Aanleiding en context
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het erkenningsreglement Deerlijkse verenigingen goed te keuren.
Motivering
Voorliggend reglement betreft een nieuw reglement.
De noodzaak tot agendering wordt als volgt gemotiveerd:
Overeenkomstig het meerjarenplan 2020 – 2025 wil het gemeentebestuur blijven inzetten op een optimale vrijetijdsbeleving, individueel of in verenigingsverband. Het ondersteunen van de basiswerking van de Deerlijkse verenigingen en georganiseerde vrijetijdsinitiatieven is daarbij een belangrijke pijler om blijvend op in te zetten.
Met de uitrol van een erkenningsreglement wil de gemeente in eerste instantie het verenigingsveld beter in kaart brengen en scherpstellen. Erkend zijn als Deerlijkse vereniging binnen een categorie zorgt voor duidelijkheid en houvast, zowel voor de gemeentediensten als voor de vereniging zelf.
Bovendien kan met de erkenning als Deerlijkse vereniging de koppeling gemaakt worden met vlotte communicatie, grote bereikbaarheid en visibiliteit. Zoals gerichte communicatie en informatie vanuit de gemeente, op maat van één, meerdere of alle verenigingscategorieën. Eenduidige afspraken rond communicatie van verenigingsactiviteiten via de daartoe voorziene gemeentelijke kanalen (zoals de kalender in het infomagazine, digitale buitenschermen, …). Maar ook bekendmaking van de verenigingen door publicatie van correcte contactgegevens (op basis van de erkenningsaanvraag en in regel met de GDPR-wetgeving) en een link naar de eventuele website van de vereniging op de gemeentelijke website. Tot en met een vlotte toeleiding van en voor de vereniging tot het door de gemeente gehanteerde vrijwilligersplatform Give a Day.
Een erkenning als Deerlijkse vereniging biedt daarnaast ook een kapstok bij het toekennen van financiële, logistieke en administratieve ondersteuning door het gemeentebestuur. In subsidie-, premie- en retributiereglementen kan desgewenst eenvoudig en consequent de connectie gemaakt worden met de erkenning als Deerlijkse vereniging. De erkenning als Deerlijkse vereniging hoeft daarbij evenwel geen absolute voorwaarde te zijn voor gemeentelijke ondersteuning. Wie of wat in aanmerking komt voor een subsidie, premie of andere vorm van ondersteuning, of een retributie dient te betalen, wordt immers steeds bepaald in het respectievelijke reglement zelf.
Om erkend te worden als Deerlijkse vereniging worden een aantal algemene voorwaarden en criteria naar voor geschoven. Elk van deze voorwaarden en criteria worden bewust gekozen:
● De vereniging is structureel en duurzaam opgericht zonder beroepsdoeleinden, winst- of handelsoogmerk = algemene definitie van een vereniging zoals bedoeld in dit ontwerpreglement.
● De vereniging dient te beschikken over goedgekeurde statuten of een huishoudelijk reglement of een duidelijke omschrijving van het doel dat door alle leden ondersteund wordt = de vereniging in kwestie heeft nagedacht over wat zij doet en waar zij voor staat en dat is ook duidelijk voor de leden, dit maakt het ‘kiezen van een erkenningscategorie ook makkelijker.
● De vereniging is een open vereniging. Iedereen kan lid worden op voorwaarde dat de reglementen en doelstellingen van de vereniging worden gerespecteerd = algemeen gehanteerde voorwaarde bij erkenning van verenigingen.
● De zetel of het secretariaat van de vereniging is gevestigd op het grondgebied van Deerlijk = waarborgt de verankering en werking in Deerlijk. Let wel, in geval van een fusieclub/vereniging met een duidelijk aantoonbare werking en verankering in Deerlijk kan met het oog op erkenning van de werking in Deerlijk de fusiezetel of het fusiesecretariaat ook gevestigd zijn op het grondgebied van een andere gemeente die behoort tot het werkingsgebied van de fusieclub/vereniging.
● De vereniging wordt geleid door een autonoom bestuur bestaande uit minstens 3 personen en waarvan minstens één bestuurslid inwoner is van de gemeente Deerlijk = een vereniging met meer dan 2 bestuursleden wordt verwacht duurzamer te zijn dan één- of tweepersoonsbesturen, daarom wordt gestimuleerd om minstens 3 personen op te nemen in het bestuur van een vereniging + waarborgt de verankering en werking in Deerlijk.
● De vereniging heeft een aantoonbare werking in en voor Deerlijk, tenzij men kan aantonen dat er in de gemeente onvoldoende of geen accommodatie aanwezig is om de activiteiten naar behoren te kunnen inrichten = waarborgt de verankering en werking in Deerlijk.
● De vereniging gebruikt de Nederlandse taal bij haar werking en tijdens de uitoefening van de activiteiten = algemeen gehanteerde voorwaarde bij erkenning van verenigingen.
● De vereniging moet minstens één jaar actief zijn en dus een jaarwerking achter de rug hebben om in aanmerking te komen voor erkenning = bij de opstart van een nieuwe vereniging is nog niet altijd voldaan aan alle voorwaarden en helaas is een nieuwe vereniging niet altijd een succesverhaal, opstartende verenigingen kunnen daarom overeenkomstig het reglement een voorlopige erkenning bekomen.
● De vereniging heeft minstens een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten voor haar leden die vrijwilligerswerk verrichten = een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor haar leden behoedt de vereniging voor heel wat problemen, vaak wordt daar niet of te weinig bij stilgestaan en willen we de verenigingen met deze voorwaarde enigszins sturen om zich te verzekeren tegen burgerlijke aansprakelijkheid, dit kan op maat van de vereniging via een zelf gekozen makelaar (al dan niet via koepelorganisatie) of bijvoorbeeld door middel van de gratis verzekering bij het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk. De focus wordt daarbij in eerste instantie gelegd op een verzekering voor de leden die actief vrijwilligerswerk verrichten.
● De vereniging dient te allen tijde te voldoen aan alle financiële verplichtingen tegenover het gemeentebestuur, voert een eigen boekhouding en heeft een afzonderlijke rekening op naam van de vereniging = zorgt voor transparante en éénduidige financiële stromen, zowel binnen de vereniging zelf, maar zeker ook bij financiële ondersteuning vanuit de gemeente aan de vereniging.
● De erkende vereniging moet te allen tijde kunnen aantonen dat ze aan de voorwaarden tot erkenning voldoet = algemeen gehanteerde voorwaarde bij erkenning van verenigingen.
Een erkenningsreglement voor verenigingen met duidelijke voorwaarden en criteria draagt aldus bij tot het schikken van het verenigingsveld en een uniforme en transparante ondersteuning van die verenigingen.
Het ontwerp erkenningsreglement voorziet dat het hoofddoel van de vereniging bepaalt binnen welke categorie de vereniging erkend wordt. Elke vereniging kan daarbij slechts binnen één van volgende categorieën erkend worden:
● Benefietorganisatie
● Wijkcomité
● Feestcomité
● Jeugdvereniging
● Jeugdbeweging
● Jeugdinfrastructuur beherende vereniging
● Noord-Zuid-vereniging
● Welzijnsorganisatie
● Humanitaire organisatie
● Milieuvereniging
● Seniorenvereniging
● Socio-culturele vereniging
● Kunstenvereniging
● Erfgoedvereniging
● Sportvereniging
● Sportorganisatiecomité
● Ondernemersvereniging
De voorgestelde categorieën, voorwaarden en criteria uit het erkenningsreglement werden op het vrijetijdscafé van 11 maart 2022 een eerste keer afgetoetst bij de aanwezige en gekende verenigingen.
Het ontwerp van erkenningsreglement werd teruggekoppeld op het MAT van 1 juni 2022. Na principieel akkoord van het college van burgemeester en schepenen van het reglement, in zitting van 7 september 2022, werd deze gepresenteerd aan de Deerlijkse verenigingen tijdens het vrijetijdscafé op 18 oktober 2022. Volgende bemerkingen en suggesties werden daarbij reeds genoteerd:
● Erfgoedverenigingen en vaderlandslievende verenigingen worden in het ontwerpreglement niet expliciet vermeld. Deze verenigingen kunnen ofwel als socio-culturele vereniging gezien worden, waarbij in dat geval erfgoed en vaderlandslievend worden geëxpliciteerd in de definitie van socio-culturele vereniging, ofwel worden 'erfgoedvereniging en/of vaderlandslievende vereniging' als aparte categorie toegevoegd als categorie in het erkenningsreglement.
● Fusieclubs/verenigingen met een duidelijk aantoonbare werking en verankering in Deerlijk hebben niet altijd hun zetel of secretariaat in Deerlijk. Deze nuance wordt bij voorkeur opgenomen in de formulering van de algemene voorwaarde(n).
Navolgend op het vrijetijdscafé werd het ontwerp van erkenningsreglement ter advies voorgelegd aan de cultuurraad, seniorenraad, sportraad en jeugdraad. Volgende adviezen werden begin 2023 verzameld:
● Cultuurraad: positief advies, mits volgende aandachtspunten/opmerkingen:
○ Artikel 1. Par. 2 en Par. 11 ter inzage voor de verenigingen (Vragen tot inzage zullen worden getoetst met de bepalingen inzake openbaarheid van bestuur en GDRP-wetgeving.)
○ Slotbepaling in artikel 1 moet zeker aanwezig zijn.
○ Zijn fusieclubs/verenigingen te rijmen met slotbepaling in artikel 1? (Bij een fusieclub/vereniging is er geen bovenliggende ‘moedervereniging/club’ met eveneens werking in Deerlijk).
○ Cultuurraad graag raadplegen bij iedere aanvraag (Erkenningen worden cf. het voorgestelde reglement ter kennis gegeven aan de adviesraad).
● Seniorenraad: geen formeel advies ontvangen, wel extra toelichting van het reglement op de seniorenraad van 16 december 2023 waarop bezorgdheid geuit werd omtrent mogelijke impact van de verzekeringsvraag voor kleine(re) verenigingen. Verdere afstemming met de voorzitter van de seniorenraad en de toelichting van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk op het Vrijetijdscafé van 29 maart 2023 hebben het verzekeringsvraagstuk verder geduid, waarbij in de betreffende erkenningsvoorwaarde de focus nu wordt gelegd op minstens een verzekering voor de leden die actief vrijwilligerswerk verrichten.
● Sportraad: positief advies, geheel in lijn met bestaande erkenningsreglement en -voorwaarden voor sportverenigingen.
● Jeugdraad: positief advies, mits opmerking dat in de bijkomende voorwaarden ter erkenning als jeugdbeweging wordt aangegeven dat er op regelmatige basis één dag per week werking moet zijn, dit is niet voor alle jeugdbewegingen het geval, met name sommige jeugdbewegingen hebben om de 2 weken werking. (Dit werd aangepast in het voorgestelde reglement.)
Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 3 mei 2023 de voorzitter van de gemeenteraad te verzoeken het erkenningsreglement Deerlijkse verenigingen, voor goedkeuring te agenderen op de eerstvolgende gemeenteraad.
Het erkenningsreglement voor Deerlijkse verenigingen wordt als volgt voorgesteld:
Erkenningsreglement Deerlijkse verenigingen
Art. 1.- Algemene erkenningsvoorwaarden
Om erkend te worden als Deerlijkse vereniging moet aan volgende voorwaarden cumulatief voldaan zijn:
● De vereniging is structureel en duurzaam opgericht zonder beroepsdoeleinden, winst- of handelsoogmerk.
● De vereniging dient te beschikken over goedgekeurde statuten of een huishoudelijk reglement of een duidelijke omschrijving van het doel dat door alle leden ondersteund wordt.
● De vereniging is een open vereniging. Iedereen kan lid worden op voorwaarde dat de reglementen en doelstellingen van de vereniging worden gerespecteerd.
● De zetel of het secretariaat van de vereniging is gevestigd op het grondgebied van Deerlijk. In geval van een fusieclub/vereniging met een duidelijk aantoonbare werking en verankering in Deerlijk kan met het oog op erkenning van de werking in Deerlijk de fusiezetel of het fusiesecretariaat ook gevestigd zijn op het grondgebied van een andere gemeente die behoort tot het werkingsgebied van de fusieclub/vereniging.
● De vereniging wordt geleid door een autonoom bestuur bestaande uit minstens 3 personen en waarvan minstens één bestuurslid inwoner is van de gemeente Deerlijk.
● De vereniging heeft een aantoonbare werking in en voor Deerlijk, tenzij men kan aantonen dat er in de gemeente onvoldoende of geen accommodatie aanwezig is om de activiteiten naar behoren te kunnen inrichten.
● De vereniging gebruikt de Nederlandse taal bij haar werking en tijdens de uitoefening van de activiteiten.
● De vereniging moet minstens één jaar actief zijn en dus een jaarwerking achter de rug hebben om in aanmerking te komen voor erkenning.
● De vereniging heeft minstens een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten voor haar leden die vrijwilligerswerk verrichten.
● De vereniging dient te allen tijde te voldoen aan alle financiële verplichtingen tegenover het gemeentebestuur, voert een eigen boekhouding en heeft een afzonderlijke rekening op naam van de vereniging.
● De erkende vereniging moet te allen tijde kunnen aantonen dat ze aan de voorwaarden tot erkenning voldoet.
Onderafdelingen of werkgroepen van een Deerlijkse vereniging kunnen niet apart erkend worden, tenzij deze een zelfstandige werking in Deerlijk kunnen aantonen door middel van een eigen adres (zetel of secretariaat), eigen rekeningnummer, eigen doelstelling(en) en eigen activiteiten, en zodoende voldaan wordt aan de betreffende algemene erkenningsvoorwaarden.
Art. 2.- Erkenningscategorieën
Het hoofddoel van de vereniging bepaalt binnen welke categorie de vereniging erkend wordt. Elke vereniging kan slechts binnen één van onderstaande categorieën erkend worden.
● Benefietorganisatie
Om erkend te worden als benefietorganisatie moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het organiseren van liefdadigheidsacties ter financiële ondersteuning van een vooraf gekozen goed doel, liefdadigheids- of onderwijsinstelling.
● Wijk- of feestcomité
Om erkend te worden als wijkcomité moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het versterken van het sociaal weefsel en het bevorderen van de leefbaarheid in de betreffende wijk of buurt.
Om erkend te worden als feestcomité moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het versterken van het sociaal weefsel en het bevorderen van de leefbaarheid in de betreffende wijk of buurt, en organiseert daartoe jaarlijks een meerdaagse festiviteit of kermis.
● Jeugdvereniging, jeugdbeweging of jeugdinfrastructuur beherende vereniging
Om erkend te worden als jeugdvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het organiseren van sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis.
Om erkend te worden als jeugdbeweging moet voldaan worden aan bovenstaande voorwaarde van een jeugdvereniging én volgende bijkomende voorwaarden:
○ Organisatie waar kinderen (-18 jaar) op regelmatige basis (dikwijls zaterdag of zondag) naartoe kunnen om samen te spelen.
○ Een groep jongeren, vrijwilligers, die verantwoordelijkheid opneemt om activiteiten voor kinderen en jongeren te organiseren. De meerderheid van de leiding is ouder dan 18 jaar en jonger dan 25 jaar.
Om erkend te worden als jeugdinfrastructuur beherende vereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het beheer en de uitbating van infrastructuur ten behoeve van jeugdwerk.
● Noord-Zuid-vereniging, welzijns- en humanitaire organisatie
Om erkend te worden als Noord-Zuid-vereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het bijdragen aan ontwikkelingssamenwerking, internationale solidariteit, Noord-Zuid-samenwerking en/of duurzame ontwikkeling.
Om erkend te worden als welzijnsorganisatie moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het behartigen van het welzijn van de inwoners van Deerlijk door ondersteuning van personen (of hun verwanten) in armoede, met een beperking, een aandoening of psychische of sociale problemen, door voedselbedeling en door het bijdragen aan emancipatie, participatie en versterking.
Om erkend te worden als humanitaire organisatie moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De (overkoepelende) organisatie is erkend als humanitaire organisatie door een Belgische en/of Europese autoriteit.
○ De organisatie heeft als primaire doelstelling het verlenen van noodhulp, met name het redden van levens, verminderen van menselijk lijden en het bewaren en beschermen van menselijke waardigheid.
● Milieuvereniging
Om erkend te worden als milieuvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het duurzaam behoud, beheer en ontwikkeling van de natuur- en leefomgeving.
● Seniorenvereniging
Om erkend te worden als seniorenvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het organiseren van groepsgerichte, sociaal-cultureel vormende initiatieven met, voor en door senioren uit Deerlijk.
○ De activiteiten zijn hoofdzakelijk gericht op mensen van de leeftijdscategorie 60+.
● Socio – culturele en kunstenvereniging
Om erkend te worden als socio-culturele vereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling actieve kunstbeoefening, sociaal-cultureel vormingswerk, socio-culturele vrijetijdsbesteding of organisatie van officiële herdenkingsplechtigheden.
○ De vereniging is gericht op een volwaardige en zinvolle participatie aan het maatschappelijk gebeuren en gemeenschapsvorming.
Om erkend te worden als kunstenvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging gebruikt kunstbeoefening als middel voor een ruime, maatschappelijke ontplooiing.
○ De vereniging zet actief in op kunstcreatie binnen één van volgende kunstdisciplines: muziek en zang, toneel, beeldende expressie, film en fotografie, of dans.
○ De vereniging bestaat uit minstens 8 actieve leden.
○ De vereniging organiseert minstens 2 publieke presentaties en 10 repetitiemomenten per jaar.
● Erfgoedvereniging
Om erkend te worden als erfgoedvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het verzamelen, bewaren, ontsluiten en verspreiden van (lokaal) erfgoed.
○ De vereniging organiseert activiteiten en sensibiliseert hiermee over het belang van (lokaal) erfgoed.
● Sportvereniging
Om erkend te worden als sportvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het aanzetten van de bevolking tot het beoefenen van sport- en fysieke activiteiten, individueel of in ploegverband met een competitief of recreatief karakter.
○ De vereniging bestaat uit minstens 8 actieve leden.
○ De vereniging heeft wekelijks gedurende minstens 8 maanden per jaar een regelmatige sportwerking (minimaal 1 x/ week).
○ De vereniging heeft een verzekering lichamelijke ongevallen én burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten voor al haar (bestuurs-) leden en lesgevers (cfr minimumbepalingen opgenomen in het decreet van de erkenning voor landelijk georganiseerde sportverenigingen).
○ De club of vereniging die aangesloten is bij een (sport-)federatie dient aangesloten te zijn bij een erkende Vlaamse (sport-)federatie.
● Sportorganisatiecomité
Om erkend te worden als sportorganisatiecomité moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging bestaat uit minstens 4 actieve bestuursleden.
○ De vereniging organiseert minimaal 1 x/ jaar een sportmanifestatie.
○ De deelnemers aan de organisatie worden allen verzekerd tegen lichamelijke ongevallen.
● Ondernemersvereniging
Om erkend te worden als ondernemersvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de aangesloten Deerlijkse ondernemers en het versterken van de economische structuur van de gemeente.
Art. 3.- Opstartende verenigingen
Een opstartende vereniging kan bij het college van burgemeester en schepenen een voorlopige erkenning van een jaar aanvragen. Voorlopig erkende verenigingen kunnen geen aanspraak maken op subsidies of premies, tenzij anders bepaald in het respectievelijke subsidie- of premiereglement. Deze aanspraak kan ook niet retroactief na de definitieve erkenning. Na afloop van het eerste werkjaar kan de vereniging een definitieve erkenning aanvragen als ze voldoet aan de algemene erkenningsvoorwaarden en de voorwaarden van de categorie waarbinnen de vereniging werkzaam is.
Art. 4. - Verenigingen uitgesloten van erkenning
Verenigingen rond religieuze thema’s, mutualiteiten, beroepsorganisaties en vakbonden, en politieke partijen kunnen niet als vereniging erkend worden overeenkomstig dit reglement.
Art. 5.- Procedure
De vereniging kan een aanvraag tot erkenning richten aan het gemeentebestuur via het daartoe voorziene aanvraagformulier.
De betrokken gemeentediensten toetsen de aanvraag aan de erkenningsvoorwaarden. De vereniging kan daarbij uitgenodigd worden om haar aanvraag indien nodig verder te staven en/of te motiveren. De betrokken gemeentediensten kent op basis van een gemotiveerd advies de erkenning al dan niet toe. De vereniging wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.
De erkenningen worden ter kennis gegeven aan het college van burgemeester en schepenen en de bevoegde adviesraad.
Art. 6.- Geldigheidsduur erkenning
Bij inwerkingtreding van het erkenningsreglement of na een wijziging van de betreffende voorwaarden in het erkenningsreglement dienen de verenigingen een erkenningsaanvraag in om (opnieuw) erkend te kunnen worden. De erkenning van de vereniging blijft geldig voor zover de vereniging aan alle voorwaarden blijft voldoen.
Jaarlijks worden de erkende verenigingen door de bevoegde dienst gevraagd een update van hun administratieve gegevens te bezorgen en eventuele andere relevante wijzigingen in functie van dit reglement door te geven.
Wanneer de statuten, het huishoudelijk reglement of het doel van een erkende vereniging wijzigen, dient de nieuwe versie bezorgd te worden op de bevoegde dienst.
Een vereniging die ophoudt te bestaan of niet meer voldoet aan de algemene voorwaarden, verliest automatisch haar erkenning.
Het gemeentebestuur kan steeds de nodige gegevens opvragen en de juistheid van de naleving van de erkenningsvoorwaarden controleren.
Art.7.- Betwistingen
Betwistingen in verband met de uitvoering van dit reglement worden in eerste instantie voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Art. 8.- Geldigheid
Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2023 en loopt af op 31 december 2025.
Dit reglement heft het afzonderlijke erkenningsreglement sport, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 17 december 2020, op.
Juridische gronden
● Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, Decreet Lokaal Bestuur
Financiën
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
BESLUIT
Eenparig goedgekeurd
Artikel 1
De gemeenteraad besluit het erkenningsreglement Deerlijkse verenigingen als volgt goed te keuren:
Art. 1.- Algemene erkenningsvoorwaarden
Om erkend te worden als Deerlijkse vereniging moet aan volgende voorwaarden cumulatief voldaan zijn:
● De vereniging is structureel en duurzaam opgericht zonder beroepsdoeleinden, winst- of handelsoogmerk.
● De vereniging dient te beschikken over goedgekeurde statuten of een huishoudelijk reglement of een duidelijke omschrijving van het doel dat door alle leden ondersteund wordt.
● De vereniging is een open vereniging. Iedereen kan lid worden op voorwaarde dat de reglementen en doelstellingen van de vereniging worden gerespecteerd.
● De zetel of het secretariaat van de vereniging is gevestigd op het grondgebied van Deerlijk. In geval van een fusieclub/vereniging met een duidelijk aantoonbare werking en verankering in Deerlijk kan met het oog op erkenning van de werking in Deerlijk de fusiezetel of het fusiesecretariaat ook gevestigd zijn op het grondgebied van een andere gemeente die behoort tot het werkingsgebied van de fusieclub/vereniging.
● De vereniging wordt geleid door een autonoom bestuur bestaande uit minstens 3 personen en waarvan minstens één bestuurslid inwoner is van de gemeente Deerlijk.
● De vereniging heeft een aantoonbare werking in en voor Deerlijk, tenzij men kan aantonen dat er in de gemeente onvoldoende of geen accommodatie aanwezig is om de activiteiten naar behoren te kunnen inrichten.
● De vereniging gebruikt de Nederlandse taal bij haar werking en tijdens de uitoefening van de activiteiten.
● De vereniging moet minstens één jaar actief zijn en dus een jaarwerking achter de rug hebben om in aanmerking te komen voor erkenning.
● De vereniging heeft minstens een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten voor haar leden die vrijwilligerswerk verrichten.
● De vereniging dient te allen tijde te voldoen aan alle financiële verplichtingen tegenover het gemeentebestuur, voert een eigen boekhouding en heeft een afzonderlijke rekening op naam van de vereniging.
● De erkende vereniging moet te allen tijde kunnen aantonen dat ze aan de voorwaarden tot erkenning voldoet.
Onderafdelingen of werkgroepen van een Deerlijkse vereniging kunnen niet apart erkend worden, tenzij deze een zelfstandige werking in Deerlijk kunnen aantonen door middel van een eigen adres (zetel of secretariaat), eigen rekeningnummer, eigen doelstelling(en) en eigen activiteiten, en zodoende voldaan wordt aan de betreffende algemene erkenningsvoorwaarden.
Art. 2.- Erkenningscategorieën
Het hoofddoel van de vereniging bepaalt binnen welke categorie de vereniging erkend wordt. Elke vereniging kan slechts binnen één van onderstaande categorieën erkend worden.
● Benefietorganisatie
Om erkend te worden als benefietorganisatie moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het organiseren van liefdadigheidsacties ter financiële ondersteuning van een vooraf gekozen goed doel, liefdadigheids- of onderwijsinstelling.
● Wijk- of feestcomité
Om erkend te worden als wijkcomité moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het versterken van het sociaal weefsel en het bevorderen van de leefbaarheid in de betreffende wijk of buurt.
Om erkend te worden als feestcomité moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het versterken van het sociaal weefsel en het bevorderen van de leefbaarheid in de betreffende wijk of buurt, en organiseert daartoe jaarlijks een meerdaagse festiviteit of kermis.
● Jeugdvereniging, jeugdbeweging of jeugdinfrastructuur beherende vereniging
Om erkend te worden als jeugdvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het organiseren van sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis.
Om erkend te worden als jeugdbeweging moet voldaan worden aan bovenstaande voorwaarde van een jeugdvereniging én volgende bijkomende voorwaarden:
○ Organisatie waar kinderen (-18 jaar) op regelmatige basis (dikwijls zaterdag of zondag) naartoe kunnen om samen te spelen.
○ Een groep jongeren, vrijwilligers, die verantwoordelijkheid opneemt om activiteiten voor kinderen en jongeren te organiseren. De meerderheid van de leiding is ouder dan 18 jaar en jonger dan 25 jaar.
Om erkend te worden als jeugdinfrastructuur beherende vereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het beheer en de uitbating van infrastructuur ten behoeve van jeugdwerk.
● Noord-Zuid-vereniging, welzijns- en humanitaire organisatie
Om erkend te worden als Noord-Zuid-vereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het bijdragen aan ontwikkelingssamenwerking, internationale solidariteit, Noord-Zuid-samenwerking en/of duurzame ontwikkeling.
Om erkend te worden als welzijnsorganisatie moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het behartigen van het welzijn van de inwoners van Deerlijk door ondersteuning van personen (of hun verwanten) in armoede, met een beperking, een aandoening of psychische of sociale problemen, door voedselbedeling en door het bijdragen aan emancipatie, participatie en versterking.
Om erkend te worden als humanitaire organisatie moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De (overkoepelende) organisatie is erkend als humanitaire organisatie door een Belgische en/of Europese autoriteit.
○ De organisatie heeft als primaire doelstelling het verlenen van noodhulp, met name het redden van levens, verminderen van menselijk lijden en het bewaren en beschermen van menselijke waardigheid.
● Milieuvereniging
Om erkend te worden als milieuvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het duurzaam behoud, beheer en ontwikkeling van de natuur- en leefomgeving.
● Seniorenvereniging
Om erkend te worden als seniorenvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het organiseren van groepsgerichte, sociaal-cultureel vormende initiatieven met, voor en door senioren uit Deerlijk.
○ De activiteiten zijn hoofdzakelijk gericht op mensen van de leeftijdscategorie 60+.
● Socio – culturele en kunstenvereniging
Om erkend te worden als socio-culturele vereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling actieve kunstbeoefening, sociaal-cultureel vormingswerk, socio-culturele vrijetijdsbesteding of organisatie van officiële herdenkingsplechtigheden.
○ De vereniging is gericht op een volwaardige en zinvolle participatie aan het maatschappelijk gebeuren en gemeenschapsvorming.
Om erkend te worden als kunstenvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging gebruikt kunstbeoefening als middel voor een ruime, maatschappelijke ontplooiing.
○ De vereniging zet actief in op kunstcreatie binnen één van volgende kunstdisciplines: muziek en zang, toneel, beeldende expressie, film en fotografie, of dans.
○ De vereniging bestaat uit minstens 8 actieve leden.
○ De vereniging organiseert minstens 2 publieke presentaties en 10 repetitiemomenten per jaar.
● Erfgoedvereniging
Om erkend te worden als erfgoedvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het verzamelen, bewaren, ontsluiten en verspreiden van (lokaal) erfgoed.
○ De vereniging organiseert activiteiten en sensibiliseert hiermee over het belang van (lokaal) erfgoed.
● Sportvereniging
Om erkend te worden als sportvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het aanzetten van de bevolking tot het beoefenen van sport- en fysieke activiteiten, individueel of in ploegverband met een competitief of recreatief karakter.
○ De vereniging bestaat uit minstens 8 actieve leden.
○ De vereniging heeft wekelijks gedurende minstens 8 maanden per jaar een regelmatige sportwerking (minimaal 1 x/ week).
○ De vereniging heeft een verzekering lichamelijke ongevallen én burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten voor al haar (bestuurs-) leden en lesgevers (cfr minimumbepalingen opgenomen in het decreet van de erkenning voor landelijk georganiseerde sportverenigingen).
○ De club of vereniging die aangesloten is bij een (sport-)federatie dient aangesloten te zijn bij een erkende Vlaamse (sport-)federatie.
● Sportorganisatiecomité
Om erkend te worden als sportorganisatiecomité moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging bestaat uit minstens 4 actieve bestuursleden.
○ De vereniging organiseert minimaal 1 x/ jaar een sportmanifestatie.
○ De deelnemers aan de organisatie worden allen verzekerd tegen lichamelijke ongevallen.
● Ondernemersvereniging
Om erkend te worden als ondernemersvereniging moet aan volgende bijkomende voorwaarden zijn voldaan:
○ De vereniging heeft als primaire doelstelling het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de aangesloten Deerlijkse ondernemers en het versterken van de economische structuur van de gemeente.
Art. 3.- Opstartende verenigingen
Een opstartende vereniging kan bij het college van burgemeester en schepenen een voorlopige erkenning van een jaar aanvragen. Voorlopig erkende verenigingen kunnen geen aanspraak maken op subsidies of premies, tenzij anders bepaald in het respectievelijke subsidie- of premiereglement. Deze aanspraak kan ook niet retroactief na de definitieve erkenning. Na afloop van het eerste werkjaar kan de vereniging een definitieve erkenning aanvragen als ze voldoet aan de algemene erkenningsvoorwaarden en de voorwaarden van de categorie waarbinnen de vereniging werkzaam is.
Art. 4. - Verenigingen uitgesloten van erkenning
Verenigingen rond religieuze thema’s, mutualiteiten, beroepsorganisaties en vakbonden, en politieke partijen kunnen niet als vereniging erkend worden overeenkomstig dit reglement.
Art. 5.- Procedure
De vereniging kan een aanvraag tot erkenning richten aan het gemeentebestuur via het daartoe voorziene aanvraagformulier.
De betrokken gemeentediensten toetsen de aanvraag aan de erkenningsvoorwaarden. De vereniging kan daarbij uitgenodigd worden om haar aanvraag indien nodig verder te staven en/of te motiveren. De betrokken gemeentediensten kent op basis van een gemotiveerd advies de erkenning al dan niet toe. De vereniging wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.
De erkenningen worden ter kennis gegeven aan het college van burgemeester en schepenen en de bevoegde adviesraad.
Art. 6.- Geldigheidsduur erkenning
Bij inwerkingtreding van het erkenningsreglement of na een wijziging van de betreffende voorwaarden in het erkenningsreglement dienen de verenigingen een erkenningsaanvraag in om (opnieuw) erkend te kunnen worden. De erkenning van de vereniging blijft geldig voor zover de vereniging aan alle voorwaarden blijft voldoen.
Jaarlijks worden de erkende verenigingen door de bevoegde dienst gevraagd een update van hun administratieve gegevens te bezorgen en eventuele andere relevante wijzigingen in functie van dit reglement door te geven.
Wanneer de statuten, het huishoudelijk reglement of het doel van een erkende vereniging wijzigen, dient de nieuwe versie bezorgd te worden op de bevoegde dienst.
Een vereniging die ophoudt te bestaan of niet meer voldoet aan de algemene voorwaarden, verliest automatisch haar erkenning.
Het gemeentebestuur kan steeds de nodige gegevens opvragen en de juistheid van de naleving van de erkenningsvoorwaarden controleren.
Art.7.- Betwistingen
Betwistingen in verband met de uitvoering van dit reglement worden in eerste instantie voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Art. 8.- Geldigheid
Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2023 en loopt af op 31 december 2025.
Dit reglement heft het afzonderlijke erkenningsreglement sport, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 17 december 2020, op.
Artikel 2
Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.
Artikel 3
Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.
Artikel 4
Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.