Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd om het premiereglement 'Projectpremie' goed te keuren met ingang van 1 januari 2026 en eindigend op 31 december 2031.

Motivering

Voorliggend reglement vervangt het bestaande reglement zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 16 december 2021. Voorliggend reglement loopt af op 31 december 2031.

Op basis van een evaluatieronde, gehouden met verschillende aanvragers van de premie die in de afgelopen jaren een premie kregen toegekend, werd het bestaande reglement aangepast. Het blijft de hoofddoelstelling van de projectpremie om verenigingen en organisatoren te stimuleren om op een innovatieve manier hun jaarlijkse, vaste

werking te doorbreken. De aanvraagprocedure wordt vereenvoudigd, om de drempel voor potentiële aanvragers zo laag mogelijk te houden.

Conform artikel 41, tweede lid, 23° Decreet Lokaal Bestuur behoort het vaststellen van subsidiereglementen tot de exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad.

Eventuele voorstellen tot aanpassing kunnen meegenomen worden in een toekomstige aanpassing van het reglement.

Het college van burgemeester en schepenen verzocht in zitting van 5 november 2025 de voorzitter van de gemeenteraad om het premiereglement te agenderen op de gemeenteraad van 27 november 2025.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, tweede lid, 23° Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Premiereglement projectpremie, goedgekeurd in gemeenteraadszitting van 17 december 2020

○        Art. 286, 288, 330 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit voorliggend reglement als volgt goed te keuren:

PREMIEREGLEMENT PROJECTPREMIE

Art. 1 - Doel van het reglement

Dit reglement vervangt het premiereglement projectpremie, goedgekeurd in de gemeenteraad van 16 december 2021. Door in te zetten op een projectpremie wil de gemeente Deerlijk vernieuwing, ontmoeting, creativiteit, ondernemingszin, experiment en buitengewone projecten in Deerlijk stimuleren. Het gemeentebestuur wil hiermee projectwerking faciliteren en stimuleren en deze projecten een financieel en promotioneel duwtje in de rug geven.

Art. 2 - Premiegerechtigde

De projectpremie kan aangevraagd worden door non-profitverenigingen en non-profit individuele organisatoren.

Art. 3 - Advies bij premieaanvraag

Na contact met de vrijetijdsdienst kan er een gesprek ingepland worden met een deskundige van de gemeente. Hierop kunnen organisatoren die nadenken over een project, advies krijgen om een kwalitatieve premieaanvraag in te dienen. De vrijetijdsdienst kan gecontacteerd worden via mail op vrijetijd@deerlijk.be, of via een bezoek aan het vrijetijdspunt (Hoogstraat 122).

Art. 4 - Ontvankelijkheidscriteria

Projecten waar een projectpremie voor wordt aangevraagd, moeten aan volgende ontvankelijkheidscriteria voldoen om aanspraak te kunnen maken op de projectpremie:

●        Het project moet vernieuwend zijn en maakt geen deel uit van de vaste jaarwerking van de organisator.

●        Het project gaat door in Deerlijk of heeft start of aankomst in Deerlijk.

●        Het project moet toegankelijk zijn voor het brede publiek.

●        Deerlijkse inwoners worden actief betrokken bij het project en/of vormen het doelpubliek.

●        Het project wordt ingevoerd in de UiTdatabank.

●        De steun van de gemeente Deerlijk wordt duidelijk kenbaar gemaakt in alle promotie en communicatie van het project met vermelding van ‘met steun van’ en het logo van de gemeente Deerlijk.

Art. 5 - Welke projecten komen niet in aanmerking?

Afstudeerprojecten of projecten georganiseerd door commerciële evenementenbureaus, bedrijven, politieke partijen of vakbonden komen niet in aanmerking voor een projectpremie.

Art. 6 - Inhoudelijke criteria

Hieronder worden de inhoudelijke criteria weergegeven. Per categorie wordt het aantal te behalen punten per criterium weergegeven. De puntenverdeling bij criterium 1, 4 en 5 is cumulatief.

Het luik met de financiële criteria is te vinden in artikel 7. De uiteindelijke berekening van de totale premie wordt in artikel 8 behandeld.

1. Promotieplan

○       Online (1)

○       Print (1)

○       Betalende gedrukte advertenties (1)

○       Betalende online advertenties (2)

2. Publiek toegankelijk (betalend of gratis)

○       Toegangsprijs ≥ 10 euro (1)

○       Toegangsprijs < 10 euro (3)

○       Gratis (5)

3. Innovatief karakter (herhalen kan, maar moet vernieuwend zijn) (5)

○       Nog nooit georganiseerd in de regio (5)

○       Nog nooit georganiseerd in Deerlijk (3)

○       Reeds plaatsgevonden in Deerlijk maar met vernieuwende elementen (1)

4. Samenwerking (inhoudelijk en logistiek) (5)

○       Inhoudelijke samenwerking 1 of meer partners (3)

○       Logistieke samenwerking 1 vereniging (1)

○       Logistieke samenwerking 2 of meer verenigingen (2)

5. Maatschappelijke relevantie (30)

○       Gezondheid en bewegen (5)

○       Ecologie en klimaat, netheid en afval (5)

○       Inclusie en toegankelijkheid, integratie en vereenzaming (5)

○       Kansarmoede (bv. aanbieden kansentarief via UiTPAS) (5)

○       Inrichting en verfraaiing publieke ruimte (5)

○       Talentontwikkeling (5)

Art. 7 - Financiële criteria

De kostenraming wordt mee ingediend met de premieaanvraag. Er kan winst gemaakt worden met het project, maar er moet aangetoond kunnen worden dat eventuele winst op een duurzame manier een impact heeft op de organisator en zijn toekomstige werking.

De kostenraming wordt gebruikt om een aantal punten toe te kennen, op basis van de geraamde uitgaven. Er zijn maximum 20 punten te verdienen met deze financiële criteria:

●        0 - 1.000 euro: 5 punten

●        1.000,01 - 2.000 euro: 10 punten

●        2.000,01 - 3.000 euro: 15 punten

●        > 3.000 euro: 20 punten

Volgende kosten komen niet in aanmerking voor bepaling van de punten, wel voor het bepalen van de evenwichtige begroting/raming:

●        kosten verbonden aan recepties;

●        kosten voor geschenken en bloemen;

●        huurkosten PA-materiaal, geluidsmateriaal, lichtinstallaties, podia...;

●        reis- en verblijfskosten;

●        kosten die betrekking hebben op de reguliere werking van de aanvrager;

●        kosten voor de aankoop van dranken en etenswaren voor verkoop.

Bij twijfel beslist het college van burgemeester en schepenen welke kosten wel en niet in aanmerking komen voor de bepaling van de punten.

Art. 8 - Bepaling van het premiebedrag

Er wordt voor het premiebedrag een onderscheid gemaakt tussen punten die toegekend worden op basis van artikel 6 en artikel 7.

Een punt verdiend op basis van artikel 6 is 15 euro waard. Een punt verdiend op basis van artikel 7 is 10 euro waard. Het maximumbedrag van de premie bedraagt 1.000 euro.

De projectpremie sluit niet uit dat een organisator ook via andere overheden of kanalen subsidiëring krijgt (bv.bovenlokale projectpremie van de Vlaamse overheid). Deze subsidies worden ook meegenomen in de financiële raming.

De aanvrager kan, bij een goedgekeurde aanvraag, voor de helft van het premiebedrag materiaal van de gemeentelijke uitleendienst gratis ontlenen voor de organisatie van het project.

Art. 9 - Beoordeling

Het college van burgemeester en schepenen beslist over de premieaanvraag, na een gemotiveerd advies van de betrokken gemeentelijke diensten (deskundigen sport, jeugd, cultuur en de buurtzorgcoördinator). Er kan voorafgaand aan de beslissing een gesprek gevraagd worden, waar de aanvrager het project nog verder kan toelichten.

Art. 10 - Promotie en publiciteit

Samen met de premieaanvraag bezorgt de organisator aan de gemeente:

●        Foto voor het evenement

●        Tekst voor publicatie

Deze worden waar mogelijk meegenomen in de gemeentelijke communicatiekanalen na goedkeuring van de projectpremie. Op die manier wil de gemeente de projectpremie nog breder kenbaar maken.

Bij alle communicatie en promotie die de organisator voert, wordt "met de steun van gemeente Deerlijk" vermeld en wordt het logo van de gemeente Deerlijk opgenomen.

De vrijetijdsdienst en bevoegde schepen(en) krijgen een uitnodiging voor het evenement.

Art. 11 - Aanvraagprocedure

De premieaanvraag moet ten laatste 8 weken voor de start van het project ingediend worden. Er kan 3 jaar op rij een aanvraag ingediend worden voor een project, op voorwaarde dat er vernieuwende elementen worden uitgewerkt en opgenomen in het project.

Indien de premie aangevraagd wordt door een minderjarige, wordt de aanvraag ondertekend door een volwassene.

Art. 12 - Uitbetaling

Een eerste schijf van 50 % van het premiebedrag wordt, na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, uitbetaald voor aanvang van het project. De resterende 50 % wordt pas betaald na het indienen van de nodige financiële bewijsstukken (facturen en betaalbewijzen).

De eerste schijf kan ook 75 % van het premiebedrag zijn, indien de organisator kan aantonen dat er voor het begin van het project grote kosten gemaakt moeten worden die minstens 75 % van de kostenraming omvatten.

Art. 13 - Controle op het premiebedrag

Ten laatste 3 maanden na afloop van het project worden facturen en betaalbewijzen ingediend ten belope van de volledige kostenraming. De organisator vult ook een evaluatieformulier in, zodat een inhoudelijke controle op het project ten gronde kan gebeuren door de betrokken diensten.

Indien er minder kosten werden gemaakt, wordt het verschil desgevallend teruggestort of niet uitbetaald. Indien het project niet werd uitgevoerd binnen één jaar na de oorspronkelijk geplande datum, wordt het volledige premiebedrag terugbetaald aan de gemeente.

Art. 14 - Betwistingen

Alle betwistingen in verband met de toepassing van dit reglement worden in eerste instantie behandeld door het college van burgemeester en schepenen.

Art. 15 - Inwerkingtreding en beëindiging

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026 en is geldig tot en met 31 december 2031.

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 4

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.