Aanleiding en context
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het premiereglement "projectpremie" goed te keuren met ingang van 1 januari 2022 en eindigend op 31 december 2025.
Motivering
Voorliggend reglement betreft een aanpassing van het bestaande reglement zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 17 december 2020. Dit reglement loopt af op 31 december 2021.
De noodzaak tot agendering wordt als volgt gemotiveerd:
Op basis van een evaluatieronde, gehouden met verschillende aanvragers van de premie die in de afgelopen jaren een premie kregen toegekend, werd het bestaande reglement aangepast. Het blijft de hoofddoelstelling van de projectpremie om verenigingen en organisatoren te stimuleren om op een innovatieve manier hun jaarlijkse, vaste werking te doorbreken. In vergelijking met het bestaande reglement worden in het vernieuwde reglement enkele andere accenten gelegd en wordt het maximale premiebedrag opgetrokken. De aanvraagprocedure wordt vereenvoudigd, om de drempel voor potentiële aanvragers zo laag mogelijk te houden.
Conform artikel 41, tweede lid, 23° Decreet Lokaal Bestuur behoort het vaststellen van subsidiereglementen tot de exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad.
Het college van burgemeester en schepenen heeft voorliggend reglement besproken in zitting van 1 december 2021 en heeft de voorzitter van de gemeenteraad verzocht de goedkeuring van dit reglement te agenderen op de eerstvolgende gemeenteraadszitting.
Er werd een positief advies verleend vanuit de cultuurraad, jeugdraad en sportraad. Door de covid-situatie was het niet mogelijk om het reglement vooraf ter advies voor te leggen aan de seniorenraad. Het reglement wordt nog ter kennis gegeven in de eerstvolgende vergaderingen. Eventuele voorstellen tot aanpassing kunnen meegenomen worden in een toekomstige aanpassing van het reglement.
De jeugdraad stelt in haar advies nog de vraag of een aanvrager ook de premie krijgt indien deze enkel aan de financiële criteria voldoet. De hoofddoelstelling van de projectpremie blijft echter om, met inhoudelijk gefundeerde projecten, de jaarlijkse vaste werking te doorbreken en op een innovatieve manier aan de slag te gaan in de vrijetijdsbeleving en -besteding. De betrokken diensten bewaken bij de beoordeling dan ook dat elke aanvraag naast een evenwichtig financieel plaatje een sterk inhoudelijk plan van aanpak kan voorleggen.
Het college van burgemeester en schepenen verzocht in zitting van 1 december 2021 de voorzitter van de gemeenteraad om het premiereglement 'projectpremie' te agenderen op de eerstvolgende gemeenteraad.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, tweede lid, 23° Decreet Lokaal Bestuur
● Andere:
○ Premiereglement projectpremie, goedgekeurd in gemeenteraadszitting van 17 december 2020
○ Art. 286, 288, 330 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De financiële impact van deze beslissing is nog niet gekend.
BESLUIT
Eenparig goedgekeurd
Artikel 1
De gemeenteraad besluit voorliggend reglement als volgt goed te keuren:
PREMIEREGLEMENT PROJECTPREMIE
Art. 1 - Doel van het reglement
Dit reglement vervangt het premiereglement projectpremie, goedgekeurd in de gemeenteraad van 17 december 2020. Door in te zetten op een projectpremie wil de gemeente Deerlijk vernieuwing, ontmoeting, creativiteit, ondernemingszin, experiment en buitengewone projecten in Deerlijk stimuleren. Het gemeentebestuur wil hiermee projectwerking faciliteren en stimuleren en deze projecten een financieel en promotioneel duwtje in de rug geven.
Art. 2 - Premiegerechtigde
De projectpremie kan aangevraagd worden door non-profitverenigingen en individuele organisatoren.
Art. 3 - Projectbabbel
Op drie momenten in het jaar (periode februari, periode juni en periode oktober) worden projectbabbels georganiseerd door de gemeente. Hierop kunnen organisatoren die nadenken over een project, advies krijgen om een kwalitatieve premieaanvraag in te dienen. Deze data worden gecommuniceerd via de gemeentelijke kanalen en adviesraden.
Art. 4 - Ontvankelijkheidscriteria
Projecten waar een projectpremie voor wordt aangevraagd, moeten aan volgende ontvankelijkheidscriteria voldoen om aanspraak te kunnen maken op de projectpremie:
● Het project moet vernieuwend zijn en maakt geen deel uit van de vaste jaarwerking van de organisator.
● Het project gaat door in Deerlijk of heeft start of aankomst in Deerlijk.
● Het project moet vrij toegankelijk zijn voor het brede publiek.
● Deerlijkse inwoners worden actief betrokken bij het project en/of vormen het doelpubliek.
● Het project wordt ingevoerd in de UiTdatabank.
● De steun van de gemeente Deerlijk wordt duidelijk kenbaar gemaakt in alle promotie en communicatie van het project met vermelding van ‘met steun van’ en het logo van de gemeente Deerlijk.
Art. 5 - Welke projecten komen niet in aanmerking?
Afstudeerprojecten of projecten georganiseerd door commerciële evenementenbureaus, bedrijven, politieke partijen of vakbonden komen niet in aanmerking voor een projectpremie.
Art. 6 - Inhoudelijke criteria
Hieronder worden de inhoudelijke criteria weergegeven. Per categorie wordt het aantal te behalen punten per criterium weergegeven. De puntenverdeling bij criterium 1, 4 en 5 is cumulatief.
Het luik met de financiële criteria is te vinden in artikel 7. De uiteindelijke berekening van de totale premie wordt in artikel 8 behandeld.
1) Promotieplan (5)
○ Online (1)
○ Print (1)
○ Betalende gedrukte advertenties (1)
○ Betalende online advertenties (2)
2) Publiek toegankelijk (betalend of gratis) (5)
○ Toegangsprijs ≥ 10 euro (1)
○ Toegangsprijs < 10 euro (3)
○ Gratis (5)
3) Innovatief karakter (herhalen kan, maar moet vernieuwend zijn) (5)
○ Nog nooit georganiseerd in de regio (5)
○ Nog nooit georganiseerd in Deerlijk (3)
○ Reeds plaatsgevonden in Deerlijk maar met vernieuwende elementen (1)
4) Samenwerking (inhoudelijk en logistiek) (5)
○ Inhoudelijke samenwerking 1 of meer partners (3)
○ Logistieke samenwerking 1 vereniging (1)
○ Logistieke samenwerking 2 of meer verenigingen (2)
5) Maatschappelijke relevantie (30)
○ Gezondheid en bewegen (5)
○ Ecologie en klimaat, netheid en afval (5)
○ Inclusie en toegankelijkheid, integratie en vereenzaming (5)
○ Kansarmoede (bv. aanbieden kansentarief via UiTPAS) (5)
○ Inrichting en verfraaiing publieke ruimte (5)
○ Talentontwikkeling (5)
Art. 7 - Financiële criteria
Het project moet financieel in evenwicht zijn. De kostenraming wordt mee ingediend met de premieaanvraag. Er kan winst gemaakt worden met het project, maar er moet aangetoond kunnen worden dat eventuele winst op een duurzame manier een impact heeft op de organisator en zijn toekomstige werking.
De kostenraming wordt gebruikt om een aantal punten toe te kennen, op basis van de geraamde uitgaven. Er zijn maximum 20 punten te verdienen met deze financiële criteria:
○ 0-1.000 euro: 5 punten
○ 1.000,01-2.000 euro: 10 punten
○ 2.000,01-3.000 euro: 15 punten
○ > 3.000 euro: 20 punten
Volgende kosten komen niet in aanmerking voor bepaling van de punten, wel voor het bepalen van de evenwichtige begroting/raming:
○ kosten verbonden aan recepties
○ kosten voor geschenken en bloemen
○ investeringskosten hardware (ICT, geluidsmateriaal, podia,…)
○ reis- en verblijfskosten
○ kosten die betrekking hebben op de reguliere werking van de aanvrager
○ kosten voor de aankoop van dranken en etenswaren voor verkoop
Art. 8 - Bepaling van het premiebedrag
Er wordt voor het premiebedrag een onderscheid gemaakt tussen punten die toegekend worden op basis van artikel 6 en artikel 7.
Een punt verdiend op basis van artikel 6 is 15 euro waard. Een punt verdiend op basis van artikel 7 is 10 euro waard. Het maximumbedrag van de premie bedraagt 1.000 euro.
De projectpremie sluit niet uit dat een organisator ook via andere overheden of kanalen subsidiëring krijgt (bv. bovenlokale projectpremie van de Vlaamse overheid). Deze subsidies worden ook meegenomen in de financiële raming.
Naast het premiebedrag, krijgt elke goedgekeurde aanvraag een voucher voor het ontlenen van materialen van de uitleendienst. Het bedrag van de voucher bedraagt 1/10 van het toegekende premiebedrag. De aanvraag voor materiaal van de uitleendienst gebeurt volgens het geldende retributiereglement.
Art. 9 - Beoordeling
Het college van burgemeester en schepenen beslist over de premieaanvraag, na een gemotiveerd advies van de betrokken gemeentelijke diensten (deskundigen sport, jeugd, cultuur en de buurtzorgcoördinator). Er kan voorafgaand aan de beslissing een gesprek gevraagd worden, waar de aanvrager het project nog verder kan toelichten.
De beslissing van het college van burgemeester en schepenen en het advies van de gemeentelijke diensten worden ter kennis gegeven aan de cultuurraad, jeugdraad, seniorenraad en sportraad.
Art. 10 - Promotie en publiciteit
Samen met de premieaanvraag bezorgt de organisator aan de gemeente:
○ Foto voor het evenement
○ Tekst voor publicatie
Deze worden waar mogelijk meegenomen in de gemeentelijke communicatiekanalen na goedkeuring van de projectpremie, met een duidelijke vermelding dat voor dit project een projectpremie werd toegekend. Op die manier wil de gemeente de projectpremie nog breder kenbaar maken.
Bij alle communicatie en promotie die de organisator voert, wordt verwezen naar de projectpremie en wordt het logo van de gemeente Deerlijk opgenomen.
De vrijetijdsdienst en bevoegde schepen(en) krijgen een uitnodiging voor het evenement.
Art. 11 - Aanvraagprocedure
De premieaanvraag moet ten laatste 8 weken voor de start van het project ingediend worden.
Er kan 3 jaar op rij een aanvraag ingediend worden voor een project, op voorwaarde dat er vernieuwende elementen worden uitgewerkt en opgenomen in het project. In dat geval moet er ook een duidelijke en grondige evaluatie ingediend worden samen met de aanvraag.
Indien de premie aangevraagd wordt door een minderjarige, wordt de aanvraag ondertekend door een volwassene.
Art. 12 - Uitbetaling
Een eerste schijf van 50 % van het premiebedrag wordt, na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, uitbetaald voor aanvang van het project. De resterende 50 % wordt pas betaald na het indienen van de nodige financiële bewijsstukken (facturen en betaalbewijzen).
De eerste schijf kan ook 75 % van het premiebedrag zijn, indien de organisator kan aantonen dat er voor het begin van het project grote kosten gemaakt moeten worden die minstens 75 % van de kostenraming omvatten.
Art. 13 - Controle op het premiebedrag
Ten laatste 3 maanden na afloop van het project worden facturen en betaalbewijzen ingediend ten belope van de volledige kostenraming. De organisator vult ook een evaluatieformulier in, zodat een inhoudelijke controle op het project ten gronde kan gebeuren door de betrokken diensten.
Indien er minder kosten werden gemaakt, wordt het verschil desgevallend teruggestort of niet uitbetaald.
Indien het project niet werd uitgevoerd binnen één jaar na de oorspronkelijk geplande datum, wordt het volledige premiebedrag terugbetaald aan de gemeente.
Art. 14 - Betwistingen
Alle betwistingen in verband met de toepassing van dit reglement worden in eerste instantie behandeld door het college van burgemeester en schepenen.
Art. 15 - Inwerkingtreding en beëindiging
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2022 en is geldig tot en met 31 december 2025.
Artikel 2
Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.
Artikel 3
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.
Artikel 4
Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.