Zitting van 10 JULI 2025

1. Raad voor maatschappelijk welzijn - 12 juni 2025 - notulen en audio-opname - goedkeuring

Aanleiding en context

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de notulen en de audio-opname van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur.

Artikel 278 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 74 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          Art. 32 en 278 Decreet Lokaal Bestuur

◦          Art. 32 en 33 Huishoudelijk reglement van de OCMW-raad

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

De OCMW-raad besluit met 0 ja-stemmen:

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit de notulen van de zitting van 12 juni 2025 goed te keuren.

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit de audio-opname van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juni 2025 goed te keuren.

Zitting van 10 JULI 2025

2. Rapport organisatiebeheersing 2024 - kennisname

Aanleiding en context

De OCMW-raad wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2024.

Motivering

Voor het Decreet Lokaal Bestuur is organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1°de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;

2° wetgeving en procedures naleeft;

3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

5° de activa beschermt en fraude voorkomt.

Onze organisatie wil haar doelstellingen op een zo kwaliteitsvolle, efficiënte en effectieve manier nastreven. Daarom werd een kader omtrent organisatiebeheersing goedgekeurd tijdens de gemeente- en OCMW-raadszitting van respectievelijk 13 juli 2017 en 3 juli 2017.

Het kader werd aangepast tijdens de gemeente- en OCMW-raad van 19 december 2019.

Het opmaken en laten goedkeuren van dergelijk kader is bovendien verplicht volgens artikel 219, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur.

Ons kader bepaalt dat we werken volgens de PDCA-cyclus:

●        In de plan-fase brengen we in kaart aan welke aspecten van onze organisatie we willen werken. Dit doen we aan de hand van een zelfevaluatie waarbij we onze risico’s in kaart brengen en de daaraan gekoppelde verbeteracties vastleggen. Dit kan geïntegreerd worden in het meerjarenplan.

●        Op het moment dat de plannen effectief worden uitgevoerd, bevindt onze organisatie zich in de do-fase. De verbeterprojecten worden gerealiseerd.

●        De check-fase is de fase waarin door monitoring, evaluatie en rapportering de stand van zaken wordt opgemaakt. In die fase wordt nagezien wat is verwezenlijkt en waar we het plan moeten bijsturen.

●        Het is mogelijk dat naar aanleiding van deze ‘check’ een bijsturing van het plan noodzakelijk is. De actfase zorgt voor deze bijsturing.

In bijlage zit een schema met de opvolging van de huidige acties. Met deze opvolging zitten we in de check-fase.

Naast het opvolgen van acties, werden in 2024 verdere voorbereidingen getroffen ter voorbereiding van het nieuwe meerjarenplan, de plan-fase.

Er gebeurde een interne omgevingsanalyse (zelfevaluatie) met volgende aanpak:

●        Medewerkers over de hele organisatie kregen een opfrissing over wat organisatiebeheersing betekent.

●        Er kwamen 10 werkgroepjes samen rond elk thema uit de 'leidraad organisatiebeheersing', opgemaakt door Audit Vlaanderen. Medewerkers over alle clusters van de organisatie heen namen deel. Volgende 10 thema's kwamen aan bod:

○        Doelstellingen, proces- en risicomanagement

○        Belanghebbendenmanagement

○        Monitoring

○        Organisatiestructuur

○        Personeelsbeleid

○        Organisatiecultuur

○        Informatie en communicatie

○        Financieel management

○        Facilitaire middelen

○        ICT

●        Per thema werden de mogelijke risico's overlopen waar lokale besturen tegenaan kunnen lopen. Deze risico's werden ingeschat voor onze organisatie.

In de loop van 2025 komen dezelfde werkgroepjes opnieuw samen om de mogelijke risico's in te schatten en te prioritiseren (grootte risico x de kans dat het zich voordoet). Na het prioritiseren van de risico's zullen acties geformuleerd worden met een bijhorende timing en trekker, net zoals bij de overige acties in het meerjarenplan.

De opvolging van deze acties zal voor het eerst geïntegreerd worden in de evaluatiecyclus van het meerjarenplan zodat dit samen kan gebeuren met de opvolging van de acties die geformuleerd werden op basis van (onder andere) de externe omgevingsanalyse (beleidsinsteek).

Vermeldenswaardig in het kader van organisatiebeheersing is tenslotte dat er in 2024 een werkgroep rond processen werd opgestart. Deze werkgroep komt maandelijks samen en deed tot nu toe volgende zaken:

●        verkennen van de aanpak van processen in andere organisaties, waaronder lokaal bestuur Zwevegem en Ubuntu;

●        het volgen van een opleiding 'Visio', een programma waarin je processen overzichtelijk kan oplijsten en uitwerken;

●        oefenen met enkele reeds bestaande processen in de organisatie.

In 2025 zal het management de bestaande processen inventariseren en prioritiseren, rekening houdend met het resultaat van de zelfevaluatie rond organisatiebeheersing en de beslissingen die gemaakt worden voor het nieuwe meerjarenplan in het algemeen. Het is de bedoeling dat er beslist wordt welke processen de komende jaren eerst moeten uitgewerkt worden door de 'werkgroep processen'.

Artikel 219, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.

Het rapport organisatiebeheersing 2024 werd besproken door het managementteam op 7 mei 2025 en werd positief geadviseerd.

Het vast bureau heeft het rapport organisatiebeheersing 2024 besproken in zitting van 14 mei 2025 en de voorzitter van de OCMW-raad verzocht om het rapport te agenderen op de OCMW-raad van 12 juni 2025.

In de OCMW-raadszitting van 12 juni 2025 werd het agendapunt verdaagd naar de OCMW-raadszitting van 10 juli 2025.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 219, tweede lid Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere

○        Art. 217-220 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

De OCMW-raad neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2024.

De OCMW-raad wordt geschorst om te hernemen na de besloten zitting van de gemeenteraad.

Zitting van 10 JULI 2025

3. Klacht tegen de vrijstelling tot het assessment en de aanstelling van clusterhoofd burger en welzijn - kennisgeving toezichtsbeslissing - kennisname - besloten zitting