Aanleiding en context

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het retributiereglement "uitleendienst" vast te stellen met ingang van 1 januari 2026 en eindigend op 31 december 2031.

Motivering

Voorliggend reglement betreft de verlenging en aanpassing van het bestaande reglement zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 6 juli 2023.

De reden voor agendering wordt als volgt toegelicht:

●        Aanpassing van de prijzen binnen volgende categorieën:

○        de tarieven van categorie C worden overal met 15 % verhoogd en afgerond naar het dichtstbijzijnde volle eurobedrag;

○        de tarieven van categorie D worden overal met 15 % verhoogd en afgerond naar het dichtstbijzijnde volle eurobedrag.

De afgelopen jaren is het gebruik van de uitleendienst sterk toegenomen. Steeds meer verenigingen, organisaties en inwoners maken gebruik van het beschikbare materiaal. Door dit intensieve gebruik vertoont het materiaal meer slijtage en gebruikssporen, waardoor regelmatige vervanging en onderhoud noodzakelijk zijn.

Daarnaast zijn de aankoopprijzen van nieuw materiaal en onderdelen voor herstel de voorbije jaren merkbaar gestegen. Om de kwaliteit en veiligheid van het aanbod te blijven garanderen, is het aangewezen om de huurprijzen licht te verhogen.

De voorgestelde prijsaanpassing zorgt ervoor dat:

○        de uitleendienst duurzaam kan blijven functioneren;

○        de vervangings- en onderhoudskosten gedeeltelijk worden gedekt;

○        er blijvende investeringen kunnen gebeuren in degelijk, veilig en hedendaags materiaal;

○        de dienstverlening naar verenigingen en inwoners op hetzelfde kwaliteitsniveau behouden blijft.

De verhoging blijft beperkt en evenredig met de stijgende kosten, zodat het gebruik van de uitleendienst betaalbaar en toegankelijk blijft voor alle doelgroepen.

●        Aanpassing van de benaming van bepaalde artikelen binnen de categorie Audiovisueel materiaal, met name:

○        Projectiescherm klein: aangezien er twee projectieschermen zijn met verschillende afmetingen, wordt voortaan een onderscheid gemaakt op het aanvraagformulier om verwarring te vermijden.

●        Toevoeging van artikel 8 inzake indexering en prijsaanpassing:
een nieuw artikel wordt toegevoegd dat bepaalt dat de vermelde tarieven en vergoedingen jaarlijks kunnen worden geïndexeerd, overeenkomstig de bepalingen die ook van toepassing zijn in andere gemeentelijke reglementen.

●        Aanpassing van artikel 12: de betaling dient pas te gebeuren na de ontlening en na controle van het materiaal.

●        Aanpassing van artikel 14: zodat het duidelijk is dat hier maar 1x per jaar gratis gebruik kan van gemaakt worden.

●        Toevoeging van artikel 22: dit artikel bepaalt dat na ontlening een tevredenheidsenquête kan worden verstuurd aan de gebruikers. Deze enquête heeft tot doel om de werking van de uitleendienst intern te evalueren en verder te optimaliseren op basis van de feedback van de ontleners.

●        Volgende artikelen worden uit de materialenlijst van de uitleendienst gehaald, aangezien deze niet langer beschikbaar zijn (defect of buiten gebruik) of nauwelijks nog ontleend worden door gebruikers:

○        Loopski’s

○        Opklapbaar minidoel

○        Spin ladder

○        Reuze frisbee

○        Reuze doel frisbee

○        Kompas

○        Double derby

○        Nooduitgangsignalisatie 60 x 60

Deze aanpassing draagt bij tot een duidelijker en actueler overzicht van het beschikbare materiaal, afgestemd op de reële vraag en het effectieve gebruik door verenigingen en inwoners.

●        Aanpassing van het aanvraagformulier van de uitleendienst op volgende punten:

○        Informatie evenement:

■        “Datum evenement/activiteit” toegevoegd om duidelijk te weten wanneer het evenement plaatsvindt.

■        “Locatie en leveringsadres materiaal feestelijkheden” toegevoegd om een beter beeld te krijgen van de plaats van levering.

○        Categorie B: aangepast conform de verduidelijking vermeld bij artikel 5.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, § 2, 14° Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Retributiereglement uitleendiensten, goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 6 juli 2023

○        Art. 286, 288, 330 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De financiële impact van de beslissing is nog niet gekend.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit voorliggend reglement als volgt vast te stellen:

RETRIBUTIEREGLEMENT UITLEENDIENST

Toepassingsgebied

Art. 1 – Er wordt een retributie gevestigd op de materialen van de uitleendienst. Deze omvat enerzijds de materialen die door de gemeentediensten ter plaatse worden geleverd en opgehaald (dienst feestelijkheden) en anderzijds de materialen die door de aanvrager zelf dienen opgehaald en teruggebracht te worden.

Art. 2 - Wijzigingen in de beschikbare materialen van de uitleendiensten worden ter kennis gegeven aan het college van burgemeester en schepenen.

Doelstelling

Art. 3 - De heffing van deze retributie heeft tot doel zowel (Deerlijkse) verenigingen als privépersonen die activiteiten wensen te organiseren op Deerlijks grondgebied, actief te ondersteunen door materialen uit de uitleendienst tegen een democratische prijs aan te bieden.

Heffingsplichtige

Art. 4 – De retributie wordt bepaald voor volgende categorieën:

Categorie A:

●        lokaal bestuur Deerlijk;

●        alle Deerlijkse gemeentelijke adviesraden, gemeentelijke commissies en hun werkgroepen, de beheersorganen en hun werkgroepen;

●        alle onderwijsinstellingen gelegen op het grondgebied Deerlijk en hun oudercomités;

●        Deerlijkse benefietorganisaties;

●        hulpverleningszone Fluvia, politiezone Gavers en hun vriendenkringen, voor gebruik op het grondgebied Deerlijk.

Categorie B:

●        alle Deerlijkse verenigingen + straat – en buurtfeestcomités.

Categorie C:

●        privépersonen wonende in Deerlijk.

Categorie D:

●        privépersonen, niet-Deerlijkse verenigingen en/of rechtspersonen met maatschappelijke zetel in Deerlijk, die een open publieksactiviteit organiseren die plaatsvindt op grondgebied Deerlijk en niet behoren tot categorie A, B of C;

Een aanvraag kan maximaal 60 dagen voor het evenement ingediend worden en categorieën A, B en C hebben voorrang op de materialen, volgens beschikbaarheid.

Bedrag

Art. 5 - De retributie is vastgesteld op onderstaande materialen van de gemeentelijke uitleen- dienst, zolang de voorraad strekt en volgens beschikbaarheid, in een centraal beheersysteem.

De vermelde retributie voor onderstaande materialen is het tarief voor een ontleningsperiode van maximaal één week. De retributie is verschuldigd voor elke nieuwe begonnen ontleningsperiode van één week.

DIENST FEESTELIJKHEDEN: materialen ter plaatse geleverd en opgehaald door gemeente- diensten:

VRIJETIJDSPUNT: materialen af te halen en terug te brengen door aanvrager

Art. 6 – Er wordt een eenmalige leveringskost van 50,00 euro gerekend voor categorie D, onafhankelijk van de hoeveelheid en soort(en) van ontleende materialen, voor het leveren en ophalen van de ontlening op het grondgebied van de gemeente Deerlijk.

Art. 7 – Het uitgeleende materiaal wordt door de uitleendienst nagekeken. Eventuele herstellingskosten van beschadigd materiaal worden integraal aan de ontlener doorgerekend.

Bij onherstelbare beschadiging alsook bij diefstal en bij verlies van materiaal, wordt de kostprijs voor het aanschaffen van nieuw materiaal integraal aan de ontlener doorgerekend.

Bij de herstellingskost en/of de kostprijs voor aanschaffen van nieuw materiaal wordt een administratieve vergoeding aangerekend ten bedrage van 10 % van het verschuldigde bedrag met een maximum van 50,00 euro. Indien het uitgeleende materiaal in een bevuilde staat terugkeert naar de uitleendienst en deze gepoetst dient te worden door het personeel van de gemeente, indien bijkomend dient opgeruimd te worden, indien bij ophaling van uitgeleend materiaal deze niet gecentraliseerd staat of niet correct gestapeld staat op de karren of opgeborgen in de voorziene transportmiddelen zoals bij levering, wordt er een vergoeding aangerekend overeenkomstig de gepresteerde uren van het personeel aan 50,00 euro per begonnen uur/per persoon.

Bij vaststelling van niet correct behandelen van materiaal of het niet naleven van het retributiereglement wordt het college van burgemeester en schepenen hiervan in kennis gebracht en bij herhaling kan het college van burgemeester en schepenen beslissen tot uitsluiting van het reglement voor een bepaalde duur. De ontlener wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.

Art. 8 – De vermelde tarieven en vergoedingen kunnen jaarlijks worden geïndexeerd, overeenkomstig de bepalingen die ook van toepassing zijn in andere gemeentelijke reglementen.

Wijze van ontlening

Art. 9 – Aanvragen tot ontlening worden chronologisch behandeld volgens tijdstip van aanvraag. Aanvragen dienen minimaal 7 kalenderdagen en maximaal 1 kalenderjaar voor aanvang van de activiteit bezorgd te worden bij de uitleendienst.

Ter bevestiging van de reservatie ontvangt de aanvrager een ontleningsbon (e-mail) met vermelding van de gereserveerde goederen, de overeenkomstige huurprijs, de wijze van levering en/of de locatie voor afhaling van de materialen.

Art. 10 - Door het in ontvangst nemen van de materialen verbindt de ontlener er zich toe:

●        op de hoogte te zijn van het correcte gebruik en behandelen van de materialen en ze te beheren als een goede huisvader en de opgegeven richtlijnen strikt na te leven;

●        de materialen in dezelfde staat terug te brengen/te zetten als bij de afhaling/levering. De materialen bevinden zich in een degelijke staat, zoals een goede huisvader ze zou beheren. Indien de materialen zich niet in een degelijke en werkende staat bevinden, dient dit door de ontlener vóór de ingebruikname ervan gemeld te worden bij de uitleendienst. Wanneer er geen melding gebeurt vóór de ingebruikname, wordt verondersteld dat de materialen zich in degelijke staat bevonden vóór het uitlenen ervan;

●        bij diefstal onmiddellijk aangifte te doen bij de politie en een kopie van het proces-verbaal te bezorgen aan de uitleendienst;

●        de materialen in geen enkel geval noch uit te lenen, noch onder te verhuren;

●        de uitleendienst onmiddellijk in kennis te stellen in geval van schade.

Art. 11 – Het uitleensysteem staat of valt met het correct ophalen en terugbrengen van het uitleenmateriaal. Indien de ontlener het uitleenmateriaal niet tijdig of niet volledig kan terugbrengen op de afgesproken datum zoals vermeld op de ontleningsbon, neemt de ontlener telefonisch of per mail contact op met de uitleendienst. Indien het materiaal dat de ontlener langer wenst te ontlenen niet gereserveerd is voor een andere ontlener in de gewenste verlengperiode, kan de reservatie worden aangepast. De verlenging van de ontleenperiode kan tot gevolg hebben dat de ontleenvergoeding verhoogt conform artikel 6, tweede lid van dit reglement.

Wijze van vestiging van de retributie

Art. 12 - De retributie dient betaald te worden na ontlening en controle van het materiaal via overschrijving, na ontvangst van de onkostennota.

Vrijstelling van retributie

Art. 13 – Bij het organiseren van een speelstraat kan de organisator gratis reuzenspelen en speelmateriaal ontlenen bij de uitleendienst. Bij gelijktijdige aanvraag tot ontlening van deze spelen genieten de organisatoren van speelstraten prioriteit.

Art. 14 – Bij het organiseren van een buurt- of straatfeest kan de organisator 1x per jaar gratis een vast pakket tafels (4 stuks) en stoelen (30 stuks) ontlenen bij de uitleendienst, volgens beschikbaarheid.

Art. 15 - Verenigingen of privépersonen wonende in Deerlijk die geen erkende benefietorganisatie zijn en een benefiet wensen te organiseren op grondgebied Deerlijk, kunnen 1x per jaar gratis gebruik maken van de materialen uit de uitleendienst. De organisator dient, in functie van goedkeuring, een expliciete aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen en vermeldt aan welk goed doel een financiële gift zal worden gegeven en welk bedrag daarvoor geraamd wordt. De financiële gift dient minimaal 50 % van de financiële netto-opbrengst te bedragen. Na het benefiet dient de organisatie het bewijs van overschrijving van de financiële gift in bij de uitleendienst. Bij nalatigheid worden de ontleende materialen van de uitleendienst aangerekend conform het reglement.

Art. 16 - In het kader van intergemeentelijke samenwerking kunnen omliggende gemeente- en stadsbesturen van Deerlijk gratis beroep doen op de materialen van de dienst feestelijkheden volgens beschikbaarheid. De aanvrager dient zelf de materialen af te halen en terug te brengen in onderlinge overeenstemming met de betrokken diensten.

Art. 17 - Onderstaande materialen worden beheerd door het gemeenschapscentrum en staan in functie van gebruik buiten het gemeenschapscentrum, zolang de voorraad strekt en volgens beschikbaarheid, gratis ter beschikking van categorie A en feestcomités die behoren tot het centraal feestcomité. Aanvragen voor het gebruik van onderstaande materialen dienen afzonderlijk te gebeuren bij het gemeenschapscentrum, via het vrijetijdspunt.

Art. 18 – Bij gebruik van het gemeenschapscentrum overeenkomstig het betreffende retributiereglement wordt de infrastructuur ter beschikking gesteld, inclusief de aanwezige en voorziene materialen van het gemeenschapscentrum. Eventuele materialen van de uitleendienst dienen apart en overeenkomstig onderhavig retributiereglement aangevraagd te worden. Uitzondering hierop voor categorie A en B, vormen tafels en stoelen gekoppeld aan het gebruik van het gemeenschapscentrum (bijvoorbeeld ook buiten op parking/terras) en aanvullend op de in het gemeenschapscentrum beschikbare tafels en stoelen. Ontleningen kunnen enkel volgens beschikbaarheid binnen de uitleendienst. Bij gelijktijdige aanvraag tot ontlening genieten de organisatoren van activiteiten die niet gekoppeld zijn aan het gebruik van het gemeenschapscentrum, prioriteit.

Overige

Art. 19 - Door het ontlenen van het materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met de bepalingen van dit reglement en waarborgt de stipte naleving ervan.

Art. 20 - Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen en/of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal.

Art. 21 - Alle betwistingen in verband met de toepassing van dit reglement worden in eerste instantie behandeld door het college van burgemeester en schepenen.

Art. 22 – Gebruikers van de uitleendienst ontvangen na afloop van hun ontlening een tevredenheidsenquête. Deze enquête heeft tot doel de werking en dienstverlening van de uitleendienst te evalueren en te verbeteren.

Het invullen van de enquête is niet verplicht en heeft geen invloed op de toepassing van de retributie of de mogelijkheid tot toekomstige ontleningen. De verzamelde gegevens worden uitsluitend gebruikt voor interne evaluatie en beleidsdoeleinden, met inachtneming van de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming.

Inwerkingtreding

Art. 23 - Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2026 en is geldig tot en met 31 december 2031.

Art. 24 - Het gemeenteraadsbesluit van 6 juli 2023 houdende de vaststelling van het retributiereglement op uitleendiensten wordt opgeheven vanaf de datum van inwerkingtreding van onderhavig reglement.

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 4

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.