoorwaarden, uittreding en uitsluiting), (iv) de bevoegdheid en werking van het bestuursorgaan en (v) de algemene vergadering (datum van de gewone algemene vergadering en stemmingsprocedure), en teneinde de statuten in overeenstemming te brengen met de genomen beslissingen en met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, en bijgevolg voorstel tot aanname van een volledig nieuwe tekst van statuten. De ontwerptekst van statuten (inclusief voorgestelde wijzigingen) werd als bijlage bij de oproeping gevoegd.
7. Volmacht voor de coördinatie van statuten.
8. Machtiging aan het bestuursorgaan tot uitvoering van de te nemen beslissingen.
9. Volmacht voor de formaliteiten.

In de OCMW-raadszitting van 10 september 2020 werd de heer Claude Croes aangesteld als effectief vertegenwoordiger en mevrouw Sandra De Leeuw-Goussey als plaatsvervangend vertegenwoordiger, voor de algemene vergaderingen van Poolstok cv.

Overeenkomstig artikel 30 van de gecoördineerde statuten mag elke aandeelhouder zich laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde. De volmachtgevers moeten minstens 3 dagen voor de buitengewone algemene vergadering een ondertekende volmacht neerleggen op de zetel van de vennootschap. Zo u dit wenst, kan u aan de gevolmachtigde steminstructies meegeven.

De financieel directeur stelt vast dat er geen financiële impact is voor de gemeente.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau beslist om de agenda van de buitengewone algemene vergadering van Poolstok cvba, die plaatsvindt op woensdag 25 oktober 2023, goed te keuren.

Artikel 2

Gezien zowel de effectief als plaatsvervangend vertegenwoordiger verontschuldigd zijn voor voormelde buitengewone algemene vergadering, zal een volmachtformulier opgeladen worden via dit portaal.