Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd om het participatiereglement goed te keuren.

Motivering

Participatie is de laatste jaren volop in opmars. In Deerlijk staat het, op vandaag, echter nog wat in de kinderschoenen. Om in de toekomst nog beter in te zetten op participatie, schrijven we op vandaag een duidelijke set richtlijnen uit. Richtlijnen die een kader creëren waaraan participatie en de vormen waarin het voorkomt, kan afgetoetst worden.

Raadslid Marc Coppens dient een amendement in waarbij hij voorstelt om het reglement om te vormen tot een charter.

Overeenkomstig art. 18 van het huishoudelijk reglement dient eerst over het amendement gestemd te worden vooraleer over te gaan tot de stemming van het punt.

Juridische gronden

Algemene basisbevoegdheid: Art. 40, § 3 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Artikel 1

Eenparig goedgekeurd

Artikel 2

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

Het amendement om het reglement te veranderen in een charter wordt goedgekeurd.

Artikel 2

De gemeenteraad besluit het participatiecharter goed te keuren als volgt:

PARTICIPATIECHARTER

Met deze richtlijnen creëren we een kader waaraan participatie en de vormen waarin het voorkomt, kan afgetoetst worden. Het geeft een nadere invulling aan een aantal vormen van inspraak, betrokkenheid en participatie vanwege de burgers en doelgroepen ten aanzien van het beleid en de besluitvorming.

Artikel 1 - Doel

Dit charter is geen opsomming van vastgelegde initiatieven of instrumenten maar is in de eerste plaats een engagementsverklaring van het bestuur en de participatieve ingesteldheid. Het charter vormt een kwalitatief kader waaraan elke vorm van participatie getoetst wordt en waarin het in al zijn vormen mogelijk gemaakt wordt. Het bestuur houdt steeds rekening met de aard van het project, het mogelijke resultaat en de impact ervan op de buurt en de hele gemeente.

Artikel 2 - Participatieniveaus

Participatie bestaat in verschillende niveaus. Elk project heeft een ander niveau en elk participatietraject is maatwerk. Zo zoeken we steeds naar de beste kanalen om onze doelgroep(en) te bereiken en de juiste methodieken in te zetten om zowel onderwerp als boodschap juist over te brengen. De praktische organisatie gebeurt in functie van een maximaal bereik en is voldoende laagdrempelig en gebruiksvriendelijk.

§ 2.1. Informeren

Het communiceren van reeds genomen beslissingen naar de inwoners. Het betreft een eenrichtingsverkeer van lokaal bestuur naar inwoners en er wordt dus geen terugkoppeling verwacht.

§ 2.2. Consulteren

Het consulteren van adviesraden of burgers bij het nemen of overwegen van bepaalde beslissingen. Hierbij is het niet de bedoeling om de beslissing nog te beïnvloeden maar eerder om meer inzicht te krijgen op eventuele weerstand of medewerking.

§ 2.3. Adviseren

Diverse participatiestructuren zoals burgerpanels, adviesraden… worden uitgenodigd om mee te praten en discussiëren over bepaalde onderwerpen en/of projecten. Per situatie wordt overwogen om het geformuleerde advies al dan niet te volgen. Hierbij is het van belang te argumenteren en te communiceren over verdere beslissingen om de betrokkenheid van de burgers te behouden.

§ 2.4. Co-creëren

In dit niveau wordt samen vormgegeven aan projecten. Burgers kunnen hierbij zelf ook onderwerpen aanreiken waar ze willen rond werken en krijgen een deel van de verantwoordelijkheid om deze vorm te geven. Het lokaal bestuur houdt de touwtjes in handen, maar de burger krijgt een belangrijke rol in het vormgevingsproces.

§ 2.5. Meebeslissen

Hierbij krijgen de burgers de kans om mee te bepalen wat de beslissing wordt. Een deel van de verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur wordt hier teruggegeven aan de burger. Er kan geopteerd worden om de burger vrij te laten in zijn keuze of om meerdere oplossingen aan te bieden waaruit gekozen kan worden.

Artikel 3 – Participatiestructuren

Er bestaan verschillende participatiestructuren die de gemeente kan inzetten binnen (en vaak ook buiten) het kader van een participatietraject (bv. adviesraad, burgerpanel…).

De participatieve rolverdeling wordt steeds per traject en op maat uitgetekend door het intern participatieteam, al dan niet in overleg met reeds samengestelde werk- en/of stuurgroepen. Het intern participatieteam bestaat uit werknemers van de gemeente Deerlijk waarbij doorgaans een diensthoofd, één of meerdere projectmedewerkers en een communicatiemedewerker betrokken zijn.

We bepalen duidelijk de verwachtingen vanuit de betrokken participatiestructuren binnen het traject. Wanneer een advies wordt verleend of gevraagd, wordt dit gemotiveerd ingediend volgens de voorziene middelen van het participatietraject. Het antwoord van het gemeentebestuur hierop wordt eveneens gemotiveerd geformuleerd.

De gemeente schat haar eigen medewerkers eveneens naar waarde en wil hun mening om die reden ook bevragen. Om belangenvermenging te vermijden, kan een interne participatiemogelijkheid opgezet worden die parallel loopt met de externe planning.

Artikel 4 - Burgerpanel

§ 4.1 Doel

Het gemeentebestuur zal dit panel inzetten met het doel om gebruik te kunnen maken van de ideeën en denkkracht van de inwoners en op een snelle en betrouwbare manier inzicht te verwerven in wat er leeft in de gemeente met als toepassingsgebied het desbetreffende project waarvoor het panel wordt ingeschakeld.

§ 4.2 Kandidaatstelling

Om zich kandidaat te kunnen stellen tot een burgerpanel dient de kandidaat ten minste aan volgende voorwaarden te voldoen:

•          Ingeschreven zijn in het bevolkingsregister van de gemeente.

•          De leeftijd van 16 jaar bereikt hebben.

De kandidaatstelling tot het panel verloopt via de vooropgestelde procedure die per traject wordt vastgelegd en gecommuniceerd door het participatieteam.

§ 4.3 Samenstelling

Het participatieteam kan een panel inrichten die bestaat uit een representatieve groep burgers. Enkele gegevens die de samenstelling beïnvloeden, zijn:

•          Genderevenwicht

•          Leeftijdscategorie

•          Gezinssamenstelling

•          Diversiteitskarakter

•          Motivatie tot deelname

De wijze van samenstelling wordt door het participatieteam bepaald in functie van voldoende representativiteit voor het betrokken domein. Behoren tot de mogelijkheden:

•          Aanschrijven van de inwoners via een selectie uit het bevolkingsbestand.

•          Kandidaatstelling na oproep via de traditionele gemeentelijke communicatiekanalen.

Artikel 5 - Instrumenten

Participatie kan verschillende vormen aannemen afhankelijk van het niveau en de insteek van het traject. Onderstaande opsomming van inzetbare instrumenten is niet-limitatief.

§ 5.1. Enquête

Een manier van bevragen waarbij gebruik gemaakt wordt van een vragenlijst die aan meerdere personen wordt voorgelegd. Dit kan zowel fysiek als digitaal plaatsvinden.

§ 5.2. Interview

Een vorm van ondervragen waarbij een interview één of hooguit enkele personen tegelijkertijd ondervraagt in de vorm van een individueel gesprek. Dit kan zowel fysiek als digitaal plaatsvinden.

§ 5.3. Poll of stemming

Een interactieve vorm van opiniepeiling die vaak ingezet wordt op sociale media of tijdens digitale vergaderingen om de interactiviteit te verhogen.

§ 5.4. Infomarkt

Een (fysieke) bijeenkomst waarbij de vooropgestelde plannen gepresenteerd worden aan het brede publiek. Nadien volgt de mogelijkheid tot eventuele vragen.

§ 5.5. Burgerpanel

Een selecte groep inwoners die haar mening geeft over beleidsvraagstukken en via deze weg het beleid adviseert.

§ 5.6. Adviesbrief

Een brief waarin een individu of een groep van individuen een gericht advies formuleert over een bepaald onderwerp.

§ 5.7. Workshop of ontwerpatelier

Een georganiseerde activiteit waar op een interactieve manier rond bepaalde thema’s wordt gewerkt in groep.

Artikel 6 – Informatieplicht

De gemeente heeft de informatieplicht om alle betrokken participatiestructuren voor, tijdens en na het traject voldoende in te lichten over de vooropgestelde verwachtingen, doelstellingen en het verloop.

Artikel 7 – Klachten en meldingen

Elke inwoner kan een melding of klacht formuleren zoals gedefinieerd in het officieel klachtenreglement.

Artikel 8 – Geldigheid

Dit charter treedt in werking op 20 juli 2021. De einddatum wordt vastgesteld op 31 december 2025.

Artikel 9 - Bekendmaking

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend charter bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 10 - Meldingsplicht

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 9 van dit besluit, de

toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 11 - Register

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 9 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.