Zitting van GR van 19 JANUARI 2023
1. Eedaflegging algemeen directeur - kennisname
Zitting van GR van 19 JANUARI 2023
2. Gemeenteraad - 22 december 2022 - notulen en audio-opname - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit de notulen van de zitting van de gemeenteraadszitting van 22 december 2022 goed te keuren.
Artikel 2
De gemeenteraad besluit de audio-opname van de gemeenteraadszitting van 22 december 2022 goed te keuren.
Zitting van GR van 19 JANUARI 2023
3. Centrumpark - Harelbekestraat - lastvoorwaarden, raming en wijze van gunnen - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
Het bestek met nr. DR0011 en de raming voor de opdracht “Centrumpark - Harelbekestraat”, opgesteld door de ontwerper, Maatschap VELD - Atelier Horizon, Square Eugène Plasky 92-94 te 1030 Brussel worden goedgekeurd.
De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.
De raming bedraagt 791.430,15 euro excl. btw of 941.728,22 euro incl. btw (150.298,07 euro btw medecontractant).
Artikel 2
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.
Artikel 3
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal niveau.
Artikel 4
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2023, op jaarbudgetrekening 0680-00/22000000/BESTUUR/CBS/0/IP-10 (actie A-1.05.1).
Zitting van GR van 19 JANUARI 2023
4. Aansluiting Vastgoedinformatieplatform en vernieuwing retributiereglement vastgoedinformatie – goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad keurt onderstaand retributiereglement en bijbehorende verwerkingsovereenkomst goed:
RETRIBUTIEREGLEMENT VASTGOEDINFORMATIEPLATFORM
Artikel 1 - Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° vastgoedinformatie: gebouw-, grond- of omgevingsgebonden gegevens inzake een onroerend goed, inclusief informatie met betrekking tot het juridische, administratieve of fysieke statuut van dit onroerend goed;
2° lokale gegevensbron: vastgoedinformatie die een gemeente of de rechtspersonen die ervan afhangen, beheert;
3° centrale gegevensbron: vastgoedinformatie die een Vlaamse instantie of een externe overheid beheert;
4° Vastgoedinformatieplatform of VIP: elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie tussen aanleverende entiteiten en aanvragers;
5° vastgoeddossier: de combinatie van verschillende datasets, samengesteld uit vastgoedinformatie met betrekking tot een perceel, of een onderdeel, die op aanvraag wordt ontsloten door de aanleverende entiteit, door Digitaal Vlaanderen wordt samengevoegd en door de lokale overheid ter beschikking wordt gesteld aan de aanvrager;
6° externe overheid: overheidsinstanties, vermeld in artikel I.3, 8° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
7° Vlaamse instantie: elk van de volgende overheidsinstanties: de instanties van de Vlaamse overheid,
a) vermeld in artikel I.3, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
b) de instellingen met een publieke taak, vermeld in artikel I.3, 6°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, voor zover ze afhangen van de Vlaamse overheid of van een of meer andere instellingen met een publieke taak die afhangen van de Vlaamse overheid;
c) de instanties van de Vlaamse overheid, vermeld in artikel I.3, 7°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
8° aanvrager: de notaris of vastgoedmakelaar die in het kader van zijn beroepsactiviteiten of taken van algemeen belang die bij of krachtens een supranationale of wetskrachtige norm bepaalde vastgoedinformatie nodig heeft en daartoe een aanvraag via het VIP doet;
9° algemene verordening gegevensbescherming: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
10° persoonsgegevens: de gegevens, vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming;
11° verwerking: een verwerking als vermeld in artikel 4, 2), van de algemene verordening gegevensbescherming;
12° verwerkingsverantwoordelijke: een verwerkingsverantwoordelijke als vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming;
13° betrokkene: een betrokkene als vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming.
Artikel 2 - Algemeen
De gemeente Deerlijk verzamelt de opgevraagde vastgoedinformatie uit lokale gegevensbronnen. De gemeente Deerlijk doet een beroep op het VIP om vastgoedinformatie uit centrale gegevensbronnen op te halen en samen te voegen met het vastgoeddossier. De gemeente Deerlijk stelt het vastgoeddossier via het Vastgoedinformatieplatform aan de aanvrager ter beschikking.
In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van het vastgoeddossier, verwerkt de gemeente die gegevens met als doeleinde om aanvragers samengevoegde vastgoedinformatie uit centrale en lokale gegevensbronnen ter beschikking te stellen in het kader van hun beroepsactiviteiten of in het kader van taken van algemeen belang die bij of krachtens een supranationale of wetskrachtige norm zijn bepaald.
Ten voordelen van de gemeente Deerlijk wordt een retributie geheven op aanvragen, gedaan via het Vastgoedinformatieplatform, tot het verkrijgen van het vastgoeddossier.
Artikel 3 - Verschuldigde
De retributie is verschuldigd door de aanvrager.
Artikel 4 - Bedrag
Het bedrag van de retributie wordt vastgelegd als volgt:
Voorwerp aanvraag | Retributiebedrag |
Vastgoeddossier | 50 EUR |
Een aanvrager dient slechts éénmaal de retributieprijs voor een aanvraag te betalen per groep van 5 kadastrale percelen op voorwaarde dat:
● (i) de percelen aangrenzend zijn;
● (ii) de percelen binnen éénzelfde gemeentelijke grens liggen;
● (iii) er maximaal op één perceel (een) gebouweenhe(i)d(en) geregistreerd is (zijn).
De aflevertermijn voor het vastgoeddossier bedraagt maximum 30 dagen.
Artikel 5 - Invorderingswijze
De onbetwiste en opeisbare retributie wordt bij niet-betaling ingevorderd conform artikel 177, tweede lid, van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
De betwiste en opeisbare retributie wordt bij niet-betaling burgerrechtelijk ingevorderd.
Artikel 6 - Verwerking van persoonsgegevens
In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van het vastgoeddossier, treedt de gemeente Deerlijk voor de doeleinden omschreven in artikel 2 op als verwerkingsverantwoordelijke.
De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 persoonsgegevens met betrekking tot de volgende categorieën van betrokkenen:
De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 volgende categorieën van persoonsgegevens:
De gemeente Deerlijk bewaart de persoonsgegevens die het verwerkt, niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden, vermeld in artikel 2, te bereiken en conform artikel III.87, §1 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, of tot de betrokkene vraagt om de persoonsgegevens die gemeente Deerlijk verwerkt, te verwijderen, conform de voorwaarden, vermeld in de algemene verordening gegevensbescherming. De archiveringstermijn van de persoonsgegevens bij de gemeente Deerlijk bedraagt 3 jaar overeenkomstig de bepalingen van de Selectielijst voor Vlaamse gemeentearchieven.
De gemeente Deerlijk doet een beroep op agentschap Digitaal Vlaanderen voor de doeleinden omschreven in artikel 2. Agentschap Digitaal Vlaanderen treedt in dit kader op als verwerker van de gemeente Deerlijk, die de verwerkingsverantwoordelijke is. De modaliteiten van de verwerking zijn geregeld in de verwerkingsovereenkomst toegevoegd als bijlage bij dit deze beslissing.
Artikel 7 – Ondertekening
De vastgoeddossiers die de gemeente Deerlijk via het Vastgoedinformatieplatform ter beschikking stelt, worden niet ondertekend omdat het vastgoeddossier een louter informatief document betreft dat geen beleidsmatige stellingname inhoudt en niet kwalificeert als stuk of briefwisseling in de zin van artikel 279 van het Decreet lokaal bestuur.
Artikel 8 - Vervanging voorgaande reglementering
Dit reglement vervangt vanaf 7 februari 2023 alle retributiereglementen die betrekking hebben op vastgoeddossiers, die vanaf de bekendmaking van dit reglement kunnen worden aangevraagd via het Vastgoedinformatieplatform.
Voor alle aanvragen met betrekking tot vastgoeddossiers die tijdens de overgangsperiode niet via het Vastgoedinformatieplatform kunnen verlopen blijft het gemeentelijk retributiereglement op het verstrekken van inlichtingen en attesten betreffende onroerende goederen en het verlenen van vergunningen, meldingen in het kader van het decreet betreffende de omgevingsvergunning en het bodemsaneringsdecreet, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 28 november 2019, gelden.
Artikel 9 - Inwerkingtreding
Dit reglement treed in werking vanaf 7 februari 2023 en is geldig tot 31 december 2025.
Artikel 10 - Bekendmaking
Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.
Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.
Zitting van GR van 19 JANUARI 2023
5. Eiktronk - Samenwerkingsovereenkomst - Goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit onderstaande samenwerkingsovereenkomst goed te keuren
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
Deze samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten tussen:
● gemeentebestuur Deerlijk, Harelbekestraat 27, 8540 Deerlijk vertegenwoordigd door de heer Jo Tijtgat, voorzitter gemeenteraad en mevrouw Sarah Barbe, waarnemend algemeen directeur, hierna genoemd ‘Deerlijk’
en
● gemeentebestuur Harelbeke, Marktstraat 29, 8530 Harelbeke vertegenwoordigd door mevrouw Rita Beyaert, voorzitter gemeenteraad en de heer Hans Piepers, algemeen directeur, hierna genoemd ‘Harelbeke’
Art. 1 Doel
Het opwaarderen van de landelijke trage weg “Eiktronk” (langs E17) waarbij de gemeentegrens tussen Deerlijk en Harelbeke over deze weg loopt. De samenwerking bundelt de gemeenschappelijke belangen in het opwaarderen van de bestaande toestand om het profiel voor de fietsers aangenaam te maken. De ondergrond wordt opgefreesd, genivelleerd en aangevuld met een nieuwe funderingslaag in zuivere steenslag. Daarop komt een fijne toplaag, tonrond aangedamd.
Art. 2 Aanbestedende overheid
Harelbeke en Deerlijk beslissen de in het bestek beschreven werken in het algemeen belang samen te voegen en Harelbeke aan te duiden als aanbestedende overheid, in gezamenlijke naam op te treden overeenkomstig artikel 48 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Art. 3 Opdracht
3.1 Toewijzing van de opdracht
Harelbeke zal de toewijzing van de opdracht slechts betekenen aan de gekozen inschrijver nadat Deerlijk heeft ingestemd met het gunningsvoorstel en met het gedeelte van de kosten ten hunner laste en de nodige middelen hebben voorzien.
3.2 Uitvoeringsperiode
In onderling overleg met de aannemer, Deerlijk en Harelbeke wordt een uitvoeringsperiode vastgelegd.
3.3 Ontwerp
De opdracht omvat het opwaarderen van de bestaande toestand om het pad voor de fietsers aangenaam te maken. De ondergrond wordt opgefreesd, genivelleerd en aangevuld met een nieuwe funderingslaag in zuivere steenslag. Daarop komt een fijne toplaag, tonrond aangedamd. Deze werken gebeuren in eigen beheer zonder studiebureau.
3.4 Aanstellen van een afgevaardigde
Naast de leidend ambtenaar van Harelbeke, stelt Deerlijk een afgevaardigde aan die aanwezig is op de werfvergaderingen. In onderling overleg wordt de frequentie van deze werfvergaderingen bepaald. Individuele bezoeken door de afgevaardigden zijn ten allen tijde mogelijk.
3.5 Werfverslag
De leidend ambtenaar van Harelbeke maakt het werfverslag op aan de hand van de besproken items op de werfvergaderingen. Indien tijdens de individuele werfbezoeken opmerkingen of afspraken een impact hebben op de uitvoering van de opdracht, worden die doorgegeven aan de leidend ambtenaar en toegevoegd aan het werfverslag.
3.6 Controles op de werf
Voor een goede uitvoering van de werken is elke afgevaardigde gemachtigd ongeacht het grondgebied ten allen tijde nazicht, controles, opmerkingen, enz aan de leidend ambtenaar over te maken. De opmerkingen worden dan overgemaakt aan de aannemer en toegevoegd aan het werfverslag.
3.7 Onderlinge communicatie
De nodige gegevens zoals mailadressen, telefoonnummers, etc. van de afgevaardigden of hun plaatsvervangers worden aan de leidend ambtenaar doorgegeven en vermeld in het werfverslag. Van elke gemeente is een noodnummer beschikbaar die enkel gebruikt wordt in uitzonderlijke omstandigheden. Alle opmerkingen aan de aannemer worden ook overgemaakt aan de leidend ambtenaar.
3.8 Communicatie omwonenden/ondernemingen
Harelbeke doet per brief de vooraankondiging van de werken aan de aanpalende bewoners en ondernemingen op zijn grondgebied. Een voorstel wordt overgemaakt aan Deerlijk. De communicatie naar de bewoners en ondernemingen wordt onderling maximaal op elkaar afgestemd en er wordt een gezamenlijke uniforme communicatiestrategie uitgewerkt.
3.9 Meerwerken
Onvoorziene werken die niet opgenomen zijn in het bestek maar toch noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering ervan, worden opgenomen in het geheel van de werken en verdeeld volgens elk hun overeengekomen deel, zoals bepaald in punt 4.6.
3.10 Werken buiten de opdracht
Werken die geen deel uitmaken van de opdracht of die niet toedragen tot een goede uitvoering ervan, worden niet opgenomen in de initiële opdracht. De kosten daaraan verbonden worden dan ook niet opgenomen in de samenwerking.
Art. 4 Vorderingsstaten – betalingsaanvragen – factureren werken
4.1 Verloop
De aannemer stelt een gezamenlijke vorderingsstaat op die overgemaakt wordt aan Harelbeke, met Deerlijk in kopie. Opmerkingen worden doorgegeven aan de leidend ambtenaar van Deerlijk die deze op zijn beurt doorgeeft aan de aannemer. Na goedkeuring van de vorderingsstaten worden de betalingsaanvragen en facturen voor elk van hun deel, zoals bepaald in punt 4.6, aan de betrokken gemeente overgemaakt. In de administratieve bepalingen van het bestek wordt hier extra aandacht aan besteed.
4.2 Borgstelling
Harelbeke verzoekt de aannemer de borgtocht op te stellen ten aanzien van Harelbeke. Deze heeft betrekking op de totaliteit van de werken.
4.3 Voorlopige en definitieve oplevering
De processen verbaal van de voorlopige en definitieve oplevering worden opgesteld door Harelbeke die belast is met de leiding van de werken. Er wordt een afschrift bezorgd aan Deerlijk.
Voor het plaatsbezoek met de hoofdaannemer nodigt Harelbeke Deerlijk uit. Iedere partij wordt aldus de mogelijkheid geboden om haar opmerkingen te formuleren en desnoods op te laten nemen in het proces-verbaal van de oplevering.
Indien Harelbeke en/of Deerlijk oordelen dat de werken niet opgeleverd kunnen worden, dient hiervoor een duidelijke verantwoording gegeven te worden.
4.4 Boetes en kortingen wegens minwaarde
De boetes en kortingen wegens minwaarde worden verdeeld over Deerlijk en Harelbeke volgens de kostenverdeling bepaald in punt 4.6.
4.5 Geschillen
Behoudens in geval van een fout of nalatigheid vanwege de aanbestedende overheid, verbindt Deerlijk zich ertoe om de aanbestedende overheid volledig te vrijwaren voor haar deel en in alle geschillen vrijwillig tussen te komen. De aanbestedende overheid verstrekt alle inlichtingen ten behoeve van de gerechtelijke procedure.
4.6 Kostenverdeling
De totaalkost voor de heraanleg van “Eiktronk” die geraamd is 15.800 euro exclusief btw of 19.118 euro incl. 21% btw op wordt als volgt verdeeld:
● Harelbeke 31%
● Deerlijk 69%.
Ieders aandeel maakt het voorwerp uit van afzonderlijk betalingsaanvragen, facturen en betalingen. Zij voorzien elk de nodige financiële middelen op hun budget.
Opgemaakt in drievoud op ……………….2023 waarvan elke partij erkent een voldoende ondertekend exemplaar te hebben ontvangen
Namens de gemeente Deerlijk
Sarah Barbe Jo Tijtgat
Waarnemend algemeen directeur Voorzitter gemeenteraad
Namens de stad Harelbeke
Hans Piepers Rita Beyaert
Algemeen directeur Voorzitter gemeenteraad
Zitting van GR van 19 JANUARI 2023
6. Rapport Lokaal energie- en klimaatpact - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit het rapport met betrekking tot het lokaal energie- en klimaatpact (versie januari 2023), toegevoegd als bijlage bij dit besluit, goed te keuren.
Zitting van GR van 19 JANUARI 2023
7. Woonmaatschappij in het werkingsgebied Zuid-West-Vlaanderen-Midden - erkenningsaanvraag - advies
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van het opzet tot aanvraag tot erkenning als woonmaatschappij.
Artikel 2
De gemeenteraad neemt kennis van de door de genoemde huisvestingsmaatschappijen bezorgde ontwerpen van statuten en intern reglement voor de te vormen woonmaatschappij.
Artikel 3
De gemeenteraad geeft als advies aan de Vlaamse Regering, in het kader van de procedure vermeld in artikel 4.98 §1 tweede lid, 2°, punt k van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, dat naar haar mening de samenstelling van de raad van bestuur onevenwichtig is waardoor de te vormen woonmaatschappij onvoldoende zal zorgen voor lokale netwerkvorming, lokale inbedding en verankering. Volgens de gemeenteraad wordt aldus niet voldaan aan de doelstellingen van de gemeente.
De gemeenteraad geeft een negatief advies omtrent het voorliggende voorstel voor samenstelling van de toekomstige raad van bestuur op basis van volgende motivatie:
● Er is geen duidelijk motivatie om af te wijken van de verdeling op basis van de twee objectieve criteria, zijnde de verhouding tussen het aantal sociale huurwoning per gemeente en de verhouding tussen het aantal huishoudens per gemeente, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 9 juni 2022.
Als deze criteria worden toegepast, zoals bovendien ook door alle gemeenten werd goedgekeurd voor de stemverdeling in de algemene vergadering, dan is de meest billijke en toekomst bestendige verdeling als volgt:
Anzegem | 1,5 |
Deerlijk | 1,5 |
Dentergem | 1 |
Harelbeke | 3 |
Lendelede | 1 |
Oostrozebeke | 1 |
Waregem | 4,5 |
Wielsbeke | 1,5 |
● Om een goede lokale verankering te garanderen worden de mandaten best maximaal verdeeld onder de lokale besturen die deel uitmaken van de woonmaatschappij. Bijgevolg is het niet wenselijk om private aandeelhouders te blijven meenemen met een vertegenwoordiging in de raad van bestuur, ook niet in een overgangsfase.
Artikel 4
Deze beslissingen worden aan de aanvragers bezorgd.
De openbare zitting van de gemeenteraad wordt geschorst om te hernemen na de openbare zitting van de OCMW-raad.
Zitting van GR van 19 JANUARI 2023
8. Vragen gesteld door raadsleden - kennisname
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van de door de gemeenteraadsleden gestelde vragen.