Wim Vermeulen Filip Terryn Marleen Prat Yves Vande Wiele Marc Coppens Karel Bauters Claude Croes Tundie D'hont Louis Haerinck Bert Schelfhout Matthias Vanneste Jo Tijtgat Sophie Mespreuve Louis Vanderbeken Dirk Demeurie Regine Vanwynsberghe-Rooryck Jurgen Beke Philip Ghekiere Sandra De Leeuw-Goussey Frans Kemseke Wim Vermeulen Filip Terryn Marleen Prat Yves Vande Wiele Marc Coppens Claude Croes Tundie D'hont Louis Haerinck Bert Schelfhout Matthias Vanneste Jo Tijtgat Sophie Mespreuve Louis Vanderbeken Dirk Demeurie Regine Vanwynsberghe-Rooryck Jurgen Beke Philip Ghekiere Sandra De Leeuw-Goussey Frans Kemseke Regine Vanwynsberghe-Rooryck Claude Croes Sandra De Leeuw-Goussey Yves Vande Wiele Sophie Mespreuve Tundie D'hont Matthias Vanneste Bert Schelfhout Louis Haerinck Dirk Demeurie Frans Kemseke Philip Ghekiere Marleen Prat Marc Coppens Jo Tijtgat Louis Vanderbeken Wim Vermeulen Jurgen Beke Filip Terryn aantal voorstanders: 19 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0
Zitting van 04 JULI 2024
1. Raad voor maatschappelijk welzijn - 30 mei 2024 - notulen en audio-opname - goedkeuring
Aanleiding en context
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de notulen en de audio-opname van de vorige zitting goed te keuren.
Motivering
Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur.
Artikel 278 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 74 Decreet Lokaal Bestuur
• Andere:
◦ Art. 32 en 278 Decreet Lokaal Bestuur
◦ Art. 32 en 33 Huishoudelijk reglement van de OCMW-raad
Adviezen
Er zijn geen adviezen nodig.
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
De OCMW-raad besluit met 0 ja-stemmen:
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn besluit de notulen van de zitting van 30 mei 2024 goed te keuren.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn besluit de audio-opname van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 mei 2024 goed te keuren.
Zitting van 04 JULI 2024
2. Rapport organisatiebeheersing 2023 - Kennisname
Aanleiding en context
De OCMW-raad wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2023.
Motivering
Voor het Decreet Lokaal Bestuur is organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1°de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Onze organisatie wil haar doelstellingen op een zo kwaliteitsvolle, efficiënte en effectieve manier nastreven. Daarom werd een kader omtrent organisatiebeheersing goedgekeurd tijdens de gemeente- en OCMW-raadszitting van respectievelijk 3 juli 2017 en 13 juli 2017.
Het kader werd aangepast tijdens de gemeente- en OCMW-raad van 19 december 2019.
Het opmaken en laten goedkeuren van dergelijk kader is bovendien verplicht volgens artikel 219, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur.
Ons kader bepaalt dat we werken volgens de PDCA-cyclus:
● In de plan-fase brengen we in kaart aan welke aspecten van onze organisatie we willen werken. Dit doen we aan de hand van een zelfevaluatie waarbij we onze risico’s in kaart brengen en de daaraan gekoppelde verbeteracties vastleggen. Dit kan geïntegreerd worden in het meerjarenplan.
● Op het moment dat de plannen effectief worden uitgevoerd, bevindt onze organisatie zich in de do-fase. De verbeterprojecten worden gerealiseerd.
● De check-fase is de fase waarin door monitoring, evaluatie en rapportering de stand van zaken wordt opgemaakt. In die fase wordt nagezien wat is verwezenlijkt en waar we het plan moeten bijsturen.
● Het is mogelijk dat naar aanleiding van deze ‘check’ een bijsturing van het plan noodzakelijk is. De act-fase zorgt voor deze bijsturing.
Met huidig rapport, in bijlage gevoegd, zitten we in de check-fase. We denken na waarover we willen rapporteren. De gegevens die we vervolgens verzamelen moeten ons nuttige info opleveren om daarna al dan niet actie te ondernemen. Het is mogelijk dat hierbij geoordeeld wordt dat het meerjarenplan moet aangepast worden (act-fase).
Er dient hierbij opgemerkt te worden dat dit rapport een ‘work in progress' is. Het is een levendig document dat verfijnd wordt en aangepast aan de huidige omstandigheden.
Het managementteam merkte op heden op dat de rapporten organisatiebeheersing van de vorige jaren te zwaarlijvig waren. Er werd te weinig nagedacht of we wel de juiste gegevens verzamelden. Bijgevolg gebeurde er weinig met de verzamelde gegevens. Daarentegen werden echter gebreken in bepaalde processen ontdekt die eerder niet in de rapportering naar boven kwamen.
Er wordt bijgevolg voorgesteld bondig te rapporteren over de lopende acties rond organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2023. Vervolgens kan er in 2024-2025 een zelfevaluatie gebeuren, waaruit acties zullen vloeien die op hun beurt zullen moeten opgevolgd worden. De opvolging van deze acties kan geïntegreerd worden in de flow van de opvolging van het nieuwe meerjarenplan 2026-2031, dat zal opgemaakt worden in 2025.
Daarnaast zal nagedacht worden welke data we (consequent) willen bijhouden om de opvolging van de acties in het meerjarenplan enerzijds en de acties omtrent organisatiebeheersing anderzijds goed te kunnen opvolgen.
Artikel 219, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.
Het rapport organisatiebeheersing 2023 werd besproken door het managementteam op 8 mei 2024 en werd positief geadviseerd.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 219, tweede lid Decreet Lokaal Bestuur
● Andere:
○ Art. 217-220 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
De OCMW-raad neemt kennis van het rapport organisatiebeheersing met betrekking tot het jaar 2023.
Zitting van 04 JULI 2024
3. Jaarrekening 2023 - goedkeuring gouverneur - kennisname
Aanleiding en context
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd kennis te nemen van het besluit van de gouverneur om de jaarrekening 2023 van het OCMW goed te keuren.
Motivering
De raad voor maatschappelijk welzijn heeft op 28 maart 2024 de jaarrekening 2023 vastgesteld.
Op 5 juni 2024 werd de jaarrekening goedgekeurd door de gouverneur. Dit besluit bevindt zich in bijlage.
De raad voor maatschappelijk welzijn dient hier kennis van te nemen.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 332, § 1, 3e lid Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het besluit van de gouverneur omtrent de goedkeuring van de jaarrekening 2023.
Zitting van 04 JULI 2024
4. W13 - jaarrekening 2023 - advies - goedkeuring
Aanleiding en context
Aan de OCMW-raad wordt gevraagd advies uit te brengen over de jaarrekening 2023 van W13.
Motivering
De raad van bestuur van W13 keurde op 15 december 2023 het gewijzigd meerjarenplan 2020-2025 goed.
De algemene vergadering van W13 keurde op 15 december 2023 het gewijzigd meerjarenplan 2020-2025 goed.
Op de raad van bestuur van W13 op 19 april 2024 werd de draft van de jaarrekening 2023 toegelicht.
De algemene vergadering van W13 stelde op 17 mei 2024 de jaarrekening 2023 vast.
Artikel 12 van de statuten van W13 stelt dat de algemene vergadering van W13 bevoegd is voor de vaststelling van de jaarrekening.
Artikel 490 van het Decreet Lokaal Bestuur is van toepassing op de welzijnsvereniging W13.
Paragraaf 2 bepaalt dat de algemene vergadering van de welzijnsvereniging zich uitspreekt over de vaststelling van de jaarrekening voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft en dat een afschrift van de vastgestelde jaarrekening binnen twintig dagen wordt bezorgd aan de betrokken openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Paragraaf 3 bepaalt dat de betrokken raden voor maatschappelijk welzijn advies kunnen uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging en dat als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, hij geacht wordt een gunstig advies te hebben uitgebracht.
Paragraaf 4 bepaalt dat als de toezichthoudende overheid geen besluit heeft verzonden over de goedkeuring van de jaarrekening binnen een termijn van honderdvijftig dagen, ze wordt geacht de jaarrekening goed te keuren, waarbij die termijn ingaat op de dag nadat de gemeente de toezichthoudende overheid op de hoogte gebracht heeft van de bekendmaking van de jaarrekening van de welzijnsvereniging, met toepassing van artikel 286, § 2, en de welzijnsvereniging de digitale rapportering erover aan de Vlaamse Regering heeft bezorgd.
De jaarrekening 2023 van W13 en bijbehorende stukken zijn te vinden als bijlage bij dit punt. Hierover kan een gunstig advies uitgebracht worden.
Het vast bureau nam op 12 juni 2024 kennis van de jaarrekening 2023 van W13 en verzocht de voorzitter het advies over de jaarrekening 2023 van W13 te agenderen op de OCMW-raad van 4 juli 2024.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 84, § 1 Decreet Lokaal Bestuur
● Andere:
○ Art. 490 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
De OCMW-raad besluit met 0 ja-stemmen:
Artikel 1
De OCMW-raad besluit gunstig advies uit te brengen over de jaarrekening 2023 van W13.
Artikel 2
Een voor eensluidend verklaard uittreksel van de beslissing wordt overgemaakt aan W13.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.