Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
1. Verhindering/vervanging voorzitter gemeenteraad - aktename
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad neemt akte van de verhindering om medische reden van de heer Jo Tijtgat en diens vervanging door de heer Claude Croes, als voorzitter van de gemeenteraad, voor de gemeenteraadszitting van 22 december 2022.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
2. Gemeenteraad - 24 november 2022 - notulen en audio-opname - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit de notulen van de zitting van de gemeenteraadszitting van 24 november 2022 goed te keuren.
Artikel 2
De gemeenteraad besluit de audio-opname van de gemeenteraadszitting van 24 november 2022 goed te keuren.
Rolande Libert Tundie D'hont Marleen Prat Sandra De Leeuw-Goussey Sophie Mespreuve Frans Kemseke Jurgen Beke Louis Haerinck Dirk Demeurie Yves Vande Wiele Sarah Barbe Philip Ghekiere Maurice Bekaert Claude Croes Matthias Vanneste Louis Vanderbeken Regine Vanwynsberghe-Rooryck Filip Terryn Marc Coppens Rolande Libert Tundie D'hont Marleen Prat Sandra De Leeuw-Goussey Sophie Mespreuve Frans Kemseke Jurgen Beke Louis Haerinck Dirk Demeurie Yves Vande Wiele Philip Ghekiere Maurice Bekaert Claude Croes Matthias Vanneste Louis Vanderbeken Regine Vanwynsberghe-Rooryck Filip Terryn Marc Coppens Sandra De Leeuw-Goussey Philip Ghekiere Maurice Bekaert Marc Coppens Rolande Libert Louis Haerinck Sophie Mespreuve Louis Vanderbeken Jurgen Beke Claude Croes Frans Kemseke Regine Vanwynsberghe-Rooryck Marleen Prat Tundie D'hont Dirk Demeurie Yves Vande Wiele Matthias Vanneste Filip Terryn aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
3. Aanpassing meerjarenplan 3 - 2020-2025 - vaststelling
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit de aanpassing meerjarenplan 3 - 2020-2025 vast te stellen.
De openbare zitting van de gemeenteraad wordt geschorst om deze, na de beslissing over het meerjarenplan door de OCMW-raad, te hernemen.
Rolande Libert Tundie D'hont Marleen Prat Sandra De Leeuw-Goussey Sophie Mespreuve Frans Kemseke Jurgen Beke Louis Haerinck Dirk Demeurie Yves Vande Wiele Sarah Barbe Philip Ghekiere Maurice Bekaert Claude Croes Matthias Vanneste Louis Vanderbeken Regine Vanwynsberghe-Rooryck Filip Terryn Marc Coppens Rolande Libert Tundie D'hont Marleen Prat Sandra De Leeuw-Goussey Sophie Mespreuve Frans Kemseke Jurgen Beke Louis Haerinck Dirk Demeurie Yves Vande Wiele Philip Ghekiere Maurice Bekaert Claude Croes Matthias Vanneste Louis Vanderbeken Regine Vanwynsberghe-Rooryck Filip Terryn Marc Coppens Regine Vanwynsberghe-Rooryck Yves Vande Wiele Marc Coppens Maurice Bekaert Louis Haerinck Philip Ghekiere Sophie Mespreuve Sandra De Leeuw-Goussey Dirk Demeurie Frans Kemseke Matthias Vanneste Rolande Libert Louis Vanderbeken Marleen Prat Claude Croes Jurgen Beke Tundie D'hont Filip Terryn aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
4. Aanpassing meerjarenplan 3 - 2020-2025 - vaststelling deel OCMW door raad voor maatschappelijk welzijn - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit het deel van de aanpassing meerjarenplan 3 - 2020-2025, zoals vandaag vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn, goed te keuren.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
5. Polyvalente ruimte Sint-Lodewijk - samenwerkingsovereenkomst met VZW De Brug - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Deerlijk enerzijds en VZW De Brug anderzijds, betreffende een polyvalente ruimte in Sint-Lodewijk, goed te keuren.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
6. Slopen oude brandweerkazerne - Hoogstraat 109 - lastvoorwaarden, raming en wijze van gunnen - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
Het bestek met nr. 2022-26 en de raming voor de opdracht “Slopen oude brandweerkazerne - Hoogstraat 109”, opgesteld door de verantwoordelijke aankopen en contractbeheer worden goedgekeurd.
De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.
De raming bedraagt 50.000,00 euro excl. btw of 60.500,00 euro incl. 21 % btw (10.500,00 euro btw medecontractant).
Artikel 2
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Artikel 3
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2022, op jaarbudgetrekening 0680-00/22000000/BESTUUR/CBS/0/IP-10 (actie A-1.05.1).
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
7. Verkaveling site Francar - akte erfdienstbaarheid openbaar nut - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit het ontwerp van akte tussen de gemeente Deerlijk en de Vereniging van mede-eigenaars Residentie Francar betreffende een vestiging van erfdienstbaarheid van doorgang voor openbaar nut over het goed, gekend op het kadaster onder Deerlijk, eerste afdeling, sectie B, nummer 322L3 P0000 goed te keuren.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
8. Erfgoed - convenant Heemkring Dorp en Toren vzw - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad keurt onderstaand convenant tussen de gemeente Deerlijk en de Heemkring Dorp en Toren vzw goed.
Convenant Heemkring Dorp en Toren vzw – gemeente Deerlijk
Art. 1 – Doel
De gemeente verleent ondersteuning aan Heemkring Dorp en Toren vzw (hierna: heemkring) als erkenning van het belang van de vereniging voor het opsporen, beschermen, verzamelen, bestuderen, inventariseren en ontsluiten van het erfgoed en de heemkundige informatie in en over de gemeente Deerlijk. Deze activiteiten zijn van wezenlijk belang voor de culturele uitstraling van de gemeente. Met dit convenant wenst de gemeente de samenwerking tussen beide partners en de wederzijdse verwachtingen duidelijk te omschrijven.
Art. 2 – Engagementen van de heemkring
§ 1 Verzamelen, beschermen en bewaren van erfgoed met een Deerlijkse link
De heemkring zorgt voor het verzamelen, bewaren en documenteren van materieel en immaterieel erfgoed met een culturele, sociale of historische waarde voor de Deerlijkse bevolking. Hiervoor neemt de Heemkring initiatief om erfgoed rond het Deerlijkse verleden in kaart te brengen en veilig te stellen voor de toekomst, met uitzondering van het gemeentelijk archief. De heemkring bewaart het erfgoed binnen de door de gemeente beschikbaar gestelde ruimtes en lokalen. Hierbij is steeds voldoende aandacht voor het lokale verleden van Deerlijk (bv. textielverleden, rol van de E3/E17, de Deerlijkse “Drie Groten”, instandhouding veldkapellen, …) rekening houdend met de regionale of landelijke context.
De heemkring zet in op het digitaliseren van foto’s, dia’s, afbeeldingen… De heemkring staat zelf in voor het respecteren van de privacywetgeving en het auteursrecht bij gebruik of terbeschikkingstelling ervan.
De heemkring beheert het Archief Leon Defraeye (A.L.D.). Dit archief heeft twee eigenaars:
● Het privaat archief van Leon Defraeye dat na zijn overlijden werd verworven door de gemeente Deerlijk en waar het dus eigenaar van is. Alle stukken van dit archief dragen de stempel van Leon Defraeye.
● De militielijsten en het Gulden Boek zijn eigendom van de gemeente.
● Het archief dat na het overlijden van Leon Defraeye werd verworven door de heemkring en dus eigendom is van de heemkring.
Daarnaast kunnen Deerlijkse verenigingen materialen met een bepaalde erfgoedwaarde in beheer geven aan de heemkring, zonder dat deze materialen eigendom worden van de heemkring. De in beheer gegeven materialen blijven eigendom van de vereniging die ze in beheer geeft, behalve wanneer dit uitdrukkelijk anders wordt bepaald.
§ 2 Ontsluiten en toegankelijk maken van het Deerlijks erfgoed
De heemkring zorgt ervoor dat het bewaarde erfgoed publiek toegankelijk is en ontsloten kan worden voor de Deerlijkse burger, maar ook voor geïnteresseerden van buiten de gemeente. Dit wordt gegarandeerd op verschillende manieren:
● Het archief is publiek toegankelijk voor de (Deerlijkse) burger in functie van opzoekingen en onderzoek.
● Op geregelde tijdstippen worden, al dan niet in het teken van bovenlokale of nationale campagnes, tentoonstellingen of soortgelijke activiteiten georganiseerd die publiek toegankelijk zijn.
● De heemkring publiceert zijn opzoekingen in het trimestrieel tijdschrift Derlike. Op suggestie van het gemeentebestuur kunnen ook teksten worden gepubliceerd buiten het tijdschrift.
● Samenwerkingen met gemeentelijke en intergemeentelijke partners waar mogelijk, bij lokale en bovenlokale projecten.
§ 3 Organisatie van en deelname aan gemeentelijke en nationale activiteiten zoals Open Monumentendag, Erfgoeddag, Nacht van de Geschiedenis, …
In samenspraak met het gemeentebestuur en met gemeentelijke middelen, ondersteunt de heemkring jaarlijks minstens één activiteit in het kader en in het jaarthema van een nationale campagne (Open Monumentendag, Erfgoeddag). De uitgaven en eventuele inkomsten van deze activiteiten zijn voor het gemeentebestuur. Voor de organisatie hiervan wordt een werkgroep samengesteld die bestaat uit personeel van de vrijetijdsdienst, leden van de heemkring, aangevuld met projectvrijwilligers van buiten de organisatie. Hierbij wordt voldoende opvolging gegarandeerd vanuit het gemeentebestuur, om een vlotte en efficiënte organisatie mogelijk te maken. Waar mogelijk en wenselijk worden samenwerkingen aangegaan met gemeentelijke (bv. René De Clercqgenootschap) en intergemeentelijke (bv. Erfgoed Zuidwest) partners.
§ 4 Terbeschikkingstelling beeldmateriaal (analoog of digitaal) aan het gemeentebestuur
Zowel voor intern gebruik als voor externe communicatie staat het de gemeente vrij om beeldmateriaal uit het archief te gebruiken. De gemeente kan kosteloos een beroep doen op deze beelden. De gemeente mag deze beelden niet commercialiseren. De bronvermelding wordt in elk geval gerespecteerd, met verwijzing naar de heemkring.
§ 5 Ondersteuning van de intergemeentelijke erfgoedcel Zuidwest bij bovenlokale initiatieven met een impact op Deerlijk
Bij bovenlokale projecten die georganiseerd of gecoördineerd worden door de intergemeentelijke erfgoedcel Zuidwest (Erfgoed Zuidwest) verleent de heemkring gratis en vrijwillige medewerking.
§ 6 Filmen gemeentelijke evenementen
De heemkring zorgt ervoor dat lokale evenementen met een bepaalde erfgoedwaarde gefilmd worden en opgenomen worden in het digitale archief. De bevoegde gemeentediensten bezorgen één keer per kwartaal een lijst met evenementen die gefilmd moeten worden.
§ 7 Adviesrol
Het gemeentebestuur doet een beroep op de heemkring om voorstellen te vragen rond straatnaambepalingen en advies rond grafconcessies en andere heemkundige of erfgoedkundige materies. Het staat de heemkring vrij om proactief en op eigen initiatief advies te verlenen aan het gemeentebestuur rond erfgoedthema’s. Deze voorstellen en adviezen zijn niet bindend voor het gemeentebestuur. Er wordt steeds gezorgd voor een redelijke termijn, zodat de heemkring telkens een voldoende gemotiveerd voorstel of advies kan bezorgen.
Art. 3 – Engagementen van de gemeente Deerlijk
§ 1 Logistieke ondersteuning
Het gemeentebestuur Deerlijk stelt kosteloos lokalen en opslagruimte ter beschikking volgens haar mogelijkheden om archivering en studiewerk mogelijk te maken. Het onderhouden en inrichten van deze lokalen is ten laste van de gemeente. De heemkring gebruikt deze lokalen en opslagruimtes als een goede huisvader.
Bij activiteiten die in samenwerking met de gemeentelijke diensten worden georganiseerd, wordt er ook logistieke ondersteuning geboden (gebruik van materiaal en infrastructuur) bij de organisatie van een evenement.
Bij activiteiten die op eigen initiatief worden georganiseerd, kan de heemkring gebruik maken van materiaal en infrastructuur volgens de geldende retributiereglementen.
§ 2 Administratieve ondersteuning
Het gemeentebestuur zorgt voor een administratieve ondersteuning van de heemkring. Er wordt door de gemeente gezorgd voor permanentie tijdens vaste openingsuren van het archief, op twee halve dagen tijdens de week. Tijdens de permanentie-uren is er in principe telkens een vrijwilliger van de heemkring aanwezig voor de inhoudelijke ondersteuning van bezoekers.
Bij activiteiten die in samenwerking met de gemeentediensten worden georganiseerd, wordt er extra administratieve (evenementiële) ondersteuning geboden volgens noodzaak
§ 3 Communicatieve en promotionele ondersteuning
De heemkring kan een beroep doen op de gemeentelijke communicatiekanalen, net zoals andere verenigingen, voor de promotie van zijn activiteiten en werking.
Bij activiteiten die in samenwerking met de gemeente Deerlijk worden georganiseerd, kan druk- en ontwerpwerk via de gemeentelijke diensten gebeuren.
§ 4 Digitale ondersteuning
Het gemeentebestuur stelt volgens haar mogelijkheden digitaal ruimte ter beschikking van de heemkring, zodat het bijhouden van een digitaal archief en het digitaliseren van het papieren archief worden mogelijk gemaakt. De toegestane ruimte wordt afgestemd met de gemeentelijke dienst ICT.
Indien bovenlokale beeldbanken ter beschikking worden gesteld, wordt in onderling overleg met de heemkring beslist of hier wordt op ingegaan.
§ 5 Financiële ondersteuning
Het gemeentebestuur Deerlijk voorziet een jaarlijkse nominatieve toelage voor de heemkring. Dit bedrag wordt elk jaar geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd. Daarnaast kan de heemkring bij het organiseren van eigen initiatieven beroep doen op de premiereglementen voor verenigingen, indien aan alle voorwaarden wordt voldaan. Activiteiten die in samenwerking met de gemeente worden georganiseerd, komen niet in aanmerking voor premies.
§ 6 Verzekering
De gemeente Deerlijk zorgt voor een verzekering voor de vrijwilligers van de heemkring tijdens hun werking en permanentie in het archief en bij activiteiten die in samenwerking met de gemeente worden georganiseerd.
§ 7 Advies
Het gemeentebestuur vraagt advies aan de heemkring, al dan niet via de cultuurraad, rond erfgoedthema’s. Het gemeentebestuur zorgt telkens voor een redelijke termijn om een gemotiveerd advies te laten bezorgen. Deze voorstellen en adviezen zijn niet bindend.
Art. 4 – Rapportering
De heemkring legt jaarlijks een jaarprogramma voor tegen 31 januari, voor dat kalenderjaar. Het jaarverslag van het voorafgaande jaar wordt telkens ingediend tegen 30 april. Dit beknopt jaarverslag bevat een overzicht van de georganiseerde activiteiten en een schatting van het aantal bezoekers van het archief.
Art. 5 – Communicatie en overleg
Minstens één keer per kwartaal wordt er een overleg georganiseerd met de heemkring, de gemeentelijke dienst cultuur & erfgoed en de schepen van erfgoed. Dit overlegplatform heeft tot doel om de praktische samenwerking tussen beide partijen in het kader van dit convenant verder uit te werken, om de komende activiteiten te plannen en om voorbije activiteiten te evalueren.
Art. 6 – Duur van de overeenkomst
Dit convenant treedt in werking op 1 januari 2023 en loopt af op 31 december 2025.
Het gemeentebestuur kan de overeenkomst op elk moment herzien of beëindigen als het algemeen belang dit vereist.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
9. Erfgoed - convenant René De Clercqgenootschap - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad keurt onderstaand convenant tussen de gemeente Deerlijk en het René De Clercqgenootschap goed.
Convenant René De Clercqgenootschap – gemeente Deerlijk
Art. 1 – Doel
De gemeente verleent logistieke, promotionele en financiële ondersteuning aan het René De Clercqgenootschap als erkenning van het belang van de vereniging voor het in stand houden, verzorgen en uitbaten van het René De Clercqmuseum. Het uitbaten van het museum en daar een werking ontplooien is van wezenlijk belang voor de culturele en toeristische uitstraling van de gemeente. Met dit convenant wenst de gemeente de samenwerking tussen beide partners en de wederzijdse verwachtingen duidelijk te omschrijven.
Art. 2 – Engagementen van het René De Clercqgenootschap
§ 1 Verzamelen, beschermen en bewaren van erfgoed met een Deerlijkse link
Het René De Clercqgenootschap zorgt voor het verzamelen, bewaren, onderzoeken en documenteren van materieel en immaterieel erfgoed met een culturele, sociale of historische waarde voor de Deerlijkse bevolking, die een link heeft met René De Clercq als persoon en als schrijver. Deze taken behoren tot de basisfuncties van een museum. Hiervoor neemt het René De Clercqgenootschap initiatief om erfgoed rond het verleden van René De Clercq in kaart te brengen en veilig te stellen voor de toekomst. Het René De Clercqgenootschap bewaart het erfgoed binnen de door de gemeente beschikbaar gestelde ruimtes en lokalen.
Het René De Clercqgenootschap zet in op het digitaliseren van foto’s, dia’s en afbeeldingen. Het René De Clercqgenootschap staat zelf in voor het respecteren van de privacywetgeving en het auteursrecht bij gebruik of terbeschikkingstelling ervan.
§ 2 Uitbaten van het museum René De Clercq
Het René De Clercqgenootschap baat, in opdracht van het gemeentebestuur, het René De Clercqmuseum uit (René De Clercqstraat 8). Hierbij wordt permanentie voorzien door vrijwilligers van de vereniging. Het staat het René De Clercqgenootschap vrij om de openingsuren van het museum te bepalen.
§ 3 Ontsluiten en toegankelijk maken van het Deerlijks erfgoed rond René De Clercq
Het René De Clercqgenootschap zorgt ervoor dat het bewaarde erfgoed en het museum publiek toegankelijk zijn en ontsloten kunnen worden voor de Deerlijkse burger en voor geïnteresseerden van buiten de gemeente. Dit wordt gegarandeerd op verschillende manieren:
● Het museum is publiek toegankelijk voor de (Deerlijkse) burger in functie van een toeristisch bezoek of voor opzoekingen en onderzoek. Daarnaast is het museum ook te bezoeken met een gids, na afspraak met het René De Clercqgenootschap.
● Op geregelde tijdstippen worden, al dan niet in het teken van bovenlokale of nationale campagnes, tentoonstellingen of soortgelijke activiteiten georganiseerd die publiek toegankelijk zijn.
● Er worden op geregelde tijdstippen artikels of teksten gepubliceerd, zowel digitaal als gedrukt. Op vraag van het gemeentebestuur kunnen teksten of artikels rond een bepaald thema opgemaakt worden.
● Samenwerkingen met gemeentelijke en intergemeentelijke partners waar mogelijk, bij lokale en bovenlokale projecten.
§ 4 Organisatie van en deelname aan gemeentelijke en nationale activiteiten zoals Open Monumentendag, Erfgoeddag, Nacht van de Geschiedenis, …
In samenspraak met het gemeentebestuur en met gemeentelijke middelen, ondersteunt het René De Clercqgenootschap, indien wenselijk, in het kader en in het jaarthema van een nationale campagne (Open Monumentendag, Erfgoeddag). De uitgaven en eventuele inkomsten van deze activiteiten zijn voor het gemeentebestuur. Voor de organisatie hiervan wordt een werkgroep samengesteld die bestaat uit personeel van de vrijetijdsdienst, leden van de heemkring en leden van het René De Clercqgenootschap, aangevuld met projectvrijwilligers van buiten de organisatie. Hierbij wordt voldoende opvolging gegarandeerd vanuit het gemeentebestuur, om een vlotte en efficiënte organisatie mogelijk te maken. Waar mogelijk en wenselijk worden samenwerkingen aangegaan met gemeentelijke (bv. Heemkring Dorp en Toren) en intergemeentelijke (bv. Erfgoed Zuidwest) partners.
§ 5 Ter beschikkingstelling beeldmateriaal (analoog of digitaal) aan het gemeentebestuur
Zowel voor intern gebruik als voor externe communicatie staat het de gemeente vrij om beeldmateriaal uit het archief van het René De Clercqgenootschap te gebruiken. De gemeente kan kosteloos beroep doen op deze beelden. De gemeente mag deze beelden niet commercialiseren. De bronvermelding wordt in elk geval gerespecteerd, met verwijzing naar het René De Clercqgenootschap.
§ 6 Ondersteuning van de intergemeentelijke erfgoedcel Zuidwest bij bovenlokale initiatieven met een impact op Deerlijk
Bij bovenlokale projecten die georganiseerd of gecoördineerd worden door de intergemeentelijke erfgoedcel Zuidwest (Erfgoed Zuidwest) en waarbij een link is met René De Clercq, verleent het René De Clercqgenootschap gratis en vrijwillige medewerking.
§ 7 Adviesrol
Het gemeentebestuur doet beroep op het René De Clercqmuseum om advies te vragen in alle materies die te maken hebben met het gebouw waar het René De Clercqmuseum is gevestigd. Het staat het René De Clercqgenootschap vrij om proactief en op eigen initiatief advies te verlenen aan het gemeentebestuur over materies die te maken hebben met het René De Clercqmuseum. Deze voorstellen en adviezen zijn niet bindend voor het gemeentebestuur. Er wordt steeds gezorgd voor een redelijke termijn, zodat het René De Clercqgenootschap telkens een voldoende gemotiveerd advies kan bezorgen.
§ 8 Onderhoud gebouw
Het René De Clercqgenootschap is verantwoordelijk voor het klein onderhoud van het gebouw en de tuin.
Art. 3 – Engagementen van de gemeente Deerlijk
§ 1 Logistieke ondersteuning
Het gemeentebestuur Deerlijk stelt kosteloos het gebouw (René De Clercqtraat 8) ter beschikking om rondleidingen en museumwerking mogelijk te maken. De kosten voor sanitair, gas, elektriciteit en telecom en het onderhoud van deze lokalen zijn ten laste van de gemeente. Dit gebeurt telkens in overleg met het René De Clercqgenootschap. Het René De Clercqgenootschap gebruikt het gebouw als een goede huisvader.
Er wordt in het archief ook ruimte voor het René De Clercqgenootschap voorzien. Het gebruik van deze ruimte gebeurt in onderling overleg met de Heemkring Dorp en Toren.
De gemeente stelt een locatie van maximum 10 vierkante meter ter beschikking voor de stockage van boeken van het René De Clercqgenootschap. De oude piano van René De Clercq wordt eveneens gestockeerd in een veilige, gemeentelijke locatie.
Bij activiteiten die in samenwerking met de gemeentelijke diensten worden georganiseerd, wordt er ook logistieke ondersteuning (gebruik van materiaal en infrastructuur) geboden bij de organisatie van een evenement.
Bij activiteiten die op eigen initiatief worden georganiseerd, kan het René De Clercqgenootschap gebruik maken van materiaal en infrastructuur volgens de geldende retributiereglementen.
§ 2 Administratieve ondersteuning
Het gemeentebestuur zorgt voor een administratieve ondersteuning van het René De Clercqgenootschap. Deze ondersteuning bestaat uit medewerking bij activiteiten die vrij toegankelijk zijn voor het publiek, zoals o.a. het kleutertheater en de rondleidingen voor de scholen.
Bij activiteiten die in samenwerking met de gemeentediensten worden georganiseerd, wordt er extra administratieve (evenementiële) ondersteuning geboden volgens noodzaak.
§ 3 Communicatieve en promotionele ondersteuning
Het René De Clercqgenootschap kan beroep doen op de gemeentelijke communicatiekanalen, net zoals andere verenigingen, voor de promotie van hun activiteiten en werking. Bij activiteiten die in samenwerking met de gemeente Deerlijk worden georganiseerd, kan druk- en ontwerpwerk via de gemeentelijke diensten gebeuren.
§ 4 Digitale ondersteuning
Het gemeentebestuur stelt volgens haar mogelijkheden digitaal ruimte ter beschikking van het René De Clercqgenootschap, zodat het bijhouden van een digitaal archief en het digitaliseren van het papieren archief mogelijk worden gemaakt. De toegestane ruimte wordt afgestemd met de gemeentelijke dienst ICT.
§ 5 Financiële ondersteuning
Het gemeentebestuur Deerlijk voorziet een jaarlijkse nominatieve toelage voor het René De Clercqgenootschap. Het bedrag wordt elk jaar geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd. Daarnaast kan het René De Clercqgenootschap bij het organiseren van eigen initiatieven beroep doen op de premiereglementen voor verenigingen, indien aan alle voorwaarden wordt voldaan. Activiteiten die in samenwerking met de gemeente worden georganiseerd, komen niet in aanmerking voor premies.
§ 6 Verzekering
De gemeente Deerlijk zorgt voor een verzekering voor de vrijwilligers van het René De Clercqgenootschap tijdens hun werking en permanentie in het museum en bij activiteiten die in samenwerking met de gemeente worden georganiseerd.
§ 7 Advies
Het gemeentebestuur vraagt advies aan het René De Clercqgenootschap, al dan niet via de cultuurraad, rond materies die het René de Clercqmuseum aanbelangen. Het gemeentebestuur zorgt telkens voor een redelijke termijn om een gemotiveerd advies te laten bezorgen. Deze voorstellen en adviezen zijn niet bindend.
Art. 4 – Rapportering
Het René De Clercqgenootschap legt jaarlijks een jaarprogramma voor tegen 31 januari, voor dat kalenderjaar. Het jaarverslag van het voorafgaande jaar wordt telkens ingediend tegen 30 april. Dit beknopt jaarverslag bevat een overzicht van de georganiseerde activiteiten en een schatting van het aantal aanwezigen en bezoekers.
Art. 5 – Communicatie en overleg
Minstens één keer per kwartaal wordt er een overleg georganiseerd met het René De Clercqgenootschap, de gemeentelijke dienst cultuur & erfgoed en de schepen van erfgoed. Dit overlegplatform heeft tot doel om de praktische samenwerking tussen beide partijen in het kader van dit convenant verder uit te werken, om de komende activiteiten te plannen en om voorbije activiteiten te evalueren.
Art. 6 – Duur van de overeenkomst
Dit convenant treedt in werking op 1 januari 2023 en loopt af op 31 december 2025.
Het gemeentebestuur kan de overeenkomst op elk moment herzien of beëindigen als het algemeen belang dit vereist.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
10. OMV_2022088810 - omgevingsvergunning voor het verkavelen van grond - gemeentelijk rooilijnplan - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit het rooilijnplan voor de nieuwe gemeentewegen, zoals opgenomen in het plangebied van de omgevingsvergunning voor het verkavelen van gronden (OMV_2022088810) zoals aangeduid op het rooilijnplan (VA_VP_N_grondafstand), goed te keuren.
Artikel 2
Een afschrift van dit besluit zal met de overige documenten bij het aanvraagdossier gevoegd worden.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
11. OMV_2022088810 - wegenisdossier - goedkeuring
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit het wegenisdossier, bestaande uit de voorliggende plannen, zijnde grondplannen, profielen, detailtekening en bijhorend bestek, raming, rooilijnplan en verklaring kosteloze grondafstand, met dossiernummer OMV_2022088810, opgemaakt door Studie- & landmeetbureau Alex Coussens, Koutermolenstraat 23c, 8610 Kortemark, goed te keuren mits volgende voorwaarden strikt na te leven:
● Het concept van de RWA-riolering is niet conform code van goede praktijk. De minimale diameter van de RWA-riolering moet 250 mm (ipv 200 mm) bedragen.
● Indien vereist, moet de verkavelaar instaan voor de plaatsing van de nodige straatnaamborden, waarvan het type wordt bepaald door de gemeente.
Artikel 2
Een afschrift van dit besluit zal met de overige voorgeschreven documenten bij het aanvraagdossier gevoegd worden.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
12. Toegevoegd punt bij toepassing van artikel 21 - Denktank inzake de bestrijding van zwerfvuil en sluikstorten - uitwerking voorstellen + logistieke ondersteuning - goedkeuring - Toegevoegd punt
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad besluit groen licht te geven aan de denktank inzake de bestrijding van zwerfvuil en sluikstorten, voor wat betreft de verdere uitwerking van hun voorstellen.
Artikel 2
De gemeenteraad besluit bij de uitwerking van voormelde voorstellen, de nodige logistieke ondersteuning te verlenen.
De openbare zitting van de gemeenteraad wordt geschorst om te hernemen na de openbare zitting van de OCMW-raad.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
13. Vragen gesteld door raadsleden - kennisname
BESLUIT
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van de door de gemeenteraadsleden gestelde vragen.
Zitting van GR van 22 DECEMBER 2022
14. Procedure algemeen directeur - kennisname resultaten en aanstelling op proef - goedkeuring - besloten zitting