Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd om het bibliotheekreglement naar aanleiding van de nieuwe legislatuur goed te keuren.

Motivering

Voorliggend reglement betreft een aanpassing van het bestaande bibliotheekreglement zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 28 mei 2020.

De noodzaak tot agendering wordt als volgt gemotiveerd: het huidig bibliotheekreglement (met de dienstbepalingen en tarieven samen) loopt af op 31 december 2025. Door dit reglement aan te passen kan het vanaf 1 januari 2026 in werking treden.

Het bibliotheekreglement werd geactualiseerd en aangepast n.a.v. Sentobib en voor de leesbaarheid en volledigheid.

Art. 3 - Openingstijden.  Eind 2024 werd een grootschalig publieksonderzoek uitgevoerd bij de openbare bibliotheken (Sentobib – onderzoek in 7 Europese landen i.s.m. 7 Europese universiteiten) waaruit blijkt dat namiddagen in de week populaire bezoekmomenten zijn. Naar de burger toe is het eveneens eenvoudiger en duidelijker om het begin- en sluitingsuur van de bibliotheek op de weekdagen dinsdag, woensdag en vrijdag gelijk te schakelen: namelijk telkens open vanaf 14.00 uur en als sluitingsuur 19.00 uur. Op zaterdagvoormiddag is de bibliotheek open van 9.00 tot 12.00 uur. 

N.a.v. Sentobib gaven veel leerkrachten aan dat ze graag in alle rust met hun klas wensen langs te komen naar de bibliotheek buiten de openingstijden voor het brede publiek. Daarom zal de bibliotheek extra en exclusief voor de scholen 5 uur open zijn op afspraak, dit op donderdag van 13.00 tot 16.00 uur en op dinsdag en vrijdag van 13.00 tot 14.00 uur.

Art. 10 - Kopie/afdruk. Gelijkschakeling van de prijzen met het retributiereglement gemeenschapscentrum Deerlijk - verenigingen.  Voor een printafdruk wordt hetzelfde principe gehanteerd.

Art. 12 - Rookbeleid. Toevoeging: Het algemeen rookverbod in openbare plaatsen is van kracht in het bibliotheekgebouw (Wet van 22 december 2009). Er geldt eveneens een rookverbod in openlucht binnen een straal van 10 meter vanaf de in- en uitgang van de bibliotheek (Wet van 31 december 2024). 

De retributie voor de onderstaande prestaties worden verwerkt in het bibliotheek-reglement.

Het college van burgemeester en schepenen verzocht in zitting van 12 november 2025 de voorzitter van de gemeenteraad om het bibliotheekreglement te agenderen op de gemeenteraad van 27 november 2025.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 40. § 3 Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012 en latere wijzigingen

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit voorliggend reglement als volgt goed te keuren:

RETRIBUTIEREGLEMENT

BIBLIOTHEEKREGLEMENT DEERLIJK

Art. 1. - Dit bibliotheekreglement treedt in werking op 1 januari 2026 en loopt af op 31 december 2031.

Art. 2. - De gemeentelijke openbare bibliotheek Deerlijk is vrij toegankelijk.  Zij is een democratische instelling. Haar collectie, dienstverlening en activiteiten worden in een geest van objectiviteit aangepast aan al de behoeften aan ontwikkeling, opvoeding, informatie en ontspanning van de hele bevolking.

Art. 3. - Openingstijden

§1. De openingstijden voor het brede publiek zijn als volgt bepaald:

Dinsdag 14.00 - 19.00 uur

Woensdag 14.00 - 19.00 uur

Vrijdag  14.00 - 19.00 uur

Zaterdag 09.00 - 12.00 uur

§2. De openingstijden exclusief en op afspraak voor scholen zijn als volgt bepaald:

Dinsdag 13.00 - 14.00 uur

Donderdag 13.00 - 16.00 uur

Vrijdag  13.00 - 14.00 uur

Art. 4. - Inschrijven

§1. Iedereen heeft het recht zich als lener te laten inschrijven tegen voorlegging van een geldige identiteitskaart van één van de lidstaten van de Europese Unie of van een geldige verblijfsvergunning.

§2. Na inschrijving kan de bibliotheekbezoeker materialen ontlenen of reserveren en het internet of andere digitale informatie raadplegen en ontvangt  automatisch bibliotheekinfo via mail.  Gebruikers kunnen zich hier te allen tijde voor uitschrijven.

§3. Na de inschrijving van een minderjarige ontvangt een ouder/voogd een brief waarin deze inschrijving wordt bevestigd. Deze personen zijn verantwoordelijk tot hun kinderen meerderjarig zijn. Indien de ouder of voogd niet langer akkoord is, kan deze inschrijving ongedaan gemaakt worden na inlevering van eventueel ontleende materialen en na betalen van eventueel openstaande kosten.

§4. Het lidmaatschap is strikt persoonlijk, zowel voor het uitlenen van materialen als voor computergebruik. De volwassen lener is verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle materialen die op zijn kaart staan. Bij minderjarige leners berust deze verantwoordelijkheid bij de ouder of voogd.

§5. Iedereen die ingeschreven wordt, kan een lenerskaart aanvragen die gratis wordt afgeleverd. Bij verlies of diefstal van de lenerskaart of eID moet de lener onmiddellijk aangifte doen bij de bibliotheek. Het lenersaccount wordt geblokkeerd om mogelijk misbruik te vermijden. Een nieuwe lenerskaart kost 2,50 euro.

§6. Het lidmaatschap is gratis tot 18 jaar. Vanaf 18 jaar bedraagt het lidmaatschap jaarlijks 5 euro. Houders van een geldige UiTpas met kansentarief betalen 1 euro lidgeld. Voltijdse studenten kunnen gratis lid worden als ze voor het inschrijven of hernieuwen van het lidmaatschap een geldige studentenkaart voorleggen aan de infobalie. Aan nieuwe inwoners van de gemeente Deerlijk wordt 1 jaar gratis lidmaatschap aangeboden.

§7. Leerkrachten en studenten lerarenopleiding kunnen gratis, mits jaarlijks voorleggen van een geldige leraren- of studentenkaart, een klaspas bekomen en kunnen hiermee 75 jeugdmaterialen uitlenen. De uitleentermijn blijft dezelfde als bij een gewoon lidmaatschap, er wordt geen te-laat-geld aangerekend.

§8. Met een lidmaatschap van bibliotheek Deerlijk kan je gratis lid worden in de bibliotheken van de regio Zuidwest (Anzegem, Avelgem, Harelbeke, Kortrijk, Kuurne, Lendelede, Menen, Waregem, Wervik, Wevelgem en Zwevegem).

§9. Veranderingen van adres, e-mailadres of telefoonnummer moeten door de lener zo spoedig mogelijk meegedeeld worden.

Art. 5. - Uitlenen

§1. De uitlening van werken is gratis.

§2. Het aantal werken of materialen dat tegelijkertijd op een lenerskaart uitgeleend kan worden, is tot 15 beperkt.

§3. Elke uitlening moet worden geregistreerd. De lener is zelf verantwoordelijk voor de correcte registratie van de materialen.

§4. De uitleentermijn bedraagt 4 weken met uitzondering van sprinters (dit zijn populaire titels met een uitleentermijn van twee weken). De referentiewerken, het recentste nummer van een tijdschrift en de dagbladen kunnen enkel ter plaatse geraadpleegd worden.

§5. Leners tot en met 11 jaar kunnen geen materialen uit de volwassenencollectie lenen. Vanaf 12 jaar heeft de lener toegang tot de volledige collectie.

§6. Uitleningen via bib aan huis zijn mogelijk voor minder mobiele leners.

Art. 6. – Reserveren en aanvragen

§1. Werken of materialen kunnen gratis gereserveerd worden. De lener wordt verwittigd wanneer het werk ter beschikking is.

§2. Gereserveerde werken blijven 1 week ter beschikking van de lener.

§3. Materialen die niet in de collectie zijn opgenomen, kunnen tegen betaling aangevraagd worden in de bibliotheek of online via Mijn Bibliotheek. Deze dienst kost 3 euro per aanvraag. De lener wordt verwittigd wanneer het werk ter beschikking is.

Art. 7. – Verlengen

§1. De uitleentermijn van de geleende materialen kan met maximaal 4 weken verlengd worden op voorwaarde dat de materialen niet gereserveerd zijn.

§2. De lener is zelf verantwoordelijk voor het verlengen van de materialen en kan dit doen aan de zelfuitleenbalie en aan de infobalie van de bibliotheek, online via Mijn Bibliotheek, via mail of telefonisch.

§3. De bibliotheek is niet verantwoordelijk voor het tijdelijk niet functioneren van deerlijk.bibliotheek.be. Als een lener niet kan verlengen door een blokkering of een technische storing, wordt het te-laat-geld niet kwijtgescholden.

Art. 8. – Te laat inleveren

§1. De lener betaalt te-laat-geld voor de materialen die te laat binnengebracht of te laat verlengd worden. Het te-laat-geld bedraagt 0,20 euro per materiaal per dag. Het te-laat-geld gaat in op de dag na het verstrijken van de uitleentermijn. Sluitingsdagen worden niet meegerekend.

§2. Een openstaande schuld mag maximaal 5 euro bedragen. Vanaf 5 euro wordt de lenerskaart geblokkeerd zowel voor gebruik in de bibliotheek als online via Mijn Bibliotheek. Door het betalen van het openstaande bedrag wordt de blokkering automatisch opgeheven.

§3. Als de lener zijn e-mailadres opgeeft, wordt de lener per mail verwittigd wanneer de uitleentermijn van de materialen dreigt te verstrijken. Deze herinneringsmails zijn een extra service. De lener blijft verantwoordelijk voor het bewaken van de vervaldatum van zijn uitgeleende materialen. Het niet-ontvangen van de e-mail is geen reden tot kwijtschelden van het te-laat-geld.  De lener kan steeds zijn uitleentermijn controleren via Mijn Bibliotheek of op het uitleenticket.

§4. De bibliotheek stuurt tot drie herinneringen om de materialen terug te vorderen na het verstrijken van de uitleentermijn. Er worden twee herinneringen verstuurd via e-mail (indien e-mailadres gekend) of per brief, de derde herinnering volgt altijd per post. De administratiekosten voor de brieven via postbedeling zijn ten laste van de lener en bedragen 1 euro per verzonden brief. Wanneer aan deze herinneringen geen gevolg gegeven wordt, volgt een procedure via de financiële dienst. 

Art. 9. – Verlies, diefstal, beschadiging

§1. De lener is verantwoordelijk voor een zorgvuldig gebruik van alle ontleende materialen.

§2. Elke beschadiging of ontbrekend onderdeel van materialen moet vóór het uitlenen worden gemeld. Indien dit niet gebeurt, kan de lener aansprakelijk worden gesteld.

§3. Na het terugbrengen van de materialen controleert het bibliotheekpersoneel op volledigheid en beschadiging. De lener kan tot 5 werkdagen na inlevering aansprakelijk gesteld worden voor vastgestelde schade (bv. beschadigde cd of dvd, aanduidingen in het boek…) of ontbrekende onderdelen.

§4. Bij verlies, diefstal of totale beschadiging wordt de kostprijs van het werk aangerekend, vermeerderd met de verwerkingskosten (2,50 euro). Indien het werk niet meer verkrijgbaar is, bepaalt de bibliothecaris het bedrag van de schadevergoeding.

§5.  Bij gedeeltelijke beschadiging van een werk bepaalt de bibliothecaris het bedrag van de schadevergoeding.

§6.  Indien een materiaal verschillende onderdelen omvat en er één of meerdere beschadigd zijn, zal de lener verplicht worden tot een vergoeding. Indien een essentieel onderdeel van een spel of werk ontbreekt, moet het spel of werk volledig vergoed worden. Bij een vervangbaar onderdeel wordt de stukprijs aangerekend.

§7.  Verloren materialen waarvoor betaald is, worden bij het terugvinden niet teruggenomen, noch terugbetaald.

§8.  Bij meermaals vaststellen van beschadiging kan de bibliothecaris beslissen om de lenerskaart tijdelijk te blokkeren.

Art. 10. – Dienstverlening, publieke computers en internet

§1.  Een gebruiker kan voor informatie, begeleiding en andere hulp steeds een beroep doen op het bibliotheekpersoneel.

§2.  Een Uitpas is te verkrijgen aan 3 euro, bij verlies kan een nieuwe gekocht worden voor 1 euro.

§3.  Elke bibliotheekgebruiker die zich heeft aangemeld aan de infobalie heeft gratis toegang tot het internet op een toestel van de bibliotheek. Elke gebruiker kan daarenboven gebruik maken van de publieke wifi op een eigen toestel.  Kinderen jonger dan 10 jaar moeten vergezeld worden door een volwassene bij het gebruik van een computer.

§4.  De lener kan printen en kopiëren in de bib. Elke printopdracht moet betaald worden. Voor deze dienstverlening worden onderstaande prijzen gehanteerd:

§5.  Informatie kan worden opgeslagen op een USB-stick. Een stick kan aangekocht worden voor 4 euro.  Bij het gebruik van een USB-stick dient de bibliotheekgebruiker deze regelmatig te controleren op virussen, indien nodig virusvrij te maken. Software overgenomen van internet kan virussen bevatten.

§6. Bij schade aan de apparatuur of software van de bibliotheek bepaalt de bibliothecaris de schadevergoeding.

§7. De bibliotheek kan nooit verantwoordelijk gesteld worden voor schade aan de apparatuur van de gebruiker.

§8. Er wordt verondersteld dat de gebruiker vertrouwd is met het gebruik van een computer en het internet. Het bibliotheekpersoneel verstrekt enkel basishulp.

§9. Surfen naar websites in strijd met de openbare orde en goede zeden is verboden. Schending van dit verbod kan leiden tot tijdelijke of definitieve uitsluiting van toegang tot de bibliotheek.

§10. De bibliotheek kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het tijdelijk niet beschikbaar zijn van internet, de online catalogus, databanken of de Uitpas-zuil om puntjes te sparen.

Art. 11. – Afspraken

§1. In de leeszaal moet de gebruiker ervoor zorgen dat de rust niet verstoord wordt.

§2. Kinderen jonger dan 12 jaar mogen enkel onder begeleiding van een volwassene in de afdeling voor volwassenen verblijven.

§3. Dieren, met uitzondering van blindengeleide- en surveillancehonden, steps, skateboarden, en dergelijke zijn niet toegelaten in de bibliotheek.

§4. De toegang tot de bibliotheek, dit wil zeggen de trappen en het hellend vlak, moet vrijgehouden worden voor de bibliotheekgebruikers en mag nooit gebruikt worden om te fietsen of te skateboarden en dergelijke.

§5. Verloren voorwerpen worden maximaal 30 dagen bijgehouden.

§6. In de bibliotheek kan een Bibtas voor 1 euro aangekocht worden.

Art. 12. – Algemene bepalingen

§1. Alle bezoekers van de bibliotheek, met of zonder lidmaatschap, dienen zich te houden aan dit reglement.

§2. De bibliotheekbezoeker gedraagt zich respectvol tegenover de andere bezoekers, het personeel, de aanwezige materialen en het meubilair. Storend gedrag, ongewenst gedrag of gedrag dat niet strookt met de goede zeden kunnen leiden tot sancties zoals de uitzetting uit het gebouw, het verlies van leenrecht en/of de ontzegging om nog gebruik te maken van alle diensten die de bibliotheek biedt. Bij overlast door gebrek aan hygiëne, zal gevraagd worden om de bibliotheek te verlaten.

§3. Bij vandalisme, diefstal of beschadiging van eigendommen van de bibliotheek of agressief en ontoelaatbaar gedrag ten aanzien van medewerkers of bezoekers, zal er aangifte gedaan worden bij de politie. Bezoekers die zelf het slachtoffer zijn van dergelijke zaken, worden steeds aangeraden hetzelfde te doen.

§4. Personen die dit reglement niet naleven of de goede gang van zaken verstoren, kunnen tijdelijk of definitief uitgesloten worden van toegang en gebruik van de bibliotheek. Bij ernstige vergrijpen kan politioneel of juridisch optreden gevraagd worden.

§5. De bibliotheek is niet verantwoordelijk voor eventueel verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen. De bibliotheek is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen.

§6. De lener moet zich aan de bestaande wetgeving houden. Dit houdt onder andere in dat de lener de wetgeving op de auteursrechten en de wetgeving op het maken van fotokopieën respecteert. Bij overtreding van de wettelijke bepalingen draagt de bibliotheek en het gemeentebestuur geen enkele verantwoordelijkheid.

§7. Het geleende materiaal mag niet gekopieerd worden of in het openbaar gebruikt worden. De bibliotheek en het gemeentebestuur kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele misbruiken. De volledige verantwoordelijkheid in verband met het gebruik van de bibliotheekmaterialen ligt bij de gebruiker.

§8. De persoonlijke gegevens zijn vertrouwelijk en worden enkel voor bibliotheekdoeleinden gebruikt. Elke lener heeft het recht op inzage en verbetering van zijn identiteitsgegevens en die van de aan zijn zorg toevertrouwde minderjarigen op de wijze zoals bepaald door Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679, 26 april 2016).

§9. Het algemeen rookverbod in openbare plaatsen is van kracht in het bibliotheekgebouw (Wet van 22 december 2009). Er geldt eveneens een rookverbod in openlucht binnen een straal van 10 meter vanaf de in- en uitgang van de bibliotheek (Wet van 31 december 2024). 

§10. De bibliothecaris behandelt alle niet door dit reglement voorziene gevallen.

Art. 13 - indexering

Het college van burgemeester en schepenen houdt zich het recht voor om de in dit reglement vermelde retributiebedragen, behoudens indien expliciet andersluidend geformuleerd, jaarlijks te indexeren op 1 januari op basis van de gezondheidsindex volgens navolgende formule:

Basisbedrag retributie x index december voorafgaand aan de indexatie

index januari 2026”

Indien het geïndexeerde retributiebedrag decimalen bevat, dan wordt het bedrag afgerond naar de bovenliggende euro.

Art. 14  - betwistingen

Alle betwistingen in verband met de toepassing van dit reglement worden in eerste instantie behandeld door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 4

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.