Zitting van 12 JUNI 2025

1. Raad voor maatschappelijk welzijn - 24 april 2025 - notulen en audio-opname - goedkeuring

Aanleiding en context

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de notulen en de audio-opname van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur.

Artikel 278 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 74 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          Art. 32 en 278 Decreet Lokaal Bestuur

◦          Art. 32 en 33 Huishoudelijk reglement van de OCMW-raad

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

De OCMW-raad besluit met 0 ja-stemmen:

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit de notulen van de zitting van 24 april 2025 goed te keuren.

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit de audio-opname van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 april 2025 goed te keuren.

Zitting van 12 JUNI 2025

2. Woonwijs - werkjaar 14 - jaarverslag/jaarrekening - kennisname

Aanleiding en context

De raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd kennis te nemen van het jaarverslag en de jaarrekening van het werkingsjaar 14 (1 januari 2024 t.e.m. 31 december 2024) van Woonwijs.

Motivering

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn beslisten respectievelijk in zitting van 29 april 2010 en van 10 mei 2010 tot participatie in de ‘Interlokale Vereniging Wonen Deerlijk-Harelbeke-Kuurne-Lendelede’. Naar aanleiding van de participatie van de gemeente Zwevegem op 1 januari 2020, werd de naam van deze vereniging omgevormd tot ‘Interlokale Vereniging Woonwijs’.

Op 19 december 2019 kende de Vlaamse Overheid voor de periode ‘januari 2020 – december 2025’ subsidies toe. Deze subsidies werden toegekend op basis van een subsidiedossier, waarin de acties en doelstellingen voor bovenvermelde periode werden opgenomen. Jaarlijks moet de uitvoering van deze acties via een stuurgroepvergadering aangetoond worden.

De samenwerkingsovereenkomst met statutaire draagkracht betreffende de oprichting van de Interlokale Vereniging Woonwijs bepaalt dat de rekening van de Interlokale Vereniging jaarlijks ter kennisname wordt voorgelegd aan de andere deelnemers en dat het jaarverslag gelijktijdig met de jaarrekening ter beschikking wordt gesteld van de andere deelnemers ter bespreking.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn worden het jaarverslag en de jaarrekening van werkingsjaar 14 (1 januari 2024 t.e.m. 31 december 2024) voorgelegd.

Uit het jaarverslag blijkt dat de beoogde resultaten grotendeels zijn behaald.

Deze acties, zoals opgenomen in de strategische meerjarenplanning, werden uitgevoerd:

●        Doorstart acties en ‘toepassing van de nieuwe richtlijnen op reeds lopende acties’ zoals voorzien in het ‘subsidiedossier 2020-2025’.

●        Verdere uitrol conformiteitsattestverplichting in Kuurne en Harelbeke (opmaak inventarissen, aanschrijven verhuurders, uitvoeren extra conformiteitsonderzoeken).

●        In functie van de verplichting dat gemeenten/IGS’en, vanaf 2026 erkende woningonderzoekers in huis hebben, werden in 2023 EVC-trajecten opgestart. Na geslaagde EVC-testen in voorjaar 2024, beschikken vier woonwijzers over een erkenningsnummer.

●        Opmaak promotiemateriaal/infocampagne kubussen, …

Wat betreft het financieel verslag voor werkingsjaar 14, bedroeg de totale uitgave 300.713,61 euro waarvan de verwachte subsidie van Wonen Vlaanderen 137.935,56 euro bedraagt.

Pas na goedkeuring van de jaar- en financiële verslagen door Wonen Vlaanderen en de raden kunnen de saldo’s effectief verrekend worden.

Het verschil met de reeds betaalde voorschotten zal, rekening houdend met de verdeelsleutel volgens het aantal huishoudens, nadien aan de woonwijsgemeenten terugbetaald worden.

Het jaarverslag en de jaarrekening werden besproken op de stuurgroep van 17 maart 2025.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 77 en Art. 78, § 1, 2° Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Art. 393 Decreet lokaal bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarverslag en de jaarrekening van het werkingsjaar 14 van Woonwijs.

Artikel 2

Een afschrift van huidige beslissing wordt voor verder gevolg overgemaakt aan Woonwijs, projectcoördinator Pieter Vandeweghe, p/a Marktstraat 29 te 8530 Harelbeke.

Zitting van 12 JUNI 2025

3. Rapport organisatiebeheersing 2024 - kennisname

Aanleiding en context

De OCMW-raad wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2024.

Motivering

Voor het Decreet Lokaal Bestuur is organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1°de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;

2° wetgeving en procedures naleeft;

3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Onze organisatie wil haar doelstellingen op een zo kwaliteitsvolle, efficiënte en effectieve manier nastreven. Daarom werd een kader omtrent organisatiebeheersing goedgekeurd tijdens de gemeente- en OCMW-raadszitting van respectievelijk 13 juli 2017 en 3 juli 2017.

Het kader werd aangepast tijdens de gemeente- en OCMW-raad van 19 december 2019.

Het opmaken en laten goedkeuren van dergelijk kader is bovendien verplicht volgens artikel 219, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur.

Ons kader bepaalt dat we werken volgens de PDCA-cyclus:

●        In de plan-fase brengen we in kaart aan welke aspecten van onze organisatie we willen werken. Dit doen we aan de hand van een zelfevaluatie waarbij we onze risico’s in kaart brengen en de daaraan gekoppelde verbeteracties vastleggen. Dit kan geïntegreerd worden in het meerjarenplan.

●        Op het moment dat de plannen effectief worden uitgevoerd, bevindt onze organisatie zich in de do-fase. De verbeterprojecten worden gerealiseerd.

●        De check-fase is de fase waarin door monitoring, evaluatie en rapportering de stand van zaken wordt opgemaakt. In die fase wordt nagezien wat is verwezenlijkt en waar we het plan moeten bijsturen.

●        Het is mogelijk dat naar aanleiding van deze ‘check’ een bijsturing van het plan noodzakelijk is. De actfase zorgt voor deze bijsturing.

In bijlage zit een schema met de opvolging van de huidige acties. Met deze opvolging zitten we in de check-fase.

Naast het opvolgen van acties, werden in 2024 verdere voorbereidingen getroffen ter voorbereiding van het nieuwe meerjarenplan, de plan-fase.

Er gebeurde een interne omgevingsanalyse (zelfevaluatie) met volgende aanpak:

●        Medewerkers over de hele organisatie kregen een opfrissing over wat organisatiebeheersing betekent.

●        Er kwamen 10 werkgroepjes samen rond elk thema uit de 'leidraad organisatiebeheersing', opgemaakt door Audit Vlaanderen. Medewerkers over alle clusters van de organisatie heen namen deel. Volgende 10 thema's kwamen aan bod:

○        Doelstellingen, proces- en risicomanagement

○        Belanghebbendenmanagement

○        Monitoring

○        Organisatiestructuur

○        Personeelsbeleid

○        Organisatiecultuur

○        Informatie en communicatie

○        Financieel management

○        Facilitaire middelen

○        ICT

●        Per thema werden de mogelijke risico's overlopen waar lokale besturen tegenaan kunnen lopen. Deze risico's werden ingeschat voor onze organisatie.

In de loop van 2025 komen dezelfde werkgroepjes opnieuw samen om de mogelijke risico's in te schatten en te prioritiseren (grootte risico x de kans dat het zich voordoet). Na het prioritiseren van de risico's zullen acties geformuleerd worden met een bijhorende timing en trekker, net zoals bij de overige acties in het meerjarenplan.

De opvolging van deze acties zal voor het eerst geïntegreerd worden in de evaluatiecyclus van het meerjarenplan zodat dit samen kan gebeuren met de opvolging van de acties die geformuleerd werden op basis van (onder andere) de externe omgevingsanalyse (beleidsinsteek).

Vermeldenswaardig in het kader van organisatiebeheersing is tenslotte dat er in 2024 een werkgroep rond processen werd opgestart. Deze werkgroep komt maandelijks samen en deed tot nu toe volgende zaken:

●        verkennen van de aanpak van processen in andere organisaties, waaronder lokaal bestuur Zwevegem en Ubuntu;

●        het volgen van een opleiding 'Visio', een programma waarin je processen overzichtelijk kan oplijsten en uitwerken;

●        oefenen met enkele reeds bestaande processen in de organisatie.

In 2025 zal het management de bestaande processen inventariseren en prioritiseren, rekening houdend met het resultaat van de zelfevaluatie rond organisatiebeheersing en de beslissingen die gemaakt worden voor het nieuwe meerjarenplan in het algemeen. Het is de bedoeling dat er beslist wordt welke processen de komende jaren eerst moeten uitgewerkt worden door de 'werkgroep processen'.

Artikel 219, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.

Het rapport organisatiebeheersing 2024 werd besproken door het managementteam op 7 mei 2025 en werd positief geadviseerd.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 219, tweede lid Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere

○        Art. 217-220 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

De OCMW-raad neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2024.

Zitting van 12 JUNI 2025

4. Zorgraad Eerstelijnszone regio Waregem vzw - bestuursorgaan - vervanging afgevaardigde - goedkeuring