Zitting van Vast bureau van 31 AUGUSTUS 2022
C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 24 augustus 2022 - goedkeuring
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.
Motivering
Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 24 augustus 2022.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 24 augustus 2022 goed te keuren.
Hans Piepers Regine Vanwynsberghe-Rooryck Philip Ghekiere Louis Vanderbeken Bert Schelfhout Claude Croes Regine Vanwynsberghe-Rooryck Philip Ghekiere Louis Vanderbeken Bert Schelfhout Claude Croes aantal voorstanders: 5 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van Vast bureau van 31 AUGUSTUS 2022
C.2. Doelgroepmedewerker - aanstelling art. 60 § 7 en individuele weddevaststelling - goedkeuring
STEMMINGEN
bij geheime stemming
Het college van burgemeester en schepenen besluit met 5 ja-stemmen
Zitting van Vast bureau van 31 AUGUSTUS 2022
D.1. Rapport Organisatiebeheersing 2021 - Kennisname
Aanleiding en context
Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2021.
Daarnaast wordt het vast bureau gevraagd de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken dit punt te agenderen op de OCMW-raad van 15 september 2022.
Motivering
Voor het Decreet Lokaal Bestuur is organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1°de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Onze organisatie wil haar doelstellingen op een zo kwaliteitsvolle, efficiënte en effectieve manier nastreven . Daarom werd een kader omtrent organisatiebeheersing goedgekeurd tijdens de gemeente- en OCMW-raadszitting van respectievelijk 13 juli en 3 juli 2017. Het kader werd aangepast tijdens de gemeente- en OCMW-raad van 19 december 2019.
Het opmaken en laten goedkeuren van dergelijk kader is bovendien verplicht volgens artikel 219, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur.
Ons kader bepaalt dat we werken volgens de PDCA-cyclus:
● In de plan-fase brengen we in kaart aan welke aspecten van onze organisatie we willen werken. Dit doen we aan de hand van een zelfevaluatie waarbij we onze risico’s in kaart brengen en de daaraan gekoppelde verbeteracties vastleggen. Dit kan geïntegreerd worden in het meerjarenplan.
● Op het moment dat de plannen effectief worden uitgevoerd, bevindt onze organisatie zich in de do-fase. De verbeterprojecten worden gerealiseerd.
● De check-fase is de fase waarin door monitoring, evaluatie en rapportering de stand van zaken wordt opgemaakt. In die fase wordt nagezien wat is verwezenlijkt en waar we het plan moeten bijsturen.
● Het is mogelijk dat naar aanleiding van deze ‘check’ een bijsturing van het plan noodzakelijk is. De act-fase zorgt voor deze bijsturing.
Met huidig rapport, in bijlage gevoegd, zitten we in de check-fase. We denken na waarover we willen rapporteren. De gegevens die we vervolgens verzamelen moeten ons nuttige info opleveren om daarna al dan niet actie te ondernemen. Het is mogelijk dat hierbij geoordeeld wordt dat het meerjarenplan moet aangepast worden (act-fase).
Er dient hierbij opgemerkt te worden dat dit rapport een ‘work in progress' is. Het is een levendig document dat verfijnd wordt en aangepast aan de huidige omstandigheden.
Artikel 219, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. Door afwezigheid van de beleidsmedewerker gebeurt dit eenmalig later.
Het rapport organisatiebeheersing 2021 werd besproken door het managementteam op 24 augustus 2022 en werd positief geadviseerd.
Ook werd advies gegeven door een nieuwe werkgroep organisatiebeheersing waarbij verschillende personeelsleden werden betrokken.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 219, tweede lid Decreet Lokaal Bestuur
● Andere: Art. 217-220 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2021.
Artikel 2
Het vast bureau verzoekt de voorzitter van de OCMW-raad dit punt te agenderen op de OCMW-raad van 15 september 2022.
Zitting van Vast bureau van 31 AUGUSTUS 2022
D.2. OCMW-raad van 15 september 2022 - agendapunten - verzoek agendering - goedkeuring
Aanleiding en context
De agenda van de OCMW-raad bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld.
Het vast bureau wordt gevraagd de agenda voor de komende OCMW-raad te overlopen.
Motivering
Het vast bureau overloopt de voorziene punten voor de OCMW-raad van 15 september 2022.
Er zijn geen adviezen nodig.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 77 Decreet Lokaal Bestuur
● Andere:
○ Art. 19 en 74 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
Het vast bureau besluit de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken om volgende punten te agenderen op de OCMW-raad van 15 september 2022:
OPENBARE ZITTING
● Raad voor maatschappelijk welzijn - 7 juli 2022 - notulen en audio-opname - goedkeuring
● Uitvoering MJP 2020 - 2025 - opvolgingsrapportering 1e semester 2022 - kennisname
● Organisatiebeheersing 2021 - rapport - kennisname