Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd het retributiereglement voor de refter van de beuk vast te stellen.

Motivering

Voorliggend reglement vervangt het bestaande reglement zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 29 februari 2024 en dat afloopt op 31 december 2025. Bovendien wordt het gebruikersreglement refter beuk, zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 29 februari 2024 en dat afloopt op 31 december 2025, aan dit retributiereglement toegevoegd met oog op de vereenvoudiging en gebruiksvriendelijkheid van deze reglementen.

In onderhavig reglement werden de volgende artikels aangepast:

●        Artikel 5: Categorie A blijft onveranderd, bij categorie B voegen we de volgende doelgroepen toe:

○           het onderwijzend en niet-onderwijzend personeel van de Deerlijkse scholen behorende tot de scholengemeenschap KADANZ (voor private doeleinden);

○           personeelsleden van gemeente Deerlijk (voor private doeleinden).

●        Artikel 5: bij categorie B wordt ‘alle erkende Deerlijkse verenigingen’ vervangen door ‘alle Deerlijkse verenigingen’.

●        Artikel 6: De retributieprijzen zoals bepaald in artikel 6 blijven ongewijzigd na vergelijking met de prijzen van de gemeenschapscentra. Door de verschuiving van de doelgroepen binnen de onderhavige categorieën bedraagt de retributie voor de huur van de refter van de beuk voor private doeleinden, voor de doelgroepen zoals bepaald in artikel 3, 200 euro (in plaats van 150 euro zoals voorheen). Ter vergelijking: de huurprijs voor een zaal in de gemeenschapscentra van de gemeente Deerlijk voor private doeleinden bedraagt 250 euro. Er wordt bewust gekozen voor een prijsverschil van 50 euro, aangezien bij de huur van de refter van d beuk geen drank noch dienstverlening wordt voorzien, en de gebruikers m.a.w.  hiervoor zelf instaan.

●        Artikel 8: toevoeging van een indexeringsclausule.

●        Art. 11: toevoeging van ‘Deze lijst wordt maandelijks aan het vrijetijdspunt bezorgd’.

●        Art. 20: toevoeging geldende wetgeving, incl. ‘De gebruiker is eveneens verantwoordelijk voor de naleving van het rookverbod in een straal van 10 meter rond in- en uitgangen van de schoolgebouwen’.

●        Art. 24: aanpassing prijs gepresteerde uren van het personeel (van 50,00 euro naar 35,00 euro per begonnen uur/per persoon), conform het retributiereglement verhuur gemeenschapscentrum verenigingen (art. 36) en niet-verenigingen (art. 37).

Conform artikel 41, tweede lid, 14° Decreet Lokaal Bestuur behoort het vaststellen van de machtiging tot het heffen van de retributies en de voorwaarden ervan, tot de exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad.

In zitting van 19 november 2025 verzocht het college van burgemeester en schepenen de voorzitter van de gemeenteraad om het retributiereglement voor de refter van de beuk ter goedkeuring te agenderen op de gemeenteraad van 27 november 2025. In zitting van 27 november 2025 besliste de gemeenteraad om voormeld agendapunt te verdagen naar een volgende gemeenteraadszitting.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 41 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad stelt het onderstaand retributiereglement voor de refter van de beuk vast:

RETRIBUTIEREGLEMENT"REFTERBEUK"

Toepassingsgebied

Art. 1. - Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor de goede werking van de refter (met inbegrip van de speelplaats en toiletten) van de gemeentelijke lagere school (de beuk), hierna genoemd ‘de refter’, en wordt hiervoor bijgestaan door de directeur van de gemeentelijke lagere school (de beuk), hierna genoemd ‘de directie’.

Art. 2. - De refter bevindt zich in de Sint-Amandusstraat 26 te 8540 Deerlijk. De directie is verantwoordelijk voor de verhuring van de refter en is tevens gevestigd in de Sint-Amandusstraat 26 te 8540 Deerlijk, de.beuk@deerlijk.be, 056 71 19 49.

Art. 3. - Er wordt een retributie gevestigd op het huren van de refter van de gemeentelijke lagere school (de beuk).

Art. 4. - De heffing van deze retributie heeft tot doel de mogelijkheid te bieden de refter (met speelplaats en toiletten) te huren als extra gemeentelijke locatie voor gemeenschapsvormende activiteiten. Hiermee wordt mee  invulling gegeven aan het multifunctioneel gebruik van schoolinfrastructuur.

Heffingsplichtige

Art. 5. - De retributie wordt bepaald voor volgende categorieën:

Categorie A:

●        lokaal bestuur Deerlijk;

●        alle Deerlijkse gemeentelijke adviesraden, gemeentelijke commissies en hun werkgroepen, de beheersorganen en hun werkgroepen;

●        alle onderwijsinstellingen gelegen op het grondgebied Deerlijk en hun oudercomités;

●        erkende Deerlijkse benefietorganisaties.

Categorie B:

●        alle Deerlijkse verenigingen;

●        individuele leden van de ouderraad berk+beuk en De KIM & De SAM (voor private doeleinden);

●        onderwijzend en niet-onderwijzend personeel van de Deerlijkse scholen behorende tot de scholengemeenschap KADANZ (voor private doeleinden);

●        personeelsleden van gemeente Deerlijk (voor private doeleinden).

Categorie C:

●        organisatoren van (vakantie)aanbod met een winstgevend/commercieel doel, die met die respectievelijke organisatie mee uitvoering geven aan de uitrol van de Deerlijkse visie inzake Buitenschoolse Opvang en Activiteiten (BOA).

Bedrag

Art. 6. - De retributie is als volgt vastgesteld:

Art. 7. – De retributie wordt aangerekend per dag, ongeacht het aantal uren de infrastructuur die dag wordt gebruikt. De kosten voor algemene verlichting, de verwarming en het gebruik van het aanwezige meubilair zijn in de huurprijs inbegrepen.

Art. 8. – Het college van burgemeester en schepenen houdt zich het recht voor om de in dit reglement vermelde retributiebedragen, behoudens indien expliciet andersluidend geformuleerd, jaarlijks te indexeren op 1 januari op basis van de gezondheidsindex volgens navolgende formule:

Basisbedrag retributie x index december voorafgaand aan de indexatie

                                             index januari 2026

Indien het geïndexeerde retributiebedrag decimalen bevat, dan wordt het bedrag afgerond naar de bovenliggende euro.

Wijze van vestiging van de retributie

Art. 9. - De retributie moet betaald worden via overschrijving, ten laatste 30 dagen na de datum van de kostennota of na het verzoek tot betaling.

Vrijstelling van retributie

Art. 10. - Verenigingen of privépersonen wonende in Deerlijk die geen erkende benefietorganisatie zijn en een benefiet wensen te organiseren op grondgebied Deerlijk, kunnen 1x per jaar gratis gebruikmaken van de refter van de gemeentelijke lagere school (de beuk). De organisator dient, in functie van goedkeuring, een expliciete aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen en vermeldt aan welk goed doel een financiële gift zal worden gegeven en welk bedrag daarvoor geraamd wordt. De financiële gift dient minimaal 50 % van de financiële netto-opbrengst te bedragen. Na het benefiet dient de organisatie het bewijs van overschrijving van de financiële gift in bij het college van burgemeester en schepenen. Bij nalatigheid wordt het gebruik van de refter aangerekend conform het reglement.

De aanvraag

Art. 11. - Het gebruik van de refter dient aangevraagd te worden via de directie. De toelating tot gebruik wordt bevestigd aan de aanvrager door de directie. Er wordt een overzichtslijst bijgehouden door de directie. Deze lijst wordt maandelijks aan het vrijetijdspunt bezorgd.

Aanvragen tot gebruik van de refter worden chronologisch behandeld volgens tijdstip van aanvraag. Aanvragen dienen minimaal 7 kalenderdagen en maximaal 1 kalenderjaar voor aanvang van de activiteit bezorgd te worden bij de directie.

Art. 12. - Door het gebruik van de refter gaat de aanvrager akkoord met dit reglement en neemt hij kennis van de geldende veiligheidsvoorschriften dewelke door de directie worden toegelicht en bezorgd.

Algemene voorschriften

Art. 13. - Elke gebruiker is ertoe gehouden:

●        de refter te gebruiken voor het overeengekomen doel;

●        de refter niet onder te verhuren;

●        geen activiteiten te organiseren die in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden;

●        de algemene gemeentelijke politieverordening na te leven;

●        niet te overnachten in de refter.

Art. 14. - De eenmalige gebruiker kan bij de directie een sleutel van de refter bekomen. Na de activiteit wordt de sleutel, volgens afspraak met de directie, terugbezorgd. Door het aanvaarden van de sleutel verklaart de gebruiker zijn verantwoordelijkheid te nemen tot het goede beheer. Het doorgeven van de sleutel is ten strengste verboden zonder medeweten van de directie. Voor de vaste gebruikers wordt een sleutel tegen aftekening meegegeven. Deze wordt bij stopzetting van de activiteiten steeds terugbezorgd aan de directie.

Art. 15. – In verband met gebruik van de refter geldt het volgende:

●        De gebruiker beheert de refter als een voorzichtig en redelijk persoon. Tijdens de uitoefening van de activiteit is de gebruiker verantwoordelijk voor verlies, diefstal en iedere schade aangebracht aan het gebouw en/of materiaal van de refter en de school, te wijten aan een (opzettelijke of onopzettelijke) fout van de gebruiker of van de deelnemers aan de activiteit die de gebruiker organiseert.

●        De gebruiker dient ervoor te zorgen dat de hem toevertrouwde ruimte en het bijhorend materiaal gebruikt worden overeenkomstig hun bestemming.

●        De gebruiker die verantwoordelijk is voor de beschadiging moet de (herstellings) kosten hiervan vergoeden.

Art. 16. - In verband met catering geldt het volgende:

●        de gebruiker staat zelf in voor eventuele dranken, glazen en andere toebehoren;

●        de gebruiker moet zelf instaan voor de bediening van de dranken;

●        de refter moet na gebruik altijd in perfecte staat achtergelaten worden:

○        alle leeggoed, dranken, glazen en andere toebehoren worden door de gebruiker terug meegenomen of worden op een vooraf afgesproken plek verzameld in functie van ophaling daags nadien;

○        de ter beschikking gestelde koelkasten worden geledigd;

○        de gebruikte keukeninfrastructuur wordt gereinigd.

●        de gebruiker respecteert de wetgeving inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol aan minderjarigen (alcoholhoudende dranken mogen niet geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar, sterke dranken niet aan jongeren onder de 18 jaar, minderjarigen mogen alcohol schenken alleen als er een volwassen eindverantwoordelijke aanwezig is);

●        het is strikt verboden eigen kookfornuizen, frietpotten of elektrische huishoudtoestellen van welke aard ook binnen te brengen in de refter zonder toestemming van de directie en na advies van de preventieadviseur.

Art. 17. - Bij het verlaten van de refter dient de gebruiker:

●        de ruimte (refter en toiletten) te vegen en indien nodig te dweilen, borstels zijn ter beschikking;

●        de tafels schoon te maken;

●        de stoelen op de tafels te plaatsen;

●        het restafval in de containers te deponeren;

●        alle lichten te doven, eveneens deze van de toiletten;

●        na te gaan of elke vorm van brandgevaar vermeden wordt door onder meer vuilnisbakjes te ledigen in de containers etc.;

●        de refter af te sluiten en, indien de gebruiker de laatste gebruiker is, eveneens de toiletten af te sluiten.

Art. 18. - Elke gebruiker moet steeds vrije toegang verlenen aan het personeel van de school en het lokaal bestuur in werkopdracht.

Art. 19. - Elke gebruiker maakt gebruik van de openbare parking aan de Guido Gezellelaan of andere openbare parkeerplaatsen.

Art. 20. - Er is een strikt rookverbod in de volledige school. De gebruiker dient ervoor te zorgen dat bezoekers aan de refter het rookverbod naleven (Wet van 22 december 2009). De gebruiker is eveneens verantwoordelijk voor de naleving van het rookverbod in een straal van 10 meter rond in- en uitgangen van de schoolgebouwen (Wet van 31 december 2024).

Art. 21. - Alle eventuele belastingen, retributies, taksen, rechten en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van een activiteit zijn ten laste van de gebruiker. Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet nakomen van deze verplichtingen. Evenmin kan lokaal bestuur aansprakelijk gesteld worden voor alle eisen, boeten of strafrechtelijke klachten naar aanleiding van authenticiteit, misbruik van naam, vervalsing, eerroof en andere wetsovertredingen.

Art. 22. – Eventuele materialen van de uitleendienst en/of het gemeenschapscentrum dienen apart en overeenkomstig het betreffende retributiereglement voor de uitleendienst aangevraagd te worden.

Sancties

Art. 23. - Alle gebruikers dienen de refter na elk gebruik in zijn oorspronkelijke staat achter te laten. De directie zal de nodige controle uitvoeren en kijken of alles zich in goede staat bevindt (zie artikel 9). Alle verhuringen worden geëvalueerd door de directie en in geval van onregelmatigheden wordt dit gerapporteerd aan het college van burgemeester en schepenen.

Art. 24. - Bij vaststelling van niet naleving van artikel 9 van het gebruikersreglement wordt een schadevergoeding aangerekend ter waarde van de gepresteerde uren van het personeel voor het poetsen van de refter en toiletten, aangerekend aan 35,00 euro per begonnen uur/per persoon.

Art. 25. - Het gebruikersreglement dient strikt nageleefd te worden, zo niet kan het college van burgemeester en schepenen de beslissing nemen tot het niet laten doorgaan van de activiteit, het stopzetten ervan of tot het ontruimen van de refter. Bij herhaalde niet-naleving van het reglement en na schriftelijke verwittiging kan een weigering van verhuring in de toekomst uitgesproken worden door het college van burgemeester en schepenen. De directie adviseert het college van burgemeester en schepenen hierin. Deze sanctie doet geen afbreuk aan de specifieke sancties die in dit reglement worden beschreven.

Verzekering en aansprakelijkheid

Art. 26. – Het lokaal bestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en schade veroorzaakt door de inrichting van de activiteit. De gebruiker is verantwoordelijk voor ongevallen en schade, dit zowel tegenover derden als tegenover het lokaal bestuur.

Art. 27. – Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verlies van materiaal, voor diefstal of voor beschadigingen.

Betwistingen

Art. 28. - Alle betwistingen in verband met de toepassing van dit reglement, alsook elke niet in dit reglement voorziene materie, worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen dat hierover een beslissing neemt.

Inwerkingtreding

Art. 29. - Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2026 en is geldig tot en met 31 december 2031.

Het gebruikersreglement en het retributiereglement refter de beuk, beide goedgekeurd in de gemeenteraad van 29 februari 2024, worden opgeheven bij de inwerkingtreding van onderhavig reglement.

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 4

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.