Aanleiding en context
De gemeenteraad wordt gevraagd om de statuten en het huishoudelijk reglement van de gemeentelijke cultuurraad goed te keuren.
Motivering
Naar aanleiding van de nieuwe legislatuur moet de cultuurraad opnieuw samengesteld worden.
Het college van burgemeester en schepenen keurde in zitting van 13 maart 2019 de krijtlijnen voor de organisatie en samenstelling van adviesraden goed. Daarin vraagt het college van burgemeester en schepenen aan de gemeentelijke adviesraden om hun samenstelling, statuten en huishoudelijk reglement ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
De vorige statuten van de cultuurraad dateren van 24 april 2003 en werden daarna niet meer gewijzigd of herbevestigd.
In de algemene vergadering van 15 oktober 2019 werden de statuten en het huishoudelijk reglement finaal besproken en goedgekeurd.
Uit de algemene vergadering werd een bestuur gekozen. Na stemming binnen het bestuur werden de functies als volgt bepaald:
• Voorzitter: Bernard Verschuere
• Secretaris: Chantal Depaemelaere
• Ondervoorzitter: Yves Loosveld
• Leden
◦ Marina Parmentier
◦ Joost Orroir
◦ Johanna Vincke
◦ Jeanette Peers
Het college van burgemeester en schepenen verzocht in zitting van 13 november 2019 de voorzitter van de gemeenteraad om de statuten en huishoudelijk reglement van de cultuurraad ter goedkeuring te agenderen op de gemeenteraad van 28 november 2019.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, § 2 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Eenparig goedgekeurd
Artikel 1
De gemeenteraad besluit de samenstelling van de cultuurraad goed te keuren.
Artikel 2
De gemeenteraad besluit de statuten en het huishoudelijk reglement van de gemeentelijke cultuurraad als volgt goed te keuren:
STATUTEN GEMEENTELIJKE CULTUURRAAD
HOOFDSTUK 1: Doelstellingen en opdracht
Artikel 1
De cultuurraad biedt een co-creatief en realistisch kader om op een constructieve manier, zowel pro-actief als op vraag van het beleid, advies te verlenen in cultuurgerelateerde aangelegenheden en daarmee op een duurzame manier bij te dragen aan het cultuurbeleid in Deerlijk, in het belang van alle inwoners van de gemeente.
Cultuurgerelateerde aangelegenheden omvatten onder andere:
• ondersteuningsbeleid van (socio)culturele verenigingen
• kunstenbeleid
• amateurkunsten
• cultuureducatie
• programmatie
• toerisme
• erfgoed
• bibliotheek
• buurtwerking
Deze lijst van thema’s is louter indicatief.
Artikel 2
Deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtneming van volgende principes:
• Samenwerking en overleg tot stand brengen tussen culturele actoren binnen de gemeente.
• Samenwerking en overleg tot stand brengen met andere sectoren, adviesraden en burgerinitiatieven.
• Informatie verzamelen over culturele behoeften en noden.
• Nauwe contacten houden met de adviesraad die het beheer van het gemeenschapscentrum opvolgt.
• Belangen behartigen van de socio-culturele verenigingen.
• Organiseren van bijeenkomsten.
• Organiseren van burgerparticipatie in samenwerking met de cultuurdienst.
• Thematisch en tijdelijk engagement mogelijk maken.
HOOFDSTUK 2: Samenstelling en structuur
Artikel 3
Iedereen (experten, geïnteresseerden, verenigingen) die lid wenst te worden van de cultuurraad of van een (ad hoc) themagroep, kan dit doen door zich schriftelijk of per e-mail kandidaat te stellen bij de secretaris van de cultuurraad of de cultuurdienst. Verenigingen die lid willen worden dienen een zekere affiniteit aan te tonen met culturele aangelegenheden.
Artikel 4
Het lidmaatschap van een vereniging, deskundige of geïnteresseerde wordt pas definitief na goedkeuring door het bestuur.
Artikel 5
Er wordt gestreefd naar een representatieve samenstelling, op vlak van achtergrond (kunstensector, socio-culturele verenigingen, individuen), geslacht en leeftijd. Maximum 2/3 van de leden zijn van het zelfde geslacht.
Artikel 6
Alle leden van de cultuurraad hebben één stem. De schepen van cultuur en de cultuurfunctionaris zijn waarnemend lid van de cultuurraad. Zij hebben geen stemrecht.
Artikel 7
De cultuurfunctionaris volgt de vergaderingen van de cultuurraad als waarnemer. De cultuurfunctionaris heeft een actieve rol, volgt actiepunten mee op, zoekt mee naar oplossingen en staat in voor de informatiedoorstroming van het gemeentebestuur naar de cultuurraad en omgekeerd.
Artikel 8
De bibliothecaris volgt de algemene vergaderingen van de cultuurraad als waarnemer, zonder stemrecht. De bibliothecaris kan deelnemen aan het debat.
Artikel 9
De cultuurraad bestaat uit een algemene vergadering, bestuur, kern en (ad hoc) themagroepen.
ALGEMENE VERGADERING
Artikel 10
De algemene vergadering bestaat uit alle geïnteresseerden, experts en vertegenwoordigers uit het socio-culturele verenigingsleven. Via de algemene vergadering worden zij betrokken bij het gemeentelijke cultuurbeleid.
Artikel 11
De vertegenwoordigers en plaatsvervangers uit de verenigingen dienen lid te zijn van de vereniging die zij vertegenwoordigen. Elk lid kan slechts één vereniging vertegenwoordigen. Indien een vertegenwoordiger verhinderd is, kan een plaatsvervanger aangeduid worden.
Artikel 12
Gemeenteraadsleden – 1 effectief en 1 plaatsvervanger per politieke partij, vertegenwoordigd in de gemeenteraad – kunnen als niet-stemgerechtigd lid de algemene vergadering bijwonen met deelname aan het debat.
Artikel 13
De bevoegdheden en taken van de algemene vergadering :
• wijzigen van de statuten van de cultuurraad
• aanstellen van de leden van het bestuur
• goedkeuren en wijzigen van het huishoudelijk reglement
• detecteren en signaleren van noden in het socio-culturele veld
BESTUUR
Artikel 14
Het bestuur bestaat uit minimum 7 en maximum 15 leden. De leden worden verkozen uit en door de algemene vergadering. Daartoe worden de nodige bepalingen opgenomen in het huishoudelijk reglement. Er wordt voor de vergaderingen van het bestuur telkens een vertegenwoordiger vanuit de seniorenraad en de jeugdraad uitgenodigd. Zij worden als extra leden toegevoegd aan de vergadering, ongeacht het aantal bestuursleden. Deze vertegenwoordigers hebben eveneens stemrecht en mogen geen politiek mandaat bekleden.
Artikel 15
Onder hun leden worden een voorzitter, secretaris en ondervoorzitter gekozen. De schepen voor cultuur en de cultuurfunctionaris zijn waarnemend lid zonder stemrecht. Er wordt gestreefd naar een representatieve samenstelling vanuit het Deerlijkse socio-culturele veld.
Artikel 16
De bevoegdheden en taken van het bestuur:
• afbakenen en scherpstellen van adviesvragen (zowel op eigen initiatief als op vraag van het gemeentebestuur)
• oprichten en samenstellen van themagroepen
• formuleren en formaliseren van adviezen, op basis van inhoudelijke insteek uit de themagroepen
De bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering of aan de kern zijn toegewezen, behoren tot de bevoegdheid van het bestuur.
KERN
Artikel 17
De kern bestaat uit de voorzitter, ondervoorzitter en secretaris. De schepen voor cultuur en de cultuurfunctionaris zijn waarnemend lid van de kern. De voorzitter en ondervoorzitter kunnen slechts twee opeenvolgende legislaturen in die hoedanigheid in het bestuur zetelen.
Artikel 18
De bevoegdheden en taken van de kern :
• voorbereiden van de samenkomsten van het bestuur en de algemene vergadering
• centrale rol bij adviezen: centraliseren – communiceren – coördineren
◦ opvangen en toewijzen van adviesvragen vanuit het gemeentebestuur
◦ spontane adviesvragen formuleren en toewijzen
◦ opvolgen van adviezen en toegewezen adviesvragen
• detecteren van noden in het culturele veld
• uitvoeren van de taken die voortvloeien uit de beslissingen van het bestuur of de algemene vergadering
THEMAGROEPEN
Artikel 19
De themagroepen kunnen een tijdelijk of permanent karakter hebben. Ze bestaan uit geïnteresseerden of personen met expertise in een specifieke culturele aangelegenheid, door ervaring of achtergrond. Leden van een themagroep moeten niet noodzakelijk lid zijn van de algemene vergadering of het bestuur.
Artikel 20
De oprichting en omschrijving van een themagroep gebeurt door het bestuur. Bij een eerste overleg van een themagroep is ook telkens een bestuurslid aanwezig, met het oog op opvolging en efficiëntie van de werkzaamheden. Dit bestuurslid zorgt voor de opvolging van de activiteiten van de themagroep en communiceert hierover naar het bestuur.
Artikel 21
De taak van een themagroep bestaat uit het geven van een inhoudelijke insteek in adviezen inzake cultuurbeleid en subthema’s.
Artikel 22
De oprichting van een themagroep wordt ter kennis gebracht aan het college van burgemeester en schepenen. Dit omvat een beschrijving van de doelstelling en de opdracht van de themagroep en indien toepasselijk de periode waarin de themagroep actief zal zijn.
HOOFDSTUK 3: Erkenning door de gemeente
Artikel 23
De cultuurraad vraagt haar erkenning aan het gemeentebestuur en legt daartoe haar statuten en de latere wijzigingen ervan ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.
Artikel 24
De gemeenteraad bepaalt, na advies van de cultuurraad, de voorwaarden en modaliteiten van de oprichting en erkenning van de cultuurraad en van de werking ervan. De gemeenteraad stelt volgende zaken vast:
• de maatregelen waarmee het recht op informatie van de cultuurraad ten aanzien van het gemeentebestuur wordt gewaarborgd;
• de wijze van aanvragen en uitbrengen van de adviezen met inbegrip van de termijn binnen dewelke advies dient te worden uitgebracht;
• de termijn binnen dewelke de gemeenteraad een gemotiveerd standpunt nopens de uitgebrachte adviezen inneemt;
• de maatregelen met betrekking tot de openbaarheid van de werkzaamheden van de cultuurraad;
• de wijze van betrokkenheid van de cultuurraad bij de opmaak, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijk meerjarenplan;
• een werkingsbudget voor de gemeentelijke cultuurraad en de modaliteiten die hieraan worden gekoppeld.
Deze maatregelen kunnen worden vastgelegd in een afsprakennota tussen de cultuurraad en het gemeentebestuur.
HOOFDSTUK 4: Wijziging van de statuten
Artikel 25
Voor de wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement moeten 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien bij een tweede bijeenroeping niet aan deze voorwaarde is voldaan, beslist de algemene vergadering, ongeacht het aantal aanwezigen.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTELIJKE CULTUURRAAD
HOOFDSTUK 1: Procedure om de raad samen te roepen
Artikel 1
De raad wordt samengeroepen door de voorzitter en de secretaris. De uitnodiging wordt ten minste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd en bevat de dagorde voor de vergadering. Elk lid en elke vereniging heeft nog tot drie dagen voor de bijeenkomst de mogelijkheid om agendapunten toe te voegen door deze te bezorgen aan de secretaris of de cultuurdienst.
Het verslag van de vorige bijeenkomst wordt telkens voor de volgende vergadering aan de leden bezorgd.
Artikel 2
De uitnodigingen en verslagen worden via e-mail verstuurd naar de leden. Er ligt telkens een uitnodiging en een verslag ter inzage in het secretariaat van de cultuurdienst.
HOOFDSTUK 2: Vormvereisten voor de vergaderingen
Artikel 3
De algemene vergadering komt minstens één keer per jaar samen. De algemene vergaderingen zijn openbaar. De vergaderdatum en plaats worden bekendgemaakt via de gemeentelijke kanalen. De agenda wordt per e-mail verstuurd naar alle leden van de algemene vergadering en ligt ter inzage in het secretariaat van de cultuurdienst. Documenten en verslagen liggen steeds ter inzage in het secretariaat van de cultuurdienst.
Artikel 4
De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter.
HOOFDSTUK 3: Procedure voor ontslag en opname van leden
Artikel 5
Iedereen die lid wil worden van de cultuurraad kan dit doen door zich schriftelijk of per e-mail kandidaat te stellen bij de secretaris van de cultuurraad of de cultuurdienst.
Artikel 6
Er komt een einde aan het mandaat van een stemgerechtigd lid wanneer:
• Een lid op eigen initiatief ontslag neemt. Dit gebeurt schriftelijk of per e-mail.
• Een lid niet langer de vereniging vertegenwoordigt door stopzetting van het lidmaatschap van die vereniging.
HOOFDSTUK 4: Procedure voor de aanstelling van de leden van het bestuur
Artikel 7
Het bestuur wordt gekozen uit de stemgerechtigde leden van de algemene vergadering en bevat minimum 7 en maximum 15 leden. Kandidaturen worden ingediend bij de secretaris van de cultuurraad of de cultuurdienst. Als er meer dan 15 kandidaten zijn, wordt door de algemene vergadering een geheime stemming georganiseerd. Het bestuur wordt aangevuld met een vertegenwoordiger uit de jeugdraad en een vertegenwoordiger uit de seniorenraad. Zij hebben eveneens stemrecht.
Artikel 8
Leden kunnen zich te allen tijde kandidaat stellen om lid te worden van het bestuur, na voordracht aan de algemene vergadering.
Artikel 9
Er komt een einde aan het mandaat van een bestuurslid wanneer:
• Een lid op eigen initiatief, schriftelijk of per e-mail, ontslag neemt.
• Een lid niet meer voldoet aan de in artikel 10 gestelde criteria.
• Een lid niet langer de vereniging vertegenwoordigt door stopzetting van het lidmaatschap van die vereniging.
Artikel 10
De taken van een bestuurslid :
• Hij/zij vertegenwoordigt een vereniging met culturele affiniteit of heeft expertise op cultureel vlak door ervaring, achtergrond of interesse.
• Hij/zij denkt op een constructieve, opbouwende en positieve manier mee over het gemeentelijke cultuurbeleid in al zijn facetten.
• Hij/zij is bereid om op regelmatige basis bijeenkomsten bij te wonen, frequenter dan de algemene vergadering.
• Hij/zij is bereid om indien de situatie zich voordoet, een tijdelijke, themagroep op te starten en hen te begeleiden in het traject naar adviesverlening.
• Hij/zij houdt de vinger aan de pols en detecteert de noden en behoeften die spelen in het culturele veld.
• Hij/zij schrijft mee aan adviezen die worden uitgebracht bij het college van burgemeester en schepenen.
• Hij/zij detecteert en signaleert mogelijke thema’s waarrond adviezen nuttig en wenselijk zijn.
• Hij/zij geeft nooit individueel advies, enkel bij monde van het volledige bestuur.
• Hij/zij toont respect voor diverse politieke, ideologische, religieuze of filosofische strekkingen.
• Hij/zij neemt de taken van de secretaris over bij diens afwezigheid.
Deze lijst is niet limitatief.
Artikel 11
De taken van de voorzitter :
• Hij/zij zit de algemene vergaderingen, de bestuursvergaderingen en de vergaderingen van de kern voor.
• Hij/zij bereidt de vergaderingen voor, samen met de ondervoorzitter en de secretaris.
• Hij/zij zorgt er voor dat de groep gemotiveerd is en blijft.
• Hij/zij zorgt er voor dat de cultuurraad efficiënt en doelgericht werkt.
• Hij/zij waakt over processen en timing met betrekking tot adviesverlening.
• Hij/zij vertegenwoordigt de cultuurraad.
• Hij/zij waakt over de uitvoering van de taken van de cultuurraad.
• Hij/zij waakt over de efficiëntie van de vergaderingen.
• Hij/zij detecteert en signaleert noden op cultureel vlak.
• Hij/zij neemt de taken van een bestuurslid waar (art. 10).
Deze lijst is niet limitatief.
Artikel 12
De taken van de ondervoorzitter :
• Hij/zij bereidt de vergaderingen voor, samen met de voorzitter en de secretaris.
• Hij/zij zit de vergaderingen voor bij afwezigheid van de voorzitter.
• Hij/zij staat de voorzitter bij in de uitvoering van zijn of haar taken.
• Hij/zij neemt de taken van een bestuurslid waar (art. 10).
Deze lijst is niet limitatief.
Artikel 13
De taken van de secretaris :
• Hij/zij maakt samen met de voorzitter en ondervoorzitter de agenda op en verstuurt die agenda naar de leden.
• Hij/zij waakt over en organiseert de interne communicatie.
• Hij/zij waakt over en organiseert de externe communicatie:
◦ gemeentenieuws
◦ college van burgemeester en schepenen
◦ cultuurdienst
◦ andere gemeentelijke diensten (indien van toepassing)
◦ andere kanalen
• Hij/zij maakt een verslag op van de bijeenkomsten en verstuurt dit verslag naar de leden.
• Hij/zij neemt de taken van een bestuurslid waar (art. 10).
Deze lijst is niet limitatief.
HOOFDSTUK 5: Procedure voor stemmingen
Artikel 14
De raad besluit of adviseert bij gewone meerderheid van stemmen. Als er wordt gestemd over personen of functies, gebeurt dit geheim. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. De besluiten en gemotiveerde adviezen van het bestuur en van de algemene vergadering worden door de voorzitter en de secretaris schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen meegedeeld. Enkel aangesloten leden hebben stemrecht.
Artikel 15
De raad kan geldige besluiten treffen of gemotiveerde adviezen geven als meer dan de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Voor de wijziging van de statuten moet 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.
HOOFDSTUK 6: Procedure voor adviezen
Artikel 16
Het bestuur van de cultuurraad schrijft een leidraad uit om tot een gemotiveerd advies te komen. Hierin worden de principes die in de statuten en het huishoudelijk reglement zijn opgenomen, onderschreven. Deze leidraad wordt als bijlage bij het huishoudelijk reglement gevoegd.