Zitting van Vast bureau van 27 OKTOBER 2021

C.1. Vast bureau - verslag van de zitting van 20 oktober 2021 - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het verslag van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Het vast bureau overloopt het verslag van de zitting van 20 oktober 2021.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 83, § 5 Decreet Lokaal Bestuur

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het verslag van de zitting van 20 oktober 2021 goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 27 OKTOBER 2021

C.2. Verzekeringen personen, materiële schade, aansprakelijkheid, auto, reisverzekering en gezondheidszorgen - gunning en beslissing tot afname - goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van het aanbestedingsverslag "Vergelijkingsrapport verzekeringen - aangepaste offertes. Mededingingsprocedure met onderhandeling" van oktober 2021 en de gunning van de opdracht goed te keuren.

Motivering

I. Voorafgaand

Het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke besliste in zitting van 27 oktober 2020 de ontwerpopdracht voor de opdracht “Verzekeringen Personen, Materiële Schade, Aansprakelijkheid, Auto, reisbijstand en gezondheidszorgen” toe te wijzen aan AON BELGIUM BVBA, KBO nr. BE 0426.531.863, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem.

Op 16 maart 2021 nam het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke kennis van:

het verslag van AON inzake de doorlichting van de verzekeringsportefeuille van de stad, inclusief verbeteringsvoorstellen;

de toelichting via Teams van 11 februari 2021.

Het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke sloot zich – behoudens de uitzonderingen aangehaald in de beslissing - aan bij de bevindingen van deskundige AON en besliste, gezien het evidente belang van de stad, de overheidsopdracht verzekeringen in zijn geheel verder te zetten. 

De selectiecriteria en het bestek werden ter goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke en het vast bureau ingewacht. 

Op 15 april 2021 werden de selectieleidraad, de selectiecriteria en het bestek tussen AON en de deelnemende besturen besproken.

De opdracht verzekeringen is als volgt opgedeeld:

Perceel 1 (Personenverzekeringen)

Perceel 2 (Verzekeringen Materiële Schade)

Perceel 3 (Verzekeringen Aansprakelijkheid)

Perceel 4 (Verzekeringen Auto)

Perceel 5 (Reisverzekering)

Perceel 6 (Gezondheidszorgen)

De selectieleidraad, selectiecriteria en de gunningswijze werden op 27 april 2021 aan het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke ter goedkeuring voorgelegd.  Het bestek was dan nog in opmaak.

De goedgekeurde selectieleidraad bepaalt dat de stad Harelbeke optreedt als aankoopcentrale in de zin van art. 2, 6° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

De stad Harelbeke treedt op als aankoopcentrale voor Politiezone Gavers (Harelbeke-Deerlijk), Gemeentebestuur Deerlijk, Kerkfabriek Sint-Rita, Kerkfabriek Sint-Salvator, OCMW Harelbeke, Zorgbedrijf Harelbeke, OCMW Deerlijk, Kerkfabriek Sint Petrus Hulste en Kerkfabriek Sint Augustinus bij de gunning en de uitvoering van de opdracht.

Als gunningswijze werd gekozen voor de mededingingsprocedure met onderhandeling waarbij betreffende de onderhandeling uitdrukkelijk wordt verwezen naar art. 38 § 1, 1°, c. en § 5 van de wet van 17 juni 2016.

De oproep tot mededinging werd gepubliceerd op nationaal en Europees niveau.

Het college van burgemeester en schepenen van stad Harelbeke selecteerde op 22 juni 2021 de kandidaat-verzekeraars en keurde de definitieve versie van het bestek goed.

De opdracht zal, zo stelt het bestek, worden toegekend aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met de volgende criteria per perceel:

Het bestek voorziet ook een ponderatie die in het navolgende verslag werd gevolgd.

Voor de waardering van de opdracht moet rekening worden gehouden met een duurtijd van vier jaar.

De offertes dienden te worden ingediend ten laatste op 13 augustus 2021 om 10.00 uur.

Het bestek bepaalt dat de offertes geldig blijven gedurende een termijn van 120 dagen vanaf de uiterste dag van indiening van de offertes.

De opdracht wordt over alle besturen heen geraamd op 2.935.000 euro voor de gehele periode van 4 jaar en inclusief de hospitalisatieverzekering waar toepasselijk – premies nevenverzekerden inbegrepen maar uiteraard wel te verstaan dat een en ander enkel wordt meegerekend voor de raming van de opdracht, gezien uit het bestek blijkt dat de nevenverzekerden in de hospitalisatieverzekering (en ook zij die daar kiezen voor de uitgebreide formule) daarvoor zelf dienen in te staan.

Binnen het OCMW Deerlijk werden tot nu toe in het kader van dit dossier volgende beslissingen genomen:

VB 24 juni 2020: Doorlichting verzekeringsportefeuille stad Harelbeke en aangrenzende besturen - deelname - goedkeuring;

VB 12 augustus 2020: Doorlichting verzekeringsportefeuille stad Harelbeke 2020 - bestek - goedkeuring;

VB 12 november 2020: Doorlichting verzekeringsportefeuille stad Harelbeke en deelnemende entiteiten - gunning - kennisname;

VB 17 maart 2021: Doorlichting verzekeringsportefeuille - kennisname doorlichting - verderzetting procedure - goedkeuring;

VB 21 april 2021: Overheidsopdracht verzekeringen - selectieleidraad, selectiecriteria, wijze van gunnen en aanwijzing stad Harelbeke als aankoopcentrale - goedkeuring;

VB 16 juni 2021: Overheidsopdracht verzekeringen - selectieverslag, lastvoorwaarden, raming en wijze van gunnen - goedkeuring.

II. Voorwerp van de huidige beslissing

Op vandaag ligt de gunning van de opdracht verzekeringen voor.

Het vast bureau neemt kennis van het aanbestedingsverslag “Vergelijkingsrapport Verzekeringen – Aangepaste offertes. Mededingingsprocedure met onderhandeling” van oktober 2021” en zijn bijlagen.

Samengevat blijkt daaruit het volgende:

Inschrijvende kandidaten:

Inschrijvingen zijn aangeduid met een X.

Bekomen punten op 100 na beoordeling van de offertes in toepassing van het bestek:

Op basis van de BAFO (best and final offer) dienen de percelen als volgt te worden toegewezen.  De bedragen zijn vermeld in euro en betreffen de premies voor één jaar .

De stad Harelbeke treedt bij deze gunning op als aankoopcentrale in de zin van art. 2, 6° van de wet van 17.06.2016 inzake overheidsopdrachten voor de besturen vermeld in het bestek. 

Deze besturen beslissen zelf tot afname en staan zelf in voor de betaling van de premies.

Besturen zonder kerkfabrieken:

Kerkfabrieken:

Het college van burgemeester en schepenen van de stad Harelbeke heeft op 19 oktober 2021, samengevat, beslist als volgt:

Er werd goedkeuring verleend aan het verslag van nazicht “Vergelijkingsrapport Verzekeringen – Aangepaste offertes. Mededingingsprocedure met onderhandeling” van oktober 2021” en zijn bijlagen, opgesteld door AON BELGIUM BVBA, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem.  Het college van burgemeester en schepenen maakt zich de conclusies uit het aangehaalde verslag en de eraan ten grondslag liggende feiten en motieven eigen.

De opdracht “Verzekeringen Personen, Materiële Schade, Aansprakelijkheid, Auto, Reisverzekering en Gezondheidszorg”  wordt gegund aan de economisch meest voordelige bieders als volgt.

De stad Harelbeke treedt bij deze gunning op als aankoopcentrale voor de besturen vermeld in het bestek.  Deze besturen beslissen zelf tot afname en staan zelf in voor de betaling van de premies.

De bedragen zijn vermeld in euro en betreffen de premies voor één jaar.

Besturen zonder kerkfabrieken:

Kerkfabrieken:

De opdracht mag slechts worden gesloten na afloop van de in het eerste lid van art. 11 van de wet van 17.06.2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies bedoelde termijn, wanneer binnen de bedoelde termijn geen enkele vordering tot schorsing is ingediend.

De uitvoering van de opdracht moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek.

De betaling zal gebeuren met de kredieten voorzien op het ontwerp van budget 2022.

Het vast bureau maakt zich de conclusies uit het aangehaalde verslag en de eraan ten grondslag liggende feiten en motieven eigen en kan zich akkoord verklaren met de gunning.

Voor het OCMW Deerlijk zijn de cijfers op basis van de BAFO - in euro - de volgende  (cijfers voor één jaar):

De uitgaven voor deze beslissing worden voorzien in het budget 2022.

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 4° Decreet Lokaal Bestuur

Andere:

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1° f) (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van 214.000,00 euro niet) en artikel 57, en meer bepaald artikel 2, 6° en 7°a (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de verwerving van leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 43.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Het besluit van de gemeenteraad van 28 mei 2020 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht “Vergelijkingsrapport Verzekeringen – Aangepaste offertes. Mededingingsprocedure met onderhandeling” van oktober 2021” en zijn bijlagen, opgesteld door AON BELGIUM BVBA, Telecomlaan 5-7 te 1831 Diegem.

Het vast bureau maakt zich de conclusies uit het aangehaalde verslag en de eraan ten grondslag liggende feiten en motieven eigen.

Artikel 2

Goedkeuring wordt verleend aan de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van de stad Harelbeke van 19 oktober 2021 waarbij de stad Harelbeke als aankoopcentrale voor de besturen vermeld in het bestek de opdracht “Verzekeringen Personen, Materiële Schade, Aansprakelijkheid, Auto, Reisverzekering en Gezondheidszorg” gunt.

Artikel 3

Het vast bureau beslist, onder voorbehoud van afloop van de in het eerste lid van art. 11 van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies bedoelde termijn, zonder dat binnen de bedoelde termijn enige vordering tot schorsing is ingediend, tot afname van alle verzekeringen binnen volgende percelen als volgt bij de nagenoemde verzekeraars vanaf 1 januari 2022 (cijfers voor één jaar ):

Artikel 4

De uitvoering van de opdracht moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek.

Artikel 5

De betaling zal gebeuren met kredieten voorzien op het budget 2022 en volgende jaren.

Zitting van Vast bureau van 27 OKTOBER 2021

C.3. Projectoproep Zorgzame buurten - indienen dossier - principiële goedkeuring

Aanleiding en context

Het vast bureau wordt gevraagd het indienen van een projectdossier in het kader van de projectoproep Zorgzame buurten principieel goed te keuren.

Motivering

De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid, Gezin en Armoedebestrijding wil lokale besturen, buurtwerk, welzijns- en zorgorganisaties en zorgraden van de eerstelijnszones ondersteunen en inspireren bij het ontwikkelen van zorgzame buurten in Vlaanderen en Brussel.

Via de projectoproep Zorgzame buurten is het de bedoeling te komen tot minstens 95 zorgzame buurtprojecten in het Nederlandstalige taalgebied. De projecten zullen gedurende 2 jaar intensief begeleid worden om tot succesvolle, duurzame projecten te komen en kennis op te doen over het uitbouwen van zorgzame buurten. Daarnaast wil men beleidsaanbevelingen capteren met het oog op zorgzame buurten en buurtgerichte zorg.

In een zorgzame buurt zijn de voorwaarden vervuld opdat mensen, ongeacht leeftijd en grote of kleine ondersteuningsbehoeften op meerdere levensdomeinen, comfortabel in hun woning of vertrouwde buurt kunnen (blijven) wonen. Het is een buurt waar jong en oud samenleven, waar mensen zich goed en geborgen voelen, waar levenskwaliteit centraal staat, waar bewoners elkaar kennen en helpen, waar personen en gezinnen met grote en kleine ondersteuningsnoden ondersteuning krijgen en waar diensten en voorzieningen toegankelijk en beschikbaar zijn.

Een zorgzame buurt bestaat uit drie luiken:

•          Participatie van de buurt en inclusie

Een zorgzame buurt is gericht op de opbouw van sociaal weefsel, op solidariteit en zorgzaam samenleven. Het creëren van ontmoeting is hierbij cruciaal. Enkel als mensen mekaar kennen, zullen ze – na een tijd – ook bereid zijn om elkaar onderlinge steun te bieden. Daarbij gaat het om “het kleine helpen”, niet om het in de plaats treden van de professionele hulp en dienstverlening. Een zorgzame buurt is participatief en is er voor iedereen. Zorgzame buurten streven naar inclusie.

•          Het verbinden van informele en formele zorg

Zorgzame buurten leggen de link tussen de informele zorg (zelfzorg, maar ook mantelzorg, occasionele burenhulp of vrijwilligerswerk) en de formele/professionele zorg. Dat is ook noodzakelijk met het oog op vroegdetectie van kwetsbare mensen, met het oog op een snellere en betere toeleiding naar de professionele hulpverlening als nodig, met het oog op preventie en de inzet op gezondheidsongelijkheid en met het oog op de ondersteuning van informele zorgverleners met speciale aandacht voor mantelzorgers.

•          Intersectorale samenwerking tussen welzijns- en zorgpartners en partners uit andere domeinen in een netwerk dat gericht is op preventie, gezondheidsbevordering en het verlenen van integrale zorg en ondersteuning met een focus op levenskwaliteit

Op basis van een buurtanalyse kiezen de buurt, het lokale bestuur, de welzijns- en zorgpartners en andere partners in het netwerk samen de prioriteiten waarop ze in het kader van het zorgzame buurtproject willen inzetten. Het gaat over een samenwerking tussen gezondheid en welzijn in samenwerking met andere sectoren (waaronder huisvesting, ruimtelijke ordening, jeugd, cultuur, sport, werk, sociale economie, enz.), gericht op preventie, gezondheidsbevordering en het verlenen van integrale zorg en ondersteuning ten aanzien van een persoon. De mens en zijn levenskwaliteit staan centraal en daarom worden er stappen gezet naar geïntegreerde zorg.

De projecten moeten ingediend worden door het aanvraagformulier met bijlagen op digitale wijze in te dienen via de betreffende website voor maandag 8 november 2021 om 9.00 uur.

De projecten starten op 1 maart 2022 en lopen tot en met 29 februari 2024.

Deerlijk was/is in het kader van zorgzame buurten een piloot met het project Zorgzaam Deerlijk in Sint-Lodewijk.

Door het indienen van een nieuw projectdossier via voorliggende oproep is het de bedoeling om, bij goedkeuring van de gevraagde subsidie, in een deel van het centrum aan de slag te gaan (zie kaart in bijlage), met een bijkomende buurtzorgregisseur.

De context binnen het gebied is anders dan die in Sint-Lodewijk. Het is de bedoeling om er, enerzijds de goede praktijken die we uit het eerste project haalden, ook daar te implementeren, maar anderzijds en vooral ook bijkomende nieuwigheden uit te werken om te zien wat werkt voor de buurt. Sociale cohesie staat centraal.

Momenteel is de voorbereiding van het dossier volop bezig, waarbij buurtbewoners en netwerkpartners worden bevraagd, analyses worden gemaakt en uiteindelijk teksten worden gefinetuned.

Omdat het dossier volgende week niet aan het vast bureau kan worden voorgelegd omwille van de herfstvakantie en omdat het eerstvolgende vast bureau dan pas plaatsvindt na de indiendatum, wordt thans een principieel akkoord voor het indienen van het projectdossier gevraagd.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, §1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De financiële impact van de beslissing is nog niet gekend.

De maximale subsidie bedraagt 50.000 euro per projectjaar. De subsidie kan besteed worden aan personeels- en/of werkingskosten.

De indiener co-financiert voor eenzelfde bedrag als de aangevraagde subsidie. De co-financiering kan worden voorzien via een inbreng van eigen personeel, van eigen werkingsbudget of door externe financiering.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit het indienen van het projectdossier in het kader van de projectoproep Zorgzame buurten principieel goed te keuren.

Zitting van Vast bureau van 27 OKTOBER 2021

C.4. Kwartaalrapportering financiën - kennisname

Aanleiding en context

Aan het vast bureau wordt gevraagd kennis te nemen van het kwartaalrapport financiën.

Motivering

In bijlage bevindt zich het kwartaalrapport 2021-Q3. Het toont de uitvoering van de kredieten sinds het begin van het jaar tot en met het voorliggende kwartaal. Het toont eveneens de thesaurietoestand op het einde van het kwartaal. Tenslotte toont het de inningen en de betalingen.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 177, 6e alinea, 2° Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau neemt kennis van het kwartaalrapport financiën.

Zitting van Vast bureau van 27 OKTOBER 2021

C.5. Bestelbonnen en te betalen bedragen - goedkeuring

Aanleiding en context

Deze goedkeuring kadert binnen de reguliere uitgavenprocedure.

Motivering

Het vast bureau is hoofdbudgethouder en dient de bestelbonnen goed te keuren vooraleer men de verbintenissen kan aangaan. De lijst met bestelbonnen bevindt zich in bijlage. Eveneens dient men de te betalen bedragen goed te keuren. De lijst met te betalen facturen kan men terugvinden in bijlage. De individuele facturen zijn altijd raadpleegbaar via het programma foxboek.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 3, 3° Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere: Organisatiebeheersysteem

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Het vast bureau besluit de bestelbonnen op de goedkeuringslijst bestelbon O/2021/29 goed te keuren.

Artikel 2

Het vast bureau besluit de te betalen bedragen op de goedkeuringslijst aanrekening O/2021/69 goed te keuren.