Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd om het bibliotheekreglement naar aanleiding van de overstap naar het Vlaams Eengemaakt Bibliotheeksysteem Wise goed te keuren.

Motivering

De modaliteiten waaronder gebruik kan worden gemaakt van de gemeentelijke openbare bibliotheek werden vastgelegd in het dienstreglement en het retributiereglement van de bibliotheek.

Het huidig dienstreglement (met bepalingen rond lidmaatschap, ontlenen, verantwoordelijkheid, dienstverlening enz.) werd in de gemeenteraadszitting van 30 januari 2014 goedgekeurd. Het huidig retributiereglement werd het laatst aangepast in 2013 en in de gemeenteraadszitting van 26 september 2013 goedgekeurd. Naar de burger toe is het eenvoudiger om één bibliotheekreglement (dienstbepalingen en tarieven samen) te hebben. Daarnaast dringen zich door veranderingen op regionaal en Vlaams niveau een aantal wijzigingen op.

Op 29 mei 2020 maakt de bibliotheek de overstap naar het Eengemaakt Bibliotheeksysteem. Met de verandering van de huidige bibliotheeksoftware Bidoc naar het Vlaams Eengemaakt Bibliotheeksysteem Wise waren een aantal aanpassingen nodig aan de bestaande reglementen. Meteen werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om aanpassingen door te voeren omwille van nieuwe noden en te herschrijven naar hedendaagse normen.

De nieuwe bibliotheeksoftware biedt verregaande mogelijkheden tot samenwerking met verschillende bibliotheken. Naar aanleiding van de overstap oppert CultuurConnect dat bibliotheken die dat wensen, kunnen stappen zetten naar een betere en optimalere samenwerking met een betere en ruimere dienstverlening naar de bibliotheekgebruikers toe. Dit kan volgens verschillende niveaus van niveau 0 (geen samenwerking) tot niveau 4 als regio-bibliotheek. De bibliotheken van Zuidwest sluiten aan op niveau 1 met een gezamenlijk lidmaatschap. Om dit te kunnen uitrollen zijn een aantal aanpassingen nodig in het bestaande reglement. Daarnaast is de overstap naar het Eengemaakt Bibliotheeksysteem een opportuniteit voor de bibliotheken uit de regio Zuidwest om te streven naar meer gelijkvormigheid en een intensievere samenwerking naast het gemeenschappelijk lidgeld. De huidige lokale bibliotheekreglementen werden tegen het licht gehouden op zoek naar gelijkenissen en verschillen. Voor een aantal basisregels werd er een compromis voorgesteld. Daarbij werden de volgende principes gehanteerd: maximum voordeel aan de klant die tijdig zijn materialen inlevert, maximum gemene deler van de huidige reglementen in de regio, éénduidigheid en transparantie waarbij de klant centraal staat.

•          Een lidgeld van 5 euro per jaar i.p.v. 2,5 euro voor iedereen vanaf 18 jaar. Studenten krijgen een gratis lidmaatschap. Mensen met een UiT-kansenpas betalen slechts 1 euro. De gebruikers zijn dan meteen lid van alle bibliotheken van de regio en kunnen dan overal terecht door eenmaal te betalen. De meerwaarde dat zij in de toekomst in 12 bibliotheken van Zuidwest terecht kunnen, zorgt dat dit het lidgeld van 5 euro rechtvaardigt. De leners krijgen een lidkaart. Bij verlies wordt een nieuwe kaart afgeleverd tegen 2,50 euro i.p.v. 1,50 euro.

•          Voor de eenduidigheid zullen per kaart nu 15 i.p.v. 10 materialen ontleend kunnen worden. Dit aantal is enkel voor de gewone gebruiker, de uitzonderingen voor groepskaarten zoals klaskaarten en dergelijke blijven van toepassing.

•          De prijs voor de service dat een boek kan overgebracht worden vanuit een andere bibliotheek wordt aangepast naar 3 euro i.p.v. 0,50 euro. Het interbibliothecair leenverkeer (IBL) wordt niet langer gesubsidieerd door de provincie en de prijs dekt ook de werkelijke kost niet waardoor een aanpassing wenselijk is. Bij 1 lidmaatschap voor de regio heeft een lener van de bibliotheek van Deerlijk toegang tot de hele collectie van de 12 bibliotheken. We verwachten dat de lener nu eerder het gevraagde werk zelf zal ophalen in de bibliotheek waar het werk aanwezig is. Dit is voor de lener immers sneller en goedkoper. Leners kunnen uitgeleende materialen in onze bibliotheek steeds reserveren (0,50 euro per reservatie).

•          Het te-laat-geld (boete) is 0,20 euro per uitlening per dag in plaats van 0,15 euro per week. Maximum voordeel aan de klant die tijdig zijn materialen inlevert. Een administratiekost van 1 euro wordt aangerekend bij brieven via postbedeling.

•          Aanpassing en uitbreiding van de mogelijkheid van kopiëren en printen. Geen A3 formaat meer, maar mogelijkheid tot printen en kopiëren in kleur. A4 formaat: 0,15 euro voor zwart-wit en 0,50 euro voor kleur.

•          Bewaren van gegevens op USB-stick. Gegevensopslag op diskette, cd-rom, dvd gebeurt niet meer. Een USB-stick kan aangekocht worden voor 4 euro.

•          Voortaan kan een bibliotheektas van de Zuidwest-bibliotheken  voor 1 euro aangekocht worden.

•          Opname van tarieven met betrekking tot de Uitpas van Zuidwest. Een Uitpas kan aangekocht worden voor 3 euro. Bij verlies kan een nieuwe pas bekomen worden voor 1 euro. Mensen met een kansentarief krijgen een bibliotheeklidmaatschap van 1 jaar voor 1 euro.

•          Toevoeging van een ticket per beurt aan 0,50 euro voor gebruik van een publieke computer door niet-leden van de bibliotheek.

•          Toevoeging van een verwerkingskost van 2,50 euro (beveiligingstag van de materialen, etiketten, kaftwerk) bij verloren materialen.

De retributie voor de onderstaande prestaties worden verwerkt in het bibliotheekreglement.

Er zijn geen adviezen nodig.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 40. § 3 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere: Decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012 en latere wijzigingen

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit dat het dienstreglement van de gemeentelijke openbare bibliotheek van 30 januari 2014 en het retributiereglement van de gemeentelijke openbare bibliotheek van 26 april 2013 worden opgeheven vanaf 8 juni 2020.

Onderstaand bibliotheek reglement treedt in werking op 8 juni 2020 en loopt af op 31 december 2025.

BIBLIOTHEEKREGLEMENT 

Art. 1

Dit bibliotheekreglement treedt in werking op 8 juni 2020 en vervangt alle vorige dienst- en retributiereglementen van de bibliotheek. Het bibliotheekreglement loopt af op 31 december 2025.

Art. 2

De gemeentelijke openbare bibliotheek Deerlijk is vrij toegankelijk.

Zij is een democratische instelling. Haar collectie, dienstverlening en activiteiten worden in een geest van objectiviteit aangepast aan al de behoeften aan ontwikkeling, opvoeding, informatie en ontspanning van de hele bevolking.

Art. 3

Openingstijden

De dagen en uren van opening zijn:

maandag: 15.00 - 19.00 uur

dinsdag: 10.00 - 12.00 uur

woensdag: 15.00 - 19.00 uur

vrijdag: 13.30 - 20.00 uur

zaterdag: 10.00 - 12.00 uur

14.00 - 16.00 uur

Art. 4

Inschrijven

Inschrijven gebeurt bij voorkeur met de identiteitskaart. Na inschrijving kan de bibliotheekbezoeker materialen ontlenen of reserveren en het internet of andere digitale informatie raadplegen.

Na de inschrijving van een minderjarige ontvangt een ouder/voogd een brief waarin deze inschrijving wordt bevestigd. Deze personen zijn verantwoordelijk tot hun kinderen meerderjarig zijn. Indien de ouder of voogd niet langer akkoord is, kan deze inschrijving ongedaan gemaakt worden na inlevering van eventueel ontleende materialen en na betalen van eventueel openstaande kosten.

Iedereen die ingeschreven wordt, ontvangt een lenerskaart die gratis wordt afgeleverd. Bij verlies wordt een nieuwe lenerskaart afgeleverd tegen betaling (2,50 euro).

Volwassenen betalen 5 euro voor een jaar lidmaatschap. Jongeren beneden de 18 jaar betalen geen lidgeld, evenals voltijdse studenten (op vertoon van een geldige studentenkaart). Aan nieuwe inwoners van de gemeente Deerlijk wordt er een jaar gratis lidmaatschap aangeboden. Houders van een geldige UiTpas met kansentarief krijgen korting en betalen 1 euro. De individuele lenerskaart is geldig in alle bibliotheken van de regio Zuidwest, dit zijn de bibliotheken van Avelgem, Anzegem, Deerlijk, Harelbeke, Kortrijk, Kuurne, Lendelede, Menen, Waregem, Wervik, Wevelgem en Zwevegem.

Veranderingen van adres, e-mailadres of telefoonnummer moeten door de lener zo spoedig mogelijk meegedeeld worden.

Art. 5

Uitlenen

De uitlening van werken is gratis. Het aantal werken of materialen dat tegelijkertijd op een lenerskaart uitgeleend kan worden, is tot 15 beperkt. De lener is zelf verantwoordelijk voor de correcte registratie van de materialen. De uitleentermijn bedraagt vier weken met uitzondering van sprinters (dit zijn populaire titels met een uitleentermijn van twee weken). De uitleentermijn van de geleende materialen kan met maximaal 4 weken verlengd worden. De uitleentermijn kan niet verlengd worden indien de materialen gereserveerd zijn door een andere lener. Verlengen van de uitleentermijn kan via mijn bibliotheek, via mail, telefonisch of aan de uitleenstations in de bibliotheek. Leerkrachten, studenten, begeleiders in opvanginitiatieven,… kunnen een groepskaart met aangepaste voorwaarden aanvragen.

De uitleningen zijn strikt persoonlijk. Het geleende werk mag niet verder uitgeleend worden. Met andere woorden, de lener is verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle materialen die op zijn/haar lenerskaart staan. Bij minderjarige leners berust deze verantwoordelijkheid bij de ouder of voogd.

Leners tot en met 11 jaar kunnen geen materialen uit de volwassencollectie lenen. Vanaf 12 jaar heeft de lener toegang tot de volledige collectie.

Uitleningen via bib aan huis zijn mogelijk voor minder mobiele leners.

Bij verlies of diefstal van de lenerskaart moet de lener onmiddellijk aangifte doen bij de bibliotheek. Het lenersaccount wordt geblokkeerd om mogelijk misbruik te vermijden.

Elke beschadiging en/of tekort aan een materiaal dat de lener wenst te lenen, moet vooraf worden gemeld. Zo niet kan hij aansprakelijk gesteld worden.

De lener moet zorg dragen voor de ontleende werken. Na het terugbrengen van de materialen controleert het bibliotheekpersoneel op volledigheid en beschadiging. De lener kan tot 5 werkdagen na inlevering verantwoordelijk gesteld worden voor het niet correct inleveren van materiaal (bv. beschadigde cd of dvd, aanduidingen in het boek…). Bij verlies of totale beschadiging moet hij de kostprijs van het werk betalen, verhoogd met de verwerkingskosten (2,50 euro). Voor werken die niet meer verkrijgbaar zijn, wordt bovendien een toeslag aangerekend die voor elk geval apart door de bibliothecaris wordt bepaald. Bij gedeeltelijke beschadiging van een werk bepaalt de bibliothecaris het bedrag van de schadevergoeding. Indien een essentieel onderdeel van een gezelschapsspel ontbreekt, moet het spel volledig vergoed worden. Bij een vervangbaar onderdeel wordt de stukprijs aangerekend. Verloren materialen waarvoor betaald is, worden bij het terugvinden niet teruggenomen, noch terugbetaald.

De lener betaalt een te-laat-geld van 0,20 euro per uitlening en per dag voor de materialen die te laat binnengebracht of te laat verlengd werden. Het te-laat-geld gaat in op de dag na het verstrijken van de uitleentermijn, sluitingsdagen worden niet meegerekend. Als je als lener je e-mailadres opgeeft, word je per mail verwittigd wanneer de uitleentermijn van de materialen dreigt te verstrijken. Dit is een extra service. De klant blijft verantwoordelijk voor het bewaken van de vervaldatum van zijn uitgeleende materialen. Het niet-ontvangen van de e-mail is geen reden tot kwijtschelden van het te-laat-geld. De lener kan steeds zijn uitleentermijn controleren via mijn bibliotheek en op het uitleenbriefje. De bibliotheek stuurt tot drie herinneringen om de materialen terug te vorderen na het verstrijken van de uitleentermijn. Er worden twee herinneringen verstuurd via e-mail of per brief, de derde herinnering volgt altijd per post. De administratiekosten (1 euro) voor de brieven via postbedeling zijn ten laste van de lener. Wanneer aan deze herinneringen geen gevolg gegeven wordt, volgt een procedure via de financiële dienst. 

Een openstaand bedrag mag maximaal 5 euro bedragen. Vanaf 5 euro wordt de kaart geblokkeerd zowel voor gebruik in de bibliotheek als via mijn bibliotheek. Door het betalen van het openstaande bedrag wordt de blokkering automatisch opgeheven.

Uitgeleende werken of materialen kunnen gereserveerd worden (0,50 euro ). De lener wordt verwittigd wanneer het werk ter beschikking is. Werken die niet voorhanden zijn, kunnen - in het kader van het reglement op het leenverkeer onder bibliotheken - aangevraagd worden (3 euro). De lener wordt verwittigd wanneer het werk ter beschikking is. Het gereserveerde werk blijft een week ter beschikking staan.

Art. 6

Dienstverlening, internet en wifi

Een gebruiker kan voor informatie, begeleiding en andere hulp altijd een beroep doen op het personeel.

Een gebruiker kan een kopie in A4 formaat bekomen. 0,15 euro voor een kopie in zwart-wit, 0,50 euro voor een kopie in kleur.

De bibliotheek stelt computers ter beschikking aan de leners. Het is wenselijk dat kinderen jonger dan 10 jaar vergezeld worden van een volwassene. Wie over een geldig lidmaatschap beschikt, heeft gratis toegang tot het internet op een toestel van de bibliotheek of kan gebruik maken van de publieke wifi op een eigen toestel. Niet-leden kunnen ook gebruik maken van de publieke computers. Hiervoor dient een ticket (0,50 euro/per beurt) gekocht te worden.

Internet is beschikbaar voor maximum 1 uur per beurt en in volgorde van aanmelding. Vooraf reserveren wordt aangeraden, is gratis en kan voor de lopende of volgende week. Elke gebruiker kan maximum 2 uur per week reserveren. Wie zich tien minuten na het begintijdstip van de gereserveerde beurt niet aangemeld heeft, verliest zijn reservatie.

Er wordt verondersteld dat de gebruiker vertrouwd is met  internet. Het bibliotheekpersoneel verstrekt enkel basishulp. Surfen naar websites in strijd met de openbare orde en goede zeden is verboden. Schending van dit verbod kan leiden tot tijdelijke of definitieve uitsluiting van toegang tot de bibliotheek.

Informatie kan worden opgeslagen op een USB-stick. Een stick kan aangekocht worden voor 4 euro. Er kan worden geprint aan 0,15 euro per zijde voor afdruk in zwart-wit en 0,50 euro per zijde voor kleur. Elke printopdracht moet betaald worden.

Bij het gebruik van USB-stick dient de bibliotheekgebruiker deze regelmatig te controleren op virussen, en indien noodzakelijk virusvrij te maken. Software overgenomen van internet kan virussen bevatten.

De bibliotheek kan nooit verantwoordelijk gesteld worden voor schade aan de apparatuur van de gebruiker.

Een Uitpas is  te verkrijgen aan 3 euro, bij verlies kan een nieuwe gekocht worden voor 1 euro.

De bibliotheek kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het tijdelijk niet beschikbaar zijn van internet, de online catalogus, databanken of de Uitpas-zuil om puntjes te sparen.

Bij vaststelling van schade aan hard- en/of software bepaalt de bibliothecaris de te betalen vergoeding.

Art. 7

Algemene bepalingen

Dieren, met uitzondering van blindengeleidehonden en surveillancehonden, steps, skateboarden, en dergelijke zijn niet toegelaten in de bibliotheek.

De toegang tot de bibliotheek, dit wil zeggen de trappen en het hellend vlak, moet vrijgehouden worden voor de bibliotheekgebruikers en mag nooit gebruikt worden om te fietsen of te skateboarden en dergelijke.

In de leeszaal moet de gebruiker ervoor zorgen dat de studie-atmosfeer niet verstoord wordt.

De referentiewerken, het recentste nummer van een tijdschrift en de dagbladen kunnen enkel ter plaatse geraadpleegd worden.

Kinderen jonger dan 12 jaar mogen enkel na toelating in de afdeling voor volwassenen verblijven.

Verloren voorwerpen worden maximaal 30 dagen bijgehouden.

In de bibliotheek kan een Bibtas voor 1 euro aangekocht worden.

De bibliotheekbezoeker gedraagt zich respectvol tegenover de andere bezoekers, het personeel, de aanwezige materialen en het meubilair. Extreem storend gedrag, gedrag dat niet strookt met de goede zeden kunnen leiden tot sancties zoals de uitzetting uit het gebouw, het verlies van leenrecht en/of de ontzegging om nog gebruik te maken van alle diensten die de bibliotheek biedt. Bij overlast door gebrek aan hygiëne, zal gevraagd worden om de bibliotheek te verlaten.

Bij vandalisme, diefstal of beschadiging van eigendommen van de bibliotheek of agressief en ontoelaatbaar gedrag ten aanzien van medewerkers of bezoekers, zal er aangifte gedaan worden bij de politie. Bezoekers die zelf het slachtoffer zijn van dergelijke zaken, worden steeds aangeraden hetzelfde te doen.

De bibliotheek is niet verantwoordelijk voor eventueel verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen. De bibliotheek is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen.

De persoonlijke gegevens zijn vertrouwelijk en worden enkel voor bibliotheekdoeleinden gebruikt. Elke lener heeft het recht op inzage en verbetering van zijn identiteitsgegevens en die van de aan zijn zorg toevertrouwde minderjarigen op de wijze zoals bepaald door Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679, 26 april 2016).

Door zich in de bibliotheek in te schrijven, verklaart de gebruiker zich akkoord met dit reglement, dat hem/haar bij de inschrijving overhandigd wordt.

Personen die dit reglement niet naleven of de goede gang van zaken verstoren, kunnen tijdelijk of definitief uitgesloten worden van toegang en gebruik van de bibliotheek.

Bij ernstige vergrijpen kan politioneel of juridisch optreden gevraagd worden.

De bibliothecaris behandelt alle niet door dit reglement voorziene gevallen.