Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd het retributiereglement Gemeenschapscentrum Deerlijk niet-verenigingen goed te keuren.

Motivering

Het retributiereglement ‘Privéverhuur gemeenschapscentrum’ werd herwerkt en krijgt de nieuwe titel "Retributiereglement Gemeenschapscentrum Deerlijk – Niet verenigingen". De aanpassing beoogt een uitbreiding van de doelgroep: naast privépersonen worden voortaan ook bedrijven en organisaties toegelaten om gebruik te maken van de gemeentelijke infrastructuur. Hiermee wordt gestreefd naar een ruimere bekendheid en een hogere bezettingsgraad van de buurthuizen.

Daarnaast wordt OC d’Iefte opgenomen in dit reglement, aangezien buurthuis Sint-Lodewijk binnenkort tijdelijk niet beschikbaar zal zijn.

Daarnaast werden ook de uren van het gemeentelijk personeel aangepast om de kosten correct te weerspiegelen bij het inzetten van gemeentelijk personeel om prestaties te leveren wanneer het reglement niet werd nageleefd.

Tot slot werden de huurprijzen herzien en op elkaar afgestemd, met een algemene prijsverhoging.

Ook de prijzen van wijn en koffie werden aangepast aan de huidige aankoopprijzen bij de respectieve leveranciers.

Het college van burgemeester en schepenen heeft voorliggend reglement besproken in zitting van 12 november 2025 en heeft de voorzitter van de gemeenteraad verzocht de goedkeuring van dit reglement te agenderen op de eerstvolgende gemeenteraadszitting.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, § 2 Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Retributiereglement privéverhuur gemeenschapscentrum - aanpassing drankprijzen goedgekeurd in het college van burgemeester en schepenen van 03 september 2025

○        Gemeenschapscentrum - retributie- en huishoudelijk reglement privéverhuur - aanpassing goedgekeurd in de gemeenteraad van 01 juni 2017

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit het retributiereglement Gemeenschapscentrum niet-verenigingen goed te keuren.

RETRIBUTIEREGLEMENT GEMEENSCHAPSCENTRUM DEERLIJK – NIET VERENIGINGEN

In dit reglement worden alle regels weergegeven, waar de huurders (privépersonen, bedrijven en organisaties) van het gemeenschapscentrum (OC d’Iefte, buurthuis de Statie, buurthuis de Wieke, buurthuis Sint-Lodewijk) die activiteiten organiseren zonder winstoogmerk zich dienen aan te houden.

INLEIDING

Art. 1. - Het gemeentebestuur bepaalt de voorwaarden voor het huren van de lokalen en ruimten behorende tot het gemeenschapscentrum. Het gemeentebestuur stelt volgende infrastructuur ter beschikking van derden met domicilie in Deerlijk:

●        OC d’Iefte: polyvalente zaal met bar, keuken, koelcel en berging

●        Buurthuis de Wieke: polyvalente zaal met bar, koelcel en berging

●        Buurthuis Sint-Lodewijk: polyvalente zaal met bar en keuken

●        Buurthuis de Statie: polyvalente zaal met bar, mobiele keuken en berging

Er wordt maximum één privaat initiatief per week toegelaten per locatie.

ALGEMENE GEBRUIKSVOORWAARDEN

Art. 2. - De infrastructuur wordt ter beschikking gesteld voor de organisatie van activiteiten zonder winstoogmerk. Commerciële activiteiten en fuiven zijn niet toegelaten. Activiteiten waarin haat, racisme of ander extremistisch gedachtegoed wordt verspreid, zijn eveneens niet toegelaten. Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht over het al dan niet aanvaarden van het evenement.

Art. 3. - Alle infrastructuur wordt gehuurd per dag. Beschikbaarheid wordt bevestigd via het vrijetijdspunt.

Art. 4. - De kosten voor de verlichting, de verwarming, het gebruik van het aanwezige meubilair, materiaal en apparatuur zijn in de huurprijs inbegrepen. Extra materiaal kan gehuurd worden via de gemeentelijke uitleendienst (www.uitindeerlijk.be/uitleendienst).

Art. 5. - Elke overdracht van de huurovereenkomst is verboden. Onderverhuur of het ter beschikking stellen van de infrastructuur voor andere inrichters is niet toegelaten.

ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

Aanvraag en reservatie

Art. 6. - Elke aanvraag wordt gericht aan het vrijetijdspunt:

• Hoogstraat 122, 8540 Deerlijk

• 056 71 89 81

• vrijetijd@deerlijk.be

Art. 7. - Reserveringen kunnen maximum 6 maanden op voorhand aangevraagd worden.

Art. 8. – Een optie is 2 weken geldig.

Art. 9. - De waarborg en het huurgeld dienen bij goedkeuring gestort te worden op rekeningnummer BE84 0910 1878 2259 van de vrijetijdsdienst Deerlijk.

Art. 10. - De reservering is pas definitief nadat de huurovereenkomst zowel door de aanvrager als door de coördinator vrijetijdspunt wordt ondertekend en de waarborg en het huurgeld gestort is. Aanvragen worden chronologisch (volgens datum van ontvangst) behandeld en toegekend.

Annulering en overmacht

Art. 11. - Annulering is kosteloos tot 4 maanden voor de geplande datum. Bij annulering op minder dan 4 maanden voor de geplande datum is het volledige huurgeld exclusief waarborg verschuldigd. In geval van overmacht kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om het huurgeld en de waarborg volledig terug te betalen.

Art. 12. - Indien de gemeente door overmacht de gevraagde infrastructuur niet ter beschikking kan stellen zullen de betaalde sommen aan de huurder worden terugbetaald. De huurder kan geen schadevergoeding eisen.

Tarieven en betalingsmodaliteiten

Art. 13. - Alle betalingen dienen te gebeuren via overschrijvingen. Betalingen in contanten (cash) worden niet toegestaan.

Art. 14. - De eindafrekening (drankafname, schade en eventueel andere kosten) wordt betaald binnen de 30 dagen na verzending van de onkostennota. Na ontvangst van de betaling van de onkostennota wordt de waarborg binnen de 10 werkdagen teruggestort.

Art. 15. - Huurtarieven

Art. 16. - Dranken

§1. Alle bieren, frisdranken, koffie en thee moeten via het gemeenschapscentrum afgenomen worden uit het beschikbare gamma met uitzondering van aperitief en wijn. De vrijetijdsdienst neemt bij aanvang de inventaris op en na afloop wordt opnieuw een inventaris opgenomen. Het verbruik wordt door het vrijetijdspunt gefactureerd.

§2. Prijslijst

(*) Deze bieren maken geen vast deel uit van ons aanbod. Huurders dienen ze daarom minstens één maand op voorhand aan te vragen.

§3. Prijsaanpassingen

Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om de prijs van de dranken aan te passen aan de prijsaanpassingen van de respectievelijke leverancier(s).

Het vrijetijdspunt verwittigt tijdig de huurder in het geval van een prijsaanpassing.

Ingebruikname

Art. 17. – Na ontvangst van de ondertekende huurovereenkomst en de betaling krijgt de huurder de code van het sleutelkluisje van het gehuurde buurthuis. Voor OC d’Iefte neemt het vrijetijdspunt contact op om een afspraak te maken voor de sleuteloverdracht. Indien de zaal niet in orde wordt aangetroffen, verwittigt de huurder onmiddellijk de technieker van dienst (0478 39 42 55) over de eventuele gebreken of tekortkomingen, zodat achteraf geen discussie kan ontstaan over schade.

Art. 18. – Het is toegestaan de ramen, deuren, muren, plafonds, tussenwanden, kasten en vloeren te beplakken met eenvoudig te verwijderen hechtingsmiddel, op voorwaarde dat deze ook effectief weer verwijderd worden, zonder schade aan te brengen.

Art. 19. – Bij het verlaten van de zaal dient de huurder de volgende zaken in orde te brengen:

§1. De gebruikte lokalen dienen geveegd te worden.

§2. De tafels en stoelen moeten gereinigd en opnieuw geschikt worden volgens het aanwezige plan.

§3. De keuken (incl. oven, fornuis, vaatwas …) wordt netjes achtergelaten. Het keukenmateriaal en servies moet afgewassen en teruggeplaatst worden.

§4. Gebruikte handdoeken moeten opengehangen worden.

§5. Koelkasten moeten opnieuw aangevuld worden indien dit zo afgesproken werd met de vrijetijdsdienst.

§6. De huurder respecteert het afvalbeleid zoals geafficheerd in de zaal.

§7. De verwarming moet na gebruik terug op het minimum worden ingesteld en de verlichting uitgeschakeld.

§8. Alle deuren van de gehuurde lokalen dienen afgesloten te worden vanaf het ogenblik dat niemand van de huurders nog aanwezig is.

Art. 20. – De zaal moet uiterlijk de volgende dag om 6.00 uur ’s ochtends ontruimd en afgesloten zijn. Bij het verlaten van de zaal dienen de sleutel(s) terug in het sleutelkluisje te worden gedeponeerd. Voor OC d’Iefte moet de sleutel in de brievenbus worden achtergelaten.

Art. 21. – Indien de vrijetijdsdienst na afloop van de activiteit schade of gebreken vaststelt aan de gebruikte accommodatie, meubilair, materiaal en/of apparatuur, worden alle kosten verhaald op de verantwoordelijke huurder.

Huurvoorschriften

Art. 22. – Het algemeen rookverbod in openbare plaatsen is van kracht in alle infrastructuren (Wet van 22 december 2009). De huurder is er mede verantwoordelijk voor dat dit verbod ook door zijn gasten en bezoekers wordt gerespecteerd.

Art. 23. – De wetgeving inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol aan minderjarigen (Wet van 31 december 2009) is van kracht in het gemeenschapscentrum. Alcoholhoudende dranken mogen niet geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar, sterke drank niet aan jongeren onder de 18 jaar. Minderjarigen mogen alcohol schenken alleen als er een volwassen eindverantwoordelijke aanwezig is. De huurder is verantwoordelijk voor het respecteren van deze regels.

Art. 24. – De huurder is ertoe gehouden de infrastructuur te gebruiken voor het overeengekomen doel, de algemene gemeentelijke politieverordening na te leven en geen activiteiten te organiseren die in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden.

Art. 25. – Overnachten in de infrastructuur of op het domein horende bij de infrastructuur is niet toegelaten.

Art. 26. – Enkel de geluidsinstallatie die in het lokaal staat mag gebruikt worden. Het is strikt verboden om bijkomende geluidsapparatuur mee te brengen of aan te schakelen.

Art. 27. – De huurder stemt in met de naleving van onderstaande veiligheidsmaatregelen:

§1. Geen materiaal plaatsen voor vluchtwegen, deuren of (nood)uitgangen. Alle voorzieningen in verband met brandveiligheid moeten gemakkelijk bereikbaar zijn.

§2. In geval van nood moet het gebouw zo snel mogelijk ontruimd worden.

§3. Brandblustoestellen moeten te allen tijde makkelijk bereikbaar zijn en mogen enkel gebruikt worden om ontstane brandjes te blussen. Indien ze gebruikt werden, moet dit gemeld worden.

§4. De pictogrammen of andere vormen van signalisatie mogen niet verwijderd, beschadigd of bedekt worden.

§5. De gasradiatoren mogen niet bedekt worden.

§6. Het is niet toegestaan om kaarsen, gasbranders en friteuses in de gebouwen te gebruiken.

§7. Het aantal toegelaten personen is:

VERZEKERING EN AANSPRAKELIJKHEID

Art. 28. – Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en/of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert. Na elke activiteit dienen alle persoonlijke gebruikte materialen onmiddellijk verwijderd te worden.

Art. 29. – Iedere huurder is verantwoordelijk voor de eigen activiteit en voor zijn deelnemers aan die activiteit. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen te wijten aan de activiteit van de huurder. De burgerlijke aansprakelijkheid ten opzichte van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de gemeente. De huurder dient zich voor dergelijk risico zelf te verzekeren.

Art. 30. – Het gemeentebestuur doet bij schade aan het gebouw en de inboedel afstand van haar verhaalrecht behalve in geval van kwaadwilligheid, dat zij krachtens artikel 5.266, 5.267, 6.5, 6.6, 6.12-6.14, 6.16 van het Burgerlijk Wetboek en 1732 tot 1735 van het (oud) Burgerlijk Wetboek zou kunnen uitoefenen op de huurders of genodigden. De huurder dient zich dus niet te verzekeren voor brandschade en aanverwante gevaren wat betreft het gebouw en de inboedel in eigendom van het gemeentebestuur.

Art. 31. – De huurder is tegenover het gemeentebestuur aansprakelijk voor alle andere schade zoals in artikel 30 vermeld, veroorzaakt aan het gebouw, de inboedel ervan, het omliggende terrein, veroorzaakt door hem en zijn genodigden.

Art. 32. – Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor het uitvallen of onderbreken van de elektriciteit of de verwarming noch voor pannes aan de ter beschikking gestelde apparatuur waardoor de activiteit zou worden verhinderd of bemoeilijkt. In het geval van een stroompanne moet de technieker van dienst worden verwittigd (0478 39 42 55).

Art. 33. – Alle eventuele belastingen, retributies, taksen, rechten en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van een activiteit zijn ten laste van de huurder. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet nakomen van deze verplichtingen. Evenmin kan het gemeentebestuur aansprakelijk gesteld worden voor alle eisen, boeten of strafrechtelijke klachten naar aanleiding van authenticiteit, misbruik van naam, vervalsing, eerroof en andere wetsovertredingen.

CONTROLE EN SANCTIES

Art. 34. – Elke huurder moet steeds vrije toegang verlenen aan het personeel van de gemeente in werkopdracht. De toegang tot de infrastructuur kan steeds geweigerd worden door een verantwoordelijke afgevaardigde van de gemeente en/of technieker van dienst aan personen die door hun gedrag, van welke aard ook, de openbare orde, rust of veiligheid verstoren.

Art. 35. – Betwistingen omtrent dit reglement worden behandeld door de coördinator van het vrijetijdspunt en indien nodig door het college van burgemeester en schepenen.

Art. 36. – Het huidig reglement dient strikt te worden nageleefd, zo niet kan de coördinator van het vrijetijdspunt de beslissing nemen tot het stopzetten van de activiteit of tot het ontruimen van de zaal.

Art. 37. – Bij vaststelling van niet-naleving van het reglement zal voor alle prestaties die extra (dus onverwacht en/of onvoorzien) door het gemeentepersoneel moeten uitgevoerd worden, 35 euro per uur/per persoon aangerekend worden.

INDEXERING

Art. 38. - Het college van burgemeester en schepenen houdt zich het recht voor om de in dit reglement vermelde retributiebedragen, behoudens indien expliciet andersluidend geformuleerd, jaarlijks te indexeren op 1 januari op basis van de gezondheidsindex volgens navolgende formule:

Basisbedrag retributie x index december voorafgaand aan de indexatie index

 januari 2026

Indien het geïndexeerde retributiebedrag decimalen bevat, dan wordt het bedrag afgerond naar de bovenliggende euro.

SLOTBEPALING

Art. 39. – Elke niet in dit reglement voorziene materie wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen die hierover een beslissing neemt.

INWERKINGTREDING

Art. 40. - Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2026 en is geldig tot 31 december 2031.

Art. 41. - Het gemeenteraadsbesluit van 1 juni 2017 houdende de vaststelling van het retributiereglement privéverhuur gemeenschapscentrum wordt opgeheven vanaf de datum van toepassing van onderhavig reglement.

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 4

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.