Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd het gebruikersreglement sporthallen goed te keuren tot 31 december 2031.

Motivering

Voorliggend reglement vervangt het bestaande reglement van inwendige orde zoals destijds goedgekeurd in de VZW Gaverdomein. De ontbinding van de VZW Gaverdomein werd in de gemeenteraad van 20 december 2012 bekrachtigd. Voorliggend reglement werd nog niet goedgekeurd door de gemeenteraad.

Het reglement legt algemene regels op tot een vlot gebruik van de sporthallen Bij evaluatie van het gebruik van de sporthallen op basis van het gebruikersreglement worden geen problemen vastgesteld.

Er wordt voorgesteld om het reglement te laten goedkeuren door de gemeenteraad tot 31 december 2031.

Het college van burgemeester en schepenen heeft voorliggend reglement besproken in zitting van 8 oktober 2025 en heeft de voorzitter van de gemeenteraad verzocht de goedkeuring van dit reglement te agenderen op de eerstvolgende gemeenteraadszitting.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid:  Art. 40, § 3 Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Reglement van inwendige orde sporthallen VZW Gaverdomein

○        Aktename ontbinding VZW Gaverdomein, goedgekeurd in de gemeenteraad van 20 december 2012

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit het gebruikersreglement sporthallen goed te keuren tot 31 december 2031 als volgt:

   GEBRUIKERSREGLEMENT SPORTHALLEN

1. DOEL

Dit reglement is van toepassing op Gaverhal en Sportbeuk, gelegen Vercruysse de Solartstraat nr. 30 te 8540 Deerlijk.

De sporthallen bieden mogelijkheden aan sportgebruikers om zich te ontplooien in hun sport. Tevens kunnen alle Deerlijkse scholen overdag gebruik maken van de sporthallen. De speelpleinwerking heeft een vaste stek in de Gaverhal tijdens vakantieperioden. Er wordt gestreefd naar een optimaal gebruik van de zalen.

De sporthallen staan ook ten dienste van de ganse Deerlijkse bevolking.

Enkel het gemeentebestuur is bevoegd inzake afwijkingen van deze prioritaire doelstellingen.

Het gemeentebestuur heeft een diensthoofd sport aangesteld als verantwoordelijke en afgevaardigde voor het gebruik van de sporthallen.

2. INFRASTRUCTUUR

A. GAVERHAL

Polyvalente zaal met vernieuwde punt-elastische sportvloer (afmetingen 27m x 39m) Sportbelijning voor: tennis (1 terrein), volleybal (2 terreinen), basketbal (3 terreinen), mini-voetbal (1 terrein), badminton (8 terreinen)

●        1 secretariaat sportdienst

●        1 opberglokaal voor sportmateriaal

●        6 kleedruimtes met de nodige sanitaire voorzieningen, waarvan 2 met toiletten, tevens een toilet voor mensen met een beperking

●        2 scheidsrechters kleedruimtes

●        1 apart toilet

●        1 cafetaria + bijhorende toiletten

●        1 vergaderzaaltje

●        2 materiaalbergingen (technisch materiaal en speelpleinwerking)

●        1 technisch lokaal

●        1 officieel scorebord

●        1 polyvalente bovenzaal  (afm. 5m50 x 35 m)

De ingang is aangepast voor rolstoelgebruikers.

Het geheel is omgeven met een groene zone en vooraan is de nodige parkeergelegenheid voorzien.

B. SPORTBEUK

Een ruime zaal met een vernieuwde combi-elastische sportvloer (afm. 36 x 36 m)

Sportbelijning voor:  2 basketbalterreinen,  2 volleybalterreinen, 2 tennisterreinen, 8 badmintonterreinen.

●        Een scheidingswand om de zaal op te delen in 2 volwaardige sportterreinen.

●        Een verwarmingslokaal met een gasbrander.

●        Twee officiële elektronische scoreborden en 24/14 sec.-units. Na afspraak met de verantwoordelijke van de sportdienst kan hier gebruik van gemaakt worden.

●        16 opbergkastjes ten behoeve van de clubs; dit na afspraak met de verantwoordelijke van de sportdienst.

●        2 opbergruimtes voor sportmateriaal van 16 x 3 m en 10 x 3 m.

●        In beide zalen is ook het nodige sportmateriaal voorhanden, namelijk: 2 mini-voetbaldoelen, 4x volledig volleybalstel, 8 basketbaldoelen (6 verrolbaar, 2 vast), 2 minibaskettorens, 3 tennisstellen, 4 vierdelige badmintonstellen + nodige paaltjes, 1 grote trampoline, 1 kleine trampoline, 1 bok, 1 olympische turnvloer 12x12m, 16 zweedse banken, 2 plinten, 1 evenwichtsbalk, 16 kleine matjes, 2 springplanken, 8 ping-pong tafels, 1 verrolbaar scorebord, 2 scheidsrechterstoelen, 1 airtrack- tumblingmat, 18 verrolbare tribunestellen.

3.  AANVRAGEN TOT GEBRUIK SPORTHALLEN

Hier maken wij een onderscheid tussen enerzijds regelmatig terugkerende sportactiviteiten, éénmalige sportactiviteiten en éénmalige grote manifestatie-activiteiten. De aanvraag zal dan ook verschillend zijn.

In beide gevallen moet de aanvraag minstens 1 maand op voorhand aangevraagd worden aan de sportdienst.

1. Regelmatig terugkerende sportactiviteiten:

Jaarlijks vragen de verenigingen hun trainingsuren aan en wordt er een voorlopig uurrooster opgemaakt. Ook de wedstrijdkalenders worden in overleg besproken.

Tijdens de jaarlijkse vergadering van het Gaverhalcomité in mei wordt het uurrooster definitief samengesteld en voorgelegd aan de kernraad sport indien problemen.

2. Eenmalige sportactiviteiten:

Deze kunnen telefonisch of per mail geregeld worden met de sportdienst. Hierbij houden we rekening met het uurrooster van de vaste gebruikers.

3. Eenmalige grote andere activiteiten:

●        Dit zijn activiteiten die afwijken van het gewone sportgebeuren en die samen met het evenementenloket worden besproken.

●        Deze activiteiten hebben een opbouw- en afbraaktijd nodig.

●        Eenmalige grote activiteiten dienen minstens 6 maanden voor aanvang aangevraagd te worden.

●        Deze eenmalige grote activiteiten kunnen pas toegestaan worden als alle betrokken partijen op de hoogte zijn van het gebeuren.

4.  PLICHTEN VAN DE GEBRUIKERS

ALGEMENE PLICHTEN (zijn voor iedereen van toepassing)

●        Elke vereniging, club of instelling die gebruik maakt of wenst te maken van de Gaverhal dient een verantwoordelijke aan te duiden. Dit is een bestuurslid, een trainer of een ploegafgevaardigde die zorgt als eerste aanwezig te zijn en de zaal pas verlaat als deze in de afgesproken staat werd achtergelaten. Deze persoon is ervoor verantwoordelijk dat de afspraken nageleefd worden tijdens de uren waarin zijn club gebruikmaakt van de zaal voor eigen leden, supporters of vreemden.

●        Geen toegang wordt verleend aan groepen zonder aangewezen verantwoordelijke.

●        De gebruiker zal aansprakelijk gesteld worden voor elke schade toegebracht aan het gebouw of aan het beschikbaar gestelde materiaal.

●        Bij beschadiging van het interieur of materiaal dient de verantwoordelijke  het diensthoofd sport van de schade te verwittigen. Deze kan dan samen met de verantwoordelijke de nodige vaststellingen doen.

●        Het diensthoofd sport zal de schade laten herstellen en de daaruit vloeiende onkostennota zal ter betaling voorgelegd worden aan de partij die de schade heeft veroorzaakt.

●        De gebruikers van de sporthallen zijn gehouden bij gebruik van licht en water, de nodige zuinigheid in acht te nemen.  Het licht moet uiterlijk een kwartier na afloop van de activiteit gedoofd worden.

●        Er is een systeem van vaste reclame toegelaten voor de competitieclubs. Een aanvraag bij de sportdienst is noodzakelijk. Het sportdienstpersoneel hangt de borden.

●        Het publiek dient zich steeds te bevinden in de voor hen toegankelijke plaats(en) die uitsluitend mag (mogen) bereikt worden via de ingangen van de sporthallen.

●        Voorwerpen die in de sporthallen gevonden worden, dienen onmiddellijk aan de sportdienst (zaalwachter) overhandigd te worden.

●        Het is ten strengste verboden huisdieren mee te brengen in de sporthallen.

●        Onder geen beding mag worden onderverhuurd.

●        Bij de organisatie van een evenement, receptie, tornooi dient de zaal opgeruimd te worden in zijn oorspronkelijke staat.

●        De beschermnetten aan de ingangsdeuren worden altijd geplaatst bij elke minivoetbalwedstrijd door de betrokken huurder.

●        In geen geval kan het gemeentebestuur aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen in de sporthallen en inzake voorwerpen die in de sporthallen verloren of ontvreemd worden.

VERPLICHTINGEN i.v.m. GEBRUIK

●        De sportvloer mag enkel met slijtvaste sportschoenen betreden worden. Zonder sportschoenen mag enkel de wandelzone betreden worden. Speciale loopstroken bakenen de wandelzone af.

●        De scheidingswand mag enkel na afspraak met de sportdienst verwijderd worden. Verwijderen van de kabel gebeurt enkel door de sportdienst.

●        De tribunes kunnen enkel voor wedstrijden verplaatst worden, doch dienen op hun oorspronkelijke plaats teruggeplaatst te worden. Zij mogen enkel gebruikt worden om publiek te plaatsen.

●        Alle gebruikte materiaal moet na gebruik op zijn plaats opgesteld worden in de materiaalberging of in de opbergkarren.

●        De kleedkamers moeten na het gebruik net achtergelaten worden; d.w.z. alle groot vuil in de vuilnisbak.

●        Enkel na afspraak met de sportdienst mag een andere ingang gebruikt worden dan de bestaande inkom sporthal.

●        Er worden materiaalkasten voorzien. Geen ander clubmateriaal mag in de zaal aanwezig zijn dan het sportmateriaal.

WEDSTRIJDEN OF MANIFESTATIES MET PUBLIEK

Wanneer publiek toegelaten wordt zal de verantwoordelijke van de club het nodige doen om:

●        alle publiek op de wandelzone te houden.

●        spelende kinderen uit de bergingen te houden, zorgen dat geen ander sportmateriaal wordt gebruikt.

●        ten stelligste te vermijden dat er gerookt wordt. Tevens mag er geen glas en blik binnengebracht worden in de sportbeuk. Er is een aqua waterautomaat geplaatst waar men zijn drinkbus kan vullen. Alle leeggoed dient verwijderd te worden na de wedstrijden en trainingen in de juiste vuilnisbakken.

●        kinderen, die de wedstrijd niet volgen, enkel in Gaverhal te laten spelen, dit zonder sportmateriaal. Wel kan een vast basketdoel gebruikt worden en tevens de minivoetbaldoeltjes, dit met beperkte verlichting.

●        Ook na de wedstrijd blijft de verantwoordelijke erop toezien dat het publiek de zaal verlaat en dat er geen kinderen blijven spelen in Sportbeuk. Dit tot zolang hun publiek in de hal of de bar verblijft.

●        Alle vuil moet opgeruimd worden.

Voor wedstrijden wordt door de sportdienst de verdeling van de kleedkamers opgemaakt. Deze is terug te vinden op het bord tussen de 2 sporthallen. Iedereen houdt zich aan die regeling.

AFSPRAKEN specifieke mogelijkheden en materialen

1. Het scorebord

Zowel in Gaverhal als in Sportbeuk zijn er scoreborden voorhanden. Na afspraak kan elke club deze gebruiken. Regelmatige gebruikers krijgen een sleutel van de kast waar het bedieningspaneel zit. Enkel de verantwoordelijke plaatst en gebruikt het scorebord.

Na gebruik plaatst men het bedieningspaneel terug achter slot.

Speciale scoretafels en stoelen zijn voorhanden; deze worden dan ook gebruikt.

2. Materialenkastjes

Regelmatige gebruikers kunnen na afspraak een sleutel krijgen van een eigen kastje. Zij zijn er dan zelf verantwoordelijk voor.  Er mag geen klein materiaal blijven liggen in de sporthal.

3. Geluidsinstallatie

Mits afspraak kan een sportclub gebruik maken van een geluidsinstallatie: Enkel de verantwoordelijke mag de installatie bedienen. Elke schade is ten laste van de club. Na gebruik wordt alles zorgvuldig opgeborgen.

4. Verwarming

In Gaverhal wordt de verwarming automatisch aangelegd door een tijdsklok. Enkel bij extra activiteiten legt de zaalwachter de verwarming aan.

In Sportbeuk kan de verwarming zelf aangelegd worden door de verantwoordelijke. Een thermostaat zorgt voor rationeel energieverbruik.

5. VERBODSBEPALINGEN.

Het is ten strengste verboden, te leuren, koopwaren aan te bieden of gratis uit te delen in de Gaverhal.

Het is eveneens verboden wijzigingen aan te brengen aan het systeem van verwarming of verlichting van de sporthallen.

Er mogen geen fietsen of andere voertuigen in de sportruimte of andere ruimten (inkomhal) geplaatst worden. 

6. STRAFMAATREGELEN

Bij ernstige misbreuken in de beide sportzalen zal steeds een gedetailleerd rapport opgesteld worden door de verantwoordelijken.

Het gemeentebestuur kan de toegang tot de sporthallen ontzeggen aan elke persoon wiens gedrag opspraak verwekt, of die zich niet gedraagt volgens de bepalingen van onderhavig reglement.

Het gemeentebestuur kan de toegang tot de sporthallen definitief ontzeggen aan de personen die herhaaldelijk onderhavig reglement overtreden.

7. SLOTBEPALING

Afschrift van dit reglement zal in de inkom van de Gaverhal worden uitgehangen op de daartoe meest geschikte plaats.

8. DUURTIJD REGLEMENT

Dit gebruikersreglement treedt in werking de vijfde dag na de bekendmaking ervan op de website en eindigt op 31 december 2031.

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 4

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.