Aanleiding en context
De gemeenteraad wordt gevraagd om de statuten en het huishoudelijk reglement van de gemeentelijke jeugdraad goed te keuren.
Motivering
Naar aanleiding van de nieuwe legislatuur moet de jeugdraad opnieuw worden samengesteld.
Het college van burgemeester en schepenen keurde in zitting van 13 maart 2019 de krijtlijnen voor de organisatie en samenstelling van de adviesraden goed. Daarin vraagt het college van burgemeester en schepenen aan de gemeentelijke adviesraden om hun samenstelling, statuten en huishoudelijk reglement ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
In de algemene vergadering van de jeugdraad van zondag 1 december 2019 werden de aanpassingen aan de statuten en het huishoudelijk reglement goedgekeurd.
Na goedkeuring van de samenstelling door de algemene vergadering werden de functies als volgt bepaald:
• Voorzitter: Siebe Vandebuerie
• Ondervoorzitter: Jules Desplenter
• Secretaris: Jonas Heyse
• Penningmeester: Gilles Goemaere
Het college van burgemeester en schepenen verzocht in zitting van 15 januari 2020 de voorzitter van de gemeenteraad om de statuten en huishoudelijk reglement van de gemeentelijke jeugdraad ter goedkeuring te agenderen op de gemeenteraad van 30 januari 2020.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 40. § 2. Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Artikel 1 (Samenstelling)
Eenparig goedgekeurd
Artikel 2 (statuten en huishoudelijk reglement)
Eenparig goedgekeurd
Artikel 1
De gemeenteraad besluit de samenstelling van de gemeentelijke jeugdraad goed te keuren.
Artikel 2
De gemeenteraad besluit de statuten en het huishoudelijk reglement van de gemeentelijke jeugdraad als volgt goed te keuren:
STATUTEN GEMEENTELIJKE JEUGDRAAD
Hoofdstuk 1: Oprichting
Art. 1. - De zetel van de jeugdraad, verder genoemd als het secretariaat van de jeugdraad, is gevestigd in de Vercruysse de Solartstraat 26 te 8540 Deerlijk.
Hoofdstuk 2: Doelstellingen
Art. 2. - De gemeentelijke jeugdraad heeft als doel het helpen uitbouwen van een gemeentelijk jeugdbeleid en zo het algemeen welzijn van jongeren en kinderen in Deerlijk te bevorderen.
1) Op vraag van het gemeentebestuur of op eigen initiatief adviezen uitbrengen over alle aangelegenheden betreffende het jeugdbeleid in de gemeente Deerlijk. Een bestendig gespreksforum tussen het gemeentelijk beleid, het jeugdwerk en jongeren. Deze advies- en inspraakmogelijkheid slaat op alle jeugdwerkaangelegenheden en alle welzijnsaspecten van kinderen en jongeren in de gemeente.
2) Het nemen van initiatieven om de samenwerking en het overleg tussen het jeugdwerk, de betrokkenen bij het jeugdwelzijn en jeugd zelf te bevorderen en te coördineren. Alsook, via een systematische doorstroming naar en bij de jeugdige achterban, bij zoveel mogelijk jongeren de inspraak in het jeugdbeleid stimuleren.
3) Het organiseren van culturele, sociale, vormende en ontspannende activiteiten voor de hele jeugd in Deerlijk.
Hoofdstuk 3: Structuur
Er wordt gestreefd naar een zo soepel mogelijke, maar werkbare structuur om een zo dynamisch mogelijk beleid te kunnen voeren dat gebaseerd is op vrijwillig engagement en een zo ruim mogelijke inspraak van de jongeren.
Art. 3. - De gemeentelijke jeugdraad is als volgt gestructureerd:
- De algemene vergadering (AV).
- Het bestuur
- De maandelijkse werking
- De werkgroepen.
Hoofdstuk 4: Samenstelling
DE ALGEMENE VERGADERING
Art. 4. - De algemene vergadering heeft een open en pluralistisch karakter; wat betekent dat iedere geïnteresseerde jongere hiervan deel kan uitmaken. De jeugdraad kan slechts jongeren opnemen, die de principes en regels van de democratie aanvaarden en naleven.
De algemene vergadering stelt zich tot taak over de doelstellingen van de jeugdraad, zoals beschreven in artikel 2, te waken en deze mee waar te maken.
Die algemene vergaderingen zijn openbaar. De vergaderdatum, -inhoud en -plaats worden ruim bekend gemaakt. Elke geïnteresseerde kan steeds de agenda, documenten en verslagen van de jeugdraad inzien op de gemeentelijke jeugddienst.
Vanuit de algemene vergadering wordt een maandelijkse werking samengesteld.
HET BESTUUR
Art. 5. - Tweejaarlijks wordt er door de maandelijkse werking een bestuur aangesteld. Deze wordt op de eerstvolgende samenkomst van de maandelijkse werking gekozen. Deze bestaat uit een voorzitter, een ondervoorzitter, een verslaggever en een penningmeester. De voorzitter van het bestuur is tevens voorzitter van de hele jeugdraad en ook van de vaste werkgroep Rondetafel.
Elk bestuurslid kan beslissen om zijn taak na 1 jaar neer te leggen. Dit moet per brief gemotiveerd worden en ten laatste één maand voor de jeugdraad van september. Daarna wordt er een nieuw bestuurslid verkozen op de eerstvolgende jeugdraad.
Elke persoonlijk geïnteresseerde georganiseerde of niet-georganiseerde jongere kan in het bestuur aangesteld worden. Zij moeten wel aan onderstaande voorwaarden voldoen:
- gemotiveerd en geïnteresseerd zijn in de werking van de jeugdraad;
- een neutrale houding aannemen;
- de doelstellingen van de jeugdraad onderschrijven;
- minimaal 16 jaar zijn;
- geen politiek mandaat uitoefenen.
Indien er meer kandidaten zijn dan te begeven mandaten, wordt er in eerste instantie gestreefd naar een consensus onder de kandidaten. Indien nodig zal de maandelijkse werking de stemgerechtigde leden verkiezen. De andere kandidaten kunnen dan tot een verkozen lid afhaakt als waarnemende leden opgenomen worden.
Indien er niet meteen een voorzitter gekozen wordt, maar wel een ondervoorzitter, dan kan de ondervoorzitter maximum 5 maandelijkse werkingen de functie van voorzitter overnemen. In die periode moet er dan actief gezocht worden naar een voorzitter.
Indien er geen voorzitter gevonden wordt na die periode blijft de maandelijkse werking doorgaan, maar kunnen er geen adviezen meer geschreven worden tot er een nieuwe voorzitter is. Dit geldt ook voor het feit wanneer er noch voorzitter noch ondervoorzitter gekozen is.
Art. 6. - Het werkjaar van het bestuur loopt van 1 oktober tot 30 september. Het bestuur vergadert minstens twee maal per jaar, eventueel in het bijzijn van de jeugdconsulent. Deze bijeenkomsten worden op initiatief van de voorzitter samengeroepen.
Art. 7. - Het bestuur voert het dagelijks beheer van de jeugdraad. Het heeft de mogelijkheid voldoende kennis te nemen van de jeugdraad materie en is dan ook het orgaan dat de houding en advies van de jeugdraad t.o.v. actuele problemen of vragen bepaald. Deze houding kan op een eerstvolgende maandelijkse werking gemotiveerd en getoetst worden. Het bestuur bereidt de maandelijkse werking voor en voert genomen beslissingen uit.
DE MAANDELIJKSE WERKING
Art. 8. - De maandelijkse werking bestaat uit minimum één, maximum twee vertegenwoordigers per aangesloten jeugdwerkinitiatief, een aantal onafhankelijk geïnteresseerden en indien nodig enkele niet-stemgerechtigde leden.
Art. 9. - Stemgerechtigde leden zijn:
• Elk jeugdwerkinitiatief, die een regelmatige en actieve jeugdwerking heeft voor hoofdzakelijk Deerlijkse jongeren of binnen het grondgebied van de gemeente, kan een geïnteresseerde en gemotiveerde vertegenwoordiger in de maandelijkse werking aanstellen.
• Ook niet-aangesloten gemotiveerde jongeren kunnen als onafhankelijke vertegenwoordiger door de maandelijkse werking van de jeugdraad worden aangesteld. Om als onafhankelijke vertegenwoordiger in aanmerking te komen, mogen zij geen lid meer zijn van een jeugdvereniging.
Die actieve en regelmatige jeugdwerking wordt door het betrokken jeugdinitiatief, na minimaal één jaar werking, voorgesteld; waarna de maandelijkse werking beslist over de erkenning als zelfstandig georganiseerd jeugdinitiatief.
Deze afgevaardigden worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken vereniging en moeten voldoen aan onderstaande voorwaarden:
• gemotiveerd en geïnteresseerd zijn in de werking van de jeugdraad;
• de doelstellingen van de jeugdraad onderschrijven;
• minimaal 16 jaar zijn;
• actief betrokken zijn bij de jeugdwerking van de organisatie waarvoor ze worden aangeduid;
• geen lid zijn van de gemeenteraad.
Art. 10. - Niet stemgerechtigde leden met raadgevende stem zijn:
• De jeugdconsulent, belast met het ondersteunen van de jeugdraad.
• De schepen, verantwoordelijk voor jeugdbeleid.
Art. 11. - Het werkjaar van de maandelijkse werking loopt van 1 oktober tot 30 september. De maandelijkse werking vergadert maandelijks. Deze bijeenkomsten worden op initiatief van de voorzitter samengeroepen.
Art. 12. - De maandelijkse werking is bevoegd voor alle aangelegenheden, die in het kader van de doelstellingen van de statuten geformuleerd staan. De ontworpen adviezen en voorstellen worden ter toetsing voorgelegd aan de maandelijkse werking. De maandelijkse werking kan steeds werkgroepen met een welbepaalde opdracht oprichten.
Art. 13. - Bij stemming wordt in de maandelijkse werking beslist met meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Wel moeten minimaal de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Voor een wijziging van de statuten is een twee derde meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden vereist. Stemming over personen gebeurt steeds bij geheime stemming. Indien bij een tweede bijeenroeping niet aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, beslist de vergadering ongeacht het aantal aanwezigen.
Jeugdverenigingen krijgen bij een officiële stemming maximaal twee stemmen waarover ze collectief mogen beslissen hoe ze die besteden. Elk onafhankelijk lid heeft één stem. Los van het engagement van de leden van het bestuur hebben die binnen een stemming in de maandelijkse werking ook altijd één stem.
De maandelijkse werking kan ook een huishoudelijk reglement opstellen, waarin praktische regelingen van de jeugdraadwerking en concretiseringen van de statuten opgenomen worden.
WERKGROEPEN
Art. 14. - De maandelijkse werking en het bestuur kunnen steeds werkgroepen met een specifieke opdracht oprichten. Naast leden van de maandelijkse werking kunnen ook geïnteresseerden en/of deskundigen lid worden van een werkgroep. Bij elke samenkomst van een werkgroep is telkens een bestuurslid aanwezig.
Art. 15. - Binnen de jeugdraad krijgt de werkgroep "Rondetafel" een permanentere vorm, die dezelfde doelstellingen van de jeugdraad helpt waarmaken. Twee maal per jaar, en verder wanneer nodig, komt deze groep met verantwoordelijken van alle Deerlijkse jeugdwerkinitiatieven samen, op initiatief van de voorzitter en jeugddienst, rond specifieke jeugdwerkvragen, -noden, informatie en gezamenlijke coördinatie. Specifieke fundamentele adviesvragen rond het plaatselijke jeugdwerk (bv. het meerjarenplan) worden ook aan deze werkgroep voorgelegd. Dit advies wordt bij het advies van de maandelijkse werking opgenomen.
Art. 16. - De besluiten en/of gemotiveerde adviezen worden schriftelijk aan het schepencollege meegedeeld binnen de vooraf afgesproken termijn. De adviezen maken steeds melding van de motivaties en minderheidsstandpunten die het besluit bepaalden.
Art. 17. - Een vorig bestuur is verantwoordelijk voor de organisatie van volgende bestuursverkiezingen. Een mandaat van een bestuurslid is hernieuwbaar.
• Bij het begin van iedere werkjaar worden alle verenigingen en organisaties, die in aanmerking komen voor de jeugdraad, aangeschreven met de vraag of iemand uit hun organisatie interesse heeft om toe te treden tot de jeugdraad.
• Een organisatie die in de jeugdraad erkend wil worden en hierbij wil toetreden, moet een schriftelijke aanvraag richten naar het bestuur. Indien deze organisatie, na 1 jaar werking, beantwoordt aan de gestelde verwachtingen, kan de gemotiveerde kandidaat deelnemen aan de maandelijkse werking.
• Organisaties, waarvan de werking zich hoofdzakelijk situeert op sport- of cultuurbeleid en bijgevolg afgevaardigden hebben aangeduid voor de sport- en cultuurraad, kunnen geen kandidaten aanduiden voor de jeugdraad.
• Bij het begin van elk werkjaar wordt via verschillende kanalen een oproep gelanceerd, zodat geïnteresseerde jongeren zich kandidaat zouden kunnen stellen als lid van de maandelijkse werking.
De vertegenwoordiging van de stemgerechtigde leden wordt beëindigd door:
• de maandelijkse werking, indien zij niet aan de bovenstaande voorwaarden voor een stemgerechtigd lid voldoen;
• het gemotiveerd ontslag van de betrokkene zelf;
• bij een systematisch afwezig blijven van de vergadering.
Hoofdstuk 5: Slotbepalingen
Art. 18. - Binnen het kader van het budget en het meerjarenplan voorziet het gemeentebestuur in een tussenkomst in de werkingsuitgaven voor de gemeentelijke jeugdraad.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTELIJKE JEUGDRAAD
Het huishoudelijk reglement legt de interne werking van de jeugdraad vast.
Het gaat hier om:
- taakverdeling binnen het bestuur
- bevoegdheden van het bestuur
- de verslaggeving
- het bepalen en opstellen van de agenda
- de organisatie van de vergaderingen
- de werking van de werkgroepen.
Artikel 1: Taakverdeling binnen het bestuur
De jeugdraad kiest voor een periode van 2 jaar, uit haar stemgerechtigde leden een voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester en secretaris. Deze vormen samen het bestuur.
Uitzonderingen hierop zijn terug te vinden in de statuten.
Artikel 2: Bevoegdheden van het bestuur
• De voorzitter coördineert alle werkzaamheden en vertegenwoordigt de Deerlijkse jeugdraad.
• De voorzitter heeft de taak ernaar te streven een zo groot mogelijke consensus binnen de jeugdraad te bereiken. De voorzitter draagt eveneens zorg voor de duidelijkheid van de beslissingen die genomen worden.
• De voorzitter vormt een spreekbuis tussen de jeugdraad en het college van burgemeester en schepenen. Hij/zij tekent de adviezen en uitnodigingen.
• De voorzitter kan ten allen tijde ingrijpen bij het voeren van politieke discussies.
• Het bestuur engageert zich niet in een politieke partij.
• Indien de voorzitter in de onmogelijkheid verkeert om zijn mandaat uit te oefenen, kan hij dit bij voorkeur overdragen aan een gemandateerd lid of aan een ander stemgerechtigd lid.
• De ondervoorzitter heeft als taak de voorzitter bij te staan met raad en daad. Indien de voorzitter afwezig is, neemt de ondervoorzitter alle taken op zich.
• De ondervoorzitter houdt tijdens de maandelijkse werking bij welke zaken de leden van de maandelijkse werking in orde moeten brengen en deelt dit op het einde van de maandelijkse werking mee.
• De secretaris en voorzitter zijn verantwoordelijk voor het administratieve werk van de jeugdraad, in samenwerking met de jeugdconsulent. Indien niet meteen een kandidaat gevonden wordt, neemt de jeugdconsulent deze taak tijdelijk tot zich.
• De penningmeester houdt uitgaven en inkomsten van de jeugdraad gedetailleerd bij en zorgt eventueel voor de bewaring van de gelden op een bankrekening. Hij/zij geeft een stand van zaken op elke vergadering waarop de vraag gesteld wordt.
Artikel 3: De manier van uitnodigen
• De vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter en de secretaris.
• De uitnodiging wordt tenminste 1 werkweek (5 dagen) voor de bijeenkomst overgemaakt aan alle jeugdraadsleden.
• De voorzitter zorgt voor de verspreiding van de uitnodigingen. Deze worden telkens ook aan de jeugdconsulent bezorgd.
Artikel 4: De verslaggeving
Van elke vergadering wordt door de secretaris een verslag opgemaakt, dat na de goedkeuring van het bestuur wordt verstuurd naar alle leden van de maandelijkse werking en dit binnen de 2 weken volgend op de vergadering.
Artikel 5: Het bepalen en opstellen van de agenda
Het bestuur vergadert minstens 2 keer per werkjaar.
De voorzitter stelt de agenda samen. Indien nodig in samenspraak met leden van het bestuur en de jeugdconsulent.
Artikel 6: De organisatie van de vergaderingen
• De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter en als ook deze niet aanwezig is, door de secretaris, penningmeester of een ander stemgerechtigd lid door de voorzitter gekozen.
• Elke vergadering begint met de goedkeuring van het verslag van de vorige maandelijkse werking.
• Als een bepaald punt niet (volledig) kan afgehandeld worden, wordt het automatisch verzonden naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld.
• De maandelijkse werking kan geldig besluiten treffen of gemotiveerde adviezen geven, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.
Artikel 7: De werking van de werkgroepen
• De maandelijkse werking kan steeds werkgroepen oprichten. Elk lid kan hieraan deelnemen. Ook andere geïnteresseerde jongeren en/of deskundigen kunnen lid worden van een werkgroep.
• Een werkgroep komt samen volgens noodzaak en is zelf verantwoordelijk voor de verslag en de opmaak van de uitnodigingen.
• De doelstellingen en de resultaten van de werkgroep worden voorgelegd aan de maandelijkse werking.
• In elke werkgroep is een bestuurslid aanwezig.