Zitting van 19 JANUARI 2023

1. Eedaflegging algemeen directeur - kennisname

Zitting van 19 JANUARI 2023

2. Gemeenteraad - 22 december 2022 - notulen en audio-opname - goedkeuring

Aanleiding en context

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de notulen en de audio-opname van de vorige zitting goed te keuren.

Motivering

Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur.

Artikel 278 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 32 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          Art. 277 en 278 Decreet Lokaal Bestuur

◦          Art. 32 en 33 Huishoudelijk reglement gemeenteraad

Adviezen

Er zijn geen adviezen nodig.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

De gemeenteraad besluit met 0 ja-stemmen:

Artikel 1

De gemeenteraad besluit de notulen van de zitting van de gemeenteraadszitting van 22 december 2022 goed te keuren.

Artikel 2

De gemeenteraad besluit de audio-opname van de gemeenteraadszitting van 22 december 2022 goed te keuren.

Zitting van 19 JANUARI 2023

3. Centrumpark - Harelbekestraat - lastvoorwaarden, raming en wijze van gunnen - goedkeuring

Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd de lastvoorwaarden, raming en wijze van gunnen van de opdracht “Centrumpark - Harelbekestraat” goed te keuren.

Motivering

Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 13 januari 2021 de ontwerpopdracht voor de opdracht “Centrumpark - Harelbekestraat” toe te wijzen aan bv VELD architecten - Atelier Horizon bvba, Rue de Vergnies 41 te 1050 Brussel.

De gemeenteraad keurde in zitting van 7 juli 2022 het masterplan en inrichtingsplan voor het Centrumpark goed.

De opdracht behelst hoofdzakelijk:

●        opbreken van verharding

●        aanleg plein in betonstraatstenen en halfverharding

●        aanleg wandelpad in halfverharding

●        plaatsen straatmeubilair

●        aanleg van beplanting

●        aanleg nieuwe riolering

In het kader van de opdracht “Centrumpark - Harelbekestraat” werd een bestek met nr. DR0011 opgesteld door de ontwerper, Maatschap VELD - Atelier Horizon, Square Eugène Plasky 92-94 te 1030 Brussel.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 791.430,15 euro excl. btw of 941.728,22 euro incl. btw (150.298,07 euro btw medecontractant).

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2023, op jaarbudgetrekening 0680-00/22000000/BESTUUR/CBS/0/IP-10 (actie A-1.05.1).

Juridische gronden

●   Algemene basisbevoegdheid: Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 41, 10° dat stipuleert dat het tot de uitsluitende bevoegdheid van de gemeenteraad behoort om over te gaan tot het vaststellen van de wijze van gunnen waarop de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten worden toegewezen en het vaststellen van de voorwaarden ervan behalve indien de opdracht nominatief in het budget is opgenomen of behoort tot het begrip ‘dagelijks bestuur’;

Huidige opdracht is niet nominatief in het budget opgenomen en valt niet onder het begrip ‘dagelijks bestuur’ zoals omschreven door de gemeenteraad in zitting van 28 mei 2020

●   Andere:

○        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen

○        Het Bestuursdecreet van 7 december 2018

○        Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht

○        De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

○        De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36.

○        Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

○        Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

De gemeenteraad besluit met 0 ja-stemmen:

Artikel 1

Het bestek met nr. DR0011 en de raming voor de opdracht “Centrumpark - Harelbekestraat”, opgesteld door de ontwerper, Maatschap VELD - Atelier Horizon, Square Eugène Plasky 92-94 te 1030 Brussel worden goedgekeurd.

De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.

De raming bedraagt 791.430,15 euro excl. btw of 941.728,22 euro incl. btw (150.298,07 euro btw medecontractant).

Artikel 2

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.

Artikel 3

De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal niveau.

Artikel 4

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2023, op jaarbudgetrekening 0680-00/22000000/BESTUUR/CBS/0/IP-10 (actie A-1.05.1).

Zitting van 19 JANUARI 2023

4. Aansluiting Vastgoedinformatieplatform en vernieuwing retributiereglement vastgoedinformatie – goedkeuring

Aanleiding en context

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het retributiereglement voor vastgoedinformatie via het Vastgoedinformatieplatform en bijbehorende verwerkingsovereenkomst goed te keuren.

Motivering

Het Vastgoedinformatieplatform is een elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie en vastgoeddossiers tussen bronhouders en aanvragers, zoals in eerste instantie notarissen en vastgoedmakelaars.

De gemeente kan via het Vastgoedinformatieplatform de door de aanvragers aangevraagde vastgoedinformatie verzamelen en de vastgoeddossiers ontsluiten.

In oktober 2022 ging het Vastgoedinformatieplatform van start voor notarissen en vastgoedmakelaars, waarna steeds meer steden en gemeenten aanvragen behandelen via het nieuwe systeem. Op 1 januari 2024 zullen aanvragen voor elk perceel in Vlaanderen via het platform verlopen. Vanaf dan zullen ook burgers en andere aanvragers terecht kunnen op het platform.

Het Vastgoedinformatieplatform is een initiatief van de gemeenten, in samenwerking met VVSG, de vastgoedsector (CIB en Fednot ) en de Vlaamse Regering. Digitaal Vlaanderen staat in voor de ontwikkeling van het platform en het operationeel beheer.

Alle gemeenten werden ingedeeld in golven om aan te sluiten op het Vastgoedinformatieplatform in de loop van 2022-2023. Deerlijk wordt aangesloten in wave 3, wat betekent tussen 7 februari en 7 maart 2023.

Het verzamelen en ontsluiten, via het Vastgoedinformatieplatform, van vastgoeddossiers op verzoek van aanvragers brengt voor de gemeente een administratieve last en bijbehorende kost met zich mee. Deze zal op de aanvrager verhaald worden.

De gemeenteraad keurde in zitting van 28 november 2019 het gemeentelijk retributiereglement op het verstrekken van inlichtingen en attesten betreffende onroerende goederen en het verlenen van vergunningen, meldingen in het kader van het decreet betreffende de omgevingsvergunning en het bodemsaneringsdecreet, goed.

Voor de vastgoedinfo die aangevraagd wordt via het Vastgoedinformatieplatform moet bijgevolg een nieuw retributiereglement opgemaakt en goedgekeurd worden. Tussen het lokaal bestuur en Digitaal Vlaanderen moet daarnaast ook verplicht een verwerkingsovereenkomst afgesloten worden om de verwerking van persoonsgegevens te regelen.

Voor de aanvragen die nog niet via het Vastgoedinformatieplatform kunnen gebeuren, blijft het bestaande gemeentelijk retributiereglement voor het aanvragen van stedenbouwkundige stukken van kracht.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 40, § 3 van het Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        artikelen 5.2.1, 5.2.5, 5.2.6 en 5.2.7 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009

Financiën

De financiële gevolgen van deze beslissing zijn niet gekend.

BESLUIT

De gemeenteraad besluit met 0 ja-stemmen:

Artikel 1

De gemeenteraad keurt onderstaand retributiereglement en bijbehorende verwerkingsovereenkomst goed:

RETRIBUTIEREGLEMENT VASTGOEDINFORMATIEPLATFORM

Artikel 1 - Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

1° vastgoedinformatie: gebouw-, grond- of omgevingsgebonden gegevens inzake een onroerend goed, inclusief informatie met betrekking tot het juridische, administratieve of fysieke statuut van dit onroerend goed;

2° lokale gegevensbron: vastgoedinformatie die een gemeente of de rechtspersonen die ervan afhangen, beheert;

3° centrale gegevensbron: vastgoedinformatie die een Vlaamse instantie of een externe overheid beheert;

4° Vastgoedinformatieplatform of VIP: elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie tussen aanleverende entiteiten en aanvragers;

5° vastgoeddossier: de combinatie van verschillende datasets, samengesteld uit vastgoedinformatie met betrekking tot een perceel, of een onderdeel, die op aanvraag wordt ontsloten door de aanleverende entiteit, door Digitaal Vlaanderen wordt samengevoegd en door de lokale overheid ter beschikking wordt gesteld aan de aanvrager;

6° externe overheid: overheidsinstanties, vermeld in artikel I.3, 8° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

7° Vlaamse instantie: elk van de volgende overheidsinstanties: de instanties van de Vlaamse overheid,

a) vermeld in artikel I.3, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

b) de instellingen met een publieke taak, vermeld in artikel I.3, 6°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, voor zover ze afhangen van de Vlaamse overheid of van een of meer andere instellingen met een publieke taak die afhangen van de Vlaamse overheid;

c) de instanties van de Vlaamse overheid, vermeld in artikel I.3, 7°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

8° aanvrager: de notaris of vastgoedmakelaar die in het kader van zijn beroepsactiviteiten of taken van algemeen belang die bij of krachtens een supranationale of wetskrachtige norm bepaalde vastgoedinformatie nodig heeft en daartoe een aanvraag via het VIP doet;

9° algemene verordening gegevensbescherming: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;

10° persoonsgegevens: de gegevens, vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming;

11° verwerking: een verwerking als vermeld in artikel 4, 2), van de algemene verordening gegevensbescherming;

12° verwerkingsverantwoordelijke: een verwerkingsverantwoordelijke als vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming;

13° betrokkene: een betrokkene als vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming.

Artikel 2 - Algemeen

De gemeente Deerlijk verzamelt de opgevraagde vastgoedinformatie uit lokale gegevensbronnen. De gemeente Deerlijk doet een beroep op het VIP om vastgoedinformatie uit centrale gegevensbronnen op te halen en samen te voegen met het vastgoeddossier. De gemeente Deerlijk stelt het vastgoeddossier via het Vastgoedinformatieplatform aan de aanvrager ter beschikking.

In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van het vastgoeddossier, verwerkt de gemeente die gegevens met als doeleinde om aanvragers samengevoegde vastgoedinformatie uit centrale en lokale gegevensbronnen ter beschikking te stellen in het kader van hun beroepsactiviteiten of in het kader van taken van algemeen belang die bij of krachtens een supranationale of wetskrachtige norm zijn bepaald.

Ten voordelen van de gemeente Deerlijk wordt een retributie geheven op aanvragen, gedaan via het Vastgoedinformatieplatform, tot het verkrijgen van het vastgoeddossier.

Artikel 3 - Verschuldigde

De retributie is verschuldigd door de aanvrager.

Artikel 4 - Bedrag

Het bedrag van de retributie wordt vastgelegd als volgt:

Een aanvrager dient slechts éénmaal de retributieprijs voor een aanvraag te betalen per groep van 5 kadastrale percelen op voorwaarde dat:

●        (i) de percelen aangrenzend zijn;

●        (ii) de percelen binnen éénzelfde gemeentelijke grens liggen;

●        (iii) er maximaal op één perceel (een) gebouweenhe(i)d(en) geregistreerd is (zijn).

De aflevertermijn voor het vastgoeddossier bedraagt maximum 30 dagen.

Artikel 5 - Invorderingswijze

De onbetwiste en opeisbare retributie wordt bij niet-betaling ingevorderd conform artikel 177, tweede lid, van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.

De betwiste en opeisbare retributie wordt bij niet-betaling burgerrechtelijk ingevorderd.

Artikel 6 - Verwerking van persoonsgegevens

In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van het vastgoeddossier, treedt de gemeente Deerlijk voor de doeleinden omschreven in artikel 2 op als verwerkingsverantwoordelijke.

De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 persoonsgegevens met betrekking tot de volgende categorieën van betrokkenen:

1. aanvragers;
2. houders van rechten op een perceel, of een onderdeel, waarvoor het vastgoeddossier wordt aangevraagd.

De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 volgende categorieën van persoonsgegevens:

1. contact- en identificatiegegevens;
2. financiële gegevens;
3. het identificatienummer van het Rijksregister/KBO-nummer;
4. vastgoedinformatie;
5. gegevens in het kader van openbare onderzoeken en overtredingen.

De gemeente Deerlijk bewaart de persoonsgegevens die het verwerkt, niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden, vermeld in artikel 2, te bereiken en conform artikel III.87, §1 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, of tot de betrokkene vraagt om de persoonsgegevens die gemeente Deerlijk verwerkt, te verwijderen, conform de voorwaarden, vermeld in de algemene verordening gegevensbescherming. De archiveringstermijn van de persoonsgegevens bij de gemeente Deerlijk bedraagt 3 jaar overeenkomstig de bepalingen van de Selectielijst voor Vlaamse gemeentearchieven.

De gemeente Deerlijk doet een beroep op agentschap Digitaal Vlaanderen voor de doeleinden omschreven in artikel 2. Agentschap Digitaal Vlaanderen treedt in dit kader op als verwerker van de gemeente Deerlijk, die de verwerkingsverantwoordelijke is. De modaliteiten van de verwerking zijn geregeld in de verwerkingsovereenkomst toegevoegd als bijlage bij dit deze beslissing.

Artikel 7 – Ondertekening

De vastgoeddossiers die de gemeente Deerlijk via het Vastgoedinformatieplatform ter beschikking stelt, worden niet ondertekend omdat het vastgoeddossier een louter informatief document betreft dat geen beleidsmatige stellingname inhoudt en niet kwalificeert als stuk of briefwisseling in de zin van artikel 279 van het Decreet lokaal bestuur.

Artikel 8 - Vervanging voorgaande reglementering

Dit reglement vervangt vanaf 7 februari 2023 alle retributiereglementen die betrekking hebben op vastgoeddossiers, die vanaf de bekendmaking van dit reglement kunnen worden aangevraagd via het Vastgoedinformatieplatform.

Voor alle aanvragen met betrekking tot vastgoeddossiers die tijdens de overgangsperiode niet via het Vastgoedinformatieplatform kunnen verlopen blijft het gemeentelijk retributiereglement op het verstrekken van inlichtingen en attesten betreffende onroerende goederen en het verlenen van vergunningen, meldingen in het kader van het decreet betreffende de omgevingsvergunning en het bodemsaneringsdecreet, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 28 november 2019, gelden.

Artikel 9 - Inwerkingtreding

Dit reglement treed in werking vanaf 7 februari 2023 en is geldig tot 31 december 2025.

Artikel 10 - Bekendmaking

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.

Zitting van 19 JANUARI 2023

5. Eiktronk - Samenwerkingsovereenkomst - Goedkeuring

Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd de samenwerkingsovereenkomst tussen Deerlijk en Harelbeke voor de opwaardering van de landelijke weg "Eiktronk" langs de E17 goed te keuren.

Motivering

In het kader van de opwaardering van de landelijke weg "Eiktronk" langs de E17, deels gelegen op grondgebied Deerlijk en deels op grondgebied Harelbeke, is het opportuun de gemeenschappelijke belangen te bundelen en hiervoor een samenwerkingsovereenkomst te sluiten. Het opwaarderen van de weg heeft als doel het fietscomfort te verhogen. De werken omvatten het opfrezen van de ondergrond, opmengen met nieuw funderingsmateriaal, nivelleren en tonrond afwerken met een fijne toplaag.

Aan de gemeenteraad wordt 'de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeenten Deerlijk en Harelbeke voor de opwaardering van de Eiktronk' voorgelegd waarin de rechten en de plichten van de verschillende partijen bepaald worden.

De stad Harelbeke wordt aangeduid om, in gezamenlijke naam, op te treden als aanbestedende overheid.

De totaalkost voor de heraanleg van de landelijke weg Eiktronk wordt geraamd op 15.800 euro excl. btw, te verdelen op basis van de respectievelijke oppervlakte van deze weg waardoor 69% ten laste komt van Deerlijk en 31% ten laste van Harelbeke.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 40, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

De gemeenteraad besluit met 0 ja-stemmen:

Artikel 1

De gemeenteraad besluit onderstaande samenwerkingsovereenkomst goed te keuren

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

Deze samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten tussen:

●        gemeentebestuur Deerlijk, Harelbekestraat 27, 8540 Deerlijk vertegenwoordigd door de heer Jo Tijtgat, voorzitter gemeenteraad en mevrouw Sarah Barbe, waarnemend algemeen directeur, hierna genoemd ‘Deerlijk’

en

●        gemeentebestuur Harelbeke, Marktstraat 29, 8530 Harelbeke vertegenwoordigd door mevrouw Rita Beyaert, voorzitter gemeenteraad en de heer Hans Piepers, algemeen directeur, hierna genoemd ‘Harelbeke’

Art. 1  Doel

Het opwaarderen van de landelijke trage weg “Eiktronk” (langs E17) waarbij de gemeentegrens tussen Deerlijk en Harelbeke over deze weg loopt. De samenwerking bundelt de gemeenschappelijke belangen in het opwaarderen van de bestaande toestand om het profiel voor de fietsers aangenaam te maken. De ondergrond wordt opgefreesd, genivelleerd en aangevuld met een nieuwe funderingslaag in zuivere steenslag. Daarop komt een fijne toplaag, tonrond aangedamd.

Art. 2  Aanbestedende overheid

Harelbeke en Deerlijk beslissen de in het bestek beschreven werken in het algemeen belang samen te voegen en Harelbeke aan te duiden als aanbestedende overheid, in gezamenlijke naam op te treden overeenkomstig artikel 48 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Art. 3  Opdracht

3.1  Toewijzing van de opdracht

Harelbeke zal de toewijzing van de opdracht slechts betekenen aan de gekozen inschrijver nadat Deerlijk heeft ingestemd met het gunningsvoorstel en met het gedeelte van de kosten ten hunner laste en de nodige middelen hebben voorzien.

3.2  Uitvoeringsperiode

In onderling overleg met de aannemer, Deerlijk en Harelbeke wordt een uitvoeringsperiode vastgelegd.

3.3  Ontwerp

De opdracht omvat het opwaarderen van de bestaande toestand om het pad voor de fietsers aangenaam te maken. De ondergrond wordt opgefreesd, genivelleerd en aangevuld met een nieuwe funderingslaag in zuivere steenslag. Daarop komt een fijne toplaag, tonrond aangedamd. Deze werken gebeuren in eigen beheer zonder studiebureau.

3.4  Aanstellen van een afgevaardigde

Naast de leidend ambtenaar van Harelbeke, stelt Deerlijk een afgevaardigde aan die aanwezig is op de werfvergaderingen. In onderling overleg wordt de frequentie van deze werfvergaderingen bepaald. Individuele bezoeken door de afgevaardigden zijn ten allen tijde mogelijk.

3.5  Werfverslag

De leidend ambtenaar van Harelbeke maakt het werfverslag op aan de hand van de besproken items op de werfvergaderingen. Indien tijdens de individuele werfbezoeken opmerkingen of afspraken een impact hebben op de uitvoering van de opdracht, worden die doorgegeven aan de leidend ambtenaar en toegevoegd aan het werfverslag.

3.6  Controles op de werf

Voor een goede uitvoering van de werken is elke afgevaardigde gemachtigd ongeacht het grondgebied ten allen tijde nazicht, controles, opmerkingen, enz aan de leidend ambtenaar over te maken. De opmerkingen worden dan overgemaakt aan de aannemer en toegevoegd aan het werfverslag.

3.7  Onderlinge communicatie

De nodige gegevens zoals mailadressen, telefoonnummers, etc. van de afgevaardigden of hun plaatsvervangers worden aan de leidend ambtenaar doorgegeven en vermeld in het werfverslag. Van elke gemeente is een noodnummer beschikbaar die enkel gebruikt wordt in uitzonderlijke omstandigheden. Alle opmerkingen aan de aannemer worden ook overgemaakt aan de leidend ambtenaar.

3.8  Communicatie omwonenden/ondernemingen

Harelbeke doet per brief de vooraankondiging van de werken aan de aanpalende bewoners en ondernemingen op zijn grondgebied. Een voorstel wordt overgemaakt aan Deerlijk. De communicatie naar de bewoners en ondernemingen wordt onderling maximaal op elkaar afgestemd en er wordt een gezamenlijke uniforme communicatiestrategie uitgewerkt.

3.9  Meerwerken

Onvoorziene werken die niet opgenomen zijn in het bestek maar toch noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering ervan, worden opgenomen in het geheel van de werken en verdeeld volgens elk hun overeengekomen deel, zoals bepaald in punt 4.6.

3.10  Werken buiten de opdracht

Werken die geen deel uitmaken van de opdracht of die niet toedragen tot een goede uitvoering ervan, worden niet opgenomen in de initiële opdracht. De kosten daaraan verbonden worden dan ook niet opgenomen in de samenwerking.

Art. 4  Vorderingsstaten – betalingsaanvragen – factureren werken

4.1  Verloop

De aannemer stelt een gezamenlijke vorderingsstaat op die overgemaakt wordt aan Harelbeke, met Deerlijk in kopie. Opmerkingen worden doorgegeven aan de leidend ambtenaar van Deerlijk die deze op zijn beurt doorgeeft aan de aannemer. Na goedkeuring van de vorderingsstaten worden de betalingsaanvragen en facturen voor elk van hun deel, zoals bepaald in punt 4.6, aan de betrokken gemeente overgemaakt. In de administratieve bepalingen van het bestek wordt hier extra aandacht aan besteed.

4.2  Borgstelling

Harelbeke verzoekt de aannemer de borgtocht op te stellen ten aanzien van Harelbeke. Deze heeft betrekking op de totaliteit van de werken.

4.3  Voorlopige en definitieve oplevering

De processen verbaal van de voorlopige en definitieve oplevering worden opgesteld door Harelbeke die belast is met de leiding van de werken. Er wordt een afschrift bezorgd aan Deerlijk.

Voor het plaatsbezoek met de hoofdaannemer nodigt Harelbeke Deerlijk uit. Iedere partij wordt aldus de mogelijkheid geboden om haar opmerkingen te formuleren en desnoods op te laten nemen in het proces-verbaal van de oplevering.

Indien Harelbeke en/of Deerlijk oordelen dat de werken niet opgeleverd kunnen worden, dient hiervoor een duidelijke verantwoording gegeven te worden.

4.4  Boetes en kortingen wegens minwaarde

De boetes en kortingen wegens minwaarde worden verdeeld over Deerlijk en Harelbeke volgens de kostenverdeling bepaald in punt 4.6.

4.5  Geschillen

Behoudens in geval van een fout of nalatigheid vanwege de aanbestedende overheid, verbindt Deerlijk zich ertoe om de aanbestedende overheid volledig te vrijwaren voor haar deel en in alle geschillen vrijwillig tussen te komen. De aanbestedende overheid verstrekt alle inlichtingen ten behoeve van de gerechtelijke procedure.

4.6  Kostenverdeling

De totaalkost voor de heraanleg van “Eiktronk” die geraamd is 15.800 euro exclusief btw of 19.118 euro incl. 21% btw op wordt als volgt verdeeld:

●        Harelbeke 31%

●        Deerlijk 69%.

Ieders aandeel maakt het voorwerp uit van afzonderlijk betalingsaanvragen, facturen en betalingen. Zij voorzien elk de nodige financiële middelen op hun budget.

Opgemaakt in drievoud op ……………….2023 waarvan elke partij erkent een voldoende ondertekend exemplaar te hebben ontvangen

Namens de gemeente Deerlijk

Sarah Barbe        Jo Tijtgat

Waarnemend algemeen directeur     Voorzitter gemeenteraad

Namens de stad Harelbeke

Hans Piepers        Rita Beyaert

Algemeen directeur       Voorzitter gemeenteraad

Zitting van 19 JANUARI 2023

6. Rapport Lokaal energie- en klimaatpact - goedkeuring

Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd het rapport met betrekking tot het lokaal energie- en klimaatpact tussen de Vlaamse Regering en de gemeente Deerlijk goed te keuren.

Motivering

Op 16 september 2021 besliste de gemeenteraad de goedkeuring en ondertekening van het Lokaal Energie- en Klimaatpact (LEKP) 1.0.

Op 24 november 2022 besliste de gemeenteraad de goedkeuring en ondertekening van het Lokaal Energie- en Klimaatpact (LEKP) 2.0.

Er moet binnen het lokaal energie- en klimaatpact (LEKP) een jaarlijkse inhoudelijke rapportering met betrekking tot de voortgang opgemaakt worden. Deze rapportage moet eerst goedgekeurd worden door de gemeenteraad en daarna doorgestuurd worden naar het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB).

Hiervoor is een rapporteringstool "het pactportaal" beschikbaar.

De data wordt vanuit verschillende bronnen toegevoegd aan het LEKP-rapport. Enkele van deze bronnen zijn Fluvius, GroenBlauwPeil, ABB, VEKA, autodelen.net, dMOW en de VVSG. Van het lokaal bestuur wordt verwacht dat zij het GroenBlauwPeil aanvullen. 1 maal per maand worden dan vanuit het LEKP-rapport gegevens opgehaald uit het GroenBlauwPeil.

Het LEKP-rapport moet vóór 1 maart 2023 opgeladen worden bij het ABB.

Het rapport (versie januari 2023) wordt als bijlage toegevoegd aan dit punt.

De gegevens in het LEKP-rapport zijn niet altijd compleet of correct. Er zijn hiervoor verschillende redenen, namelijk:

●        dit is een nieuw instrument dat nog in de kinderschoenen staat en bijgevolg ook nog ontwikkelingsfouten kan bevatten;

●        nog niet alle data werden vanuit de verschillende bronnen aangevuld.

Dit hoeft geen probleem te vormen aangezien dit rapport constant kan worden bijgewerkt en aangevuld.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 40; § 1 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

De gemeenteraad besluit met 0 ja-stemmen:

Artikel 1

De gemeenteraad besluit het rapport met betrekking tot het lokaal energie- en klimaatpact (versie januari 2023), toegevoegd als bijlage bij dit besluit, goed te keuren.

Zitting van 19 JANUARI 2023

7. Woonmaatschappij in het werkingsgebied Zuid-West-Vlaanderen-Midden - erkenningsaanvraag - advies

Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd om een advies te verlenen omtrent de erkenning van de te vormen woonmaatschappij in het werkingsgebied Zuid-West-Vlaanderen-Midden.

Motivering

De gemeenteraad keurde in zitting van 28 oktober 2021 goed dat de gemeente Deerlijk samen met de gemeenten Anzegem, Dentergem, Harelbeke, Lendelede, Oostrozebeke, Waregem en Wielsbeke een nieuwe woonmaatschappij zouden vormen.

De Vlaamse Regering heeft op 4 februari 2022 het werkingsgebied definitief vastgelegd.

De gemeenteraad keurde in de zitting van 9 juni 2022 goed om de stemverhouding te verdelen op basis van de twee objectieve criteria die door de Vlaamse Regering werden voorgesteld:

1. de verhouding tussen het aantal sociale huurwoningen per gemeenten

2. de verhouding tussen het aantal huishoudens per gemeente

De gemeenteraad nam in de zitting van 9 juni 2022 kennis van de vooropgestelde verlenging van erkenning van de betrokken sociale huisvestingsmaatschappijen.

In de brief van 23 december 2022 van CVBA Mijn Huis, met zetel te 8530 Harelbeke, Marktstraat 80 (0405.430.603) en CVBA Helpt Elkander, met zetel te 8790 Waregem, Hazepad 1 (0405.419.913) wordt gevraagd om tegen uiterlijk 31 januari 2023 een advies uit te brengen over het traject dat zij willen doorlopen om tegen uiterlijk 30 juni 2023 deel uit te maken van de woonmaatschappij die in het werkingsgebied, waar onze gemeente deel van uitmaakt, zal worden gevormd.

Bij de aanvraag tot erkenning als woonmaatschappij is met betrekking tot de lokale netwerkvorming, lokale inbedding en verankering het advies van de lokale besturen in het werkingsgebied vereist.

Het ontwerp van de statuten opgesteld volgens de modelstatuten en het ontwerp van het intern reglement worden ook voorgelegd aan de gemeenteraad.

In de statuten is omtrent de samenstelling van de raad van bestuur volgende opgenomen:

●        Ten hoogste 15 leden

●        In de overgangsperiode wordt de raad van bestuur samengesteld uit de volledige raad van bestuur van Helpt Elkander en Mijn Huis (tot mei 2025)

●        De toekomstige raad van bestuur wordt als volgt voorgesteld:

○        4 mandaten voor de stad Harelbeke

○        4 mandaten voor de stad Waregem

○        1 mandaat voor de gemeente Anzegem

○        1 mandaat voor de gemeente Deerlijk

○        1 mandaat voor de gemeente Dentergem

○        1 mandaat voor de gemeente Lendelede

○        1 mandaat voor de gemeente Oostrozebeke

○        1 mandaat voor de gemeente Wielsbeke

○        1 mandaat voor de private aandeelhouders tot het aantal private aandelen onder de 500 daalt. Daarna wordt dit mandaat ingevuld door de gemeenten Anzegem, Deerlijk en Wielsbeke, elk voor een periode van 2 jaar.

Dit voorstel wijkt af van de verdeling zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 9 juni 2022. Bij toepassing van de goedgekeurde criteria komt dit neer op volgende stemverhoudingen tussen de gemeenten:

Het college van burgemeester en schepenen stelde in zitting van 4 januari 2023 voor om een negatief advies te geven omtrent het voorliggende voorstel voor de samenstelling van de raad van bestuur gezien dit voorstel te weinig rekening houdt met de effectieve vertegenwoordiging (op basis van huurwoningen en huishoudens) van de verschillende lokale besturen in het werkingsgebied.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 40, § 1 Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Decreet van 9 juli 2021 houdende wijzigingen van diverse decreten met betrekking tot wonen, waarbij een regelgevend kader met betrekking tot de woonmaatschappijen wordt gecreëerd

○        Het besluit van de Vlaamse Regering van 17 december 2021 tot wijziging van verschillende besluiten over wonen

○        De Vlaamse Codex Wonen van 2021

○        Het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van het opzet tot aanvraag tot erkenning als woonmaatschappij.

Artikel 2

De gemeenteraad neemt kennis van de door de genoemde huisvestingsmaatschappijen bezorgde ontwerpen van statuten en intern reglement voor de te vormen woonmaatschappij.

Artikel 3

De gemeenteraad geeft als advies aan de Vlaamse Regering, in het kader van de procedure vermeld in artikel 4.98 §1 tweede lid, 2°, punt k van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, dat naar haar mening de samenstelling van de raad van bestuur onevenwichtig is waardoor de te vormen woonmaatschappij onvoldoende zal zorgen voor lokale netwerkvorming, lokale inbedding en verankering. Volgens de gemeenteraad wordt aldus niet voldaan aan de doelstellingen van de gemeente.

De gemeenteraad geeft een negatief advies omtrent het voorliggende voorstel voor samenstelling van de toekomstige raad van bestuur op basis van volgende motivatie:

●        Er is geen duidelijk motivatie om af te wijken van de verdeling op basis van de twee objectieve criteria, zijnde de verhouding tussen het aantal sociale huurwoning per gemeente en de verhouding tussen het aantal huishoudens per gemeente, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 9 juni 2022.

Als deze criteria worden toegepast, zoals bovendien ook door alle gemeenten werd goedgekeurd voor de stemverdeling in de algemene vergadering, dan is de meest billijke en toekomst bestendige verdeling als volgt:

●        Om een goede lokale verankering te garanderen worden de mandaten best maximaal verdeeld onder de lokale besturen die deel uitmaken van de woonmaatschappij. Bijgevolg is het niet wenselijk om private aandeelhouders te blijven meenemen met een vertegenwoordiging in de raad van bestuur, ook niet in een overgangsfase.

Artikel 4

Deze beslissingen worden aan de aanvragers bezorgd.

De openbare zitting van de gemeenteraad wordt geschorst om te hernemen na de openbare zitting van de OCMW-raad.

Zitting van 19 JANUARI 2023

8. Vragen gesteld door raadsleden - kennisname

Aanleiding en context

Aan de gemeenteraadsleden wordt gevraagd kennis te nemen van de vragen gesteld door raadsleden.

Motivering

Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de gemeenteraadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden die niet op de agenda van de gemeenteraad staan in het punt 'Vragen gesteld door raadsleden'.

Op deze mondelinge vragen wordt, ofwel mondeling ter zitting, ofwel schriftelijk (elektronisch), ten laatste binnen de maand na de vraagstelling geantwoord.

Er zijn geen adviezen nodig.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 31 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

De gemeenteraad neemt kennis van de door de gemeenteraadsleden gestelde vragen.