Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd het gebruikersreglement kantine Olieberg te verlengen tot 31 december 2025.

Motivering

Het gebruikersreglement kantine Olieberg werd in de gemeenteraadszitting van 28 november 2019 goedgekeurd en loopt af op 31 december 2020. Het reglement legt algemene regels op tot een vlot gebruik van de kantine. Bij evaluatie van het gebruik van de kantine op basis van het gebruikersreglement worden geen problemen vastgesteld. Er wordt voorgesteld om het reglement te verlengen tot 31 december 2025.

Het college van burgemeester en schepenen verzocht in zitting van 2 december 2020 de voorzitter van de gemeenteraad om de verlenging van het gebruikersreglement kantine Olieberg tot 31 december 2025 te agenderen op de gemeenteraad van 17 december 2020.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 40, § 3 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          gebruikersreglement kantine Olieberg , goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 28 november 2019

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit het gebruikersreglement kantine Olieberg te verlengen tot 31 december 2025.

GEBRUIKERSREGLEMENT KANTINE OLIEBERG

1. INLEIDING

Art. 1. - Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor de goede werking van de kantine Olieberg en wordt hiervoor bijgestaan door de kernraad sport met adviserende stem.

Art. 2. - De kantine Olieberg bevindt zich in de Oliebergstraat 64 te Deerlijk. De sportdienst is verantwoordelijk voor de verhuring van de kantine en is gevestigd in de Vercruysse de Solartstraat 30 te 8540 Deerlijk, sport@deerlijk.be, 056 77 73 19.

Art. 3. - De kantine Olieberg is een ontmoetingsplaats ten behoeve van de lokale sportverenigingen, maar ook gebruikers die sociaal-culturele activiteiten organiseren (verenigingen, initiatiefnemers, instellingen en raden ) kunnen de kantine huren. Alle gebruikers kunnen de infrastructuur huren met tijdelijke drankbedeling indien deze gekoppeld is aan een activiteit die:

•          ofwel plaats vindt op de sportvelden;

•          ofwel een sportieve organisatie is, die ondersteund wordt door de gemeente. Anderzijds kunnen vergaderingen goedgekeurd door de kernraad sport plaatsvinden in de kantine.

2. DE AANVRAAG

Art. 4. - Het gebruik van de kantine Olieberg dient aangevraagd te worden via de sportdienst. De toelating tot gebruik wordt bevestigd aan de aanvrager door de sportdienst. Er wordt een overzichtslijst bijgehouden door de sportdienst. Volgende voorrangsbepaling zal toegepast worden:

•          activiteiten van het gemeentebestuur en/of sportdienst

•          activiteiten van clubs die een door een erkende federatie opgestelde wedstrijdkalender voor wat betreft de thuiswedstrijden afwerken op de sportvelden

•          activiteiten van clubs met op systematische basis minstens 1 wekelijkse activiteit op de sportvelden

•          activiteiten van andere Deerlijkse verenigingen

Art. 5. - Door het gebruik van de kantine gaat de aanvrager akkoord met dit reglement en neemt hij kennis van de geldende veiligheidsvoorschriften. Hieromtrent kan meer informatie bekomen worden op de sportdienst.

3. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN

Art. 6. - Elke gebruiker is er toe gehouden:

•          de kantine te gebruiken voor het overeengekomen doel;

•          de kantine niet onder te verhuren;

•          geen activiteiten te organiseren die in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden;

•          de algemene gemeentelijke politieverordening na te leven;

•          niet te overnachten in de kantine;

•          tijdelijke publiciteit is toegelaten tijdens de activiteit. Voor het aanbrengen van publiciteit (sponsoring) gedurende een langere periode is de toestemming vereist van de kernraad sport.

Art. 7. - De eenmalige gebruiker kan bij de sportdienst een sleutel van de kantine bekomen. Na de activiteit wordt de sleutel gedeponeerd in de brievenbus van de sportdienst. Door het aanvaarden van de sleutel verklaart de gebruiker zijn verantwoordelijkheid te nemen tot het  goede beheer. Het doorgeven van de sleutel is ten strengste verboden zonder medeweten van de sportdienst. Voor de vaste gebruikers wordt een sleutel tegen aftekening meegegeven. Deze wordt bij stopzetting van de activiteiten steeds terugbezorgd aan de sportdienst.

Art. 8. - Bij het verlaten van de kantine dient de gebruiker:

•          de ruimte (kantine en toiletten) te vegen, borstels zijn ter beschikking;

•          de tafels schoon te maken;

•          de stoelen op de tafels te plaatsen;

•          de verwarmingstoestellen terug op het minimum in te stellen of uit te schakelen;

•          het restafval in de containers te deponeren;

•          alle leeggoed in de voorziene bakken te stapelen en andere lege glazen flessen in de glascontainer te deponeren;

•          alle lichten te doven, eveneens deze van de toiletten;

•          na te gaan of elke vorm van brandgevaar vermeden wordt door ondermeer geen handdoeken op de gasradiatoren te leggen, vuilnisbakjes te ledigen in de containers etc.;

•          de kantine af te sluiten en, indien de gebruiker de laatste gebruiker is, eveneens de toiletten af te sluiten.

Art. 9. - In verband met de dranken en eetwaren geldt het volgende:

•          Alle bieren, frisdranken en sportdranken zijn verplicht af te nemen via de sportdienst uit het beschikbare gamma. Eigen dranken kunnen dus niet meegebracht worden.

•          Er wordt een uitzondering gemaakt voor wijn, aperitief, koffie, warme dranken en versnaperingen. Deze mogen door de gebruiker zelf aangekocht worden. De gebruiker dient na de activiteit zelf in te staan voor het veilig opbergen van deze artikelen of deze mee te nemen.

•          De vereniging moet zelf instaan voor de bediening van de dranken.

•          De gebruiker dient bij het begin en het einde van de verhuring zelf in te staan voor de telling van de dranken.

•          Indien de gebruiker de telling niet opneemt, geldt de telling van de sportdienst als de juiste.

•          De kantine moet na gebruik altijd in perfecte staat achtergelaten worden: alle glazen afwassen en in de kasten plaatsen, de inhoud van de frigo’s ordenen en zo nodig aanvullen, de toog reinigen, de bakken op de juiste plaats zetten.

•          De gebruiker beheert de kantine als een goede huisvader. Tijdens de uitoefening van de activiteit is de gebruiker verantwoordelijk voor verlies, diefstal en iedere schade aangebracht aan het gebouw en/of materiaal van de kantine Olieberg. De gebruiker dient ervoor te zorgen dat de hem toevertrouwde ruimte en het bijhorend materiaal gebruikt worden overeenkomstig hun bestemming. De gebruiker die verantwoordelijk is voor de beschadiging moet de (herstellings)kosten hiervan vergoeden.

Art. 10. – Er wordt een onkostennota opgemaakt en verstuurd voor de huur en het verbruik van dranken. De onkostennota dient 30 dagen na verzendingsdatum vereffend te worden.

Art. 11. - Elke gebruiker moet steeds vrije toegang verlenen aan het personeel van de sportdienst in werkopdracht.

Art. 12. - Voor het gebruik van elk element of apparaat dat een bepaald risico inhoudt in verband met de brandveiligheid moet de toestemming gevraagd worden aan de sportdienst. Na advies van de preventieadviseur kan de toestemming verleend worden voor het gebruik ervan en/of kan een vuurvergunning voor 1 dag afgeleverd worden indien nodig. De gebruiker moet zelf de nodige en voldoende maatregelen treffen in verband met brandvoorkoming en -beveiliging.

Het is strikt verboden eigen kookfornuizen, frietpotten of elektrische huishoudtoestellen van welke aard ook binnen te brengen in de kantine zonder toestemming van de sportverantwoordelijke na advies van de preventieadviseur.

Art. 13. - Er is een strikt rookverbod in de volledige kantine Olieberg. De gebruiker dient er voor te zorgen dat bezoekers aan de kantine het rookverbod naleven.

4. SANCTIES

Art. 14 -  Alle gebruikers dienen de kantine na elk gebruik in zijn oorspronkelijke staat achter te laten. De sportdienst zal de nodige controle uitvoeren en kijken of alles zich in goede staat bevindt (zie artikel 12). Alle verhuringen worden geëvalueerd door de sportdienst en in geval van onregelmatigheden wordt dit gerapporteerd aan de kernraad sport.

Art. 15. - Betwistingen omtrent het opgestelde rapport worden steeds behandeld door het college van burgemeester en schepenen na advies van de kernraad sport.

Art. 16. - Bij vaststelling van niet naleving van artikel 9 van het gebruikersreglement wordt een schadevergoeding aangerekend ter waarde van de gepresteerde uren van het poetspersoneel voor het poetsen van de cafetaria, wordt de huurprijs aan 300 % aangerekend en worden de dranken aan het duurste tarief aangerekend (cumulatief).

Art. 17. - Het gebruikersreglement dient strikt nageleefd te worden, zo niet kan het college van burgemeester en schepenen de beslissing nemen tot het niet laten doorgaan van de activiteit, het stopzetten ervan of tot het ontruimen van de kantine. Bij herhaalde niet naleving van het reglement en na schriftelijke verwittiging kan een weigering van verhuring in de toekomst uitgesproken worden door het college van burgemeester en schepenen. De kernraad sport adviseert het college van burgemeester en schepenen hierin. Deze sanctie doet geen afbreuk aan de specifieke sancties die in dit reglement worden beschreven.

5. VERZEKERING en AANSPRAKELIJKHEID

Art. 18. - De gemeente is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en schade veroorzaakt door de inrichting van de activiteit. De gebruiker is verantwoordelijk voor ongevallen en schade dit zowel tegenover derden als tegenover de gemeente.

Art. 19. - De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verlies van materiaal, voor diefstal of voor beschadigingen.

6. SLOTBEPALING

Art. 20. - Elke niet in dit reglement voorziene materie wordt na advies van de kernraad sport voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen dat hierover een beslissing neemt.