Aanleiding en context
De gemeenteraad wordt gevraagd om het reglement ter ondersteuning van jubilerende Deerlijkse verenigingen goed te keuren.
Motivering
Op vandaag is er geen reglement ter ondersteuning van jubilerende Deerlijkse verenigingen van toepassing in Deerlijk. Wanneer een vereniging een jubileum viert, beslist het college van burgemeester en schepenen naargelang de vraag en wens van de vereniging om deze te ontvangen op het gemeentehuis. In uitzonderlijke gevallen en op vraag van de vereniging wordt in plaats van een ontvangst op het gemeentehuis een financiële tegemoetkoming goedgekeurd voor de organisatie van een ontvangst of receptie door die vereniging zelf.
In uitvoering van de beleidsactie 'Ondersteunen van verenigingen en initiatieven door middel van een doelgericht en transparant subsidiebeleid', zoals opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025, is het wenselijk om de ondersteuning van jubilerende Deerlijkse verenigingen te verankeren in een reglement waarbij het duidelijk is van welke gemeentelijke ondersteuning een jubilerende Deerlijkse vereniging kan genieten, aan welke voorwaarden moet worden voldaan en welke (aanvraag)procedure daarbij doorlopen moet worden.
Naast een ontvangst door het gemeentebestuur wordt in het reglement ook een forfaitaire subsidie (naargelang de vereniging 25 jaar of een veelvoud daarvan bestaat) naar voor geschoven, alsook een ondersteuning in de vorm van gratis gebruik van materialen uit de uitleendienst bij de (eventuele) organisatie van een feestelijke leden- of publieksactiviteit ter gelegenheid van het betreffende jubileum.
Het college van burgemeester en schepenen nam in zitting van 1 september 2021 kennis van het reglement ter ondersteuning van jubilerende Deerlijkse verenigingen en verzocht de voorzitter van de gemeenteraad om dit reglement ter goedkeuring te agenderen op de gemeenteraad van 16 september 2021.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 40, § 3 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft financiële gevolgen. De financiële impact van de beslissing is nog niet gekend.
Er is onvoldoende budget beschikbaar. Budget dient voorzien te worden in aanpassing meerjarenplan.
BESLUIT
Eenparig goedgekeurd
Artikel 1
De gemeenteraad besluit volgend reglement ter ondersteuning van jubilerende Deerlijkse verenigingen goed te keuren:
REGLEMENT TER ONDERSTEUNING VAN JUBILERENDE DEERLIJKSE
VERENIGINGEN
Artikel 1. – Dit reglement heeft de ondersteuning tot doel van Deerlijkse verenigingen die een jubileum van 25 jaar of een veelvoud daarvan vieren.
Artikel 2. – Voorwaarden om als jubilerende Deerlijkse vereniging in aanmerking te komen voor de ondersteuning zoals voorzien in dit reglement:
• De vereniging is structureel en duurzaam opgericht zonder beroepsdoeleinden, winst- of handelsoogmerk.
• De zetel of het secretariaat van de vereniging is gevestigd op het grondgebied van Deerlijk.
• De vereniging heeft sedert ten minste 10 jaar een actieve en aantoonbare werking in en voor Deerlijk.
• De vereniging kan aantonen dat deze 25 jaar of een veelvoud daarvan bestaat zonder dat de werking binnen deze periode op eigen initiatief van de vereniging werd stopgezet.
Levensbeschouwelijke verenigingen en verenigingen rond religieuze thema’s, mutualiteiten, beroepsorganisaties en vakbonden, politieke partijen, en verenigingen van jaartallen of geboortejaren komen niet in aanmerking voor de ondersteuning zoals voorzien in dit reglement.
Artikel 3. – Vormen van ondersteuning
3.1. - Subsidie
Verenigingen die 25 jaar of een veelvoud daarvan bestaan, kunnen een extra subsidie ontvangen wanneer de vereniging tijdens het jubileumjaar een feestelijke leden- of publieksactiviteit organiseert ter gelegenheid van het betreffende jubileum. Deze subsidie wordt als volgt vastgelegd:
• 25-jarig bestaan: 250 euro
• 50-jarig bestaan: 500 euro
• 75-jarig bestaan: 750 euro
• 100-jarig bestaan: 1.500 euro
Verenigingen die meer dan 100 jaar bestaan kunnen bij elk veelvoud van 25 jaar opnieuw een subsidie van 750 euro ontvangen. Bij elk veelvoud van 100 jaar bedraagt de subsidie 1.500 euro.
3.2. – Ontvangst door het gemeentebestuur en gepersonaliseerd aandenken
Verenigingen die 25 jaar of een veelvoud daarvan bestaan, kunnen in het jubileumjaar ontvangen worden door het gemeentebestuur.
Het college van burgemeester en schepenen ontvangt daarbij de leden van de vereniging op het gemeentehuis of in het gemeenschapscentrum. De jubilerende vereniging krijgt bij ontvangst een receptie aangeboden voor maximaal 150 personen.
Verenigingen kunnen er ook voor kiezen om de ontvangst te laten doorgaan op een zelf gekozen locatie, zoals bijvoorbeeld een eigen clublokaal. In dit geval staat de vereniging zelf in voor de volledige organisatie van de receptie. Hiervoor krijgt de vereniging een tegemoetkoming van 3 euro per aanwezige persoon, met een maximum van 500 euro.
De jubilerende vereniging krijgt ook een gepersonaliseerd aandenken aan het jubileum.
3.3. – Gebruik materialen uitleendienst
Verenigingen die 50 jaar of een hoger veelvoud van 25 jaar bestaan, kunnen tijdens het jubileumjaar voor de organisatie van een feestelijke leden- of publieksactiviteit ter gelegenheid van het betreffende jubileum, gratis gebruik maken van de materialen van de uitleendienst, voor zover dat:
• deze materialen beschikbaar zijn op het moment van de activiteit;
• deze materialen behoren tot een uitleencategorie waarvoor de vereniging volgens het retributiereglement ook in normale omstandigheden in aanmerking komt en de voorwaarden en modaliteiten van het retributiereglement van de uitleendienst worden gevolgd, met uitzondering van de retributietarieven die in dit geval niet worden aangerekend.
Indien tijdens het jubileumjaar meerdere feestelijke leden- of publieksactiviteiten ter gelegenheid van het betreffende jubileum worden georganiseerd, wordt het gratis gebruik van de materialen van de uitleendienst zoals hierboven omschreven, beperkt tot 1 activiteit van maximaal 3 opeenvolgende kalenderdagen.
Artikel 4. – Aanvraagprocedure
De aanvraagformulieren voor gemeentelijke ondersteuning van jubilerende verenigingen dienen ingediend te worden bij het college van burgemeester en schepenen uiterlijk op 30 april van het jaar waarin het jubileum plaatsvindt. Indien het jubileum nog in 2021 plaatsvindt, dient het aanvraagformulier uiterlijk op 15 oktober 2021 ingediend te worden.
Bij de aanvraag wordt vermeld van welke vorm of vormen van ondersteuning, zoals opgelijst in artikel 3 van dit reglement, de vereniging gebruik wenst te maken.
Bij het aanvraagformulier dient een bewijs van de oprichtingsdatum van de vereniging toegevoegd te worden, waaruit blijkt dat de vereniging 25 jaar of een veelvoud daarvan
bestaat, zonder dat de werking binnen deze periode op eigen initiatief van de vereniging werd stopgezet.
Laattijdige aanvragen worden niet behandeld.
Artikel 5. – Toekenning ondersteuning en uitbetaling subsidie
De gevraagde ondersteuning wordt toegekend bij goedkeuring van de aanvraag door het college van burgemeester en schepenen en dit voor zover aan alle voorwaarden werd voldaan.
De subsidie wordt uitbetaald na goedkeuring van de aanvraag door het college van burgemeester en schepenen.
De tegemoetkoming voor de organisatie van een receptie op een zelf gekozen locatie wordt op basis van het aantal geschatte aanwezige personen uitbetaald na goedkeuring van de aanvraag door het college van burgemeester en schepenen. Na afloop van de receptie dient het aantal effectief aanwezige personen gestaafd te worden in functie van een eventuele afrekening met terugvordering of nastorting.
Artikel 6. – Controle
Op elk moment kan het gemeentebestuur bijkomende informatie opvragen of controles verrichten. Op eenvoudig verzoek van het gemeentebestuur moet de aanvrager de gevraagde informatie meedelen en/of, indien nodig, daarover verantwoording afleggen. Indien zou blijken dat de jubilerende vereniging bewust valse gegevens heeft verstrekt, kan het college van burgemeester en schepenen de via dit reglement verkeerdelijk toegekende ondersteuning, subsidie of tegemoetkoming terugvorderen.
Artikel 7. – Betwistingen
Betwistingen in verband met de uitvoering van dit reglement worden in eerste instantie voorgelegd aan en beslist door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 8. – Geldigheid
Dit reglement treedt in werking op 1 oktober 2021 en loopt af op 31 december 2025.
Artikel 9. – Uitzonderingsbepaling COVID-pandemie
Verenigingen die tussen 1 januari 2020 en 30 september 2021 hun 25-jarig bestaan of een veelvoud daarvan niet hebben kunnen vieren omwille van de geldende COVID-maatregelen en er voor kiezen om hun jubileum alsnog te vieren in de periode tussen 1 oktober 2021 en 30 september 2022, kunnen uitzonderlijk de ondersteuning nog aanvragen zoals voorzien in dit reglement.
Artikel 2
Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.
Artikel 3
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.
Artikel 4
Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.