Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd het retributiereglement voor de refter van de beuk vast te stellen.

Motivering

Voorliggend reglement vervangt het bestaande reglement zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 29 februari 2024 en dat afloopt op 31 december 2025. Bovendien wordt het gebruikersreglement refter beuk, zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 29 februari 2024 en dat afloopt op 31 december 2025, aan dit retributiereglement toegevoegd met oog op de vereenvoudiging en gebruiksvriendelijkheid van deze reglementen.

In onderhavig reglement werden de volgende artikels aangepast:

●        Artikel 5: Categorie A blijft onveranderd, bij categorie B voegen we de volgende doelgroepen toe:

○            het onderwijzend en niet-onderwijzend personeel van de Deerlijkse scholen behorende tot de scholengemeenschap KADANZ (voor private doeleinden);

○            personeelsleden van gemeente Deerlijk (voor private doeleinden).

●        Artikel 5: bij categorie B wordt ‘alle erkendeDeerlijkse verenigingen’ vervangen door ‘alle Deerlijkse verenigingen’.

●        Artikel 6: De retributieprijzen zoals bepaald in artikel 6 blijven ongewijzigd na vergelijking met de prijzen van de gemeenschapscentra. Door de verschuiving van de doelgroepen binnen de onderhavige categorieën bedraagt de retributie voor de huur van de refter van de beuk voor private doeleinden, voor de doelgroepen zoals bepaald in artikel 3, 200 euro (in plaats van 150 euro zoals voorheen). Ter vergelijking: de huurprijs voor een zaal in de gemeenschapscentra van de gemeente Deerlijk voor private doeleinden bedraagt 250 euro. Er wordt bewust gekozen voor een prijsverschil van 50 euro, aangezien bij de huur van de refter van d beuk geen drank noch dienstverlening wordt voorzien, en de gebruikers m.a.w.  hiervoor zelf instaan.

●        Artikel 8: toevoeging van een indexeringsclausule.

●        Art. 11: toevoeging van ‘Deze lijst wordt maandelijks aan het vrijetijdspunt bezorgd’.

●        Art. 20: toevoeging geldende wetgeving, incl. ‘De gebruiker is eveneens verantwoordelijk voor de naleving van het rookverbod in een straal van 10 meter rond in- en uitgangen van de schoolgebouwen’.

●        Art. 24: aanpassing prijsgepresteerdeurenvanhetpersoneel(van 50,00 euro naar 35,00 euro per begonnen uur/per persoon), conform het retributiereglement verhuur gemeenschapscentrum verenigingen (art. 36) en niet-verenigingen (art. 37).

Conform artikel 41, tweede lid, 14° Decreet Lokaal Bestuur behoort het vaststellen van de machtiging tot het heffen van de retributies en de voorwaarden ervan, tot de exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad.

In zitting van 19 november 2025 verzocht het college van burgemeester en schepenen de voorzitter van de gemeenteraad om het retributiereglement voor de refter van de beuk ter goedkeuring te agenderen op de gemeenteraad van 27 november 2025. In zitting van 27 november 2025 besliste de gemeenteraad om voormeld agendapunt te verdagen naar een volgende gemeenteraadszitting.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 41 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad stelt het onderstaand retributiereglement voor de refter van de beuk vast:

RETRIBUTIEREGLEMENT"REFTERBEUK"

Toepassingsgebied

Art. 1.-Het college vanburgemeesterenschepenen isverantwoordelijk voor de goedewerking van de refter(met inbegripvandespeelplaatsentoiletten)vandegemeentelijkelagereschool(debeuk),hiernagenoemd‘derefter’, en wordt hiervoor bijgestaan door de directeur van de gemeentelijke lagere school (de beuk), hierna genoemd ‘de directie’.

Art.2.-DerefterbevindtzichindeSint-Amandusstraat26te8540Deerlijk.Dedirectieisverantwoordelijkvoorde verhuring van de refter en is tevens gevestigd in de Sint-Amandusstraat 26 te 8540 Deerlijk, de.beuk@deerlijk.be, 056 71 19 49.

Art.3.-Erwordteenretributiegevestigdophethurenvandereftervandegemeentelijkelagereschool(debeuk).

Art. 4. - De heffing van deze retributie heeft tot doel de mogelijkheid te bieden de refter (met speelplaats en toiletten)tehurenalsextragemeentelijkelocatievoorgemeenschapsvormendeactiviteiten.Hiermeewordtmee  invulling gegeven aan het multifunctioneel gebruik van schoolinfrastructuur.

Heffingsplichtige

Art.5.-Deretributiewordtbepaaldvoorvolgendecategorieën:

CategorieA:

●        lokaalbestuurDeerlijk;

●        alleDeerlijksegemeentelijkeadviesraden,gemeentelijkecommissiesenhunwerkgroepen,de beheersorganen en hun werkgroepen;

●        alleonderwijsinstellingengelegenophetgrondgebiedDeerlijkenhunoudercomités;

●        erkendeDeerlijksebenefietorganisaties.

CategorieB:

●        alleDeerlijkse verenigingen;

●        individueleledenvandeouderraadberk+beukenDeKIM&DeSAM(voorprivatedoeleinden);

●        onderwijzendenniet-onderwijzendpersoneelvandeDeerlijksescholenbehorendetotde scholengemeenschap KADANZ (voor private doeleinden);

●        personeelsleden van gemeente Deerlijk (voor private doeleinden).

Categorie C:

●        organisatorenvan(vakantie)aanbodmeteenwinstgevend/commercieeldoel,diemetdierespectievelijke organisatie mee uitvoering geven aan de uitrol van de Deerlijkse visie inzake Buitenschoolse Opvang en Activiteiten (BOA).

Bedrag

Art.6.-Deretributieisalsvolgtvastgesteld:

Art. 7. – De retributie wordt aangerekend per dag, ongeacht het aantal uren de infrastructuur die dag wordt gebruikt.Dekostenvooralgemeneverlichting,deverwarmingenhetgebruikvanhetaanwezigemeubilairzijninde huurprijs inbegrepen.

Art. 8.– Het college van burgemeester en schepenen houdt zich het recht voor om de in dit reglement vermelde retributiebedragen,behoudensindienexplicietandersluidendgeformuleerd,jaarlijksteindexerenop1januariop basis van de gezondheidsindex volgens navolgende formule:

Basisbedragretributiexindexdecembervoorafgaandaandeindexatie

                                             index januari 2026

Indienhetgeïndexeerderetributiebedragdecimalenbevat,danwordthetbedragafgerondnaardebovenliggende euro.

Wijzevanvestigingvanderetributie

Art.9.-Deretributiemoetbetaaldwordenviaoverschrijving,tenlaatste30dagennadedatumvandekostennota of na het verzoek tot betaling.

Vrijstellingvanretributie

Art. 10. - Verenigingen of privépersonen wonende in Deerlijk die geen erkende benefietorganisatie zijn en een benefiet wensen te organiseren op grondgebied Deerlijk, kunnen 1x per jaar gratis gebruikmaken van de refter van de gemeentelijke lagere school (de beuk). De organisator dient, in functie van goedkeuring, een expliciete aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen en vermeldt aan welk goed doel een financiële gift zal worden gegeven en welk bedrag daarvoor geraamd wordt. De financiële gift dient minimaal 50 % van de financiële netto-opbrengsttebedragen.Nahetbenefietdientdeorganisatiehetbewijsvanoverschrijvingvandefinanciëlegiftinbij het college van burgemeester en schepenen. Bij nalatigheid wordt het gebruik van de refter aangerekend conform het reglement.

De aanvraag

Art.11.-Hetgebruikvanderefterdientaangevraagdtewordenviadedirectie.Detoelatingtotgebruikwordt bevestigd aan de aanvrager door de directie. Er wordt een overzichtslijst bijgehouden door de directie. Deze lijst wordt maandelijks aan het vrijetijdspunt bezorgd.

Aanvragen tot gebruik van de refter worden chronologisch behandeld volgens tijdstip van aanvraag. Aanvragen dienenminimaal7kalenderdagenenmaximaal1kalenderjaarvooraanvangvandeactiviteitbezorgdtewordenbij de directie.

Art.12.-Doorhetgebruikvandereftergaatdeaanvragerakkoordmetditreglementenneemthijkennisvande geldende veiligheidsvoorschriften dewelke door de directie worden toegelicht en bezorgd.

Algemenevoorschriften

Art.13.-Elkegebruikerisertoe gehouden:

●       dereftertegebruikenvoorhetovereengekomendoel;

●       derefternietonderte verhuren;

●       geenactiviteitenteorganiserendieinstrijdzijnmetdeopenbareordeendegoede zeden;

●       dealgemenegemeentelijkepolitieverordeningnateleven;

●       nietteovernachteninderefter.

Art. 14. - De eenmalige gebruiker kan bij de directie een sleutel van de refter bekomen. Na de activiteit wordt de sleutel, volgens afspraak met de directie, terugbezorgd. Door het aanvaarden van de sleutel verklaart de gebruiker zijn verantwoordelijkheid te nemen tot het goede beheer. Het doorgeven van de sleutel is ten strengste verboden zondermedewetenvandedirectie.Voordevastegebruikerswordteensleuteltegenaftekeningmeegegeven.Deze wordt bij stopzetting van de activiteiten steeds terugbezorgd aan de directie.

Art.15.–Inverbandmetgebruikvandereftergeldthetvolgende:

●        De gebruiker beheert de refter als een voorzichtig en redelijk persoon. Tijdens de uitoefening van de activiteit is de gebruiker verantwoordelijk voor verlies, diefstal en iedere schade aangebracht aan het gebouwen/ofmateriaalvanderefterendeschool,tewijtenaaneen(opzettelijkeofonopzettelijke)fout van de gebruiker of van de deelnemers aan de activiteit die de gebruiker organiseert.

●        Degebruikerdientervoortezorgendatdehemtoevertrouwderuimteenhetbijhorendmateriaalgebruikt worden overeenkomstig hun bestemming.

●       Degebruikerdieverantwoordelijkisvoordebeschadigingmoetde(herstellings)kostenhiervan vergoeden.

Art.16.-Inverbandmetcateringgeldthetvolgende:

●       degebruikerstaatzelfinvooreventueledranken,glazenenandere toebehoren;

●       degebruikermoetzelfinstaanvoordebedieningvande dranken;

●       dereftermoetnagebruikaltijdinperfectestaatachtergelatenworden:

○        alleleeggoed,dranken,glazenenanderetoebehorenwordendoordegebruikerterugmeegenomen of worden op een vooraf afgesproken plek verzameld in functie van ophaling daags nadien;

○       deterbeschikkinggesteldekoelkastenwordengeledigd;

○       degebruiktekeukeninfrastructuurwordtgereinigd.

●        de gebruiker respecteert de wetgeving inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol aan minderjarigen (alcoholhoudende dranken mogen niet geschonken of aangeboden worden aan jongeren onderde16jaar,sterkedrankennietaanjongerenonderde18jaar,minderjarigenmogenalcoholschenken alleen als er een volwassen eindverantwoordelijke aanwezig is);

●        hetisstriktverbodeneigenkookfornuizen,frietpottenofelektrischehuishoudtoestellenvanwelkeaardook binnen te brengen in de refter zonder toestemming van de directie en na advies van de preventieadviseur.

Art.17.-Bijhetverlatenvanderefterdientdegebruiker:

●       deruimte(refterentoiletten)tevegenenindiennodigtedweilen,borstelszijnterbeschikking;

●       detafelsschoonte maken;

●       destoelenopdetafelste plaatsen;

●       hetrestafvalindecontainerstedeponeren;

●       allelichtentedoven,eveneensdezevande toiletten;

●        nategaanofelkevormvanbrandgevaarvermedenwordtdoorondermeervuilnisbakjesteledigeninde containers etc.;

●       derefteraftesluitenen,indiendegebruikerdelaatstegebruikeris,eveneensdetoilettenafte sluiten.

Art.18.-Elkegebruikermoetsteedsvrijetoegangverlenenaanhetpersoneelvandeschoolenhetlokaal bestuur in werkopdracht.

Art.19.-ElkegebruikermaaktgebruikvandeopenbareparkingaandeGuidoGezellelaanofandereopenbare parkeerplaatsen.

Art.20.-Eriseenstriktrookverbodindevolledigeschool.Degebruikerdientervoortezorgendatbezoekersaande refter het rookverbod naleven (Wet van 22 december 2009). De gebruiker is eveneens verantwoordelijk voor de naleving van het rookverbod in een straal van 10 meter rond in- en uitgangen van de schoolgebouwen (Wet van 31 december 2024).

Art. 21. - Alle eventuele belastingen, retributies, taksen, rechten en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van een activiteit zijn ten laste van de gebruiker. Hetlokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet nakomen van deze verplichtingen. Evenmin kan lokaal bestuur aansprakelijk gesteld worden vooralleeisen,boetenofstrafrechtelijkeklachtennaaraanleidingvanauthenticiteit,misbruikvannaam,vervalsing, eerroof en andere wetsovertredingen.

Art.22.–Eventuelematerialenvandeuitleendiensten/ofhetgemeenschapscentrumdienenaparten overeenkomstig het betreffende retributiereglement voor de uitleendienst aangevraagd te worden.

Sancties

Art.23.-Allegebruikersdienenderefternaelkgebruikinzijnoorspronkelijkestaatachtertelaten.Dedirectiezal de nodige controle uitvoeren en kijken of alles zich in goede staat bevindt (zie artikel 9). Alle verhuringen worden geëvalueerd door de directie en in geval van onregelmatigheden wordt dit gerapporteerd aan het college van burgemeester en schepenen.

Art. 24. - Bij vaststelling van niet naleving van artikel 9 van het gebruikersreglement wordt een schadevergoeding aangerekendterwaardevandegepresteerdeurenvanhetpersoneelvoorhetpoetsenvanderefterentoiletten, aangerekend aan 35,00 euro per begonnen uur/per persoon.

Art. 25. - Het gebruikersreglement dient strikt nageleefd te worden, zo niet kan het college van burgemeester en schepenen de beslissing nemen tot het niet laten doorgaan van de activiteit, het stopzetten ervan of tot het ontruimen van de refter. Bij herhaalde niet-naleving van het reglement en na schriftelijke verwittiging kan een weigeringvanverhuringindetoekomstuitgesprokenwordendoorhetcollegevanburgemeesterenschepenen.De directie adviseert het college van burgemeester en schepenen hierin. Deze sanctie doet geen afbreuk aan de specifieke sancties die in dit reglement worden beschreven.

Verzekeringen aansprakelijkheid

Art. 26. – Het lokaal bestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en schade veroorzaakt door de inrichtingvandeactiviteit.Degebruikerisverantwoordelijkvoorongevallenenschade,ditzoweltegenoverderden als tegenover het lokaal bestuur.

Art.27.–Hetlokaalbestuurkannietverantwoordelijkgesteldwordenvoorverliesvanmateriaal,voordiefstalof voor beschadigingen.

Betwistingen

Art.28.-Allebetwistingeninverbandmetdetoepassingvanditreglement, alsook elke niet in dit reglement voorziene materie, wordenvoorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen dat hierover een beslissing neemt.

Inwerkingtreding

Art.29.-Ditreglementtreedtinwerkingvanaf1januari2026enisgeldigtotenmet31december2031.

Het gebruikersreglement en het retributiereglement refter de beuk, beide goedgekeurd in de gemeenteraad van 29 februari 2024, worden opgeheven bij de inwerkingtreding van onderhavig reglement.

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 4

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.