Aanleiding en context
De gemeenteraad wordt gevraagd om de samenstelling, statuten en huishoudelijk reglement van de sportraad goed te keuren.
Motivering
Naar aanleiding van de nieuwe legislatuur moet de sportraad opnieuw samengesteld worden.
Het college van burgemeester en schepenen keurde in zitting van 13 maart 2019 de krijtlijnen voor de organisatie en samenstelling van adviesraden goed. Daarin vraagt het college van burgemeester en schepenen aan de gemeentelijke adviesraden om hun samenstelling, statuten en huishoudelijk reglement ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
In de algemene vergadering van de sportraad van maandag 29 april 2019 werden de statuten en het huishoudelijk reglement goedgekeurd.
De algemene vergadering van de sportraad koos bij het begin van de nieuwe legislatuur, uit haar leden, onder de voorgedragen kandidaten, zeven mensen voor de kernraad sport. De kernraad sport streeft naar een gelijkwaardige vertegenwoordiging van elke doelgroep.
Na goedkeuring van de samenstelling door de algemene vergadering werden de functies als volgt bepaald:
• Voorzitter: Rik Devos, Basketbalclub Hexia
• Secretaris: Johan Callens, sportdeskundige
• Ondervoorzitter: Katelijne Ryssaert, Tennis TC Sellewie
• Penningmeester: Robert Van Semmertier, sportdeskundige
• Leden:
◦ Mathilde Leman, Badminton DZ99
◦ Dries Delbecque, Joggingclub
◦ Francois Termont, voetbal KVC Deerlijk sport
Het college van burgemeester en schepenen nam in zitting van 19 juni 2019 kennis van de samenstelling, statuten en huishoudelijk reglement van de sportraad en stelde daarbij voor om artikel 6 van de statuten van de gemeentelijke sportraad als volgt aan te passen:
Artikel 6. Leden van de gemeenteraad kunnen slechts als waarnemer de algemene vergadering bijwonen en mogen zich dan ook niet mengen in het debat.
Het college van burgemeester en schepenen besloot in zitting van 19 juni 2019 de voorzitter van de gemeenteraad te verzoeken om deze samenstelling, statuten (inclusief voorgestelde aanpassing) en huishoudelijk reglement van de sportraad ter goedkeuring te agenderen op de gemeenteraad van 4 juli 2019.
Schepen Matthias Vanneste geeft aan dat een politieke vertegenwoordiging niet nodig is in de sportraad. De statuten worden dan ook dienovereenkomstig voorgelegd.
Juridische gronden
• Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, § 2 Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Eenparig goedgekeurd
ARTIKEL 1
De gemeenteraad besluit de samenstelling van de sportraad goed te keuren.
ARTIKEL 2
De gemeenteraad besluit de statuten van de sportraad als volgt goed te keuren:
STATUTEN GEMEENTELIJKE SPORTRAAD
In Deerlijk werd een “Gemeentelijke Sportraad” heropgericht op vraag van de gemeenteraad met als doel het stimuleren, adviseren en subsidiëren van een lokaal sportbeleid.
HOOFDSTUK I: DOELSTELLING
Artikel 1
De sportraad heeft in het algemeen tot doel de sport, de lichamelijke opvoeding en de openluchtrecreatie te bevorderen bij alle inwoners van de gemeente.
Hij doet dit onder andere door:
• het geven van advies aan de gemeentelijke overheid, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, inzake alle aangelegenheden die de sportraad belangrijk acht in het kader van het sportbeleid;
• het geven van advies, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, inzake planning en uitbouw van sportinfrastructuur in de gemeente;
• het tot stand brengen van overleg en samenwerking tussen alle Nederlandstalige sportinitiatieven onder andere sportverenigingen, sportprojecten, instellingen, scholen en organisaties, zowel private als publieke, die sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van de gemeente;
• het voorstellen van op de behoeften afgestemde initiatieven op gebied van kaderopleiding;
• de deelname aan het geregeld gezamenlijk overleg met andere bestaande raden voor culturele en andere aangelegenheden en de onderlinge uitwisseling van informatie;
• het huldigen van de sportlaureaten en kampioenen van de gemeente;
• het verstrekken van advies aan het gemeentebestuur i.v.m. speciale sporttoelagen;
• het adviseren van het integraal strategische (sport)meerjarenplan van de gemeente;
• het adviseren van de jaarlijks door de gemeente opgemaakte jaarrekening met betrekking tot sport.
HOOFDSTUK 2: SAMENSTELLING EN STRUCTUUR
Artikel 2
De sportraad moet voldoende representatief zijn voor alle bestaande vormen van sportbeoefening bij de bevolking (competitiesport, recreatiesport, schoolsport, vrije tijd en hobby en alle andere bestaande vormen van sportbeoefening bij de bevolking). De representativiteit wordt nagestreefd naar doelgroepen, regio’s, leeftijd en geslacht binnen de gemeente. Hij is samengesteld uit een algemene vergadering, kernraad sport en een dagelijks bestuur. Ten hoogste twee derde van de leden is van hetzelfde geslacht.
ALGEMENE VERGADERING
Artikel 3
Het gemeentebestuur moet via de sportraad de actoren betrekken die het Nederlandstalig sportleven bevorderen, zijnde:
1) Alle sportverenigingen en -organisaties, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente.
2) Alle sportorganisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente (commerciële fitnessinstellingen, sportclubs die personeel tewerkstellen, maneges, private sportclubs…..).
3) Deskundigen inzake sport. Deskundigen zijn personen die wegens hun bijzondere sportieve bevoegdheid en/of bekwaamheid positief kunnen bijdragen tot de werking van de sportraad. Zij kunnen geen lid zijn van een organisatie die lid is van de sportraad.
Artikel 4
Elke Deerlijkse sportvereniging, sportorganisatie, sportinstelling wijst, volledig vrij, 1 effectief lid aan. Indien dit lid niet aanwezig kan zijn, mag een vervanger optreden als stemgerechtigd lid. Deze leden dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen:
1) Zij moeten lid zijn van de vereniging, organisatie, instelling die zij vertegenwoordigen.
2) Zij mogen niet meer dan 1 vereniging, organisatie, instelling vertegenwoordigen.
Artikel 5
Alle leden van de algemene vergadering van de sportraad zijn stemgerechtigd. Elk lid heeft 1 stem.
Artikel 6
Gemeenteraadsleden kunnen als niet-stemgerechtigd lid de algemene vergadering bijwonen met deelname aan het debat.
Artikel 7
De sportgekwalificeerde ambtenaar (sportfunctionaris) volgt de vergaderingen van de sportraad als waarnemer. De sportgekwalificeerde ambtenaar (sportfunctionaris) heeft een actieve rol, volgt actiepunten mee op, zoekt mee naar oplossingen en staat in voor de informatiedoorstroming van en naar de sportraad. Hij heeft geen stemrecht.
Artikel 8
Een vereniging, organisatie, instelling, deskundige,… die lid van de sportraad wenst te worden, dient een aanvraag te richten aan het dagelijks bestuur van de sportraad. Indien ze beantwoordt aan de in art. 3 gestelde normen, kan men toetreden tot de algemene vergadering.
Artikel 9
Tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren:
1) De wijziging van de statuten en de ontbinding van de sportraad.
2) Het aanvaarden en uitsluiten van leden van de algemene vergadering, zowel van de organisaties als de deskundigen.
3) De aanstelling en het ontslag van de leden van de kernraad sport.
4) Het bepalen van de erkenningsvoorwaarden voor lidmaatschap.
5) Het goedkeuren en/of wijzigen van het huishoudelijk reglement.
KERNRAAD SPORT = nieuw
Artikel 10
De algemene vergadering bepaalt op welke manier de leden van de kernraad sport worden verkozen en neemt daartoe de nodige bepalingen op in het huishoudelijk reglement.
1) De algemene vergadering kiest (geheime stemming) bij het begin van een nieuwe legislatuur, uit haar leden, onder de voorgedragen kandidaten, minimum 5 en maximum 7 mensen voor de kernraad sport. De kernraad sport streeft naar een gelijkwaardige vertegenwoordiging van elke doelgroep.
2) De kernraad sport duidt een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester aan.
3) De voorzitter leidt de vergadering. Indien niet aanwezig of verontschuldigd neemt de ondervoorzitter de leiding van de vergadering waar.
4) De secretaris woont in principe alle vergaderingen bij en maakt een verslag op dat tijdens de daaropvolgende vergadering ter goedkeuring wordt voorgelegd.
5) De penningmeester verzorgt de financiële transacties van de sportraad welke bij alle vergaderingen van de kernraad sport door alle leden kan worden ingezien.
6) De duur van de bestuursmandaten bedraagt 6 jaar, behoudens tussentijdse noodzakelijke aanpassingen of vernieuwingen.
7) De bestuursmandaten die worden toegekend lopen in principe tot 31 december van het jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen zijn gehouden. De verkiezing van het nieuwe bestuur vindt plaats voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. Het zetelende bestuur regelt de hersamenstelling.
8) De kernraad sport komt tenminste tweemaandelijks samen en zo dikwijls als de belangen van de sport het vereisen. Het dagelijks bestuur stelt de dagorde op.
Artikel 11
Tot de bevoegdheid van de kernraad sport behoren:
1) Inspraak- en adviesrecht over sportmateries in verband met het beheer van de sportinfrastructuur, zoals bij nieuwbouw, verbouwingswerken, inrichting en uitrusting, het financiële beleid, het personeelsbeleid.
2) Het opstellen van alle sportreglementen, de concessiecontracten, de huurovereenkomsten die verband houden met de werking van de sportdienst.
3) Advies over alle beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid inzake de sportinfrastructuur Deerlijk.
4) Oprichten van werkgroepen: om bepaalde specifieke aangelegenheden beter te behartigen kunnen er tijdelijke of permanente werkgroepen opgericht worden uit de leden van de algemene vergadering. De voorzitter, de secretaris, de sportfunctionaris en de schepen van sport maken deel uit van deze werkgroep(en). Het lidmaatschap van een werkgroep loopt zolang als noodzakelijk. De kernraad sport kan altijd overgaan tot stopzetting van deze werkgroepen.
Artikel 12
De kernraad sport heeft geen recht op tussenkomst in de inhoud van activiteiten die plaatsvinden op initiatief van de gebruikers, behalve wat betreft die activiteiten die in strijd zijn met de wetgeving.
Artikel 13
De schepen bevoegd voor sport wordt als waarnemer uitgenodigd op de vergaderingen van de kernraad sport.
Artikel 14
De sportgekwalificeerde ambtenaar (sportfunctionaris) volgt de vergaderingen van de kernraad sport als waarnemer. De sportgekwalificeerde ambtenaar (sportfunctionaris) heeft een actieve rol, volgt actiepunten mee op, zoekt mee naar oplossingen en staat in voor de informatiedoorstroming van en naar het bestuur. Hij heeft geen stemrecht.
Artikel 15
De duur van de mandaten bedraagt 6 jaar, behoudens herverkiezing. Wanneer een mandaat van een lid van de kernraad sport tussentijds vacant wordt, wijst de algemene vergadering een opvolger aan, die het mandaat van zijn voorganger voltooit.
Bij vacatie van de functie van voorzitter en/of ondervoorzitter benoemt de kernraad sport een plaatsvervanger tot de eerstvolgende algemene vergadering. Deze wijst een opvolger aan, die het mandaat van zijn voorganger voltooit.
Artikel 16
De bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn toegewezen, behoren tot de bevoegdheid van de kernraad sport.
DAGELIJKS BESTUUR
Artikel 17
De voorzitter en de secretaris van de kernraad sport, de schepen van sport, de sportfunctionaris vormen het dagelijks bestuur.
Artikel 18
Het dagelijks bestuur bereidt de vergaderingen van de kernraad sport en de algemene vergadering voor en voert alle taken uit die voortvloeien uit de beslissingen van de kernraad sport en de algemene vergadering.
HOOFDSTUK 3: ERKENNING
Artikel 19
De sportraad vraagt zijn erkenning aan het gemeentebestuur en legt daartoe zijn statuten en/of huishoudelijk reglement, en de latere wijzigingen ervan, ter goedkeuring voor.
Artikel 20
De gemeenteraad bepaalt, na advies van de sportraad, de voorwaarden en modaliteiten van de oprichting en erkenning van de sportraad en van de werking van de sportraad, inzonderheid betreffende:
1) Maatregelen waarmee het recht op informatie van de sportraad ten aanzien van het gemeentebestuur wordt gewaarborgd.
2) De wijze van aanvragen en uitbrengen van de adviezen met inbegrip van de termijn binnen dewelke advies dient te worden uitgebracht.
3) De termijn binnen dewelke de gemeenteraad een gemotiveerd standpunt nopens de uitgebrachte adviezen inneemt.
4) Maatregelen met betrekking tot de openbaarheid van de werkzaamheden van de sportraad.
5) De wijze van betrokkenheid van de sportraad bij de opmaak, uitvoering en evaluatie van het meerjaren (sport)beleidsplan.
Artikel 21
Binnen het kader van de goedgekeurde gemeentebegroting voorziet het gemeentebestuur een werkingsbudget voor de gemeentelijke sportraad. De penningmeester legt jaarlijks een kasverslag voor aan de kernraad sport die dit dan ter verantwoording voorlegt aan het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 22
Het gemeentebestuur stelt een vergaderlokaal ter beschikking aan de sportraad.
Artikel 23
De sportraad moet uiterlijk zes maanden volgend op de installatie van de nieuwe gemeenteraad, opnieuw worden opgericht.
HOOFDSTUK 4: HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 24
In het huishoudelijk reglement wordt verder alles geregeld wat niet door de statuten wordt bepaald. Dit reglement wordt goedgekeurd door de algemene vergadering bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Wijzigingen worden voorbereid door het dagelijks bestuur van de sportraad en ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd.
ARTIKEL 3
De gemeenteraad besluit het huishoudelijk reglement van de sportraad als volgt goed te keuren.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTELIJKE SPORTRAAD
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE VERGADERING
Bepalingen betreffende het bijeenroepen van vergaderingen
Artikel 1
De algemene vergadering komt minstens 1x maal per jaar samen. Een buitengewone algemene vergadering kan worden bijeengeroepen hetzij door het dagelijks bestuur, hetzij op schriftelijk verzoek van minstens één vijfde van de leden.
Artikel 2
Al de leden van de vereniging worden schriftelijk opgeroepen tot de algemene vergadering. De oproepingsbrief vermeldt de agenda. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat minstens één maand voor de samenkomst schriftelijk door een lid werd ingediend bij de voorzitter of secretaris. De uitnodiging wordt ten minste tien dagen voor de vergadering verstuurd. Voor de buitengewone algemene vergadering geldt dezelfde procedure.
Bepalingen betreffende het geldig vergaderen en stemmen
Artikel 3
De samenkomsten van de algemene vergadering worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter, en als deze ook niet aanwezig is, door het aanwezige bestuurslid met de hoogste leeftijd.
Artikel 4
Behalve bij wijziging van de statuten of bij ontbinding van de sportraad kan de algemene vergadering slechts geldig vergaderen indien minstens de helft van de leden aanwezig is. Als dit aantal niet wordt bereikt, wordt binnen de veertien dagen een buitengewone algemene vergadering samengeroepen met dezelfde agenda, welke geldig beslist bij gewone meerderheid, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Bij de oprichting of heroprichting van de sportraad kan de algemene vergadering geldig vergaderen ongeacht het aantal aanwezige leden.
Artikel 5
De effectieve leden kunnen zich op de samenkomsten van de algemene vergadering laten vervangen door hun plaatsvervanger.
Artikel 6
Behalve bij uitsluiting van de leden, bij wijziging van de statuten of bij ontbinding van de sportraad, worden de beslissingen van de algemene vergadering genomen bij gewone meerderheid van stemmen.
Artikel 7
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Indien deze staking van stemmen zich voordoet bij geheime stemming, volgt een herstemming. Bij een nieuwe staking van stemmen wordt de geheime stemming naar een buitengewone algemene vergadering verwezen en dit binnen de veertien dagen.
Artikel 8
Met onthoudingen wordt geen rekening gehouden voor het bepalen van het quorum inzake gewone meerderheid.
Bepalingen betreffende het goedkeuren of wijzigen van de statuten en ontbinding van de sportraad
Artikel 9
De algemene vergadering kan de statuten slechts goedkeuren of wijzigen indien de goed te keuren tekst of de aan te brengen wijziging in de oproepingsbrief vermeld is en wanneer minimum twee derde van de leden op de vergadering aanwezig is. Tot wijziging kan enkel worden besloten met een tweederdemeerderheid van de stemmen. Is twee derde van de leden op de eerste vergadering niet aanwezig, dan kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden. Deze kan bij gewone meerderheid beraadslagen en besluiten, ongeacht het aantal aanwezige leden. De wijziging van de statuten wordt voorbereid door het dagelijks bestuur van de sportraad.
Artikel 10
De algemene vergadering kan slechts dan de ontbinding van de sportraad uitspreken, wanneer twee derde van haar leden aanwezig is. Wordt aan deze vereiste niet voldaan, dan kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden die geldig beraadslaagt en besluit, ongeacht het aantal aanwezige leden. Besluiten worden genomen met twee derde van de aanwezige leden.
Bepalingen betreffende de aan- en uitsluiting van de leden
Artikel 11
Elk Nederlandstalig sportinitiatief, onder andere sportverenigingen, sportprojecten, instellingen, scholen en organisaties, zowel private als publieke, die sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van de gemeente, of door omstandigheden moet uitwijken naar een nabijgelegen zwembad, kan lid worden van de sportraad. Het dient daarvoor een schriftelijke aanvraag te sturen naar het dagelijks bestuur van de sportraad.
Artikel 12
Een sportinitiatief is ontslagnemend wanneer zij zijn ontslag schriftelijk ter kennis brengt aan het dagelijks bestuur van de sportraad. Dit ontslag moet ondertekend zijn door de voorzitter en secretaris van het bestuur van het betrokken sportinitiatief.
Deze organisatie is geen lid meer vanaf de volgende algemene vergadering.
Artikel 13
Een vertegenwoordiger verliest het mandaat van lid van de algemene vergadering door het niet meer voldoen aan één van de voorwaarden gesteld in art. 3 van de statuten. Deze vertegenwoordiger is geen lid meer vanaf de volgende algemene vergadering.
Artikel 14
De uitsluiting van een lid kan slechts door de algemene vergadering en met een twee derde meerderheid van de stemmen uitgesproken worden.
Artikel 15
De deskundigen moeten aanvaard worden door de algemene vergadering met gewone meerderheid van stemmen. Deskundigen zijn personen die wegens hun bijzondere sportieve bevoegdheid en/of bekwaamheid positief kunnen bijdragen tot de werking van de sportraad.
HOOFDSTUK 2: KERNRAAD SPORT
Bepalingen betreffende de leden
Artikel 16
Het aantal bestuursmandaten wordt bepaald door de algemene vergadering. De bestuursleden worden via geheime stemming verkozen.
Artikel 17
Aftredende leden zijn herkiesbaar.
Artikel 18
Het gemeentebestuur zal ter dekking van de risico's ‘Burgerlijke Aansprakelijkheid en Rechtsbijstand’ en ‘Lichamelijke Ongevallen’ de nodige verzekeringspolissen afsluiten voor de leden van de kernraad sport.
Bepalingen betreffende de verkiezing van de leden van de kernraad sport
Artikel 19
Elk lid van de algemene vergadering kan zoveel stemmen uitbrengen als er vacante plaatsen zijn in de kernraad sport. De personen met de meeste stemmen worden verkozen. Wanneer er een gelijkheid van stemmen is voor de laatste plaats, heeft een herstemming plaats tussen de twee of meerdere betrokkenen. Wanneer er dan nog een gelijk aantal stemmen is, wordt de jongste in leeftijd aangeduid.
Artikel 20
De voorzitter en de ondervoorzitter worden door de kernraad sport verkozen met gewone meerderheid van stemmen. Wanneer geen van de kandidaten de gewone meerderheid behaalt, heeft een herstemming plaats tussen de twee kandidaten met het hoogst aantal stemmen in de eerste stemronde, tenzij meerdere kandidaten evenveel stemmen behaalden. Wanneer er dan nog een gelijk aantal stemmen is, wordt de jongste in leeftijd aangeduid.
Bepalingen betreffende het bijeenroepen van de vergaderingen, het geldig vergaderen en stemmen
Artikel 21
De kernraad sport komt tenminste tweemaandelijks samen en zo dikwijls als de belangen van de sport het vereisen. Een uitnodiging met agenda wordt tenminste acht dagen vooraf verzonden.
Artikel 22
Opdat een geldig besluit (advies) kan genomen worden is de aanwezigheid vereist van de helft plus één van de leden van de kernraad sport. Is die voorwaarde niet vervuld, dan wordt de kernraad sport binnen de acht dagen opnieuw samengeroepen met dezelfde agenda en kan het geldig besluiten nemen ongeacht het aantal aanwezige leden.
Artikel 23
Besluiten van de kernraad sport worden door de leden genomen bij gewone meerderheid.
Bepalingen betreffende het verstrekken van adviezen
Artikel 24
De kernraad sport zal de adviezen die het uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan het college van burgemeester en schepenen en in de adviezen melding maken van:
1) de wijze waarop het advies tot stand kwam met duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden;
2) de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies;
3) duidelijke weergaven van het standpunt van de adviesraad met vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten. De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad.
Artikel 25
Het gemeentebestuur zal binnen een termijn van 4 weken te rekenen vanaf de datum dat het advies bij het gemeentebestuur toekwam, een schriftelijk gemotiveerd antwoord of een uittreksel van de beslissing op het advies bezorgen aan de erkende sportraad. Eventuele afwijkingen op het uitgebrachte advies zullen eveneens duidelijk gemotiveerd worden door het bestuur. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het gemeentebestuur binnen de 6 weken een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan de sportraad zal bezorgd worden.
Artikel 26
De sportraad wordt extern vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris van de sportraad.