Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd om de aanpassing van de statuten van de gemeentelijke cultuurraad, goed te keuren.

Motivering

Het college van burgemeester en schepenen verzocht in de zitting van 3 december 2025 de voorzitter van de gemeenteraad om de aanpassing van de statuten van de cultuurraad ter goedkeuring te agenderen op de gemeenteraad van 29 januari 2026.

Er wordt voorgesteld volgende wijziging door te voeren in de statuten:

Er zou vrijer kunnen gesproken worden zonder politieke vertegenwoordiging, dus werd er voorgesteld om artikel 12

●         'Gemeenteraadsleden – 1 effectief en 1 plaatsvervanger per politieke partij, vertegenwoordigd in de gemeenteraad – kunnen als niet-stemgerechtigd lid de algemene vergadering bijwonen met deelname aan het debat.'

te vervangen door:

●        'Er wordt voor gekozen om naast de aangeduide leden geen andere politieke vertegenwoordigers te laten aansluiten of waarnemen.'

Echter, na stemming in de algemene vergadering van de cultuurraad op 24 november 2025 wordt artikel 12 behouden, mits een kleine aanpassing:

●        'Gemeenteraadsleden kunnen als niet-stemgerechtigd lid de algemene vergadering bijwonen met deelname aan het debat.'

Onderliggende statuten en het huishoudelijk reglement werden in de algemene vergadering van de cultuurraad van 24 november 2025 goedgekeurd, met 19 stemmen voor en 1 stem tegen.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, § 2 Decreet Lokaal bestuur

●        Andere:

○        Art. 286, 288, 330 Decreet Lokaal Bestuur

○        Cultuurraad - samenstelling, statuten en huishoudelijk reglement, goedgekeurd in de gemeenteraad van 28 november 2019

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit de aangepaste statuten en het huishoudelijk reglement van de gemeentelijke cultuurraad als volgt goed te keuren:

STATUTEN GEMEENTELIJKE CULTUURRAAD

HOOFDSTUK 1: Doelstellingen en opdracht

Artikel 1

De cultuurraad biedt een co-creatief en realistisch kader om op een constructieve manier, zowel pro-actief als op vraag van het beleid, advies te verlenen in cultuurgerelateerde aangelegenheden en daarmee op een duurzame manier bij te dragen aan het cultuurbeleid in Deerlijk, in het belang van alle inwoners van de gemeente.

Cultuurgerelateerde aangelegenheden omvatten onder andere:

●        Ondersteuningsbeleid van socio-culturele verenigingen

●        Kunstenbeleid

●        Amateurkunsten

●        Cultuureducatie

●        Programmatie

●        Toerisme

●        Erfgoed

●        Bibliotheek

●        Buurtwerking

Deze lijst van thema’s is louter indicatief.

Artikel 2

Deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtneming van volgende principes:

●        Samenwerking en overleg tot stand brengen tussen culturele actoren binnen de gemeente.

●        Samenwerkingen en overleg tot stand brengen met andere sectoren, adviesraden en burgerinitiatieven.

●        Informatie verzamelen over culturele behoeften en noden.

●        Nauwe contacten houden met de werkgroep infrastructuur die adviseert inzake het gemeenschapscentrum.

●        Belangen behartigen van de socio-culturele verenigingen.

●        Organiseren van bijeenkomsten.

●        Organiseren van burgerparticipatie in samenwerking met de vrijetijdsdienst.

●        Thematisch en tijdelijk engagement mogelijk maken in de werkgroepen beeldende kunsten en infrastructuur (en in eventuele toekomstige werkgroepen).

HOOFDSTUK 2: Samenstelling en structuur

Artikel 3

Iedereen (experten, geïnteresseerden, verenigingen) die lid wenst te worden van de algemene vergadering van de cultuurraad of van een (ad hoc) themagroep, kan dit doen door contact op te nemen met het bestuur van de cultuurraad of de vrijetijdsdienst. Verenigingen die lid willen worden dienen een zekere affiniteit aan te tonen met culturele aangelegenheden.

Artikel 4

Het lidmaatschap van een vereniging, deskundige of geïnteresseerde wordt pas definitief na goedkeuring door de algemene vergadering van de cultuurraad.

Artikel 5

Er wordt gestreefd naar een representatieve samenstelling, op vlak van achtergrond (kunstensector, socio-culturele verenigingen, individuen), geslacht en leeftijd. Maximum 2/3 van de leden zijn van hetzelfde geslacht.

Artikel 6

Elke vereniging van de algemene vergadering van de cultuurraad en elke geïnteresseerde burger heeft één stem. Ook elk lid van het bestuur van de cultuurraad heeft één stem. De schepen van cultuur en de deskundige cultuur en erfgoed zijn waarnemend lid van de cultuurraad. Zij hebben geen stemrecht. De plaatsvervangers hebben geen stemrecht bovenop de effectieve leden.

Artikel 7

De deskundige cultuur en erfgoed volgt de vergaderingen van de cultuurraad als waarnemer. De deskundige cultuur en erfgoed heeft een actieve rol, volgt actiepunten mee op, zoekt mee naar oplossingen en staat in voor de informatiedoorstroming van het gemeentebestuur naar de cultuurraad en omgekeerd.

Artikel 8

De bibliothecaris volgt de algemene vergaderingen van de cultuurraad als waarnemer, zonder stemrecht. De bibliothecaris kan deelnemen aan het debat.

Artikel 9

De cultuurraad bestaat uit een algemene vergadering, een bestuur en de themagroepen (infrastructuur, beeldende kunsten en eventuele toekomstige werkgroepen).

ALGEMENE VERGADERING

Artikel 10

De algemene vergadering bestaat uit alle geïnteresseerden, experts en vertegenwoordigers uit het socio-culturele verenigingsleven. Via de algemene vergadering worden zij betrokken bij het gemeentelijke cultuurbeleid.

Artikel 11

De vertegenwoordigers en plaatsvervangers uit de verenigingen dienen lid te zijn van de vereniging die zij vertegenwoordigen. Elk lid kan slechts één vereniging vertegenwoordigen. Indien een vertegenwoordiger verhinderd is, kan een plaatsvervanger aangeduid worden.

Artikel 12

Gemeenteraadsleden kunnen als niet-stemgerechtigd lid de algemene vergadering bijwonen met deelname aan het debat.

Artikel 13

De bevoegdheden en taken van de algemene vergadering:

●        Wijzigen van de statuten van de cultuurraad

●        Aanstellen van de leden van het bestuur

●        Goedkeuren en wijzigen van het huishoudelijk reglement

●        Vaststellen van noden in het socio-culturele veld

●        Advies formuleren aan het gemeentebestuur inzake socio-culturele aangelegenheden

●        Aanvaarden en uitsluiten van potentiële leden van de algemene vergadering van de cultuurraad

BESTUUR

Artikel 14

De leden van de algemene vergadering kunnen kandidaten voordragen. De algemene vergadering aanvaardt hun engagement. Daartoe worden de nodige bepalingen opgenomen in het huishoudelijk reglement. Er is pas sprake van een bestuur van de cultuurraad als er minimum 3 bestuursleden zijn, exclusief de schepen van cult0uur en de deskundige cultuur en erfgoed.

Artikel 15

Onder de leden van het bestuur wordt een voorzitter en een plaatsvervanger gekozen. De schepen van cultuur en de deskundige cultuur en erfgoed zijn waarnemend lid zonder stemrecht.

Artikel 16

De bevoegdheden en taken van het bestuur:

●        Afbakenen en scherpstellen van adviesvragen (zowel op eigen initiatief als op vraag van het gemeentebestuur)

●        Oprichten en samenstellen van themagroepen

●        Formuleren en formaliseren van adviezen op basis van inhoudelijke insteek uit de themagroepen en uit de algemene vergadering

●        Opvolgen van adviezen en toegewezen adviesvragen

●        Uitvoeren van de taken die voortvloeien uit de beslissingen van het bestuur of de algemene vergadering

●        Voorbereiden van de samenkomsten van het bestuur en de algemene vergadering

Artikel 17

Bij afwezigheid van een bestuur en/of voorzitter, neemt de deskundige cultuur en erfgoed de leiding bij de algemene vergaderingen van de cultuurraad.

THEMAGROEPEN

Artikel 18

De themagroepen kunnen een tijdelijk of permanent karakter hebben. Ze bestaan uit geïnteresseerden of personen met expertise in een specifieke culturele aangelegenheid, door ervaring of achtergrond. Leden van een themagroep moeten niet noodzakelijk lid zijn van de algemene vergadering of het bestuur.

Artikel 19

De oprichting en omschrijving van een themagroep gebeurt door het bestuur. Bij een eerste overleg van een themagroep is ook telkens een bestuurslid aanwezig, met het oog op opvolging en efficiëntie van de werkzaamheden. Dit bestuurslid zorgt voor de opvolging van de activiteiten van de themagroep en communiceert hierover naar het bestuur.

Artikel 20

De taak van een themagroep bestaat uit het geven van een inhoudelijke insteek in adviezen inzake cultuurbeleid en subthema’s.

Artikel 21

De oprichting van een themagroep wordt ter kennis gebracht aan het college van burgemeester en schepenen. Dit omvat een beschrijving van de doelstelling en de opdracht van de themagroep en indien toepasselijk de periode waarin de themagroep actief zal zijn.

HOOFDSTUK 3: Erkenning door de gemeente

Artikel 22

De cultuurraad vraagt bij het begin van de legislatuur haar erkenning aan het gemeentebestuur en legt daartoe haar statuten en de latere wijzigingen ervan ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.

Artikel 23

De gemeenteraad bepaalt, na advies van de cultuurraad, de voorwaarden en modaliteiten van de oprichting en erkenning van de cultuurraad en de werking ervan. De gemeenteraad stelt volgende zaken vast:

●        De maatregelen waarmee het recht op informatie van de cultuurraad ten aanzien van het gemeentebestuur wordt gewaarborgd

●        De wijze van aanvragen en uitbrengen van de adviezen met inbegrip van de termijn binnen dewelke advies dient te worden uitgebracht

●        De termijn binnen dewelke de gemeenteraad een gemotiveerd standpunt nopens de uitgebracht adviezen inneemt

●        De maatregelen met betrekking tot de openbaarheid van de werkzaamheden van de cultuurraad

●        de wijze van betrokkenheid van de cultuurraad bij de opmaak, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijk meerjarenplan

●        een werkingsbudget voor de gemeentelijke cultuurraad en de modaliteiten die hieraan worden gekoppeld

Deze maatregelen kunnen worden vastgelegd in een afsprakennota tussen de cultuurraad en het gemeentebestuur.

HOOFDSTUK 4: Wijziging van de statuten

Artikel 24

Voor de wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement moeten 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien bij een tweede bijeenroeping niet aan deze voorwaarde is voldaan, beslist de algemene vergadering, ongeacht het aantal aanwezigen.

Artikel 25

De gemeenteraad kan te allen tijde de statuten van de cultuurraad wijzigen na advies vanuit de algemene vergadering van de cultuurraad

HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTELIJKE CULTUURRAAD

HOOFDSTUK 1: Procedure om de raad samen te roepen

Artikel 1

De raad wordt tijdig samengeroepen door de voorzitter van het bestuur van de cultuurraad. De uitnodiging wordt ten minste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd en bevat de dagorde voor de vergadering. Elk lid en elke vereniging heeft nog tot drie dagen voor de bijeenkomst de mogelijkheid om agendapunten toe te voegen door deze te bezorgen aan het bestuur of aan de vrijetijdsdienst. Het verslag van de vorige bijeenkomst wordt telkens voor de volgende vergadering aan de leden bezorgd.

Bij afwezigheid van een bestuur en/of voorzitter, wordt de cultuurraad samengeroepen door de deskundige cultuur en erfgoed.

Artikel 2

De uitnodigingen en verslagen worden via e-mail verstuurd naar de leden. Er kan telkens een uitnodiging en een verslag opgevraagd worden in het secretariaat van de vrijetijdsdienst.

HOOFDSTUK 2: Vormvereisten voor de vergaderingen

Artikel 3

De algemene vergadering komt minstens één keer per jaar samen. De agenda wordt per e-mail verstuurd naar alle leden van de algemene vergadering en kan opgevraagd worden in het secretariaat van de vrijetijdsdienst.

Artikel 4

De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van de cultuurraad. Bij diens afwezigheid wordt de vergadering voorgezeten door de deskundige cultuur en erfgoed.

HOOFDSTUK 3: Procedure voor ontslag en opname van leden

Artikel 5

Iedereen die lid wil worden van de cultuurraad kan dit doen door zich kandidaat te stellen bij het bestuur van de cultuurraad of bij de vrijetijdsdienst. Jaarlijks wordt een update gevraagd van de contactgegevens van de leden om de databank actueel te houden.

Artikel 6

Er komt een einde aan het mandaat van een stemgerechtigd lid wanneer:

●        Een lid op eigen initiatief ontslag neemt. Dit gebeurt schriftelijk of per e-mail.

●        Een lid niet langer de vereniging vertegenwoordigt door stopzetting van het lidmaatschap van die vereniging. Dit lid kan dan op zijn/haar vraag zetelen als geïnteresseerde burger met stemrecht.

HOOFDSTUK 4: Procedure voor de aanstelling van de leden van het bestuur

Artikel 7

Elk lid van de algemene vergadering kan zich ten allen tijde kandidaat stellen om lid te worden van het bestuur, na voordracht aan de algemene vergadering.

Artikel 8

Er komt een einde aan het mandaat van een bestuurslid wanneer:

●        Een lid op eigen initiatief, schriftelijk of per e-mail, ontslag neemt.

●        Een lid niet meer voldoet aan de in artikel 9 gestelde criteria.

●        Een lid niet langer de vereniging vertegenwoordigt door stopzetting van het lidmaatschap van die vereniging. Dit lid kan dan op zijn/haar vraag zetelen als geïnteresseerde burger met stemrecht.

Artikel 9

De taken van een bestuurslid:

●        Hij/zij vertegenwoordigt een vereniging met culturele affiniteit of heeft expertise op cultureel vlak door ervaring, achtergrond of interesse.

●        Hij/zij denkt op een constructieve, opbouwende en positieve manier mee over het gemeentelijke cultuurbeleid in al zijn facetten.

●        Hij/zij is bereid om op regelmatige basis bijeenkomsten bij te wonen, frequenter dan de algemene vergadering.

●        Hij/zij is bereid om indien de situatie zich voordoet, een tijdelijke themagroep op te starten en hen te begeleiden in het traject naar adviesverlening.

●        Hij/zij houdt de vinger aan de pols en detecteert de noden en behoeften die spelen in het culturele veld.

●        Hij/zij schrijft mee aan adviezen die worden uitgebracht bij het college van burgemeester en schepenen.

●        Hij/zij detecteert en signaleert mogelijke thema’s waarrond adviezen nuttig en wenselijk zijn.

●        Hij/zij geeft nooit individueel advies, enkel bij monde van het volledige bestuur.

●        Hij/zij toont respect voor de diverse politieke, ideologische, religieuze of filosofische strekkingen.

Deze lijst is niet limitatief.

Artikel 10

De taken van de voorzitter :

●        Hij/zij zit de algemene vergaderingen en de bestuursvergaderingen voor

●        Hij/zij bereidt de vergaderingen voor, samen met het bestuur.

●        Hij/zij zorgt er voor dat de groep gemotiveerd is en blijft.

●        Hij/zij zorgt er voor dat de cultuurraad efficiënt en doelgericht werkt.

●        Hij/zij waakt over processen en timing met betrekking tot adviesverlening.

●        Hij/zij vertegenwoordigt de cultuurraad.

●        Hij/zij waakt over de uitvoering van de taken van de cultuurraad.

●        Hij/zij waakt over de efficiëntie van de vergaderingen.

●        Hij/zij detecteert en signaleert noden op cultureel vlak.

●        Hij/zij neemt de taken van een bestuurslid waar (art. 9).

Deze lijst is niet limitatief.

Artikel 11

De taken van de deskundige cultuur en erfgoed:

●        Hij/zij waakt over en organiseert de interne communicatie.

●        Hij/zij waakt over en organiseert de externe communicatie:

○        Gemeentenieuws

○        College van burgemeester en schepenen

○        Cultuurdienst

○        Andere gemeentelijke diensten (indien van toepassing)

○        Andere kanalen

●        Hij/zij neemt de taken van een bestuurslid waar.

●        De agenda van de vergaderingen wordt opgemaakt door het bestuur van de cultuurraad in samenwerking met de deskundige cultuur en erfgoed.

Deze lijst is niet limitatief.

HOOFDSTUK 5: Procedure voor stemmingen

Artikel 12

De raad besluit of adviseert bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen wordt extra informatie verzameld en besproken. Daarna wordt er opnieuw gestemd. De besluiten en gemotiveerde adviezen van het bestuur en van de algemene vergadering worden door het bestuur van de cultuurraad schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen meegedeeld. Enkel aangesloten leden hebben stemrecht.

Artikel 13

De raad kan geldige besluiten treffen of gemotiveerde adviezen geven als meer dan de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Voor de wijziging van de statuten moet 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Bij een gelijke stemming is de stem van de voorzitter beslissend.

Artikel 14

Indien de situatie dit vereist, kan de stemming online plaatsvinden. Het bestuur beslist hierover en ziet erop toe dat de online stemming op een veilige en vertrouwelijke wijze verloopt.

HOOFDSTUK 6: Procedure voor adviezen

Artikel 15

Het bestuur van de cultuurraad schrijft een leidraad uit om tot een gemotiveerd advies te komen.

Bij afwezigheid van een bestuur en/of voorzitter, wordt de leidraad tot een gemotiveerd advies uitgeschreven door de deskundige cultuur en erfgoed.

Artikel 16

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026 en loopt af op 31 december 2031.

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur treedt onderhavig reglement in werking op de 5de werkdag na de bekendmaking ervan.

Artikel 4

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in voorgaand artikel van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 5

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in voorgaand artikel van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.