Aanleiding en context
De gemeenteraad wordt gevraagd om het huishoudelijk reglement van het Deerlijks Vormingswerk goed te keuren.
Motivering
Het college van burgemeester en schepenen keurde in zitting van 13 maart 2019 de krijtlijnen voor de organisatie en samenstelling van de adviesraden en uitvoerende comités goed. Daarin vraagt het college van burgemeester en schepenen aan de gemeentelijke adviesraden en uitvoerende comités om hun samenstelling, statuten en huishoudelijk reglement ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
In datzelfde besluit van het college van burgemeester en schepenen werd het Deerlijks Vormingswerk opgelijst als een uitvoerend comité dat op vraag van het gemeentebestuur zorgt voor de realisatie van bepaalde acties of projecten en waarvoor dat uitvoerend comité kan rekenen op een tussenkomst in de kosten in functie van de organisatie van die acties of projecten.
Het huishoudelijk reglement van het Deerlijks Vormingswerk, dat eerder functioneerde als een werkgroep onder de cultuurraad, dient daarom aangepast te worden in lijn met haar werking als uitvoerend comité.
Het aangepast huishoudelijk reglement werd in de vergadering van 28 januari 2020 van het Deerlijks Vormingswerk gunstig geadviseerd, mits de opmerking dat de voorzitter en de secretaris nu dienen gekozen te worden uit de leden van het Deerlijks Vormingswerk zelf en niet langer uit de leden van de algemene vergadering van de cultuurraad.
Het huishoudelijk reglement van het Deerlijks Vormingswerk wordt als volgt voorgelegd:
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR HET UITVOEREND COMITE ‘DEERLIJKS VORMINGSWERK’
• Algemene werking
Het Deerlijk Vormingswerk werd opgericht onder de cultuurraad van Deerlijk. Het is een werkgroep die zorgt voor de realisatie en organisatie van concrete acties en projecten en is aldus een uitvoerend orgaan. De werkgroep verhoudt zich nu binnen het Deerlijks cultuurlandschap als uitvoerend comité naast de cultuurraad. De werkgroep zal over haar werking en programma regelmatig verslag uitbrengen op de vergaderingen (bestuur en algemene vergadering) van de cultuurraad.
• Doelstelling
Deze werkgroep heeft volgende doelstellingen:
◦ de Deerlijkse verenigingen en inwoners samenbrengen rond het gemeenschappelijke doel “sociaal-cultureel vormingswerk”;
◦ de werklast van de verschillende organisaties verminderen door samen de krachten te bundelen om kwalitatief hoogstaand vormingswerk te brengen;
◦ in onderling overleg vormingsactiviteiten organiseren voor het brede publiek.
• Wie kan toetreden?
Alle Deerlijkse verenigingen die aangesloten zijn bij de cultuurraad of andere gemeentelijke adviesraden, de Deerlijkse scholen en personen die actief willen meewerken in de werkgroep van het Deerlijks Vormingswerk. Iedereen kan op eenvoudig verzoek toetreden of uittreden.
• Wat wordt van de organisaties en personen verwacht?
◦ Een actieve deelname aan de vergaderingen van deze werkgroep.
◦ De activiteiten kenbaar maken bij de achterban en promotie voeren.
◦ Actief helpen zoeken naar onderwerpen die het ruime publiek kunnen interesseren.
◦ Meehelpen bij de praktische organisatie van de activiteiten.
• Financiële lasten
Het gemeentebestuur voorziet jaarlijks een tussenkomst in de werkingskosten om deze activiteiten in optimale omstandigheden te kunnen organiseren. Het Deerlijks Vormingswerk bezorgt daarbij een jaarlijks financieel verslag met bewijsstukken, aan het college van burgemeester en schepenen. Het financieel verslag wordt eveneens ter kennis gegeven aan het bestuur van de cultuurraad.
Indien het Deerlijks Vormingswerk niet over voldoende middelen beschikt, kan bij het begin van het werkingsjaar een voorschot op de tussenkomt in de werkingskosten opgevraagd worden en dienen de gemaakte kosten nadien bewezen te worden in functie van een afrekening met terugvordering of nastorting.
De toetredende verenigingen en personen betalen geen bijdrage en staan niet in voor de rechtstreekse kosten die activiteiten met zich meebrengen. De kosten voor de publiciteit bij de eigen leden zijn ten laste van de eigen vereniging.
• Vergaderingen
Het Deerlijks Vormingswerk kiest onder haar leden een voorzitter en een secretaris. Op het bestuur van de cultuurraad worden de werking en het programma van het Deerlijks Vormingswerk teruggekoppeld.
Het Deerlijks Vormingswerk kent geen politieke vertegenwoordiging, met uitzondering van de bevoegde schepen als niet-stemgerechtigd lid. De voorzitter is een neutrale persoon en is in die functie geen vertegenwoordiger meer van zijn eigen vereniging.
De vergaderingen worden samengeroepen door de voorzitter en de secretaris van het Deerlijks Vormingswerk. Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt. De uitnodigingen en de verslagen worden gestuurd naar het opgegeven (e-mail) adres van de leden van de werkgroep.
De werkgroep komt in principe drie keer per jaar samen en telkens als de werkgroep het nodig acht.
Dit huishoudelijk reglement wordt door de leden van de werkgroep Deerlijks Vormingswerk ondertekend.
Het college van burgemeester en schepenen nam in zitting van 4 maart 2020 kennis van het huishoudelijk reglement van het Deerlijks Vormingswerk en verzocht de voorzitter van de gemeenteraad om het huishoudelijk reglement van het Deerlijks Vormingswerk ter goedkeuring voor te leggen op de gemeenteraad van 26 maart 2020.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 40, § 3 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Eenparig goedgekeurd
Artikel 1
De gemeenteraad besluit het huishoudelijk reglement van het Deerlijks Vormingswerk als volgt goed te keuren:
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
VOOR HET UITVOEREND COMITE ‘DEERLIJKS VORMINGSWERK’
• Algemene werking
Het Deerlijk Vormingswerk werd opgericht onder de cultuurraad van Deerlijk. Het is een werkgroep die zorgt voor de realisatie en organisatie van concrete acties en projecten en is aldus een uitvoerend orgaan. De werkgroep verhoudt zich nu binnen het Deerlijks cultuurlandschap als uitvoerend comité naast de cultuurraad. De werkgroep zal over haar werking en programma regelmatig verslag uitbrengen op de vergaderingen (bestuur en algemene vergadering) van de cultuurraad.
• Doelstelling
Deze werkgroep heeft volgende doelstellingen:
◦ de Deerlijkse verenigingen en inwoners samenbrengen rond het gemeenschappelijke doel “sociaal-cultureel vormingswerk”;
◦ de werklast van de verschillende organisaties verminderen door samen de krachten te bundelen om kwalitatief hoogstaand vormingswerk te brengen;
◦ in onderling overleg vormingsactiviteiten organiseren voor het brede publiek.
• Wie kan toetreden?
Alle Deerlijkse verenigingen die aangesloten zijn bij de cultuurraad of andere gemeentelijke adviesraden, de Deerlijkse scholen en personen die actief willen meewerken in de werkgroep van het Deerlijks Vormingswerk.
Iedereen kan op eenvoudig verzoek toetreden of uittreden.
• Wat wordt van de organisaties en personen verwacht?
◦ Een actieve deelname aan de vergaderingen van deze werkgroep.
◦ De activiteiten kenbaar maken bij de achterban en promotie voeren.
◦ Actief helpen zoeken naar onderwerpen die het ruime publiek kunnen interesseren.
◦ Meehelpen bij de praktische organisatie van de activiteiten.
• Financiële lasten
Het gemeentebestuur voorziet jaarlijks een tussenkomst in de werkingskosten om deze activiteiten in optimale omstandigheden te kunnen organiseren. Het Deerlijks Vormingswerk bezorgt daarbij een jaarlijks financieel verslag met bewijsstukken, aan het college van burgemeester en schepenen. Het financieel verslag wordt eveneens ter kennis gegeven aan het bestuur van de cultuurraad.
Indien het Deerlijks Vormingswerk niet over voldoende middelen beschikt, kan bij het begin van het werkingsjaar een voorschot op de tussenkomst in de werkingskosten opgevraagd worden en dienen de gemaakte kosten nadien bewezen te worden in functie van een afrekening met terugvordering of nastorting.
De toetredende verenigingen en personen betalen geen bijdrage en staan niet in voor de rechtstreekse kosten die activiteiten met zich meebrengen. De kosten voor de publiciteit bij de eigen leden zijn ten laste van de eigen vereniging.
• Vergaderingen
Het Deerlijks Vormingswerk kiest onder haar leden een voorzitter en een secretaris. Op het bestuur van de cultuurraad wordt de werking en het programma van het Deerlijks Vormingswerk teruggekoppeld.
Het Deerlijks Vormingswerk kent geen politieke vertegenwoordiging, met uitzondering van de bevoegde schepen als niet-stemgerechtigd lid. De voorzitter is een neutrale persoon en is in die functie geen vertegenwoordiger meer van zijn eigen vereniging.
De vergaderingen worden samengeroepen door de voorzitter en de secretaris van het Deerlijks Vormingswerk. Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt. De uitnodigingen en de verslagen worden gestuurd naar het opgegeven (e-mail) adres van de leden van de werkgroep.
De werkgroep komt in principe drie keer per jaar samen en telkens als de werkgroep het nodig acht.
Dit huishoudelijk reglement wordt door de leden van de werkgroep Deerlijks Vormingswerk ondertekend.