Aanleiding en context

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het retributiereglement "uitleendienst" goed te keuren met ingang van 1 augustus 2023 en eindigend op 31 december 2025.

Motivering

Voorliggend reglement betreft de aanpassing van het bestaande reglement zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van17 december 2020.

De noodzaak tot agendering wordt als volgt gemotiveerd:

Overeenkomstig het meerjarenplan 2020 – 2025 wil het lokaal bestuur blijven inzetten op een optimale vrijetijdsbeleving, individueel of in verenigingsverband. Het ondersteunen van de basiswerking van de Deerlijkse verenigingen en georganiseerde vrijetijdsinitiatieven is daarbij een belangrijke pijler om blijvend op in te zetten.

In die optiek werd het bestaande retributiereglement “uitleendiensten” zoals goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 17 december 2020 aan een evaluatie onderworpen. Dit in hoofdzaak in functie van de toepasbaarheid en werking van het retributiereglement en de uitleendienst, en niet in functie van de lijst van te ontlenen materialen.

Volgend op de grondige evaluatie van het bestaande reglement "uitleendiensten" worden in het ontwerpreglement onderstaande wijzigingen vooropgesteld in functie van een nog efficiëntere uitleendienst op maat van de gebruiker:

●        Het verduidelijken dat de retributies gelden voor een ontleningsduur van maximaal 1 week in functie van planning en vlotte doorstroom van materialen van de ene naar de volgende ontlener.

●        Het herschikken van de materialen van de uitleendienst waarbij geen onderscheid meer gemaakt wordt tussen de locaties waar de materialen van de uitleendienst zich fysiek bevinden, maar waarbij enkel nog onderscheid gemaakt wordt tussen materialen geleverd (dienst feestelijkheden) en materialen af te halen (vrijetijdspunt). Hierbij werden de beschikbare materialen in soort en aantallen geactualiseerd.

●        Het toevoegen van benefietorganisaties (incl. oudercomités), hulpverleningszone Fluvia en politiezone Gavers (incl. hun vriendenkringen) aan categorie A, die gratis materialen kunnen ontlenen van de uitleendienst, mits te voldoen aan de voorwaarden.

●        Het toevoegen van bepalingen voor het gratis ontlenen van materialen voor het organiseren van sporadische, eenmalige benefieten door verenigingen of privépersonen.

●        Het toevoegen van een bepaling waardoor, in het kader van intergemeentelijke samenwerking, omliggende lokale besturen van Deerlijk gratis beroep kunnen doen op de materialen van de dienst feestelijkheden volgens beschikbaarheid.

●        Het schrappen van niet-Deerlijkse verenigingen uit categorie C, die als dusdanig geen af te halen materiaal meer kunnen ontlenen van het vrijetijdspunt.

●        Het herformuleren van categorie D:

○        “Verenigingen en/of natuurlijke personen die een activiteit organiseren die doorgaat op grondgebied Deerlijk en niet behoren tot categorie A, B of C.”

wordt:

○        “privépersonen, niet-Deerlijkse verenigingen en/of rechtspersonen met maatschappelijke zetel in Deerlijk, die een open publieksactiviteit organiseren die plaatsvindt op grondgebied Deerlijk en niet behoren tot categorie A, B of C.”

●        Het toevoegen van ontlening van materialen overeenkomstig categorie B voor privépersonen die occasioneel een straatfeest organiseren. Er is een vrijstelling van retributie voor het gebruik van een pakket bestaande uit 30 stoelen en 4 plooitafels in functie van het organiseren van een buurt- of straatfeest, volgens beschikbaarheid.

●        Er wordt een buur(t)feestkoffer toegevoegd aan de materialen af te halen in het vrijetijdspunt.

●        Het aanpassen van de administratieve vergoeding in geval van herstellingskosten, diefstal of verlies van materialen van de uitleendienst, zodat deze in een redelijke verhouding staat tot de herstellings- of vervangingskost. De administratieve vergoeding wordt voorgesteld als 10 % van de verschuldigde herstellings- of vervangingskost, met een maximum van 50,00 euro. Dit in plaats van de vaste administratieve kost van 30,00 euro en rekening houdend met indexering van lonen.

●        Het toevoegen van een leveringskost van 25,00 euro voor categorie D.

●        Het toevoegen van de mogelijkheid voor het college van burgemeester en schepenen tot het tijdelijk uitsluiten van ontleners wegens het herhaaldelijk niet correct behandelen van materiaal of het niet naleven van het reglement.

●        Het voor categorie B, toevoegen van de mogelijkheid voor het gratis ontlenen van bijkomende tafels en stoelen bij gebruik van het gemeenschapscentrum, indien de in het gemeenschapscentrum aanwezige tafels en stoelen niet zouden volstaan en dit volgens beschikbaarheid bij de uitleendienst.

Conform artikel 41, tweede lid, 14° Decreet Lokaal Bestuur behoort het vaststellen van de machtiging tot het heffen van de retributies en de voorwaarden ervan, tot de exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad.

Het college van burgemeester en schepenen heeft voorliggend reglement besproken in zitting van 7 juni 2023 en heeft de voorzitter van de gemeenteraad verzocht de goedkeuring van dit reglement te agenderen op de eerstvolgende gemeenteraadszitting.

Advies

Het ontwerpreglement werd vervolgens voor advies voorgelegd aan de cultuur-, senioren-, sport- en jeugdraad alsook aan het centraal feestcomité.

De aanpassingen van het retributiereglement, ontwerpreglement, werden door de sport- en cultuurraad en het centraal feestcomité unaniem goedgekeurd, respectievelijk op 25 april 2023 en 4 mei 2023.

De jeugdraad gaf op 7 mei 2023 een positief advies, mits volgende opmerkingen:

●        Art.8 § 4: betreffende de mogelijkheid tot het uitsluiten van het reglement voor een bepaalde duur door het college van burgemeester en schepenen, benadrukt de jeugdraad dat preventie hen nuttiger lijkt dan straffen.

Zoals in art. 8 staat beschreven, kan de uitleendienst ervoor kiezen om het college van burgemeester en schepenen in kennis te brengen wanneer de uitleendienst verkeerd gebruik of niet-naleving van het reglement vaststelt. Het college van burgemeester en schepenen zal pas worden geïnformeerd wanneer de uitleendienst van oordeel is dat éénzelfde gebruiker herhaaldelijk het reglement met de voeten treedt. Daarnaast zal de uitleendienst altijd eerst zelf de ontlener contacteren en hen wijzen op het juiste gebruik, het correct opbergen en transporteren van de materialen, zodat deze als een goede huisvader worden beheerd.

●        Art. 17-18: betreffende gebruik "gemeenschapscentrum" vraagt de jeugdraad deze term te willen verduidelijken.

Het gemeenschapscentrum wordt gedefinieerd in het retributiereglement drank- en huurprijzen en fotokopieën van het gemeenschapscentrum. Het gemeenschapscentrum omvat Ontmoetingscentrum d'Iefte, het schoolhuis, het koetsiershuis en de buurthuizen De Wieke, De Statie en Sint-Lodewijk. Om deze oplijsting niet telkens te moeten herhalen, wordt bewust gekozen voor de overkoepelende term 'gemeenschapscentrum'.

De seniorenraad gaf unaniem positief advies op 8 mei 2023 met volgende opmerkingen:

●        De verenigingen aangesloten bij de seniorenraad gebruiken de uitleendienst niet zo heel vaak.

●        Is het in het reglement overal duidelijk genoeg wat men bedoelt met privé-persoon, nl. het onderscheid tussen personen wonend in Deerlijk en buiten Deerlijk?

●        De seniorenraad zou het een goed idee vinden om een soort kleine tevredenheids- enquête uit te voeren na een ontlening. Zo kan er gepolst worden naar de ervaringen met onze uitleendienst.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, § 2, 14° Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Retributiereglement uitleendiensten, goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 17 december 2020

○        Art. 286, 288, 330 Decreet Lokaal Bestuur

Financiën

De financiële impact van de beslissing is nog niet gekend.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit voorliggend reglement als volgt goed te keuren:

   RETRIBUTIEREGLEMENT UITLEENDIENST

Toepassingsgebied

Art. 1 – Er wordt een retributie gevestigd op de materialen van de uitleendienst. Deze omvat enerzijds de materialen die door de gemeentediensten ter plaatse worden geleverd en opgehaald (dienst feestelijkheden) en anderzijds de materialen die door de aanvrager zelf dienen opgehaald en teruggebracht te worden (vrijetijdspunt).

Art. 2 - De betrokken gemeentediensten kunnen mits motivering de beschikbare materialen van de uitleendiensten inkrimpen of uitbreiden. Wijzigingen in de beschikbare materialen van de uitleendiensten worden ter kennis gegeven aan het college van burgemeester en schepenen.

Doelstelling

Art. 3 - De heffing van deze retributie heeft tot doel zowel (Deerlijkse) verenigingen als privépersonen die activiteiten wensen te organiseren op Deerlijks grondgebied, actief te ondersteunen door materialen uit de uitleendienst tegen een democratische prijs aan te bieden.

Heffingsplichtige

Art. 4 – De retributie wordt bepaald voor volgende categorieën:

Categorie A:

●        lokaal bestuur Deerlijk;

●        alle Deerlijkse gemeentelijke adviesraden, gemeentelijke commissies en hun werkgroepen, de beheersorganen en hun werkgroepen;

●        alle onderwijsinstellingen gelegen op het grondgebied Deerlijk en hun oudercomités;

●        Deerlijkse benefietorganisaties;

●        hulpverleningszone Fluvia, politiezone Gavers en hun vriendenkringen, voor gebruik op het grondgebied Deerlijk.

Categorie B: alle Deerlijkse verenigingen.

Categorie C: privépersonen wonende in Deerlijk.

Categorie D:

●        privépersonen, niet- Deerlijkse verenigingen en/of rechtspersonen met maatschappelijke zetel in Deerlijk, die een open publieksactiviteit organiseren die plaatsvindt op grondgebied Deerlijk en niet behoren tot categorie A, B of C.

●        een aanvraag kan maximaal 30 dagen voor het evenement ingediend worden en categorieën A, B en C hebben voorrang op de materialen, volgens beschikbaarheid.

Art. 5 - Privépersonen, wonende te Deerlijk, die occasioneel een straatfeest organiseren maar niet erkend zijn als wijkcomité, kunnen beroep doen op de materialen van de uitleendienst zoals categorie B.

Bedrag

Art. 6 - De retributie is vastgesteld op onderstaande materialen van de gemeentelijke uitleen- dienst, zolang de voorraad strekt en volgens beschikbaarheid, in een centraal beheersysteem.

De vermelde retributie voor onderstaande materialen is het tarief voor een ontleningsperiode van één week, te beginnen op de dag voorafgaand aan de activiteit, in functie van levering en/of afhaling. De retributie is verschuldigd voor elke nieuwe begonnen ontleningsperiode van één week.

DIENST FEESTELIJKHEDEN: materialen ter plaatse geleverd en opgehaald door gemeente- diensten:

*Het verbruik wordt gemonitord, enkel waterverbruik op en voor het evenement is toegelaten. Indien er sprake is van een verbruik > 10m³,  zal het verbruik verrekend worden aan de reële marktprijs.

VRIJETIJDSPUNT: materialen af te halen en terug te brengen door aanvrager:

** Via de uitleendienst kan er een doos oordopjes aangekocht worden voor evenementen. Eenmaal aangekocht, blijft de doos eigendom van de organisatie (hoeft niet teruggebracht te worden).

Art. 7 – Er wordt een eenmalige leveringskost van 25,00 euro gerekend voor categorie D, onafhankelijk van de hoeveelheid en soort(en) van ontleende materialen, voor het leveren en ophalen van de ontlening op het grondgebied van de gemeente Deerlijk.

Art. 8 – Het uitgeleende materiaal wordt door de uitleendienst nagekeken. Eventuele herstellingskosten van beschadigd materiaal worden integraal aan de ontlener doorgerekend.

Bij onherstelbare beschadiging alsook bij diefstal en bij verlies van materiaal, wordt de kostprijs voor het aanschaffen van nieuw materiaal integraal aan de ontlener doorgerekend.

Bij de herstellingskost en/of de kostprijs voor aanschaffen van nieuw materiaal wordt een administratieve vergoeding aangerekend ten bedrage van 10 % van het verschuldigde bedrag met een maximum van 50,00 euro.

Indien het uitgeleende materiaal in een bevuilde staat terugkeert naar de uitleendienst en deze gepoetst dient te worden door het personeel van de gemeente, indien bijkomend dient opgeruimd te worden, indien bij ophaling van uitgeleend materiaal deze niet gecentraliseerd staat of niet correct gestapeld staat op de karren of opgeborgen in de voorziene transportmiddelen zoals bij levering, wordt er een vergoeding aangerekend overeenkomstig de gepresteerde uren van het personeel aan 50,00 euro per begonnen uur/per persoon.

Bij vaststelling van niet correct behandelen van materiaal of het niet naleven van het retributiereglement wordt het college van burgemeester en schepenen hiervan in kennis gebracht en bij herhaling kan het college van burgemeester en schepenen beslissen tot uitsluiting van het reglement voor een bepaalde duur. De ontlener wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.

Wijze van ontlening

Art. 9 – Aanvragen tot ontlening worden chronologisch behandeld volgens tijdstip van aanvraag. Aanvragen dienen minimaal 7 kalenderdagen en maximaal 1 kalenderjaar voor aanvang van de activiteit bezorgd te worden bij de uitleendienst.

Ter bevestiging van de reservatie ontvangt de aanvrager een ontleningsbon (e-mail) met vermelding van de gereserveerde goederen, de overeenkomstige huurprijs, de wijze van levering en/of de locatie voor afhaling van de materialen.

Art. 10 - Door het in ontvangst nemen van de materialen verbindt de ontlener er zich toe:

●        op de hoogte te zijn van het correcte gebruik en behandelen van de materialen en ze te beheren als een goede huisvader en de opgegeven richtlijnen strikt na te leven;

●        de materialen in dezelfde staat terug te brengen/te zetten als bij de afhaling/levering. De materialen bevinden zich in een degelijke staat, zoals een goede huisvader ze zou beheren. Indien de materialen zich niet in een degelijke en werkende staat bevinden, dient dit door de ontlener vóór de ingebruikname ervan gemeld te worden bij de uitleendienst. Wanneer er geen melding gebeurt vóór de ingebruikname, wordt verondersteld dat de materialen zich in degelijke staat bevonden vóór het uitlenen ervan;

●        bij diefstal onmiddellijk aangifte te doen bij de politie en een kopie van het proces-verbaal te bezorgen aan de uitleendienst;

●        de materialen in geen enkel geval noch uit te lenen, noch onder te verhuren;

●        de uitleendienst onmiddellijk in kennis te stellen in geval van schade.

Art. 11 – Het uitleensysteem staat of valt met het correct ophalen en terugbrengen van het uitleenmateriaal. Indien de ontlener het uitleenmateriaal niet tijdig of niet volledig kan terugbrengen op de afgesproken datum zoals vermeld op de ontleningsbon, neemt de ontlener telefonisch of per mail contact op met de uitleendienst. Indien het materiaal dat de ontlener langer wenst te ontlenen niet gereserveerd is voor een andere ontlener in de gewenste verlengperiode, kan de reservatie worden aangepast. De verlenging van de ontleenperiode kan tot gevolg hebben dat de ontleenvergoeding verhoogt conform artikel 6, tweede lid van dit reglement.

Wijze van vestiging van de retributie

Art. 12 - De retributie dient betaald te worden na ontlening van het materiaal via overschrijving, na ontvangst van de onkostennota.

Vrijstelling van retributie

Art. 13 – Bij het organiseren van een speelstraat kan de organisator gratis reuzenspelen en speelmateriaal ontlenen bij de uitleendienst. Bij gelijktijdige aanvraag tot ontlening van deze spelen genieten de organisatoren van speelstraten prioriteit.

Art. 14 – Bij het organiseren van een buurt- of straatfeest kan de organisator gratis een vast pakket tafels (4 stuks) en stoelen (30 stuks) ontlenen bij de uitleendienst, volgens beschikbaarheid.

Art. 15 - Verenigingen of privépersonen wonende in Deerlijk die geen erkende benefietorganisatie zijn en een benefiet wensen te organiseren op grondgebied Deerlijk, kunnen 1x per jaar gratis gebruik maken van de materialen uit de uitleendienst. De organisator dient, in functie van goedkeuring, een expliciete aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen en vermeldt aan welk goed doel een financiële gift zal worden gegeven en welk bedrag daarvoor geraamd wordt. De financiële gift dient minimaal 50 % van de financiële netto-opbrengst te bedragen. Na het benefiet dient de organisatie het bewijs van overschrijving van de financiële gift in bij de uitleendienst. Bij nalatigheid worden de ontleende materialen van de uitleendienst aangerekend conform het reglement.

Art. 16 - In het kader van intergemeentelijke samenwerking kunnen omliggende gemeente- en stadsbesturen van Deerlijk gratis beroep doen op de materialen van de dienst feestelijkheden volgens beschikbaarheid. De aanvrager dient zelf de materialen af te halen en terug te brengen in onderlinge overeenstemming met de betrokken diensten.

Art. 17 - Onderstaande materialen worden beheerd door het gemeenschapscentrum en staan in functie van gebruik buiten het gemeenschapscentrum, zolang de voorraad strekt en volgens beschikbaarheid, gratis ter beschikking van categorie A en feestcomités die behoren tot het centraal feestcomité. Aanvragen voor het gebruik van onderstaande materialen dienen afzonderlijk te gebeuren bij het gemeenschapscentrum, via het vrijetijdspunt. 

Art. 18 – Bij gebruik van het gemeenschapscentrum overeenkomstig het betreffende retributiereglement wordt de infrastructuur ter beschikking gesteld inclusief de aanwezige en voorziene materialen van het gemeenschapscentrum. Eventuele materialen van de uitleendienst dienen apart en overeenkomstig onderhavig retributiereglement aangevraagd te worden. Uitzondering hierop voor categorie A en B, vormen tafels en stoelen gekoppeld aan het gebruik van het gemeenschapscentrum (bijvoorbeeld ook buiten op parking/terras) en aanvullend op de in het gemeenschapscentrum beschikbare tafels en stoelen. Ontleningen kunnen enkel volgens beschikbaarheid binnen de uitleendienst. Bij gelijktijdige aanvraag tot ontlening genieten de organisatoren van activiteiten die niet gekoppeld zijn aan het gebruik van het gemeenschapscentrum, prioriteit.

Overige

Art. 19 - Door het ontlenen van het materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met de bepalingen van dit reglement en waarborgt de stipte naleving ervan.

Art. 20 - Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen en/of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal.

Art. 21 - Alle betwistingen in verband met de toepassing van dit reglement worden in eerste instantie behandeld door het college van burgemeester en schepenen.

Inwerkingtreding

Art. 22 - Dit reglement treedt in werking vanaf 1 augustus 2023 en is geldig tot en met 31 december 2025.

Art. 23 -  Het gemeenteraadsbesluit van 17 december 2020 houdende de vaststelling van het retributiereglement op uitleendiensten wordt opgeheven vanaf de datum van inwerkingtreding van onderhavig reglement.

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 4

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.