Aanleiding en context

De gemeenteraad wordt gevraagd om het retributiereglement Gemeenschapscentrum Deerlijk verenigingen goed te keuren met ingang van 1 januari 2026 en eindigend op 31 december 2031.

Motivering

Het huidige reglement "Retributiereglement gemeenschapscentrum Deerlijk – verenigingen" vervat de drie voorgaande, namelijk:

●        Gebruikersreglement gemeenschapscentrum

●        Drank- en huurprijzen en fotokopieën gemeenschapscentrum

●        Drankprijzen gemeenschapscentrum – laatste aanpassing

Door deze samen te voegen in één reglement, wordt het geheel overzichtelijker en gebruiksvriendelijker voor zowel de verenigingen als de administratie.

De prijzen opgenomen in het retributiereglement werden geactualiseerd op basis van de huidige aankoopprijzen bij de respectieve leveranciers. Het betreft de aanpassing van de tarieven voor koffie, wijn, koekjes, tafelpapier, gebroken materiaal en fotokopies.

Daarnaast werden ook de uren van het gemeentelijk personeel aangepast om de kosten correct te weerspiegelen bij:

het inhuren van een technieker voor uitgebreide technische ondersteuning;

het inzetten van gemeentelijk personeel om prestaties te leveren wanneer het reglement niet werd nageleefd.

Voor buurthuis de Statie werd een mobiel kookstel opgenomen ter vervanging van de keuken in buurthuis Sint-Lodewijk. Dit kookstel beschikt over uitgebreidere mogelijkheden dan het mobiele kookstel in OC d’Iefte, wat het verschil in prijs verklaart.

Opmerking: Wanneer het nieuwe buurthuis Sint-Lodewijk klaar is voor verhuur, zal dit reglement herbekeken worden.

Het college van burgemeester en schepenen heeft voorliggend reglement besproken in zitting van 12 november 2025 en heeft de voorzitter van de gemeenteraad verzocht de goedkeuring van dit reglement te agenderen op de eerstvolgende gemeenteraadszitting.

Juridische gronden

●        Algemene basisbevoegdheid: Art. 41, § 2 Decreet Lokaal Bestuur

●        Andere:

○        Retributiereglement drank- en huurprijzen en fotokopieën van het gemeenschapscentrum goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 11 september 2025

○        Gemeenschapscentrum - gebruikersreglement goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 15 september 2016

Financiën

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

BESLUIT

Eenparig goedgekeurd

Artikel 1

De gemeenteraad besluit om volgend reglement goed te keuren:

RETRIBUTIEREGLEMENT GEMEENSCHAPSCENTRUM DEERLIJK - VERENIGINGEN

BEGRIPPEN

●        Bestuursvergadering: een vergadering die georganiseerd wordt enkel voor bestuursleden van een Deerlijkse vereniging

●        Repetitie: repeteren van een muziek- of toneelstuk op regelmatige basis door een Deerlijkse vereniging

●        Kookactiviteit: koken waarbij gebruik wordt gemaakt van het mobiel kookstel

●        Gemeenschapscentrum:

○       OC d’Iefte – Hoogstraat 122 – 8540 Deerlijk

○       Schoolhuis – Sint-Amandusstraat 24 – 8540 Deerlijk

○       Buurthuis de Wieke – Wiekeplein 1 – 8540 Deerlijk

○       Buurthuis de Statie – Sint-Jozefsweg 15 – 8540 Deerlijk

○       Buurthuis Sint-Lodewijk – Pladijsstraat 278– 8540 Deerlijk

○       Koetsiershuis – Hoogstraat 128 – 8540 Deerlijk

DOEL

Art. 1. - Het gemeenschapscentrum is een pluralistische organisatie die inzet op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding, in de eerste plaats voor de lokale bevolking en, waar mogelijk, voor de ruimere regio. Daarbij gaat bijzondere aandacht uit naar culturele diversiteit.

ALGEMENE GEBRUIKSVOORWAARDEN

Art. 2. - Een huurder is een vereniging, club, organisatie, die activiteiten organiseert op vlak van vorming, cultuur, sport en ontmoeting.

Art. 3. - Commerciële activiteiten worden geweigerd.

Art. 4. - Onderstaande huurprijzen gelden voor Deerlijkse verenigingen.

§1. Voor verenigingen van buiten Deerlijk wordt de huurprijs (van zalen, apparatuur en techniek) aan 200 % berekend.

§2. Voor verenigingen van buiten Deerlijk wordt een waarborg van 250 euro gevraagd. De reservatie is pas definitief zodra de waarborg ontvangen is. Na ontvangst van de betaling van de onkostennota wordt de waarborg binnen 10 werkdagen teruggestort. Voor niet-Deerlijkse verenigingen die op regelmatige basis een zaal huren wordt geen waarborg gevraagd. Dit komt steeds ter goedkeuring op het college van burgemeester en schepenen.

Art. 5. - De kosten voor de verlichting, de verwarming, het gebruik van het aanwezige meubilair, materiaal en apparatuur zijn in de huurprijs inbegrepen, dit met uitzondering van het mobiel kookstel. Extra materiaal kan gehuurd worden via de gemeentelijke uitleendienst (www.uitindeerlijk.be/uitleendienst).

Art. 6. - Onderverhuur of het ter beschikking stellen van de infrastructuur voor andere inrichters is niet toegelaten.

ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

Aanvraag en reservatie

Art. 7. - Elke aanvraag wordt gericht aan het vrijetijdspunt:

●        Hoogstraat 122, 8540 Deerlijk

●        056 71 89 81

●        vrijetijd@deerlijk.be

Annulering en overmacht

Art. 8. – Het vrijetijdspunt moet tijdig verwittigd worden wanneer een gereserveerde zaal niet gebruikt wordt, volgens onderstaande modaliteiten.

§1. Voor de theaterzaal moet een annulering uiterlijk 1 maand vóór de geplande activiteit gemeld worden. Bij laattijdige verwittiging wordt de volledige huurprijs aangerekend.

§2.  Voor repetitieve activiteiten en vergaderingen is annuleren kosteloos, op voorwaarde dat er verwittigd wordt. Bij het uitblijven van verwittiging wordt de volledige huurprijs aangerekend.

Art. 9. - Indien de gemeente door overmacht de gevraagde infrastructuur niet ter beschikking kan stellen, zal de betaalde waarborg aan de huurder worden terugbetaald. De huurder kan geen schadevergoeding eisen.

Tarieven en betalingsmodaliteiten

Art. 10. - Alle betalingen dienen te gebeuren via overschrijvingen. Betalingen in contanten (cash) worden niet toegestaan.

Art. 11. - De eindafrekening (drankafname, huur, fotokopieën, schade en eventueel andere kosten) wordt betaald binnen de 30 dagen na verzending van de onkostennota. Bij betwisting van de eindafrekening neemt de huurder contact op met het vrijetijdspunt.

Art. 12. - Huurtarieven

§1.  Alle tarieven gelden per begonnen dagdeel. Een dagdeel is 6 uur.  Prijs voor een volledige dag is de prijs van 2 dagdelen.

Mogelijke dagdelen:        

●        Voormiddag: 6.00 tot 12.00 uur

●        Namiddag: 12.00 tot 18.00 uur

●        Avond: 18.00 tot 24.00 uur

§2.  Wanneer expliciet gevraagd wordt om het lokaal vrij te houden om de zaal klaar te zetten, wordt het dagdeel net voor de activiteit gratis ter beschikking gesteld. Elk bijkomend dagdeel wordt aangerekend.

§3. Ontmoetingscentrum d’Iefte

Beneden

Boven

§4. Schoolhuis

§5. Buurthuis de Wieke

Beneden

Boven

§6. Buurthuis de Statie

§7. Buurthuis Sint-Lodewijk

§8. Koetsiershuis

§9. Voor het gebruik van uitgebreide techniek met technieker wordt er onderstaande extra aangerekend:

§10. Gratis gebruik voor: gemeentebestuur, Sociaal Huis, gemeentelijke adviesraden, gemeentelijke commissies en hun werkgroepen, de beheersorganen en hun werkgroepen, gemeentelijke onderwijsinstellingen en niet-gemeentelijke onderwijsinstellingen gelegen op het grondgebied Deerlijk enkel voor activiteiten zonder winstgevend doel.

§11. – Niet-gemeentelijke onderwijsinstellingen gelegen op het grondgebied Deerlijk betalen 2,25 euro per uur voor regulier en structureel gebruik van het gemeenschapscentrum voor sportlessen, reftergebruik, lessen en andere invullingen eigen aan de werking van de onderwijsinstelling.

§12. – Deerlijkse verenigingen betalen voor hun bestuursvergaderingen een forfaitaire prijs van 6 euro per vergadering.

§13. – Deerlijkse verenigingen betalen voor repetities een forfaitaire prijs van 6 euro per repetitie.

§14. - Fuiven betalen een huurprijs van 100 euro. De gebruiker dient zelf billijke vergoeding en Sabam (Unisono) aan te vragen. Deze zijn enkel toegelaten in het buurthuis de Statie en het buurthuis de Wieke.

Art. 13. – Dranken

§1. Alle bieren, frisdranken, koffie en thee moeten via het gemeenschapscentrum afgenomen worden uit het beschikbare gamma met uitzondering van aperitief en wijn. De vrijetijdsdienst neemt bij aanvang de inventaris op en na afloop wordt opnieuw een inventaris opgenomen. Het is aan de vereniging om de voorraad te controleren en het verbruik te noteren. Het verbruik wordt door het vrijetijdspunt gefactureerd.

§2. Prijslijst

(*) Deze bieren maken geen vast deel uit van ons aanbod. Huurders dienen ze daarom minstens één maand op voorhand aan te vragen.

§3. Prijsaanpassingen

Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om de prijs van de dranken aan te passen aan de prijsaanpassingen van de respectievelijke leverancier(s).

Het vrijetijdspunt verwittigt tijdig de huurder in het geval van een prijsaanpassing.

Art. 14. – Verbruiksmaterialen

§1. De huurder kan verbruiksmateriaal aanvragen aan het gemeenschapscentrum. Dit materiaal wordt na de activiteit aangerekend aan volgende prijzen:

§2. Gebroken materialen worden aangerekend volgens onderstaande tarieven:

§3. Voor opbouw van decor waarbij gezaagd, geboord of geschilderd wordt, is het verplicht de plastiek ter bescherming op het podium te laten liggen. De techniekers leggen deze klaar en deze wordt aangerekend aan de gebruiker.

Art. 15. – Fotokopieën

§1. De kopieën voor de gemeentelijke raden of diensten zijn gratis.

§2. De prijs voor verenigingen per kopieerbeurt zijn de volgende:

Ingebruikname

Art. 16. – Wekelijks verstuurt het vrijetijdspunt de codes voor de sleutelkluisjes van de buurthuizen (de Wieke, de Statie en Sint-Lodewijk) naar de huurders. Voor d’Iefte en het Schoolhuis neemt het vrijetijdspunt rechtstreeks contact op met de huurder om een afspraak te maken voor het afhalen van de sleutel. Indien de zaal niet in orde wordt aangetroffen, verwittigt de huurder onmiddellijk de technieker van dienst (0478 39 42 55) over de eventuele gebreken of tekortkomingen, zodat er achteraf geen discussie kan ontstaan over schade.

Art. 17. – Het is toegestaan de ramen, deuren, muren, plafonds, tussenwanden, kasten en vloeren te beplakken met eenvoudig te verwijderen hechtingsmiddel, op voorwaarde dat deze ook effectief weer verwijderd worden, zonder schade aan te brengen.

Art. 18. – Bij het verlaten van de zaal dient de huurder de volgende zaken in orde te brengen:

§1. De gebruikte lokalen dienen geveegd te worden.

§2. De tafels en stoelen moeten gereinigd en opnieuw geschikt worden volgens het aanwezige plan.

§3. De keuken (incl. oven, fornuis, vaatwas …) wordt netjes achtergelaten. Het keukenmateriaal en servies moet afgewassen en teruggeplaatst worden.

§4. Gebruikte handdoeken moeten opengehangen worden.

§5. Koelkasten moeten opnieuw aangevuld worden indien dit zo afgesproken werd met de vrijetijdsdienst.

§6. De huurder respecteert het afvalbeleid zoals geafficheerd in de zaal.

§7. De verwarming moet na gebruik terug op het minimum worden ingesteld en de verlichting uitgeschakeld.

§8. Alle deuren van de gehuurde lokalen dienen afgesloten te worden vanaf het ogenblik dat niemand van de huurders nog aanwezig is.

Art. 19. – Bij het verlaten van de zaal in de buurthuizen (Koetsiershuis, de Wieke, de Statie en Sint-Lodewijk) dienen de sleutel(s) terug in het sleutelkluisje te worden gedeponeerd. Voor het Schoolhuis en d’Iefte wordt de sleutel in de brievenbus gestopt.

Art. 20. – Indien de vrijetijdsdienst na afloop van de activiteit schade of gebreken vaststelt aan de gebruikte accommodatie, meubilair, materiaal en/of apparatuur, worden alle kosten verhaald op de verantwoordelijke huurder.

Huurvoorschriften

Art. 21. – Het algemeen rookverbod in openbare plaatsen is van kracht in alle infrastructuren (Wet van 22 december 2009). De huurder is er mede verantwoordelijk voor dat dit verbod ook door zijn gasten en bezoekers wordt gerespecteerd.

Art. 22. – De wetgeving infrastructuren inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol aan minderjarigen (Wet van 31 december 2009) wis van kracht in het gemeenschapscentrum. Alcoholhoudende dranken mogen niet geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar, sterke drank niet aan jongeren onder de 18 jaar. Minderjarigen mogen alcohol schenken alleen als er een volwassen eindverantwoordelijke aanwezig is. De huurder is verantwoordelijk voor het respecteren van deze regels.

Art. 23. – De huurder is ertoe gehouden de infrastructuur te gebruiken voor het overeengekomen doel, de algemene gemeentelijke politieverordening na te leven en geen activiteiten te organiseren die in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden.

Art. 24. – Overnachten in de infrastructuur of op het domein horende bij de infrastructuur is niet toegelaten.

Art. 25. – Enkel de geluidsinstallatie die in het lokaal staat mag gebruikt worden. Het is strikt verboden om bijkomende geluidsapparatuur mee te brengen of aan te schakelen.

Art. 26. – De huurder stemt in met de naleving van onderstaande veiligheidsmaatregelen:

§1. Geen materiaal plaatsen voor vluchtwegen, deuren of (nood)uitgangen. Alle voorzieningen in verband met brandveiligheid moeten gemakkelijk bereikbaar zijn.

§2. In geval van nood moet het gebouw zo snel mogelijk ontruimd worden.

§3. Brandblustoestellen moeten te allen tijde makkelijk bereikbaar zijn en mogen enkel gebruikt worden om ontstane brandjes te blussen. Indien ze gebruikt werden, moet dit gemeld worden.

§4. De pictogrammen of andere vormen van signalisatie mogen niet verwijderd, beschadigd of bedekt worden.

§5. De gasradiatoren mogen niet bedekt worden.

§6. Het is niet toegestaan om kaarsen, gasbranders en friteuses in de gebouwen te gebruiken.

§7. Het aantal toegelaten personen is:

VERZEKERING EN AANSPRAKELIJKHEID

Art. 27. – Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en/of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert. Na elke activiteit dienen alle persoonlijke gebruikte materialen onmiddellijk verwijderd te worden.

Art. 28. – Iedere huurder is verantwoordelijk voor de eigen activiteit en voor zijn deelnemers aan die activiteit. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen te wijten aan de activiteit van de huurder. De burgerlijke aansprakelijkheid ten opzichte van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de gemeente. De huurder dient zich voor dergelijk risico zelf te verzekeren.

Art. 29. – Het gemeentebestuur doet bij schade aan het gebouw en de inboedel afstand van haar verhaalrecht behalve in geval van kwaadwilligheid, dat zij krachtens artikel 5.266, 5.267, 6.5, 6.6, 6.12-6.14, 6.16 van het Burgerlijk Wetboek en 1732 tot 1735 van het (oud) Burgerlijk Wetboek zou kunnen uitoefenen op de huurders of genodigden. De huurder dient zich dus niet te verzekeren voor brandschade en aanverwante gevaren wat betreft het gebouw en de inboedel in eigendom van het gemeentebestuur.

Art. 30. – De huurder is tegenover het gemeentebestuur aansprakelijk voor alle andere schade zoals in artikel 29 vermeld, veroorzaakt aan het gebouw, de inboedel ervan, het omliggende terrein, veroorzaakt door hem en zijn genodigden.

Art. 31. – Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor het uitvallen of onderbreken van de elektriciteit of de verwarming noch voor pannes aan de ter beschikking gestelde apparatuur waardoor de activiteit zou worden verhinderd of bemoeilijkt. In het geval van een stroompanne moet de technieker van dienst worden verwittigd (0478 39 42 55).

Art. 32. – Alle eventuele belastingen, retributies, taksen, rechten en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van een activiteit zijn ten laste van de huurder. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet nakomen van deze verplichtingen. Evenmin kan het gemeentebestuur aansprakelijk gesteld worden voor alle eisen, boeten of strafrechtelijke klachten naar aanleiding van authenticiteit, misbruik van naam, vervalsing, eerroof en andere wetsovertredingen.

CONTROLE EN SANCTIES

Art. 33. – Elke huurder moet steeds vrije toegang verlenen aan het personeel van de gemeente in werkopdracht. De toegang tot de infrastructuur kan steeds geweigerd worden door een verantwoordelijke afgevaardigde van de gemeente en/of technieker van dienst aan personen die door hun gedrag, van welke aard ook, de openbare orde, rust of veiligheid verstoren.

Art. 34. – Betwistingen omtrent dit reglement worden behandeld door de coördinator van het vrijetijdspunt en indien nodig door het college van burgemeester en schepenen.

Art. 35. – Het reglement dient strikt te worden nageleefd, zo niet kan de coördinator van het vrijetijdspunt de beslissing nemen tot het stopzetten van de activiteit of tot het ontruimen van de zaal.

Art. 36. – Bij vaststelling van niet-naleving van het reglement zal voor alle prestaties die extra (dus onverwacht en/of onvoorzien) door het gemeentepersoneel moeten uitgevoerd worden, 35 euro per uur/per persoon aangerekend worden.

INDEXERING

Art. 37. - Het college van burgemeester en schepenen houdt zich het recht voor om de in dit reglement vermelde retributiebedragen, behoudens indien expliciet andersluidend geformuleerd, jaarlijks te indexeren op 1 januari op basis van de gezondheidsindex volgens navolgende formule:

Basisbedrag retributie x index december voorafgaand aan de indexatie index

 januari 2026

Indien het geïndexeerde retributiebedrag decimalen bevat, dan wordt het bedrag afgerond naar de bovenliggende euro.

SLOTBEPALING

Art. 38. – Elke niet in dit reglement voorziene materie wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen die hierover een beslissing neemt.

INWERKINGTREDING

Art. 39. - Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2026 en is geldig tot 31 december 2031.

Art. 40. - Het gemeenteraadsbesluit van 26 januari 2017 houdende de vaststelling van het retributiereglement drank- en huurprijzen en fotokopieën van het gemeenschapscentrum wordt opgeheven vanaf de datum van toepassing van onderhavig reglement

Artikel 2

Conform artikel 286, § 1, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur wordt voorliggend reglement bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Artikel 3

Conform artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur brengt de gemeenteoverheid, op dezelfde dag als de bekendmaking zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, de toezichthoudende overheid op de hoogte van voormelde bekendmaking.

Artikel 4

Conform artikel 288 van het Decreet Lokaal Bestuur wordt de bekendmaking, zoals bepaald in artikel 2 van dit besluit, ingeschreven in het daartoe bestemde register, dat bijgehouden wordt op de wijze bepaald door de Vlaamse Regering.