Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd het gebruikersreglement cafetaria sporthal te verlengen tot 31 december 2025.

Motivering

Het gebruikersreglement cafetaria sporthal werd in de gemeenteraadszitting van 28 november 2019 goedgekeurd en loopt af op 31 december 2020. Het reglement legt algemene regels op tot een vlot gebruik van de cafetaria. Bij evaluatie van het gebruik van de cafetaria op basis van het gebruikersreglement worden geen problemen vastgesteld. Er wordt voorgesteld om het reglement te verlengen tot 31 december 2025.

Het college van burgemeester en schepenen verzocht de voorzitter van de gemeenteraad om de verlenging van het gebruikersreglement cafetaria sporthal tot 31 december 2025 te agenderen op de gemeenteraad van 17 december 2020.

Juridische gronden

•          Algemene basisbevoegdheid: Art. 40, § 3 Decreet Lokaal Bestuur

•          Andere:

◦          gebruikersreglement cafetaria sporthal, goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 28 november 2019

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit het gebruikersreglement cafetaria sporthal te verlengen tot 31 december 2025.

GEBRUIKERSREGLEMENT CAFETARIA SPORTHAL

1. INLEIDING

Art. 1. - Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor de goede werking van de cafetaria sporthal en wordt hiervoor bijgestaan door de kernraad sport met adviserende stem.

Art. 2. - De cafetaria sporthal bevindt zich in de Gaverhal. De sportdienst is verantwoordelijk voor de verhuring van de cafetaria in de sporthal en is gevestigd in de Vercruysse de Solartstraat 30 te 8540 Deerlijk, sport@deerlijk.be, 056 77 73 19.

Art. 3. - De cafetaria sporthal is een ontmoetingsplaats ten behoeve van de lokale sportverenigingen, maar ook gebruikers die sociaal-culturele activiteiten organiseren (verenigingen, initiatiefnemers, instellingen en raden ) kunnen de cafetaria afhuren. Alle gebruikers kunnen de infrastructuur huren met tijdelijke drankbedeling indien deze gekoppeld is aan een activiteit die:

•          ofwel plaats vindt in de sporthallen;

•          ofwel een sportieve organisatie is, die ondersteund wordt door de gemeente. Anderzijds kunnen vergaderingen, opleidingen en andere activiteiten goedgekeurd door de kernraad sport plaatsvinden in de cafetaria.

2. DE AANVRAAG

Art. 4. - Het gebruik van de cafetaria sporthal dient aangevraagd te worden via de sportdienst. De toelating tot gebruik wordt bevestigd aan de aanvrager door de sportdienst. Er wordt een overzichtslijst bijgehouden door de sportdienst. Volgende voorrangsbepaling zal toegepast worden:

•          activiteiten van het gemeentebestuur en/of sportdienst (bijvoorbeeld laureatenviering)

•          activiteiten van clubs die een door een erkende federatie opgestelde wedstrijdkalender voor wat betreft de thuiswedstrijden afwerken in de sporthallen

•          activiteiten van clubs met op systematische basis minstens tweewekelijkse activiteiten in de sporthallen

•          activiteiten van andere Deerlijkse verenigingen

Art. 5. - Door het gebruik van de cafetaria gaat de aanvrager akkoord met dit reglement en dient hij kennis te nemen van de geldende veiligheidsvoorschriften. Hieromtrent kan meer informatie bekomen worden op het secretariaat van de sportdienst.

3. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN

Art. 6. - Elke gebruiker is er toe gehouden:

•          de cafetaria te gebruiken voor het overeengekomen doel;

•          de cafetaria niet onder te verhuren;

•          geen activiteiten te organiseren die in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden;

•          de algemene gemeentelijke politieverordening na te leven;

•          niet te overnachten in de cafetaria;

•          tijdelijke publiciteit is toegelaten tijdens de activiteit. Voor het aanbrengen van publiciteit (sponsoring) gedurende een langere periode is de toestemming vereist van de kernraad sport.

Art. 7. - De gebruiker kan bij de sportdienst een sleutel van de cafetaria bekomen. Na de activiteit wordt de sleutel gedeponeerd in de brievenbus van de sportdienst. Door het aanvaarden van de sleutel verklaart de gebruiker zijn verantwoordelijkheid te nemen tot het goede beheer. Het doorgeven van de sleutel is ten strengste verboden zonder medeweten van de sportdienst.

Art. 8. - Bij het verlaten van de cafetaria dient de gebruiker:

•          de ruimte (cafetaria en toiletten) te vegen, borstels (dweilen) zijn ter beschikking;

•          de tafels schoon te maken;

•          de stoelen op de tafels te plaatsen;

•          de verwarmingstoestellen terug op het minimum in te stellen of af te leggen;

•          het restafval in de containers te deponeren;

•          alle leeggoed in de voorziene bakken te stapelen en de lege wijnflessen in de glascontainer te deponeren;

•          alle lichten te doven, eveneens deze van de toiletten;

•          na te gaan of elke vorm van brandgevaar vermeden wordt door ondermeer geen handdoeken op de gasradiatoren te leggen, vuilnisbakjes te ledigen in de containers …;

•          de cafetaria af te sluiten en indien de gebruiker de laatste gebruiker is in de sporthal, eveneens het gebouw af te sluiten. (zijdeur sporthal).

Art. 9. - In verband met de dranken en eetwaren geldt het volgende: •

•          Alle bieren, frisdranken, koffiefilters zijn verplicht af te nemen via de sportdienst uit het beschikbare gamma. Eigen dranken kunnen dus niet binnengebracht worden.

•          Er wordt een uitzondering gemaakt voor wijn, aperitief, sportdranken, warme dranken en versnaperingen. Deze mogen door de gebruiker zelf aangekocht worden. De gebruiker dient na de activiteit zelf in te staan voor het veilig opbergen van deze artikelen of deze mee te nemen.

•          De vereniging moet zelf instaan voor de bediening van de dranken.

•          De gebruiker dient bij het begin en het einde van de verhuring zelf in te staan voor de telling van de dranken.

•          Indien de gebruiker de telling niet opneemt, geldt de telling van de sportdienst als de juiste.

•          De cafetaria moet na gebruik in perfecte staat achtergelaten worden: alle glazen afwassen en in de kasten plaatsen, de inhoud van de frigo’s ordenen en zo nodig aanvullen. Indien de gebruiker de volgende dag opnieuw huurt, de bakken op de daartoe bestemde plaatsen zetten, de toog reinigen, …

Art. 10. - De sportdienst staat in voor de opmaak van de onkostennota van de huur en het verbruik van dranken. De onkostennota dient 30 dagen na verzendingsdatum vereffend te worden.

Art. 11. - Elke gebruiker moet steeds vrije toegang verlenen aan het personeel van de sportdienst in werkopdracht.

Art. 12. - De gebruiker beheert de cafetaria als een goede huisvader. Tijdens de uitoefening van de activiteit is de gebruiker verantwoordelijk voor verlies, diefstal en iedere schade aangebracht aan het gebouw en/of materiaal van de cafetaria sporthal. De gebruiker dient ervoor te zorgen dat de hem toevertrouwde ruimte en het bijhorend materiaal gebruikt worden overeenkomstig hun bestemming. De gebruiker die verantwoordelijk is voor de beschadiging, moet de (herstellings)kosten hiervan vergoeden.

Art. 13. - Voor het gebruik van elk element of apparaat dat een bepaald risico inhoudt in verband met de brandveiligheid moet de toestemming gevraagd worden aan de sportdienst. Na advies gevraagd te hebben aan de preventieadviseur kan een vuurvergunning voor 1 dag voorzien worden, indien nodig.

De gebruiker moet zelf de nodige en voldoende maatregelen treffen in verband met brandvoorkoming en -beveiliging.

Art. 14. - Het is strikt verboden eigen kookfornuizen, frietpotten of elektrische huishoudtoestellen van welke aard ook binnen te brengen in de cafetaria zonder toestemming van de verantwoordelijke sport.

Art. 15. - Er is een strikt rookverbod in de volledige cafetaria sporthal. De gebruiker dient er voor te zorgen dat bezoekers aan de cafetaria het rookverbod naleven.

4. SANCTIES

Art. 16 -  Alle gebruikers dienen de cafetaria na elk gebruik in zijn oorspronkelijke staat achter te laten. De sportdienst zal de nodige controle uitvoeren en kijken of alles zich in goede staat bevindt (zie artikel 12). Alle verhuringen worden geëvalueerd door de sportdienst en ingeval van grote onregelmatigheden wordt dit gerapporteerd aan de kernraad sport.

Art. 17. - Betwistingen omtrent het opgestelde rapport worden steeds behandeld door het college van burgemeester en schepenen na advies van de kernraad sport.

Art. 18.- Bij vaststelling van niet-naleving van artikels 9 en 12 van dit gebruikersreglement zal een schadevergoeding aangerekend worden ter waarde van de gepresteerde uren van de poetsvrouwen en/of zaalverantwoordelijke. Voor het opruimen van de cafetaria, wordt de huurprijs aan 300 % aangerekend en worden ook de dranken aan het duurste tarief aangerekend.

Art. 19. - De richtlijnen verstrekt door de sportdienst dienen strikt te worden nageleefd, zo niet kan de sportdienst de beslissing nemen tot het stopzetten van de activiteit of tot het ontruimen van de cafetaria.

Art. 20. - Bij herhaalde niet-naleving van dit reglement en na schriftelijke verwittiging hiervan, kan een weigering van verhuring in de toekomst uitgesproken worden. De kernraad sport adviseert het college van burgemeester en schepenen hierbij. Deze sanctie doet geen afbreuk aan de specifieke sancties die in dit reglement worden beschreven.

5. VERZEKERING en AANSPRAKELIJKHEID

Art. 21. - De gemeente is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en schade met betrekking tot de ingerichte activiteit.

Art. 22. - De gebruiker is verantwoordelijk voor ongevallen en schade, dit zowel tegenover derden als tegenover de gemeente.

Art. 23. - De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergelaten materiaal, voor mogelijke diefstal of voor beschadiging;

6. SLOTBEPALING

Art. 24. - Elke niet in dit reglement voorziene materie wordt na advies van de kernraad sport  voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat hierover een beslissing neemt.