Zitting van Vast bureau van 10 MAART 2021

Vast bureau - verslag van de zitting van 3 maart 2021 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 3 maart 2021.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 3 maart 2021 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 10 MAART 2021

Personeel - dienstvrijstelling voor vaccinatie - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd dienstvrijstelling te verlenen aan de personeelsleden die zich laten vaccineren ter bescherming tegen het coronavirus.

Motivering

De ministerraad van 12 februari 2021 heeft op voorstel van minister van Werk Pierre-Yves Dermagne een voorontwerp van wet goedgekeurd over de toekenning van een recht op klein verlet voor werknemers met het oog op het toegediend krijgen van een vaccin ter bescherming tegen het coronavirus.

Concreet krijgt elke werknemer verbonden met een werkgever door een arbeidsovereenkomst het recht om van het werk afwezig te zijn, met behoud van loon, teneinde zich te laten vaccineren. Om gerechtigd te zijn op het loon moet de werknemer de werkgever vooraf verwittigen en een bewijs van vaccinatie kunnen voorleggen.

Het gaat om een tijdelijke maatregel die tot 31 december 2021 van toepassing zal zijn.

Voor de statutaire personeelsleden is er nog geen regelgeving.

Er wordt voorgesteld om - in geval van vaccinatie ter bescherming tegen het coronavirus  - alle personeelsleden gelijk te behandelen en de bepaling van de rechtspositieregeling met betrekking tot dienstvrijstelling voor medische onderzoeken die niet buiten de werkuren kunnen plaatsvinden, toe te passen.

Om recht te hebben op deze dienstvrijstelling zal aan het personeelslid gevraagd worden onmiddellijk zijn of haar leidinggevende te verwittigen van zodra hij of zij het tijdslot voor de vaccinatie ontvangt en dit te staven met de oproepingsbrief van de afspraak door het vaccinatiecentrum.

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Andere:

Art. 323 en 326 rechtspositieregeling OCMW Deerlijk

beslissing OCMW-raad van 30 april 2020 inzake delegatie naar het vast bureau voor het toekennen en vastleggen van brugdagen en andere extra dienstvrijstellingen

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit om in geval van vaccinatie ter bescherming tegen het coronavirus de bepaling van de rechtspositieregeling met betrekking tot dienstvrijstelling voor medische onderzoeken die niet buiten de werkuren kunnen plaatsvinden, toe te passen.

Artikel 2

Om recht te hebben op deze dienstvrijstelling dient het personeelslid onmiddellijk zijn of haar leidinggevende te verwittigen van zodra hij of zij het tijdslot voor de vaccinatie ontvangt en dit te staven met de oproepingsbrief van de afspraak door het vaccinatiecentrum. De dienstvrijstelling geldt voor de duur die nodig is om zich te verplaatsen van en naar het vaccinatiecentrum, en de eigenlijke vaccinatie.

Zitting van Vast bureau van 10 MAART 2021

Selectieprocedure maatschappelijk werker (B1-B3) - afsluiting kandidatuurstellingen - kennisname

Zitting van Vast bureau van 10 MAART 2021

Aanstelling data protection officer (DPO) & samenstelling informatieveiligheidscel - goedkeuring

Zitting van Vast bureau van 10 MAART 2021

Jaarrekening 2020 - kennisname en verzoek agendering raad voor maatschappelijk welzijn - goedkeuring

Aanleiding en context

De financieel directeur legt de jaarrekening 2020 voor.

Aan het vast bureau wordt gevraagd hiervan kennis te nemen en de jaarrekening 2020 ter vaststelling voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 maart 2021.

Motivering

De jaarrekening 2020 bevindt zich in bijlage. Deze ligt voor met de volgende cijfers:

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau neemt kennis van de jaarrekening 2020 en besluit de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn te verzoeken om de jaarrekening 2020 ter vaststelling voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 maart 2021.

Zitting van Vast bureau van 10 MAART 2021

Rapportering visum en debiteurenbeheer 2020 - kennisname

Zitting van Vast bureau van 10 MAART 2021

Bestelbonnen en te betalen bedragen - goedkeuring

Aanleiding en context

Deze goedkeuring kadert binnen de reguliere uitgavenprocedure.

Motivering

Het vast bureau is hoofdbudgethouder en dient de bestelbonnen goed te keuren vooraleer men de verbintenissen kan aangaan. De lijst met bestelbonnen bevindt zich in bijlage. Eveneens dient men de te betalen bedragen goed te keuren. De lijst met te betalen facturen kan men terugvinden in bijlage. De individuele facturen zijn altijd raadpleegbaar via het programma foxboek.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3° Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere: Organisatiebeheersysteem

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de bestelbonnen op de goedkeuringslijst bestelbon O/2021/9 goed te keuren.

Artikel 2

Het vast bureau besluit de te betalen bedragen op de goedkeuringslijst aanrekening O/2021/18 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 10 MAART 2021

Rapport organisatiebeersing 2020 - kennisname en verzoek agendering gemeenteraad - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2020.

Daarnaast wordt het vast bureau gevraagd de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken dit punt te agenderen op de OCMW-raad van 25 maart 2021.

Motivering

Onze organisatie wil haar doelstellingen behalen. Dat is vanzelfsprekend. Dit willen we op een zo kwaliteitsvolle, efficiënte en effectieve manier doen. Daarom werd een kader omtrent organisatiebeheersing goedgekeurd tijdens de gemeente- en OCMW-raadszitting van respectievelijk 13 juli en 3 juli 2017. Het kader werd aangepast tijdens de gemeente- en OCMW-raad van 19 december 2019.

Het opmaken en laten goedkeuren van dergelijk kader is bovendien verplicht volgens artikel 219, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur.

Ons kader bepaalt dat we werken volgens de PDCA-cyclus:

In de plan-fase brengen we in kaart aan welke aspecten van onze organisatie we willen werken. Dit doen we aan de hand van een zelfevaluatie waarbij we onze risico’s in kaart brengen en de daaraan gekoppelde verbeteracties vastleggen. Dit kan geïntegreerd worden in het meerjarenplan.

Op het moment dat de plannen effectief worden uitgevoerd, bevindt onze organisatie zich in de do-fase. De verbeterprojecten worden gerealiseerd.

De check-fase is de fase waarin door monitoring, evaluatie en rapportering de stand van zaken wordt opgemaakt. In die fase wordt nagezien wat is verwezenlijkt en waar we het plan moeten bijsturen.

Het is mogelijk dat naar aanleiding van deze ‘check’ een bijsturing van het plan noodzakelijk is. De act-fase zorgt voor deze bijsturing.

Met huidig rapport, in bijlage gevoegd, zitten we in de check-fase. We denken na waarover we willen rapporteren. De gegevens die we vervolgens verzamelen moeten ons nuttige info opleveren om daarna al dan niet actie te ondernemen. Het is mogelijk dat hierbij geoordeeld wordt dat het meerjarenplan moet aangepast worden (act-fase).

Er dient hierbij opgemerkt te worden dat dit jaar voor de eerste keer gestreefd wordt naar een uitgebreidere rapportering. Het rapport is dus nog een ‘work in progress’ en moet de komende jaren verder verfijnd worden. Bij verschillende items worden bijvoorbeeld gegevens aangeleverd, maar worden er nog geen verdere analyses gemaakt. Binnen het managementteam zal afgestemd worden waar verder wordt op ingezet en op welke manier.

Artikel 219, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Het rapport organisatiebeheersing 2020 werd besproken door het managementteam op 3 maart 2021 en werd positief geadviseerd.

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid: Art. 219, tweede lid Decreet Lokaal Bestuur

Andere: Art. 217 - 220 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2020.

Artikel 2

Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de OCMW-raad dit punt te agenderen op de OCMW-raad van 25 maart 2021.

Zitting van Vast bureau van 10 MAART 2021

OCMW-raad van 25 maart 2021 - agendapunten - verzoek agendering - goedkeuring

Aanleiding en context

De agenda van de OCMW-raad bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld.

Het vast bureau wordt gevraagd de agenda voor de komende OCMW-raad te overlopen.

Motivering

Het vast bureau overloopt de voorziene punten voor de OCMW-raad van 25 maart 2021.

Er zijn geen adviezen nodig.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 77 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          Art. 19 en 74 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken om volgende punten te agenderen op de OCMW-raad van 25 maart 2021:

OPENBARE ZITTING

•          Jaarrekening 2020 - deel OCMW - vaststelling

De openbare zitting van de OCMW-raad wordt geschorst, om te hernemen voor het laatste punt van de openbare zitting van de gemeenteraad, namelijk 'Vragen gesteld door raadsleden'.

•          Raad voor maatschappelijk welzijn - 25 februari 2021 - notulen en audiovisuele opname - goedkeuring

•          Rapport organisatiebeersing 2020 - kennisname

•          Visum en debiteurenbeheer 2020 - rapportering - kennisname

•          Sneeuwtelefoon - retributiereglement - goedkeuring