Aanleiding en context
De gemeenteraad wordt gevraagd het gebruikersreglement voor de refter van de beuk goed te keuren.
Motivering
De nieuwe refter, zoals voorzien in het vernieuwbouwproject in de beuk, is afgewerkt. Deze biedt heel wat mogelijkheden voor de schoolwerking, maar ook in functie van multifunctioneel gebruik van schoolinfrastructuur biedt de refter extra kansen voor buitenschools gebruik.
Om het buitenschools gebruik van de refter te regelen, is een gebruikersreglement nodig. Bij de opmaak van dit gebruikersreglement werd de lijn van het gebruikersreglement voor de vrijetijdsinfrastructuur maximaal doorgetrokken, met dien verstande dat er wel rekening gehouden wordt met de eigenheid en praktische aspecten van de schoolwerking.
In zitting van 21 februari 2024 verzocht het college van burgemeester en schepenen de voorzitter van de gemeenteraad om het gebruikersreglement voor de refter van de beuk ter goedkeuring te agenderen op de gemeenteraad van 29 februari 2024.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 41 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Eenparig goedgekeurd
Artikel 1
De gemeenteraad keurt het onderstaande gebruikersreglement voor de refter van de beuk goed:
GEBRUIKERSREGLEMENT “REFTER BEUK”
Inleiding
Art. 1. - Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor de goede werking van de refter (met inbegrip van de speelplaats en toiletten) van de gemeentelijke lagere school (de beuk), hierna genoemd ‘de refter’, en wordt hiervoor bijgestaan door de directeur van de gemeentelijke lagere school (de beuk), hierna genoemd ‘de directie’.
Art. 2. - De refter bevindt zich in de Sint-Amandusstraat 26 te 8540 Deerlijk. De directie is verantwoordelijk voor de verhuring van de refter en is tevens gevestigd in de Sint-Amandusstraat 26 te 8540 Deerlijk, de.beuk@deerlijk.be, 056 71 19 49.
Art. 3. - De refter is een ruimte ten behoeve van de schoolwerking en van de voor- en naschoolse opvang, maar kan ook gehuurd worden voor gemeenschapsvormende activiteiten, door derden, overeenkomstig het retributiereglement “Refter beuk”.
De aanvraag
Art. 4. - Het gebruik van de refter dient aangevraagd te worden via de directie. De toelating tot gebruik wordt bevestigd aan de aanvrager door de directie. Er wordt een overzichtslijst bijgehouden door de directie.
Aanvragen tot gebruik van de refter worden chronologisch behandeld volgens tijdstip van aanvraag. Aanvragen dienen minimaal 7 kalenderdagen en maximaal 1 kalenderjaar voor aanvang van de activiteit bezorgd te worden bij de directie.
Art. 5. - Door het gebruik van de refter gaat de aanvrager akkoord met dit reglement en neemt hij kennis van de geldende veiligheidsvoorschriften dewelke door de directie worden toegelicht en bezorgd.
Algemene voorschriften
Art. 6. - Elke gebruiker is ertoe gehouden:
● de refter te gebruiken voor het overeengekomen doel;
● de refter niet onder te verhuren;
● geen activiteiten te organiseren die in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden;
● de algemene gemeentelijke politieverordening na te leven;
● niet te overnachten in de refter.
Art. 7. - De eenmalige gebruiker kan bij de directie een sleutel van de refter bekomen. Na de activiteit wordt de sleutel volgens afspraak met de directie terugbezorgd. Door het aanvaarden van de sleutel verklaart de gebruiker zijn verantwoordelijkheid te nemen tot het goede beheer. Het doorgeven van de sleutel is ten strengste verboden zonder medeweten van de directie. Voor de vaste gebruikers wordt een sleutel tegen aftekening meegegeven. Deze wordt bij stopzetting van de activiteiten steeds terugbezorgd aan de directie.
Art. 8. – In verband met gebruik van de refter geldt het volgende:
● De gebruiker beheert de refter als een voorzichtig en redelijk persoon. Tijdens de uitoefening van de activiteit is de gebruiker verantwoordelijk voor verlies, diefstal en iedere schade aangebracht aan het gebouw en/of materiaal van de refter en de school, te wijten aan een (opzettelijke of onopzettelijke) fout van de gebruiker of deelnemers aan de activiteit die de gebruiker organiseert.
● De gebruiker dient ervoor te zorgen dat de hem toevertrouwde ruimte en het bijhorend materiaal gebruikt worden overeenkomstig hun bestemming.
● De gebruiker die verantwoordelijk is voor de beschadiging moet de (herstellings)kosten hiervan vergoeden.
Art. 9. - In verband met catering geldt het volgende:
● de gebruiker staat zelf in voor eventuele dranken, glazen en andere toebehoren;
● de gebruiker moet zelf instaan voor de bediening van de dranken;
● de refter moet na gebruik altijd in perfecte staat achtergelaten worden:
○ alle leeggoed, dranken, glazen en andere toebehoren worden door de gebruiker terug meegenomen of worden op een vooraf afgesproken plek verzameld in functie van ophaling daags nadien;
○ de ter beschikking gestelde koelkasten worden geledigd;
○ de gebruikte keukeninfrastructuur wordt gereinigd;
● de gebruiker respecteert de wetgeving inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol aan minderjarigen (alcoholhoudende dranken mogen niet geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar, sterke dranken niet aan jongeren onder de 18 jaar, minderjarigen mogen alcohol schenken, alleen als er een volwassen eindverantwoordelijke aanwezig is);
● het is strikt verboden eigen kookfornuizen, frietpotten of elektrische huishoudtoestellen van welke aard ook binnen te brengen in de refter zonder toestemming van de directie en na advies van de preventieadviseur.
Art. 10. - Bij het verlaten van de refter dient de gebruiker:
● de ruimte (refter en toiletten) te vegen en indien nodig te dweilen, borstels zijn ter beschikking;
● de tafels schoon te maken;
● de stoelen op de tafels te plaatsen;
● het restafval in de containers te deponeren;
● alle lichten te doven, eveneens deze van de toiletten;
● na te gaan of elke vorm van brandgevaar vermeden wordt door onder meer vuilnisbakjes te ledigen in de containers etc.;
● de refter af te sluiten en, indien de gebruiker de laatste gebruiker is, eveneens de toiletten af te sluiten.
Art. 11. - Elke gebruiker moet steeds vrije toegang verlenen aan het personeel van de van de school en het lokaal bestuur in werkopdracht.
Art. 12. - Elke gebruiker maakt gebruik van de openbare parking aan de Guido Gezellelaan of andere openbare parkeerplaatsen.
Art. 13. - Er is een strikt rookverbod in de volledige school. De gebruiker dient ervoor te zorgen dat bezoekers aan de refter het rookverbod naleven.
Art. 14. - Alle eventuele belastingen, retributies, taksen, rechten en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van een activiteit, zijn ten laste van de gebruiker. Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet nakomen van deze verplichtingen. Evenmin kan lokaal bestuur aansprakelijk gesteld worden voor alle eisen, boeten of strafrechtelijke klachten naar aanleiding van authenticiteit, misbruik van naam, vervalsing, eerroof en andere wetsovertredingen.
Sancties
Art. 15. - Alle gebruikers dienen de refter na elk gebruik in zijn oorspronkelijke staat achter te laten. De directie zal de nodige controle uitvoeren en kijken of alles zich in goede staat bevindt (zie artikel 9). Alle verhuringen worden geëvalueerd door de directie en in geval van onregelmatigheden wordt dit gerapporteerd aan het college van burgemeester en schepenen.
Art. 16. - Betwistingen omtrent het opgestelde rapport worden steeds behandeld door het college van burgemeester en schepenen.
Art. 17. - Bij vaststelling van niet naleving van artikel 9 van het gebruikersreglement wordt een schadevergoeding aangerekend ter waarde van de gepresteerde uren van het personeel voor het poetsen van de refter en toiletten, aangerekend aan 50,00 euro per begonnen uur/per persoon.
Art. 18. - Het gebruikersreglement dient strikt nageleefd te worden, zo niet kan het college van burgemeester en schepenen de beslissing nemen tot het niet laten doorgaan van de activiteit, het stopzetten ervan of tot het ontruimen van de refter. Bij herhaalde niet-naleving van het reglement en na schriftelijke verwittiging, kan een weigering van verhuring in de toekomst uitgesproken worden door het college van burgemeester en schepenen. De directie adviseert het college van burgemeester en schepenen hierin. Deze sanctie doet geen afbreuk aan de specifieke sancties die in dit reglement worden beschreven.
Verzekering en aansprakelijkheid
Art. 19. – Het lokaal bestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en schade veroorzaakt door de inrichting van de activiteit. De gebruiker is verantwoordelijk voor ongevallen en schade, dit zowel tegenover derden als tegenover het lokaal bestuur.
Art. 20. – Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verlies van materiaal, voor diefstal of voor beschadigingen.
Slotbepalingen
Art. 21. - Elke niet in dit reglement voorziene materie wordt na advies van de directie voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen dat hierover een beslissing neemt.
Inwerkingtreding
Art. 22. - Dit reglement treedt in werking vanaf 15 maart 2024 en is geldig tot en met 31 december 2025.
Artikel 2
Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.
Artikel 3
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.
Artikel 4
Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.