Zitting van OR van 25 MAART 2021

1. Jaarrekening 2020 - deel OCMW - vaststelling

Aanleiding en context

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de jaarrekening 2020, voor wat betreft het deel van het OCMW, vast te stellen.

Motivering

De jaarrekening 2020 bevindt zich in bijlage.  Deze ligt voor met de volgende cijfers:

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 78, 2e alinea, 4° Decreet Lokaal Bestuur

•          Art. 260 en 262 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit de jaarrekening 2020, voor wat betreft het deel van het OCMW, vast te stellen.

De openbare zitting van de OCMW-raad wordt geschorst, om te hernemen voor het laatste punt van de openbare zitting van de gemeenteraad, namelijk 'Vragen gesteld door raadsleden'.

Zitting van OR van 25 MAART 2021

2. Raad voor maatschappelijk welzijn - 25 februari 2021 - notulen en audiovisuele opname - goedkeuring

Aanleiding en context

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de notulen en de audiovisuele opname van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur.

Artikel 278 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 74 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          Art. 32 en 278 Decreet Lokaal Bestuur

◦          Art. 32 en 33 Huishoudelijk reglement van de OCMW-raad

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit de notulen van de zitting van 25 februari 2021 goed te keuren.

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit de audiovisuele opname van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 februari 2021 goed te keuren.

Zitting van OR van 25 MAART 2021

3. Rapport organisatiebeheersing 2020 - kennisname

Aanleiding en context

De OCMW-raad wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2020.

Motivering

Onze organisatie wil haar doelstellingen behalen. Dat is vanzelfsprekend. Dit willen we op een zo kwaliteitsvolle, efficiënte en effectieve manier doen. Daarom werd een kader omtrent organisatiebeheersing goedgekeurd tijdens de gemeente- en OCMW-raadszittingen van respectievelijk 13 juli en 3 juli 2017. Het kader werd aangepast tijdens de gemeente- en OCMW-raad van 19 december 2019. 

Het opmaken en laten goedkeuren van dergelijk kader is bovendien verplicht volgens artikel 219, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur.

Ons kader bepaalt dat we werken volgens de PDCA-cyclus:

•          In de planfase brengen we in kaart aan welke aspecten van onze organisatie we willen werken. Dit doen we aan de hand van een zelfevaluatie waarbij we onze risico’s in kaart brengen en de daaraan gekoppelde verbeteracties vastleggen. Dit kan geïntegreerd worden in het meerjarenplan.

•          Op het moment dat we de plannen effectief uitvoeren, bevindt onze organisatie zich in de do-fase. De verbeterprojecten worden gerealiseerd.

•          De check-fase is de fase waarin we door monitoring, evaluatie en rapportering de stand van zaken opmaken. In die fase wordt nagezien wat is verwezenlijkt en waar we het plan moeten bijsturen.

•          Het is mogelijk dat naar aanleiding van deze ‘check’ een bijsturing van het plan noodzakelijk is. De act-fase zorgt voor deze bijsturing.

Met huidig rapport, in bijlage gevoegd, bevinden we ons in de check-fase. We denken na waarover we willen rapporteren. De gegevens die we vervolgens verzamelen moeten ons nuttige info opleveren om daarna al dan niet actie te ondernemen. Het is mogelijk dat we hierbij oordelen dat we het meerjarenplan moeten aanpassen (act-fase).

We moeten hierbij opmerken dat we dit jaar voor het eerst streven naar een uitgebreidere rapportering. Het rapport is dus een ‘work in progress’ dat we de komende jaren moeten verfijnen. Bij verschillende items worden bijvoorbeeld gegevens aangeleverd, maar worden er nog geen verdere analyses gemaakt. Binnen het managementteam zal afgestemd worden waar verder wordt op ingezet en op welke manier.

Artikel 219, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Het rapport organisatiebeheersing 2020 werd besproken door het managementteam op 3 maart 2021 en werd positief geadviseerd.

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid: Art. 219, tweede lid Decreet Lokaal Bestuur

Andere: Art. 217 - 220 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

De OCMW-raad neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2020.

Zitting van OR van 25 MAART 2021

4. Visum en debiteurenbeheer 2020 - rapportering - kennisname

Zitting van OR van 25 MAART 2021

5. Sneeuwtelefoon - retributiereglement - goedkeuring

Aanleiding en context

De OCMW-raad wordt gevraagd het retributiereglement 'sneeuwtelefoon' goed te keuren.

Motivering

Elke burger is verantwoordelijk om het voetpad voor zijn/haar woning sneeuw- en ijsvrij te maken zodat er een veilige doorgang is voor voetgangers. Deze verplichting geldt zowel voor eigenaars als voor huurders. Niet iedereen is echter goed te been of omwille van psychische, fysieke of sociale moeilijkheden, in staat dit zelf te doen. Bovendien heeft niet iedereen een inwonend gezinslid die dit kan doen.

Daarom is het passend om de mogelijkheid aan te bieden dat er, tegen betaling, sneeuw geruimd wordt via de diensten van OCMW Deerlijk. Deze opdracht kan, zoals vroeger reeds gedaan werd, uitgevoerd worden door de reguliere karweidienst. Gezien het feit dat OCMW Deerlijk een samenwerking heeft met W13 in kader van wijkwerken, kan het OCMW een beroep doen op wijkwerkers om bepaalde taken te laten uitvoeren.

Gezien de urgentie waarmee dergelijke aanvragen dienen uitgevoerd te worden, om de karweimannen niet te moeten onthouden van de uitvoering van een andere opdracht en in uitvoering van het meerjarenplan, kan voor deze aanvragen om sneeuw te ruimen ook een beroep gedaan worden op wijkwerkers.

Wanneer een wijkwerker ingezet zou worden om sneeuw te ruimen, dient er 7,45 euro per begonnen uur betaald te worden in de vorm van een wijk-werkcheque, aangekocht door OCMW Deerlijk.

Wanneer particulieren rechtstreeks beroep doen op een wijkwerker betalen zij eveneens 7,45 euro per begonnen uur maar hebben zij een fiscaal voordeel van 20 % waardoor zij uiteindelijk 5,96 euro per uur betalen.

Het is passend om bij de tariefbepaling van deze dienstverlening hier rekening mee te houden waarbij bij benadering 2/3 van de kostprijs van een wijk-werkcheque, namelijk 5 euro aangerekend wordt aan de aanvrager en bij benadering 1/3 van de kostprijs van een wijk-werkcheque, namelijk 2,45 euro ten laste wordt genomen door het bestuur.

In zitting van 24 februari 2021 verzocht het vast bureau de voorzitter van de OCMW-raad de goedkeuring van het retributiereglement 'sneeuwtelefoon' te agenderen op huidige OCMW-raad.

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid: Art. 77, derde lid, Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft financiële gevolgen.

De financiële impact van de beslissing is nog niet gekend doch zal gering zijn gezien het beperkt aantal aanvragen dat jaarlijks hiervoor ingediend wordt.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De OCMW-raad besluit onderstaand retributiereglement sneeuwtelefoon goed te keuren:

Retributiereglement sneeuwtelefoon

Art. 1 OCMW Deerlijk biedt aan bepaalde inwoners van Deerlijk en onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid aan om beroep te doen op "sneeuwruimers".

.

Deze dienstverlening is bedoeld voor:

1)      Alle inwoners van Deerlijk vanaf 65 jaar

2)      Hulpbehoevende inwoners van Deerlijk jonger dan 65 jaar die niet zelf in staat zijn sneeuw te ruimen.

Noch de aanvrager, noch een inwonend gezinslid is omwille van psychische, fysieke of sociale moeilijkheden in staat om zelf sneeuw te ruimen.

Art. 2 Volgende activiteiten worden hiermee bedoeld:

Sneeuw ruimen van het voetpad en andere paden aan en rond de woning, bijvoorbeeld toegangspad tot de woning, pad naar de garage,…

Art. 3 Voor het sneeuwruimen wordt er een tarief aangerekend van 5 euro per begonnen uur.

De prijs is inclusief werkuren, materiaal en verplaatsing. Het sneeuwruimen wordt gefactureerd; er wordt geen cash geld aanvaard.

Art. 4 De sneeuwtelefoon wordt voorzien op het algemeen telefoonnummer van het Sociaal Huis, nl. 056 73 63 30 en is telefonisch te bereiken tijdens de openingsuren.

Artikel 2

Voorliggend reglement treedt in werking volgens artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur en blijft geldig tot en met 31 december 2025.

Artikel 3

Voorliggend reglement wordt bekendgemaakt conform artikel 286 van het Decreet Lokaal Bestuur.